2016年7月15日 星期五

Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理


在寫完前面兩篇 Evernote 整理術後,很多朋友問我:你告訴大家要善用「標籤」來做多層分類,要用「目錄清單」來分類筆記,那我們的「記事本」要用來幹嘛?


就我個人的經驗來看記事本最好的用法不是用來分類,而是用來管理。

分類和管理是不同的,「分類」是說我們幫任務與資料找一個存放位置,方便以後找到:管理」卻是我們建立一個可以順暢工作的流程,一個高效率的作業情境

而 Evernote 記事本對我來說最好的用法就是用在「管理」上,今天就要跟大家揭開我目前完整的 Evernote 整理架構,我個人可以說只用了「八本記事本」來整理所有的個人筆記,其他多出來的分類記事本則是為了跟工作同事和家人朋友共用,而不得不區分出來的(因為共用記事本的基礎是要先分類出一個記事本)。




一,先來看看我的完整記事本架構:


如下面那張圖所示(可在電腦玩物網站上點開,查看完整大圖),你可以先看到我依然維持多年前我提倡的「依據行動流程」的堆疊分類方法(參考:Evernote 筆記分類與標籤心得教學:建立會翻開的抽屜),不過我現在更簡潔,堆疊只分成:

  • 行動現在:執行中與準備執行的任務筆記
  • 準備未來:資料庫,未來會用到的參考知識
  • 封存過去:執行完成的任務筆記




然後我個人主要的記事本其實就是 8 個,依序放在上面三大堆疊中:

  • 收件匣:剛收集到的新任務還不知道放到哪個流程好,或還沒讀而想要稍後閱讀的資料,都先放在收件匣,還有我的「每月子彈筆記任務清單」也放在收件匣。

  • 01工作任務:所有執行中與準備執行的工作任務筆記,例如某幾本新書專案的所有任務,辦公室行政流程上的個別任務,準備公司開會的筆記等。

  • 02生活任務:所有執行中與準備執行的生活任務筆記,例如我的沖泡咖啡研究,我的旅行計畫,我的運動健身計畫,我想吃的餐廳我想去的景點等。

  • 03部落格任務:所有執行中與準備執行的部落格任務,包含所有待寫的文章主題,所有講座課程的規劃。

  • 04第二大腦:所有工作上或生活中的參考性資料都放在這裡,包含某本書需要的參考資料(而非任務),所有靈感與心情記錄筆記,所有讀書與電影心得,所有部落格完成後的文章草稿大綱也放在這裡。也就是所有跟未來「刺激靈感」和「連結知識」有關的資料都放在第二大腦。

  • 05重要的放棄:所有必須停止或失敗的重要專案筆記,放在這裡。

  • 06工作封存:所有在「01工作任務」完成的筆記移到這裡。

  • 07生活封存:所有在「02生活任務」完成的筆記移到這裡。

至於你看到圖中的其他記事本(有多個人頭圖示的),都是「我和他人合作共用」的記事本,例如一起進行某本新書專案,一起規劃旅行, Evernote 是小型合作非常便利的任務與資料共享工具,但為了共用合作,只好分出記事本。

要不然,我自己的記事本就是上面這 8 個!用最少的記事本就能完成高效率「管理」。




二,不是「分類」而是「管理」,用「行動情境」來建立記事本:


我們先把觀念轉過來, Evernote 是很好的專案管理與人生管理工具,所以不要一直執著在「分類」,我一直追求的都不是所謂的最佳分類法,而是「最佳管理法」。

東西有沒有放在整齊的位置不重要,資料有沒有嚴謹的分類不重要,那重要的是什麼?重要的是我的整理有沒有辦法「引導我去行動」,指引我提升工作與人生的方向?建立未來的順暢行動流程?

所以我的那八個記事本是如何思考的呢?其實就是根據我的工作與人生的「行動情境」來建立!



首先第一層情境是所有的筆記都可以分成:正在做與準備要做的,已經做完的,還有真的是參考資料的,所以有了我的「三大堆疊」。

接著第二層情境是我思考每天24小時是怎麼過人生的?從行動情境去思考管理的意義。

而我的情境無非就是要在辦公室上班,要照顧家庭生活,要推動我個人的夢想(部落格),既然如此,其實我只需要三種記事本:「工作,生活與部落格」,當我到辦公時是只要打開「工作任務」記事本就能完成所有工作,當我回到家裡或週末時專心打開「生活任務」記事本來完成任務,當我每天早起後就是打開「部落格任務」來寫一篇文章或準備講座,這樣是不是更專注?

只是說任務會分成未完成與已經完成,所以當「工作任務」裡的任務完成了,就把筆記移動到「工作封存」記事本即可,於是有了對應的封存記事本。



至於「第二大腦」與「重要的放棄」,那是因為會有很多參考性資料,非任務的零散想法心得,這時候需要一個「第二大腦」幫忙儲存,以後才能從中激發靈感(參考:跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法)。

而「重要的放棄」是因為人生中一定有些現在怎樣都無法完成的事情,那就先放到未來,有一天準備好了再來完成。




三,行動情境最精確,也是待辦清單,也是專案管理流程:


你可能會問,難道不用根據每個專案來分類記事本嗎?全部混在一個「工作任務」記事本好嗎?

我是這樣思考的:

我們的人生與時間難道是可以完美切割成很多專案的嗎?無論我做 A工作或 B 專案,不都是我這一個人要做的,我每天 24 小時待在辦公室裡的 9 個小時不就是要做辦公室的重要工作,難道還能很完美的切割成每個專案兩個小時?

所以我以「行動情境」來做最概括但其實也是「最精確」的區分。

我的每一天一定是可以很好的切割成工作,生活與部落格三大情境,因為我會出現在三個不同的地方,那麼其實只要知道我在某個地方或時段該做什麼事情就好,例如到辦公室,只要打開「工作任務」記事本就可以完成所有工作。

這樣是不是更精確?絕對不會有不知道記事應該放到哪個記事本的情況,因為我們自己可以決定,也應該自己決定:「我要在哪種情境完成這則筆記任務?是要在辦公室完成?書房寫部落格?還是未來的參考資料?就放入相應的情境記事本。

這時候情境記事本其實就是我們的「錦囊」,進入該工作情境時打開這個錦囊,裡面就是準備執行的「待辦清單,我只要專注完成它們即可。



而我 8 個記事本從執行到封存的排序,其實就是專案管理流程,而且是「我的整個工作與人生的專案管理流程,在準備做,正在做,未來做和終於完成的過程中,一步步推進我們的成長。




四,記事本用來管理,標籤用來分類,目錄清單用來排程,別忘了還有搜尋!


所以我的完整 Evernote 整理邏輯是這樣的:


  • 1. 先看看搜尋找得到嗎?可以搜尋的不需分類

我會先思考用關鍵字丟到 Evernote 裡搜尋,是否可以找到相關資料,例如我要找「義大利麵」食譜,我丟「義大利麵」關鍵字可不可以找到?可以,那我就不需要額外建立一個分類,因為搜尋更快更有彈性。(參考:Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學:活用搜尋不只是找筆記

這是第一步,我喜歡資料扁平化,盡可能先用搜尋找到,這不僅是快,而是「搜尋的彈性」可以幫我們創造出意想不到的連結,那麼超越分類的特殊靈感整合都會在搜尋裡找到。

例如搜尋時同時找到我的電影心得、讀書心得、網頁文章針對某一共同主題的想法,你一旦分類反而就失去了這樣的重組可能性。



  • 2. 利用標籤「分類」專案或行動

情境記事本當然也有其侷限,有時候除了管理外,我們還真的需要分類一下,例如區分出「重要的、緊急的」任務,或是區分出「每一個專案的相關資料」。

這時候我會運用「標籤」來進行我們一般所謂的「分類」。

所以在我的情境記事本分類法中,雖然行動時大多以情境的待辦清單為依歸,但如果需要找到某一個特殊專案的資料,例如想找「打開大家的 Evernote 記事本」這個書籍專案當初執行的所有任務細節,我只要進入「打開大家的 Evernote 記事本」的標籤就能瀏覽。

這裡可以參考我的標籤分類方法:



  • 3. 用目錄清單輔助「排程」

而當需要更細緻的整理或排程時,就動用「記事連結的目錄清單方法」,這部分可以參考前一篇的方法:
例如我的「工作任務記事本」裡有 A 專案的所有任務,但我會建立一個 A 專案的目錄排程筆記,筆記裡連結所有的子任務,並且依照專案進度排序,這則 A 專案的目錄排程筆記放在「工作任務記事本」中,並且加上「重要」的標籤,我就可以方便開啟並以其為準。



  • 4.  用記事本建立工作情境流程

於是最後「記事本」的作用就是展開我的整個人生工作的情境,建立大方向流程,讓我可以管理好整個工作與人生架構即可。




五,最少記事本的優點:


除了上述的方法可以讓 Evernote 中的記事本、標籤、記事連結與搜尋等功能完美搭配,組成一個高效率整理方法外,「最少記事本」的原則還有一些額外優點,我最後補充如下:

  • 不用煩惱分類擺放位置:分類太細,我們就常常發生有些資料不知道放在哪裡好的窘境,事實上很多資料是多個專案都需要的,這時候用「標籤」來分類,才能讓同一則筆記可以連結多個專案分類。

  • 不會忘記分類方法:分類太複雜,最後自己也會忘記當初怎麼分類的,或是被自己的分類搞到很煩,所以分類愈簡單愈好。

  • 容易搜尋,統一搜尋:我實際的經驗告訴我,當我要找一個辦公室資料時,直接到未完成的「工作任務」或已完成的「工作封存」找,會非常明確,找得更快。但如果要進入一個一個專案的記事本找,會找得很慢,會搞不清楚資料放在哪個專案。

以上,透過「 Evernote 整理三部曲」的系列文章,我完整的分享了我自己最新的 Evernote 筆記管理方法,其中最核心的是:分類是次要的,行動與管理才是優先的。

希望對大家有幫助,也歡迎大家一起來留言討論你的整理方法,不限於 Evernote ! Onenote 也可以,讓我們一起互相啟發。

最後,如果你看完文章解說還意猶未盡,或是還有很多想要跟我討論的問題,甚至希望我帶領大家一步一步完成這套整理流程,歡迎來報名參加我即將在近期再次開辦的「 Evernote 知識管理與專案管理方法課程」喔!

延伸閱讀相關文章:

Evernote 整理三部曲系列文章:
  1. Evernote 整理3部曲-1:建立多層樹狀分類的知識結構
  2. Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法
  3. Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理
轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理

37 則留言 :

  1. 一直看站長的文章,在電腦玩物第一次接觸Evernote,一直參考你的文章,應用在自己的Evernote。每次看站長的文章,對我怎樣管理生活和使用Evernote都會有新的啟示和想法。
    多謝你的不斷進步,令我知道很多事情可以繼續進步!

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    1. 感謝你的鼓勵,只要我們持續進步,就相對不怕任何的變動^^

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  2. Windows新板的記事本好像不能自動排序,也沒有像以前這種總覽記事本的清單⋯

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    1. 我在windows 上的記事本還是可以自動排序哩,就跟在 Mac 上看到的一樣。另外確實 windows 版 evernote 取消了總覽記事本的功能(雖然我幾乎不會打開記事本總覽,都是在左方清單中直接選擇,這篇文章是為了讓大家一次看到才這樣抓圖)

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  3. 感謝異大無私深入分享!
    雖然用了Evernote好幾年,也參考了異大不少的整理方法,
    可是現在用起來,筆記分類還是有點亂,沒有異大那麼井井有條。
    看了這篇之後,心裏又有些想法了,希望可以在筆記整理方面貼近異大的水平。

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    1. 別這麼說,我也是在不斷的修正改進中

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  4. 那麼, 在工作時是否要不斷把"準備未來的東西"搬到"行動現在", 工作完成後把一堆資料搬到封存過去, 這樣搬來搬去不累人?

