Google Forms Email Notifications 自動寄送客製化報名確認郵件


當你用 Google 表單設計了一份活動報名表或是線上問卷,希望填寫完畢後,可以寄送一封確認郵件給對方,讓對方知道報名成功,或是提供需要的額外資訊。這樣的流程,除了手動寄出,如何自動化呢?

兩年前,我有介紹過「 Simply Send 如何讓 Google 表單報名成功後自動寄出確認通知信?」,這是一個 Google 表單的外掛程式,他就能根據表單內容客製化郵件,自動寄送確認信給填表者。不過,這個 Simply Send 外掛已經很久一段時間沒有更新了。

還有另外一個外掛程式可以做到類似的事情:「Email Notifications for Google Forms」,他的評價頗高,使用者眾多,並且 2018 年還保持更新,同樣可以根據表單內容,客製化確認郵件,並且自動寄信給填寫成功的填表者。




Email Notifications for Google Forms」由知名的印度科技部落客 digitalinspiration.com 開發,你可以在 Google Forms 外掛程式商店直接安裝。

然後在 Google 表單的外掛程式選單裡(如下圖),就可以開啟「Email Notifications for Google Forms」。




我設計了一個簡單的報名表,報名表中有兩個問題,一個是請輸入電子郵件,一個是輸入姓名。

接著我開啟「Email Notifications for Google Forms」,右下角就會彈出自動寄送確認郵件的設定選單。

第一個畫面中,「 Form rule name 」只是要幫這個寄信規則命名,可以隨意填寫。「 Reply-to Address 」則是填寫對方可以回信的地址。




接著,勾選「Notify form submitter?」,在「 Submitter's email field 」欄位設定填表者的郵件輸入位置,直接在選單裡選擇問卷裡輸入郵件的問題即可。




進入下一步畫面,打開 Email Template 郵件範本的[ Visual ]編輯器,這裡要設定自動寄送郵件的內容。




首先,設定寄件人是誰、寄件人顯示的名稱,還有郵件的主旨。中文也沒問題,不會有亂碼。




接著,在郵件內文編輯器中,自訂確認郵件範本。

除了輸入制式內容外,也可以把填表者回答的答案,安插到郵件中,這樣看起來就像是客製化的郵件了!而且方法很簡單,在編輯器右下角選單選擇問卷問題,就能把語法插入範本裡,像是下圖這樣。

另外,也可以把填表者輸入的所有答案,用範本重新編輯,變成讓對方確認的資訊樣式。




就這麼簡單,設定完成後,如果有人填寫這份 Google 表單,就會收到像是下面這樣的客製化確認郵件了!




Google Forms Email Notifications 的設定非常簡單,不過他有區分免費版和付費版,免費版有下面幾個關鍵限制:

  • 每天只能寄送 50 封通知(付費版有400封)
  • 郵件裡會有外掛的廣告標示(如上圖)
  • 沒辦法有條件寄送通知信(例如填寫特定欄位後寄信給誰)

但簡單的需求已經可以被滿足了,有需要的朋友可以試試看。

而想認識這樣 Google 文書外掛功能的朋友,還可參考像是客製化寄送電子郵件:「Gmail 超簡單寄送大量客製化郵件! Google 合併列印郵件教學 」,或是自動截止報名:「Google 表單自動關閉回覆教學:時間人數到達就過期」,或是更多 Google 表單的應用案例:「Google 表單不是只能做問卷, 你沒想到的10個活用案例教學」。

Google Forms Email Notifications」外掛安裝


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留言

  1. 您好:
    請問回寄信件中有辦法夾帶客製化的檔案嗎?
    像simply send那樣。
    因為google不再提供simply send了,
    有其他替代方法嗎?
    感謝~

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