2016年4月2日 星期六

雲端時代時間管理術(上):如何當擁有更多時間的人


前陣子,收到馬偕醫學院心理諮商中心承辦人員來信,說到喜歡我在網路上分享的時間管理文章,邀請我前往演講「雲端時代的時間管理術」,我覺得這是有趣的主題,便一口答應。馬偕醫學院座落三芝半山腰,那天晚上的講座結束後剛好遇上山裡的大霧,結果跟開車送我回捷運站的校長經歷了一場迷霧之旅,讓我印象更深刻(或許對校長來說已經習慣,所以一路上都非常鎮靜,大概只有我自己在心中默默窮緊張)。

而花了一段時間準備的這個「雲端時代的時間管理術」主題,我也想分成上下兩部份,寫成文章跟電腦玩物的讀者分享,並且文章最後,我也會把簡報分享給有興趣的朋友參考。

這樣的概念來自於多年前我寫過的「在雲端工作、數位生活中節省與擁有更多時間的方法」一文,在「雲端時代的時間管理術」簡報中,我分成「如何成為一個擁有更多時間的人?」和「如何成為一個有行動力的人?」兩部份來分享,今天這篇文章就先來撰寫上半部分。

至於雲端時代與時間管理是什麼關係呢?

有兩層的連結,第一層是面對雲端資訊爆炸時代,我們更需要時間管理。第二層是善用雲端工具,可以做哪些更好的時間管理。下面就從這樣的切入點,一起來看看,在雲端時代,我們如何成為一個擁有更多時間的人。




1. 不要忘記把時間留給自己:建立一本快樂筆記本,把生活當成任務


在這個資訊爆炸的時代,可以吸引我們注意的東西太多了。在這個科技網路時代,我們要做的瑣事沒有變少反而更多。如果我們「不在意」,那麼不知不覺所有的時間都會被這些雜事吸走。

所以要成為擁有更多時間的人,首先要獲得自己時間的主導權,讓自己的時間不是用在上述的外務上,而是花在真正自己的事情上。

這時候我個人的方法就是:「寫一本讓自己快樂的筆記本」(參考:讓自己開心的筆記術,今天開始寫你的快樂筆記本)在這個筆記本裡我會寫下自己想做的事情,尤其生活上許多自發的興趣,然後記錄學習的過程,推動自己一步一步去實現這些個人小願望。

為什麼這和時間管理有關係?因為我們的問題是「忘記把時間先留給自己」,所以才會被那些網路的外務不斷吸引去,結果做了一堆別人按讚的事情、看了一堆別人按讚的資訊,但自己好像依然原地踏步,一直窮忙。

而寫下快樂筆記本,就是「認真對待生活」的開始,寫下來,就是把生活任務化,知道自己想做的事情,並且用心去實現它們,讓這些「個人任務」搶先佔滿自己的時間,那自然就等於擁有更多時間了!(參考:簡單把生活變成任務,就能贏得意想不到的成就感!

寫下快樂筆記本,把生活任務化,這對我來說是真正生活與工作平衡的開始。




2. 不要被路上的石頭拖延太久:計畫愈詳細,生活愈隨性


人生路上難免會有絆腳石,甚至有時候是一顆擋住去路的龐然巨石,這時候我們可能會因此洩氣,於是坐在石頭前一籌莫展,想等著石頭自然消失,或是花許多力氣非要撞碎這顆石頭不可,但這樣的阻礙常常讓我們耗去許多時間,而獲得的效果不一定好。

有時候我們確實要勇於突破瓶頸,但更多時候要學會不要被石頭擋住原本可以繞道而行的去路,說不定另外一條路就海闊天空,而且我們的時間也不會被塞在這顆石頭前毫無進展。

回到一天份的工作上,光是一天裡,一定也常常在各個環節遇到瓶頸,這時候如果能夠學會先去處理其他進度,而不要因為卡關在一個地方就耗去幾個小時,那麼你會發現一天24小時其實可以完成很多事情。

只要我們不要因為一個小瓶頸就虛耗好幾個小時,那麼每一天都能擁有更多時間完成更多工作,反正每一個工作都對專案進度推動有幫助不是嗎?

所以我之前才撰寫「計畫愈縝密,生活愈隨興」一文,做好計劃,幫自己準備多一點備案,其實也是讓自己「擁有更多時間」的好方法,因為這樣下次當我們卡關遇到絆腳石時,我們會知道可以先去做哪些備案?可以怎麼繞路?這樣就能讓自己保持不斷往目標推進的速度,不會浪費時間了。




3. 養成早起的習慣(天啊?)不!我是說擁有神聖時間


「神聖時間」是我多年前開始在電腦玩物中提出的一個概念,很多讀者都覺得很有幫助,簡單的說,就是像宗教儀式一樣,每一天要「主動留出」一段時間給自己,這段時間完全不會有外界的干擾或介入,是自己可以完全掌握用來做自己的事情的時間。

這段時間要在什麼時候端看個人決定,我一開始是在每個晚上會有「兩小時」給自己的神聖時間,就是完全專心用在寫文章。但是後來有了家庭,晚上有時也多了講座活動,我就把神聖時間移動到早上提早起床的兩小時。又有時候早上起不來,就把神聖時間放在通勤的路上。可以參考:


