2015年7月2日 星期四

關於 Evernote 網頁擷取的 9 條收集心法與教學

我所認識使用 Evernote 的朋友中,絕大多數人都喜歡 Evernote 的 Web Clipper 瀏覽器外掛。

也就是那個可以幫我們在電腦瀏覽器、手機瀏覽器中自動截取網頁圖文全文的便利功能。尤其是職場上常常需要研究新知識、新資料的工作者,或是樂愛生活與玩樂的旅行家、美食家,對他們來說,這就是收集資料最快速簡便的一個方式。

前兩天, Evernote 進一步更新了他的 Evernote Web Clipper 瀏覽器外掛, 其實基本上功能沒有太大的改變,但是我想趁著這個機會,分享一下我自己,以及整理我所認識、採訪過的 Evernote 使用者們(註1),我們如何利用 Evernote 這個好用功能來收集線上資料的經驗,包含資料收集的心法,以及重點功能的操作方法。

(註1:今年我進行中的一本新的 Evernote 專書企劃,我將陸續採訪約 40~50 位的 Evernote 使用者,呈現每個人的不同筆記面貌,並且透過我與他們的對話和分析,希望能最終展現大家如何透過筆記去完成人生目標的計劃,或是在筆記資料中所呈現的工作與生活整理思維,當然還有那些我們意想不到的創意筆記方法。)




  • 1. 用來剪貼什麼?

在你的 Google Chrome、 Safari 等瀏覽器中安裝[ Evernote Web Clipper ]套件(註2),接下來只要看到需要的線上資料,按下瀏覽器上的[ Evernote]按鈕,就能截取網頁全文。

[ Evernote Web Clipper ]瀏覽器外掛安裝

(註2:操作教學:Evernote Web Clipper 整合 Clearly、 Skitch 統一擷取整理

我自己實際使用上遇過的剪貼情境有下面幾個:

  • 網頁全文(利用簡化文章與螢光筆畫重點)
  • 郵件與附加檔案(可挑選段落)
  • 訂票(利用擷取文章)
  • 購物清單(利用擷取文章)
  • YouTube、Linkedin、Amazon(擷取特殊格式網頁)
  • 線上圖片、PDF、畫面(利用螢幕截取與註解功能)

大家最常用的應該就是單純的想要截取網頁全文吧?我也是,這時候我訪問過的大多數 Evernote 使用者,都會使用[簡化文章]功能,把網頁的外框去掉,保留文章的標題與內文,甚至先把看到的重點畫上螢光筆,這樣在筆記中更好閱讀。



而其實在很久以前的 Evernote Web Clipper 中,就支援可以截取 Gmail 網頁郵件中的「會話段落」、「附加檔案」,這是我常常使用的功能,在郵件頁面按下 Evernote 截取,就可以勾選要剪貼哪一段的郵件段落。

我通常會把郵件中最重要的任務、資料段落截取,附帶郵件的附加檔案,放入 Evernote 中變成參考資料庫,或是加上提醒,變成待辦任務。



有時候我也會用 Evernote Web Clipper 來剪貼自己訂票成功的火車票、旅館、電影票頁面,我訪問過的許多使用者中,也有許多人喜歡用來剪貼自己的購物清單,並且還有不少朋友採用我分享過的「欲望清單管理方法」(註3)。

這時候,我們會選擇用[擷取文章]這個功能來截取,因為簡化文章會讓訂票、購物頁面的格式跑掉,但格式對這類票劵網頁來說是很重要的,而[擷取文章]功能可以保留網頁內這個指定段落的完整格式。

(註3:我的 Evernote 欲望清單,用筆記節制衝動購物念頭



另外如果想要抓取網頁中的 PDF、 圖片,或是把某個活動、某個網頁「證據」抓取下來時,有圖有真相,這時候我會使用[螢幕截圖]的功能,直接把網頁的畫面抓成圖片。

而且如果這時候是要跟工作夥伴溝通,還能在圖片上即時做註解說明,傳給夥伴看,就更加清楚。





  • 2. 行動時在手機上自動擷取網頁全文

我自己最近常常使用的情境則是在手機上用 Evernote 擷取從 Facebook、 Zite 等新聞服務中看到的需要的網頁全文,方便我事後回到電腦上進行整理。

從 2014 年 9 月更新的 Evernote Android 版開始(註4),以及後來支援 iOS 8 的 Evernote iPhone 版,都可以在手機上直接進行網頁全文的擷取。

