2015年5月26日 星期二

活用資料庫的資料收集法:試試加上這四個關鍵步驟!


在數位工作的演講場合裡有朋友提到他們嘗試我介紹的一些資料收集工具時,確實用數位工具的便利性收集了大量的資料,但是卻不知道如何好好使用這些資料,很有可能儲存了無數的剪報、文件、照片,但卻只是擺在那邊也不知道拿他們怎麼辦才好?尤其像是使用 EvernoteOneNote 收集資料的朋友,應該常常遇到類似的煩惱。

例如就常常有使用 Evernote 的朋友問我,他們用 Evernote Web Clipper 剪貼了很多網頁,但幾年下來,這些網頁好像也就是擺在那邊,實際如何應用?需要時如何找出來?可能都是一個大問題。

尤其我們日常生活中常常在新聞、網站、書籍上看到很多似乎不錯的資料,這時候我們就會想要收集下來,但是又煩惱這些零散的資料未來無法好好利用。所以今天這篇文章,我想分享我自己「如何讓收集來的資料更有用」的經驗,提供大家參考,我不確定這是不是最棒的方法,但是確實對我來說非常有效。

2016/5/26 新增:如何有效收集資料?給知識工作與學習者的建議流程




  • 第一步:收集要「集中」成一個知識庫

我的第一個關鍵步驟是讓所有收集的資料集中在一個自己選擇的「知識庫」中,無論這些資料是哪一件工作要做的、無論是工作用或生活用資料、無論是單純的好文收集,或是任何覺得好像以後會有用的內容,他們都應該集中在一個可以統一搜尋的知識庫裡。

可以負擔這樣任務的知識庫,目前看起來就是類似 Evernote、 OneNote ,或是用 Google Drive 這類可搜尋內文的雲端硬碟來替代。

延伸閱讀:兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法

為什麼需要一個「統一集中」的知識庫?因為無論我們自己想要怎麼分類資料,最終我們都可能忘記自己當初到底把資料分類到哪裡,這時候如果一開始我們就把資料「分開存放」,例如有些資料收集放在筆記、有的在郵件、有的在硬碟、有的在不同雲端服務,那麼一旦要找起資料時,我們還要苦思自己當初把資料放在哪裡,甚至因此遺漏了重要資料。

如果你慣用 Google 雲端硬碟,也可以把 Google Drive 當作收集資料統一的知識庫,利用 Google Drive 強大的全文搜尋功能更有效利用資料:Google Drive 雲端硬碟 12 招祕密搜尋技巧教學大公開




  • 第二步:用「搜尋」連結不同來源資料

仔細想想,常常生活中隨意收集的資料也可能成為工作上企劃的靈感啟發,這時候如果我們在資料收集時把生活、工作資料分開存放,把不同類型的資料分開存放,那麼是不是在未來搜尋工作資料時,就錯失了生活資料可能對工作的啟發了呢?

因此為了讓未來可以更靈活的活用資料,我的經驗告訴自己第一步就是一定要把所有資料統一存放,在這個統一的知識庫裡因為需求而分類沒關係,但是第二步一定要是一個可以統一搜尋的資料庫,這樣未來需要任何資料時,只要記住就到這一個知識庫裡搜尋即可,就可以在搜尋時把各種不同類型但相關的資料連結起來活用。

延伸閱讀:不需要搜尋時才要搜尋!這一步徹底改變你的工作效率

這是保障收集的資料真的可以被未來的自己好好利用的關鍵步驟。




  • 第三步:把資料「思考」成自己的資料
另外在收集資料的當下,我自己還會做一個很重要的步驟,就是無論如何一定要在資料中「寫下自己的想法」。

因為我們剪貼再多網頁資料,收集再多內容,但那也只是「他人的看法」,當知識庫裡只有他人的看法,那麼頂多就是變成參考資料庫,而沒辦法成為自己學習成長的動力。

那麼要怎麼在收集資料的當下,把他人的知識轉變成自己的知識呢?我推薦最簡單的一個做法,就是很單純的在資料中寫下自己的想法,例如讀完這篇資料後有什麼心得?有沒有什麼疑惑?或是如果用自己的話會怎麼重新解釋?