當然只有神聖時間是不夠的,還要搭配第一點,先找出生活中真正自己想做的任務,然後這段時間就是擬定一個計畫,好好完成自己想做的事情。

尤其對於時間被工作、網路切割的現代人來說,想要擁有更多時間,每天設定一段神聖時間儀式更是不可或缺的,或許是一個小時,或許奢侈一點兩個小時,你會因此發現:

每一天在神聖時間裡,完成的對個人最有價值的任務,是讓自己每一天都覺得很充實的活力來源。




4. 拖延並非只是壞習慣:面對即時網路,更應該懂得拖延


傳統的時間管理,會認為拖延是件不好的事情。但是面對網路即時性,反而拖延變成是一個很關鍵的時間管理技術。愈懂得拖延的人,每天可以擁有更多自己的時間。

例如不善於拖延的話,每天一到辦公室就打開信箱,看到信箱裡有很多晚上或剛剛寄來的新任務,於是就一件一件開始處理,中途又插入同事客戶即時通傳來的新雜務,一一的處理好後,抬頭一看,已經快到下班時間!結果自己手上真正專案的進步都還沒開始做,只好加班處理。

所以這時候要不要懂得拖延一下呢?當然不是拖延自己重要的專案,而是拖延那些雜事。

我自己就很堅持一到公司不開信箱,不及時回覆即時通的訊息,要先保持自己的工作節奏更重要(當然,除非你的工作本質就是回信與回覆即時通)。

不要把自己逼得太緊,尤其當我們面對的是人生的時間管理課題時,有時要想想:「不完美,效率大加倍:雜亂拖延少做點讓你更有生產力」,其實是很有道理的。




5. 幫未來做好準備:善用你的第二大腦


我常常覺得 Evernote 是我最好的時間管理工具,這裡的核心價值不是他怎麼幫我管理時間,而是他怎麼幫我「做好準備」,並能在未來節省更多時間。

其實人生中任何時刻都在學習、都有想法、都接收到各種新資訊,但我們如果不善於累積,這些一閃而過的念頭就都飛逝而去,未來需要時,變成不斷地要反覆花時間重新準備,等於增加了時間的成本。

所以要擁有更多時間,那麼平常就應該隨時做準備、隨時累積,並且有一個方法讓自己需要時,能夠快速有效找到這些準備與累積。像是 Evernote 與 Onenote ,就是我覺得這層意義上最有用的工具。

準備,就是幫自己留下更多時間的關鍵。而我的準備方法可以參考:




6. 外包給別人做:讓雲端服務幫你處理好瑣事


如果自己的時間不夠,但又有事情必須去做,這時候怎麼辦?還有一個辦法就是把事情交給別人做,這樣自己的時間不就空出來了!問題是說得簡單,誰要幫我做事情?

其實真的有,這個會幫我們做事情的人,就叫做雲端服務。我對使用雲端工具的概念就是,請別人幫我服務,請別人幫我處理瑣事,空出我自己的時間。

例如最好的例子就是 Google 相簿,我自己整理照片要花幾個小時,到時候要找出找到又要花幾十分鐘,但是如果交給 Google 相簿來做呢?因為 Google 相簿會自動分類整理,會自動分析照片內容,所以我不用花時間分類,要找出來也更快速,無形中就等於空出自己的時間。

這是雲端服務的意義。

而像是各種雲端服務的協同合作,其實也是在幫我們減少自己寄信通知的流程,也就是減少溝通的時間,減少我們原本要去做的瑣事。(參考:一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略




結語:雲端時代,更要懂得留給自己更多的時間


時間管理不是管理時間,而是管理自己的夢想與計畫!

如果我們要洗車,首先總該有台車。如果我們要時間管理,首先總要有必須達成的目標與任務,要不然要管理什麼?

所以面對會不斷吃掉我們時間的網路科技,善用可以節省我們時間的雲端工具,我提出的雲端時代時間管理方法就是:

  • 1.快樂筆記本:先確定自己的目標。
  • 2.做好計劃:讓自己保持前進速度。
  • 3.神聖時間:留時間給自己。
  • 4.善於拖延:先完成有價值的事情。
  • 5.做好準備:不要做重複的事情。
  • 6.外包給別人做:減少做瑣碎的事情。

這樣一來,我們就可以開始嘗試當一個擁有更多時間的人了!

「雲端時代的時間管理術」(馬偕醫學院)講座簡報分享

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:雲端時代時間管理術(上):如何當擁有更多時間的人

7 則留言 :

  1. 非常有感悟的文章!深受启发,多谢分享!

    回覆刪除
  2. 最近正好面臨時間管理的問題,真是即時雨,謝謝分享

    回覆刪除
  3. evernote 新版可測試囉
    https://discussion.evernote.com/topic/95044-new-evernote-for-windows-v60-beta/

    回覆刪除
    回覆
    1. 有時看到這種留言不知道該說是熱心還是離題

      刪除
  4. Esor大大,真是這網路資訊爆炸時代的名師,見解往往能讓人受益良多,不會被這過多的網路雜事纏身,真是謝謝你!

    回覆刪除

相關文章: