2016年3月18日 星期五

Evernote 整理3部曲-1:建立多層樹狀分類的知識結構

Evernote 用得愈久,自然資料愈多,雖然「搜尋關鍵字」都找得到,但我們還是會因為三個目的需要重新整理 Evernote ,這三個目的是:

  • 1. 建立一個樹狀結構的知識庫、專案庫。
  • 2. 建立一個能排列目標的索引目錄、行動大綱。
  • 3. 建立符合不同工作情境的任務分類。

我常常對一開始使用 Evernote 的朋友說,先不要管分類,先從搜尋開始,如果搜尋就能找得到,那麼還不需要做分類。但是,確實有些東西是搜尋找不到的,這些東西不是資料本身,而是「我們賦予資料的意義」。

這裡說的三個整理需求,都是因為要把資料價值化:「讓資料變成我專屬的知識結構」、「讓資料變成我的行動指南」、「讓資料變成工作任務」。

於是在這個轉化的過程中,就需要學會 Evernote 的整理術。這篇文章開始,我將分成三部曲來討論這三大整理目的如何實現,而第一篇文章,我要討論的是:

在 Evernote 整理出多層樹狀知識結構。


附註:為了避免有讀者誤會,我想先說明並非鼓勵大家要做分層複雜分類,因為愈分類通常愈找不到,這不是我的原則,但難免會遇到想要樹狀分類的時刻(下面會舉例),而這時候 Evernote 也是有變通方法的。

關於我對 Evernote 標籤的其他活用方法可以延伸參考:現在你會怎麼活用 Evernote 標籤?從我的七個實例開始


Evernote 整理三部曲系列文章:
  1. Evernote 整理3部曲-1:建立多層樹狀分類的知識結構
  2. Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法
  3. Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理





1. Evernote 可以做多層的樹狀知識整理嗎?可以


對於想要進行嚴謹知識管理的朋友來說,樹狀結構的資料整理是非常重要的:

  • 簡單層面,像寫本論文或書,希望依據篇、章、節來一層一層分類需要的資料。
  • 中階層面,像整理專案資料庫,要根據子專案或不同負責部門作出複雜層次。
  • 高階層面,則是真的用界門綱目科屬種的概念去分類所有的知識。

Evernote 可以做上述這樣的多層樹狀資料整理嗎?可以的,而且他可以表達出來的層次深入度其實更優於 Onenote 。(延伸閱讀:Evernote, Onenote, Google keep 雲端筆記完整比較表

因為 Evernote 更有彈性的「標籤」功能,就能做出多層的樹狀分類,並且我實際測試在 Windows 與 Mac 電腦軟體版、網頁版、 Android App 版(我尚未測試 iOS 版)上,這些多層樹狀分類都能使用。

下面影片,就是我根據自己專案管理的需求,透過「標籤」功能所分類出來的多層樹狀分類,大家可以先看看實際效果。




我在電腦版製作出來的樹狀標籤分類,轉移到我的 Evernote Android App 上,一樣可以根據樹狀結構進行查詢,下面影片就示範了這個需求被滿足的效果。






2. 如何在 Evernote 做出多層樹狀分類


要如何操作?首先,幫筆記加上標籤分類。



然後從 Evernote 電腦版(這個動作要在電腦版才能操作),打開左方的完整標籤清單畫面,接著,把你想要多層樹狀分類的子標籤,拖曳到母標籤上。

這樣就建立起一個母子層次的樹狀目錄囉!當然你還可以建立更多層次,依據你想要的分類方式拖曳即可。

他的層次應該是有限制,但是到底可以幾層,我則還沒有特別測試出來,起碼我自己實作上五六層是沒有問題的。



至於要如何建立母層次的標籤?

一樣從電腦版左方打開「標籤」完整瀏覽畫面,然後在上方按下[新標籤],新增一個空的母標籤,就能把其他標籤拖曳到他的層次之下變成子標籤囉!





3. 多層樹狀分類可以如何利用?以我的專案管理為例


這是 Evernote 標籤分類的一種利用方式(延伸參考:現在你會怎麼活用 Evernote 標籤?從我的七個實例開始),也克服了 Evernote 記事本不能多層分類的問題。

我自己會怎麼利用呢?我最多層的樹狀標籤是用來整理每個年度的專案歸檔。

如圖所示:

  • 我先建立一個叫做「大事記」的母標籤,當作歸檔所有專案的第一層。
  • 接著建立 2012專案、2013專案的第二層標籤。
  • 每一年完成的專案再用第三層的標籤一一歸檔在每一年的層級下。

例如「打開大家的 Evernote 筆記本」這個書籍專案,所有該專案相關的筆記就全部加上「201509打開大家的Evernote」這樣的標籤,而我要查看該專案完整執行過程與資料時,我只要「進入大事記標籤、打開2015專案標籤」,就能在第三層看到該專案。

更進一步的,有時候複雜專案底下還需要一些分類管理,例如在上面這個專案中我需要一個分類管理 50 則採訪資料,於是我就幫這些資料加上「 Evernote 採訪」標籤,並把他歸類到母專案下的第四層子標籤。

這樣的分類,不只是為了找到資料,而是要讓專案的流程很清楚,讓我可以回顧專案的執行過程。





4. 用標籤建立多層樹狀分類的額外優點


標籤除了可以解決 Evernote 多層分類的需求,也更有彈性。

同樣以上面的專案為例,有沒有可能某一則資料,同時要給 A 專案與 B 專案使用呢?當然有可能,而且還常常發生!

而在 Evernote 的標籤分類中,我只要像下圖一樣,把那一則筆記同時加上兩個專案的標籤,這樣在多層樹狀目錄中,我無論打開哪個專案,都可以看到這則任務資料。



或者有時候有些資料想要丟在母專案層次,有些資料想要放在子專案層次,或是有些資料希望同時在母專案與子專案層次都看到。

這都不是問題,就只要在筆記中加上相應標籤即可。這樣的分類更加有彈性。



如此一來,用 Evernote 標籤建立多層樹狀的知識庫、專案庫結構,不再是問題,而且還更有彈性。

那麼,你可能會問,這樣我還需要用 Evernote 的記事本分類筆記嗎?別急,這篇文章只是 Evernote 整理三部曲的首部曲,後面我會一步一步解答這個問題,並分享我最新的整理方法。

延伸閱讀相關文章:

Evernote 整理三部曲系列文章:
  1. Evernote 整理3部曲-1:建立多層樹狀分類的知識結構
  2. Evernote 整理3部曲-2:應該優先採用目錄清單分類法
  3. Evernote 整理3部曲-3:用最少記事本完成高效率管理
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45 則留言 :

  1. 可是我前陣子我的多階層標籤不知道怎麼的,變成單層,寫信給Evernote,至今還沒獲得解決,目前也沒時間重新排了

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  2. 這樣的話,要離線使用某一標籤內的筆記,需要整個記事本都設為離線嗎?

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    1. 在手機上的話,離線還是針對單一記事本的

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  3. 我觉得作者可能迷失了,标签的目的在于迅速定位,优点正是快捷,分层只会无谓地增加过多的工作量。

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    1. 我倒覺得不衝突哩,因為我也不是所有標籤都分層,只有像是這種每年專案的標籤我會分三四層,主要是太多了,這樣找起來比較簡單。

      但是我也有之前提到的GTD標籤,欲望標籤都是只有一層的

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    2. 而且這邊我想提供的是給那些真的需要分層地,例如論文的章節大綱之類的使用者,一個可行的建議

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    3. 其實我早就這麼做了,而且我覺得這才是知識管理的精髓--建立自己的知識樹!
      看遍您的書,原本以為還有比您優秀的地方,
      果然您又進步了!反而是我沒什麼長進^^
      期待您的新作品!

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    4. 一起努力進步吧!也希望之後我也會繼續進步

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  4. 原來 tag 可以這樣活用 之前還想說只能建立兩層筆記真麻煩XD

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  5. 作者已經移除這則留言。

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  6. 您好,應是『高階層面,則是真的用「界」門綱目科屬種的概念......。』

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  7. 我想詢問一個狀況是,例如遇到一篇文章想分類進某專案標籤的facebook標籤。下次遇到另一篇同樣是講fb內容,但與此專案無關,而標籤名稱已無法再命名facebook,系統顯示標籤名稱已存在
    這樣的狀況,您都如何處理呢?

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    1. 基本上因為有這樣的限制,所以我的分類方法上不會用這樣的概念去分類。

      會在這個專案標籤底下再分出來的標籤,一定是這個專案獨一無二的,例如 Evernote 新書專案底下,有一個 Evernote 採訪子標籤,獨一無二,所以通常這樣的子標籤不會太多層,不會太混亂。

      而每個專案都共通的標籤怎麼辦?我自己不會這樣設計,後續二部曲我還會解決在每個專案都會遇到的共通類別的問題,例如對我來說每個專案都需要的行政,行銷流程怎麼分類?(這裡我不用標籤處理)

      或者我會建立另外的共通標籤,例如封面文案靈感,這是每個專案都可以通用的。

      更進一步,如果真的是 Facebook 這種「資料屬性」而非「行動屬性」的標籤,我會用搜尋來找,因為通常這些資料都會有相應關鍵字,而標籤我會用在真的指明行動目的的需求上。

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    2. 了解,還是要辨明「標籤」使用的前提條件與屬性,感謝分享!

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  8. "他的層次應該是有限制,但是到底可以幾層,我則還沒有特別測試出來,起碼我自己實作上五六層是沒有問題的...."

    我現在還在使用舊版的網頁版 (還不太想換到新版),最多是三層.......蠻驚訝的!新的網頁版變得可以做那麼多層了嗎?

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    1. 我的只能到第二層,很無奈

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    2. 我的只能到第二層,很無奈

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  9. "他的層次應該是有限制,但是到底可以幾層,我則還沒有特別測試出來,起碼我自己實作上五六層是沒有問題的...."

    我現在還在使用舊版的網頁版 (還不太想換到新版),最多是三層.......蠻驚訝的!新的網頁版變得可以做那麼多層了嗎?

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    1. 我的管理是在電腦版上整理,只是網頁版也能順利同步層次

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  10. esor 大大;想請問一個跟這主題無關的問題,本人因常出差所以都請同事要我簽核的文件直接傳到我的evernote
    用skitch讓我簽核後回傳,但是有個問題是當別人傳來時因不向其他郵箱上面會顯示對方的mail add.,如此一來我要回傳就找不到他的add. 請問是否我啥地方我可以查到對方add.及他傳來的時間?

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    1. 應該可以先從「對方用什麼方法傳給你」開始思考起,在上述描述裡似乎沒有看到這部分。

      如果對方是用郵件轉寄要簽核的郵件到你的 Evernote ,那可以請對方在郵件內文加上回傳的信箱。

      如果對方是跟你共用記事本,那請對方上 Evernote 同步拿到你已經簽核完成的文件。

      另外 Evernote 新增筆記時,應該都有註明[建立筆記的時間],這可以當作其傳送來的時間。

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    2. 雖然我也期待esor的答案,不過我可以分享一下我的方法:可以請同事寄到你evernote的信箱(在帳戶資訊裡有一個evernote給你的專屬信箱,但免費版好像沒有XD),如此一來所有寄到該信箱的郵件都會自動出現在你的evernote筆記裡,每則email的筆記點選右上角的『i資訊』都可以看到來信的作者與建立時間:D

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    3. sorry沒更新,原來esor已經回覆了哈哈XDXD

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    4. 謝謝兩位的指導!小弟受教了!

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  11. 多个母标签都共同拥有的子标签非常难搞,我把小说的人设都写在evernote里,然后就发现了现在这一本小说的一些标签(例如“人物”、“地点”、“物品”等等的)和前一本小说的设定里使用的标签重复了,目前为止还想不出好的整理手段。

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    1. 可以把標籤設定成:人物(小說A)、地點(小說A)、物品(小說A)這樣嗎?等於是用額外的字來輔助這個標籤成為獨一無二的標籤名字...

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    2. 你既然有母標籤,直接把母標籤也加進記事裡就好啦~
      這樣你搜尋「人物」「作品A」不就可以得到你要的結果?
      更棒的是,你只搜尋人物,還可以看到你之前作品的人物設定是怎麼做的,看看以前和現在自己有什麼樣的改變,不失為一個反思的辦法。

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  12. 我是利用標簽前加個特殊字元代表同一群組標籤,@小說下加@地點、@物品,與Danile Lin類似但更易識別~

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  13. 好期待第二篇呀~
    希望esor分享evernote的最新筆記本分類方法

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  14. 希望趕快出第二篇~~~最近正想好好整理evernote的筆記 總覺得目前的分類方法不大好用又說不出問題 希望能發現一些新想法!!

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    1. 感謝你們的支持,我會繼續寫下來

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  15. 你好,想請問一下,我是使用mac 專業版,在筆記本的堆疊只能有一層,在已堆疊的筆記本中要再用拖拉的方式再作下一層堆疊就沒辦法了,是要用其他的方法,謝謝

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    1. 筆記本的堆疊只能有一層喔,所以我這篇文章使用的方法是利用標籤來做多層分類

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    2. 謝謝你的回覆,原來是我誤會了,只是筆記本無法作多層的分類,還真是有點可惜

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    3. 我原先是Onenote使用者,對evernote筆記本無法做子分類的限制十分困擾,因這讓我筆記本中的筆記總是散亂的。

      不過現在有"因禍得福"的感覺,因為esor提出的標籤分類法,實現了一則筆記出現在多個專案中的可能性,提高了筆記被找到和引用的機會。而利用記事連接更直接將蒐集的資料轉化成行動,而這才是資料蒐集的目的。

      一直以來很佩服esor文章的一種精神,就是不囿於限制,利用現有資源解決問題。天下沒有哪個工具完美無缺,從esor身上我學到,第一搞清楚自己使用工具的最大目的,第二在細節上發揮想像力繞過或改善工具不滿足我們需求處。這樣我們便能成為工具的主人,享受工具帶來的便利。

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  16. 想請教一下 如果用標籤的部分就能做到多層分類 那記事本堆疊的分類功能應開拿來做甚麼 才能與標籤多層分類相輔相成?

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    1. 我的記事本通常用來放「行動的情境」,可以參考:http://www.playpcesor.com/2012/04/evernote.html

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  17. 想請教一下Esor大.....
    我剛才在網頁版/PC版,建好一些多層樹狀標籤
    用iPhone的APP看
    沒辦法像你在上面的影片那樣,可以一層一層點進去
    我的狀況是,一點 "標籤",它就是一次把全部標籤通通都攤開給你看.....

    我是先建了幾個,測試用.....
    如果全部建好,大概至少有幾十個標籤吧,
    這樣一次全都攤開給你看,沒有辦法一層一層展開的話,會很難使用....
     
    不曉得是不是我哪裡沒弄好呢?
    謝謝!

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    1. iOS App 上目前確實無法多層顯示

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  18. Evernote 官方文件說匯出筆記無法保存 nested tags, 像我將來可能有從 Evernote 匯筆記到印象筆記的需求,就只好忍痛捨棄這個方法了。

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    1. 如果用 google keep 的便捷tag 方式呢?
      在筆記最上方也標注tag 如 !專案 標籤, 就 #!專案

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