延伸閱讀:用 Evernote 開始完美讀書計畫:抓重點閱讀心得複習


如果收集資料的當下真的什麼心得都想不出來,那麼起碼可以寫下:「我為什麼要收集這份資料的原因」,例如我想要以後到美國自助旅行所以收集了這份美國交通資料,例如我有點想研究寫程式而收集了這份程式入門資料。

光是多寫下一句「我為什麼要收集這份資料的原因」,未來當我重新搜尋或看到這份資料時,就可以更明白這份資料的使用用途,或是重新激起新的學習動力,這樣的資料收集才是把資料變成自己的資料。




  • 第四步:將資料「演繹」成具體的行動

透過一個統一的資料庫把資料集中收集,然後善用搜尋功能來連結不同來源、不同時間搜尋到的資料,並且在收集資料時「寫下自己的思考」,把資料真正轉化成自己的資料。

透過上面步驟形成的個人資料庫,就不再只是單純的資料收集,而是一個更有利於把資料活用到日常生活、工作上的知識庫,這時候,我還會在重新使用這些資料時慢慢把靜態的資料變成更具體的行動。

這裏就善用了我之前在電腦玩物寫到的「一分鐘學會幫你理出頭緒的筆記 3 層空間格式法」,透過「行動-構思-封存」三層筆記結構,開始重組我收集到的資料,把資料開始真正轉化成準備行動的筆記。



收集資料只是準備的階段,但收集資料並非我們的目的,雖然我們習慣「一股腦把東西全部記下來」,並且有一種好像記得愈多愈好的強迫症,然而對「資料活用」來說,最關鍵的兩件事情其實是「決定重點」、「付諸行動」。

要注意的就是我這裡說得是[決定]重點,而非找到重點,因為一篇資料的重點可能很多,但是只有我們自己可以[下決定],有捨才能有得,才能[付諸]以行動,希望上面這個簡單的格式,幫助大腦理出頭緒的過程,對大家的資料活用有所幫助。




  • 小結:收集的大量資料為什麼沒有效?

你會不會覺得自己平常雖然收集了很多的資料,但是這個龐大的資料庫卻很少在自己的工作或生活中發揮決定性的幫助呢?

或許不是我們剪貼得不夠多、不夠快,而是我們忽略了在收集資料方法中的「集中」、「搜尋」、「思考」與「演繹」四個關鍵步驟,而當我們能夠做到這四步,就能把離我們很遠的資料庫,變成與我們緊密相關的知識庫,這時候就離資料活用更近了!

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8 則留言 :

  1. 個人覺得第三步還蠻重要的,資料要先看過消化過,在筆記裡面註明一些說明,或者至少要寫些關鍵字,好讓以後用Evernote搜尋的可以找到我想找的資料。

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    1. 多少寫一些自己的內容,就會發現未來使用這些資料時的效果完全不一樣

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  2. 知識夾稍微分類一下的好處是方便分享,集中在一起就不是那麼方便了 (Evernote)

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    1. 確實如此,不過文章裡我說的是:

      我的經驗告訴自己第一步就是一定要把所有資料統一存放,在這個統一的知識庫裡因為需求而分類沒關係。

      但是第二步一定要是一個可以統一搜尋的資料庫,這樣未來需要任何資料時,只要記住就到這一個知識庫裡搜尋即可,就可以在搜尋時把各種不同類型但相關的資料連結起來活用。

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  3. Hello Esor 大大, 請問你第三點裡面的手寫筆記,是如何存進evernote? 拍照存進去的嗎? 有手寫筆記的方式存進evernote嗎 ?

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  4. Esor: 真的我最大問題就是收集而沒消化~ 謝謝你的建議

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