方法很簡單,以我最常使用的 Evernote Android 版為例,只要在手機瀏覽器右上方選單選擇把網頁分享到 Evernote ,這時候 Evernote 就會自動把我們抓取網頁的圖文內容。

(註4:Evernote 6 Android 目前最好版本!內建網頁全文擷取





  • 3. 暫存區的收集概念

無論是電腦上或手機上的 Evernote 網頁擷取功能,都可以在擷取時選擇要放到哪一個記事本分類中,這當然很方便,但是有時候臨時沒有時間去管怎麼分類,或是當下還沒想清楚這個資料要怎麼分類時,要怎麼做?

我訪問了許多朋友後,發現大家都跟我一樣有一個很有效的做法,就是建立一個[暫存區]的記事本(或者你想怎麼命名都可以),大多時候先把不確定但覺得有用的資料先收集到暫存區,等到有空時,再到暫存區進行整理。

或者有的朋友也說,就算不整理也沒關係,反正收集來的資料都是存在 Evernote 這個統一資料庫,以後統一搜尋去找回來即可(註5)。

(註5:不需要搜尋時才要搜尋!這一步徹底改變你的工作效率




  • 4. 收集時可以怎麼下標籤?

Evernote 中的分類方法不只有記事本分類,還有「標籤分類」,一則記事上可以加上多個標籤,比記事本分類更有彈性。

那麼,在利用網頁擷取工具做資料收集時,標籤可以派上什麼用場呢?關於這一點,每個人的作法可能都不一樣,而當大家詢問我會怎麼做時,我通常回答:「我的一個基本的觀念是,標籤是為了自己未來實際的行動而下,而非為了資料的分類而下」(註6)。

例如我會幫之後真的想要立即使用、需要使用的資料,用 GTD 的概念加上像是[今日事]、[明日事]的標籤,這樣我每天或每週回顧自己收集的資料時,可以從這兩個標籤找到那些我隨手收集,但可能忘記去執行的資料。

或者就像我前面提到的收集購物網頁清單時,用欲望管理的概念做標籤分類,之後就能用標籤去找回想要買的、需要買的東西。

我的一個很重要的想法是:「筆記是為了未來的使用而記錄,如果收集的資料沒有指向後續行動,那麼這樣的資料收集意義不大。」所以加上這些有行動意義的標籤,就是讓我記得去對這些資料產生行動。

(註6:現在你會怎麼活用 Evernote 標籤?從我的七個實例開始





  • 5. 收集當下寫出重要的心得筆記或使用目的

另外我覺得電腦版的 Evernote Web Clipper 工具有一個很棒的特色,就是擷取網頁時有一個「註解」的文字輸入欄位,可以讓我們在收集時立刻在筆記前面加上自己的想法。

例如我讀完一篇文章覺得很棒想要收集,用 Evernote 擷取網頁時我會立刻在註解中寫在我讀完後的簡單心得。或者例如我看到一篇覺得以後功作用得到的文章,我用 Evernote 擷取網頁時也會在註解中寫下我想要用在哪個工作上?怎麼用?

我的經驗告訴我,這個簡單的「多寫下幾句自己的想法」的步驟(註7),是資料收集法的竅門,會讓以後這則資料更有用,他會帶來幾個具體影響:

  • 多寫下一些自己的想法,就多增加一個關鍵字,以後更容易用不同關鍵字找到這則資料。
  • 寫下為什麼自己想要收集它的用途,以後看到這則資料時不會忘記他要用來幹嘛(相信我,這件事真的很容易忘記),可以回憶起來並引發具體行動。

(註7:活用資料庫的資料收集法:試試加上這四個關鍵步驟!




  • 6. 幫收集的資料加上時間提醒的使用時機

Evernote 有時間提醒功能(註8),這個功能也可以跟我們收集的資料做有效的搭配。

我自己最常使用的兩個時機是「提醒訂票時間」、「延遲郵件任務」。當我在網頁上完成訂票,並且用 Evernote 擷取訂票頁面後,我會立刻加上一個時間提醒,通常是這個票劵要出發的前一天,讓我自己記得。

而且當這則訂票筆記彈出提醒後,我會讓它留在 Evernote 的待辦清單最上方,這樣實際到達旅館、機場、演唱會現場時,我打開 Evernote 就能立刻看到他。

(註8:Evernote 活用「提醒事項」教學,解決七大時間管理問題




  • 7. 相關筆記的搜尋與連結

當為了一個專案、一個學習目標在收集資料時,一定會剪貼許多相關的資料,這時候要怎麼處理比較好呢?