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    1. 資料與生活瑣事,物品,有哪一項不是流動的呢 ^^

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    2. 「流動」是我覺得人生整理一個很重要的本質,所以整理方法上我也體現了這個本質。

      不過您提到的困境其實在實作上不太會造成困擾,
      首先「第二大腦」裡大多是靈感與資料性內容,這些內容我不會流動,我就是在某個專案需要時在那則資料加上那個專案的標籤,但筆記還是在「第二大腦」中,這樣還可以看到一則筆記同時被多少個專案使用。

      「重要的放棄」如果有一天可以移動到行動現在,那是很感動的一件事情,這樣的移動本身就具有儀式性。

      至於完成工作後把完成的任務移動到[工作封存],這很簡單啊,因為我有設定標籤,選擇那個專案標籤,把裡面的任務一次全選移動到工作封存即可(有時候我也會完成一件任務就把改筆記移動到工作封存,這也是一種確認完成的動作)

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  5. 我的用法有些不同:
    我針對不同主題,建立不同的記事本。而我用標籤來控管「行動」,如待辦、下一步、追蹤、稍後閱讀等等。也就是我是用標籤來執行「流程」。所以,我也就沒有所謂的「封存」記事本。

    當然,每個人用evernote來執行的「功用」、「內容」不同,所以在操作或分類上就會產生滿大的差異。不過主要精神,都是為了讓自己可以更清楚、更有效率的運用自己這第二大腦。

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    1. 這種彈性其實是 Evernote 最棒的特色之一

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  6. 我剛按照你的方法重整我的整個筆記本, 現在我大部份的筆記都在"第二大腦"裡面(有千多則), 它們之間沒有了資料夾看到便害怕, 怕有些筆記會被煙沒, 從此再也找不到. 第二大腦裡面的筆記應該用標籤來分類, 是嗎?

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    1. 可以根據專案(例如演講需要的參考資料)或計畫(例如閱讀心得)的需求,來增加標籤的分類。

      但我覺得更重要的是回想自己實際的使用情況,你以前會怎麼使用這些資料?你以後想要怎麼使用這些資料?例如有時候我想要找一個靈感或組織一個想法,這時候混合的第二大腦統一搜尋,反而對我更有利。

      但如果我想要一次找出所有的閱讀心得,並瀏覽自己讀過的書,這時候就要在閱讀心得加上標籤。

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  7. 我未整理前就是有太多標籤, 弄得雜亂無章. 你有多少標籤呢? 如果只有八本筆記但有百多二百標籤的, 似乎有點本末倒置.

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    1. 很有道理,即使是標籤也不應該分類太多,我的整理三部曲的第一篇就是談標籤,這篇文章中我也有提到,第一原則是可以搜尋就不要分類:http://www.playpcesor.com/2016/03/evernote-3-1.html

      我算了一下,我目前有 98 個標籤,其中有 60 個是我八九年來負責的「專案」,每個專案我都會有一個標籤,例如「 201507 打開大家的 Evernote 筆記本」,其餘的 38 個則是行動目的的標籤,例如GTD管理,欲望管理等

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  8. 請問, 如果我建立了記事本 A行動現在 B準備未來 C封存過去, 但不知何故把次序搞亂了, 如何恢復排序成A B C?

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    1. 我文章裡說的 A行動現在 B準備未來 C封存過去 是「堆疊」不是記事本喔

      至於次序搞亂,這部分我有點想像不出來情況,因為理論上這是自動排序的,可否有圖片參考?

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    2. https://drive.google.com/file/d/0B8nOhnV4B7JwdU5hdjdjRFhIX3M/view?usp=sharing

      如果圖中A和B位置交換了如何變回正常?
      請問圖中A,B,C是記事本還是堆疊?

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    3. A B 是堆疊,但這部分照理說是自動排序的,應該無法改變其順序

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    4. 因為用中文, 所以你把所有記事本都加編號A,B,C或01,02,03, 為了能自動排序?

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  9. esor大,根據您的方法,自己也記錄了許多日記,現在將這些日記放置到“C.封存過去→06生活封存”筆記本內,並且貼上“日記”標籤。這麼理解有問題嗎?謝謝。

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    1. 沒有問題,我也是類似的使用方法
      這樣做的好處是生活封存裡還會有其他生活裡完成的任務,這樣有時從生活封存整個記事本來瀏覽回顧,可以看到生活全貌
      但如果單獨想看日記,還有一個日記標籤可以單獨瀏覽

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  10. 看完閣下的3部曲, 我立即把自己兩個Evernote帳戶都提升到專業版(現在年繳有50%折扣), 打算成為一個重度使用者.

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    1. 這對我提出的整理方法來說是很好的鼓勵^^

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    2. 繼續努力. 但我始終未有信心把工作和個人事務用一個帳戶運作, 感覺會很亂, 所似仍保留分別使用兩個帳戶.

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  11. 請問esor大大,
    在名片資料的部分在這邊,您是利用標籤分類還是名片簿分類?
    在這會是被歸類在過去封存嗎?還是準備未來的堆疊當中呢?謝謝您!^^

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    1. 名片的部分,我會把所有跟通訊聯絡相關的筆記,都加上一個「名片簿」的標籤,以後如果想聚焦找出某個人的聯繫資料,就可以透過這個標籤然後下關鍵字搜尋。

      然後每張名片筆記可能是在不同專案過程中產生的,例如我製作 B 書時,拜訪了甲乙丙三個人,那麼這三個人的名片筆記上不僅有「名片簿」的標籤,也會有「B書專案」的標籤,如果我以後要回顧 B 書專案時,也能找到這三個人的資料。

      至於這幾則名片筆記的記事本,通常一開始會在「工作任務」,等到專案完成,或者會議結束後就統一移動到「工作封存」

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    2. 謝謝esor大大,解釋的超清楚,也非常感謝您的分享喔!^^

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  12. 您好,追蹤您的文章已經多時了,也在前一陣子正式升級為專業版用戶!
    這都要感謝您的文章,讓我有所啟發!這篇也是我一直需要的文章!
    但我實際操作下來,有些小疑問:
    請問封存和第二大腦資料夾該怎麼劃分呢?
    因為我覺得好像所有的東西都可以放在第二大腦,是不是我的分類需求還沒有那麼高?
    所以我是想問:esor為什麼不把他們都放在第二大腦?而要再分出封存呢?
    是因為日後分年份封存用嗎?

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    1. 我的劃分是這樣的:
      第二大腦:參考資料,例如一個想法、部落格文章的草稿、網頁剪貼的文章、讀書心得等等
      封存:完成的任務筆記,例如工作上執行完成的一個行政任務、完成一個專案的所有任務筆記等等

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  13. 我瞭解了,謝謝您的回覆!
    不過如果完成的專案也有可能啟發「未來」用,那不是也符合第二大腦的定義嗎?
    不過我有想到以後就搜尋所有記事皆可!
    可能我太執著您的定義,失去了彈性,況且每個人最適合的方式都會些許不同!
    謝謝您的回覆,我會繼續支持您的!

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  14. 非常有启发,非常感谢!

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  15. 感覺到其實Evernote的筆記是非常具有流動性的,Esor君提出的是一個他慣用並且順暢的手法,但得到啟發的我們大可以做出變動來因應自己的需求。只要合自己的個性並且能提供工作效率,就是適合的筆記方式。

    至少我感覺是這樣啦~XD

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    1. 一定是這樣的,Evernote 整理的特色就是彈性與流動

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