其實我訪問過的許多使用 Evernote 的朋友都說:雖然會想整理相關筆記,但現實面一個人很難有那麼多時間花在整理資料,所以我們大多數時候都是「就放著吧!」雖然可能相關的資料會散落在筆記不同地方,但是以後只要用關鍵字搜尋,就能一起找回來,也不一定要特別花時間整理。

但是如果是「特別重要或專業的資料」,我自己的一個做法是,一邊找一邊把自己筆記裡的「小維基百科」建立起來,以在研究一個專案為例,我會在找到非常重要的資料時,在擷取網頁的同時,把這一則筆記用「記事連結」(註9)的方式連結到這個專案的一則總目錄筆記中。

這樣無論資料收集到什麼程度,我只要優先看這個專案的總目錄筆記,起碼都能看到最新狀態的最重要資料清單。

(註9:活用 Evernote ,你應該學會的 10 個特殊操作技巧教學




  • 8. 打開 Google 搜尋輔助

要研究資料總免不了上 Google 搜尋,為了避免「其實我之前收集過相關資料,但自己忘記了又再找一次」,所以我會打開 Evernote Web Clipper 瀏覽器套件裡的設定,開啟[在搜尋時顯示 Evernote 相關結果]的功能。

這樣當我傻傻的在 Google 搜尋時,或許就會注意到原來筆記裡有收集過相關的資料。

也因為這樣的情形發生了很多次,當我的資料庫已經有六千多則筆記時,我早就已經不記得自己收集過什麼,這時候我會運用「第二大腦」(註10)的概念,在需要資料時先去 Evernote 搜尋,如果找不到,再到 Google 去補充彈藥,然後把有用的彈藥用網頁擷取收集到 Evernote ,讓第二大腦之後愈來愈有用。

(註10:跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法





  • 9. 複習與閱讀

最後,我想分享的是在我採訪許多善於用 Evernote 收集資料的朋友的經驗後,大家都有一個共同的信念,就是收集的目的是為了使用資料,如果沒有好的方法去活用收集到的資料,那麼還不如不要花時間收集。

而這個好的方法除了上述提到的幾點外,我也補充我從 Bingje Yang 這位使用者身上聽到的寶貴經驗,他是一位收集了上萬則筆記的 Evernote 使用者,但是他有一個獨特的習慣是每一天會花兩個小時去閱讀自己在 Evernote 中擷取的文章,把 Evernote 當作他的睡前讀物。

我詢問他這樣做對他來說的意義是什麼?他說因為收集這些他自己感興趣的網路好文章,對他來說就是讓自己學習的好管道,每一個人生階段他透過這樣的收集與閱讀來把一篇篇文章真正內化成自己的思考與知識,閱讀本身是一種樂趣,也是讓自己真正吸收,這是他使用 Evernote Web Clipper 的目的。

這也是在一路探訪不同 Evernote 收集資料達人的經驗時,最讓我震撼的心法之一,希望也對大家有所啟發。

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:關於 Evernote 網頁擷取的 9 條收集心法與教學

18 則留言 :

  1. 發現一些還不太熟的功能,再去研究一下 (^_^)
    是說我蒐集文章都是用pocket,然後再把佳句感想節錄進evernote,不過最近閱讀清單愈積越多了XDDD

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    1. 這也是一個好方法,先好好閱讀,只收集精選的部分

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  2. 新書必買!期待站長新書上市的日子!
    手機板的只能用擷取完整頁面or網址,但我很想要有簡化頁面的功能,相對減少儲存空間,(免費版就算是一點點也好XD)
    但可能是手機的擷取無法太複雜,遲遲沒有看到這個更新。

    另外想請問站長是如何設定提醒事項的時間?
    有些待辦事項只要是當天完成即可,不需要加上確切時間,但evernote卻會自動幫我加上早上八點,
    我不想要他叫又想要它顯示在提醒事項,都設成當天23:59:59,
    請問站長這方面是怎麼處理的?

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    1. 按一下[提醒]就好,不要設定時間

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    2. 是的,按一下提醒按鈕即可,不需設定時間,就不會有時間了

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    3. 看到兩位的回覆還頓了一下,然後想到站長曾經說過不要每件事都加上確切的時間提醒,只要在標題上註明就好,原來自己已經這樣用了但還不知覺XD

      回饋一個不曉得站長有沒有在版上介紹過的evernote用法。我有搜尋過站長會在「位置」用經緯度標註要去的地方,但不管是手機板、電腦版都還要開「資訊」才能連到google地圖。我的作法是把地址在google地圖上做搜尋,用「分享或嵌入地圖」取得網址,然後在evernote加入超連結,使用時就能直接在文章內進入google map找路。
      站長的經緯度法適合整體宏觀去找到想找的資訊,我的方法則是已有確定目標(找店家)然後能少一個步驟去連結上google map。和站長的不衝突,可以在設定筆記時一起做:)

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  3. 手機分享文章到 Evernote 時,文章標題會自動建立的功能,使用上覺得不太有幫助有點想一關掉這個功能,因為通常都會自己修改標題,自動建立的標題通常不是我要的!

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    1. 我也是期待他的手機版分享文章時可以有更多自訂性(我是希望能輸入註解筆記)

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  4. 發言被機器人收了

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  5. Firefox 好像沒更新,還是很耗資源。

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  6. 大大您好:自從看了你的文章後,我開始把所有的東西都放在 evernote 裡,也升級做專業版了,也買了你的書 :) 每天用 evernote 很開心…

    這兩天我在整理我的照片時,我就把照片存在筆記裡,結果我今天收到這樣的信:

    ======================

    Evernote 的最強威力是用來促進工作效率:不論是寫下記事、剪藏網頁,或是與同事共同協作。

    將本服務用在備份硬碟、儲存大型檔案等,有可能對您的 Evernote 跨裝置平台使用體驗造成影響。

    請閱讀我們的使用者準則,了解 Evernote 的最佳化使用體驗。

    ======================

    請問版大對這樣的事有什麼看法?


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    1. 我自己長久使用下,也發現 Evernote 不適合拿來當作「所有檔案」的雲端硬碟使用。比較適合重要的檔案使用。

      我自己的兩個儲存重要檔案的方式是:
      1. 我會把工作上常常使用、或是這個專案用得到的重要文件檔案,放入 Evernote 筆記中,以文件、簡報、表格類行的檔案為主。
      2. 我也會把生活中重要的照片放入 Evernote ,我的方法是一次旅行或一個新餐廳體驗後,建立一則筆記,寫下一些感想,然後挑幾張重要的照片插入筆記中(通常不會超過10張)。

      這是我大概的使用方式。

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  7. 不過一直覺得fb上的文章不能直接剪貼到evernote是一大不方便

    請問版大有知道如何解決這個問題嗎?

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    1. 手機上我也沒辦法,通常我就會用直接截圖 XD (因為 Evernote 可以搜尋圖片上的印刷體中文字)

      電腦上應該就可以用 Web Clipper

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  8. 站長您好:
    我是最近才開始使用Evernote記事
    擷取文章儲存後會有右半邊都不見的情形
    簡化文章儲存後則是只有上半段的文章
    我想請問一下我在閱讀文章時是不是漏了甚麼
    導致我的文章都不完全
    謝謝

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  9. 請教站長,原Clearly支援朗讀,現在的Web Clipper 似乎已經不支援了,是嗎?

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    1. 似乎沒有找到這功能的我,現在在用這款擴展。
      ----------
      [Talking Web]
      (https://chrome.google.com/webstore/detail/talking-web/hdeikpphnbclpacdjdjjkpmbcacopnog)
      ----------
      (配合 Web Clipper 的隱藏廣告功能 給出網頁正文)
      朗讀被選中的文字,可調整語速
      由微軟提供,語言很多,也很好聽,
      沒有很生硬的感覺。拿來聽長文章棒棒噠
      --------------------
      (與隱藏廣告模式下的熒光筆衝突:
      選中文字后不要鬆手,直接按右鍵就好
      或者 Ctrl + A 之後 立刻 對文字 按右鍵)

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