2015年2月3日 星期二

Mac內建 GTD 檔案任務化秘笈:跳脫分類的專案管理


之前在幫 AppleUser 製作《Apple會怎麼做?100個讓蘋果店員也想學的Mac OS X工作方法 》這本書籍時,從 AppleUser 那裏啟發了我一個很重要的 Mac OS X 裏的檔案管理方法,那就是善用 Mac 檔案管理器「 Finder 」中的「標記」功能,來實現更有效率的檔案工作流程。

「 Finder 」是 Mac OS X 系統中一個很強大的內建工具,「 Finder 」更像是「檔案搜尋器」,透過智慧型檔案夾、標記等功能,幫我們更有彈性的管理檔案。( Windows 上也能做類似管理,如果大家對這樣的方法有興趣,我可以繼續撰寫另外一篇文章來分享。)

今天這篇文章,讓我先鎖定 Mac 檔案系統中的「標記」這個功能,分享我自己如何在「 Finder 」中利用「標記」完成跨資料夾、跨雲端硬碟的檔案文件 GTD 管理方法。

2015/4/19 對照補充教學:Mac 用戶一定要知道這10個 Finder 獨特檔案整理技巧




  • 1.  什麼是 Mac 中的「標記」?什麼是檔案的 GTD 任務化管理

打開在 Mac 上的「 Finder 」,可以看到左方有一些預設的「顏色標記」,這些標記功能有什麼作用呢?他就好像是 Tag 標籤,我們可以在檔案文件加上這些顏色標籤,如此一來更容易「鎖定」關鍵檔案。

而什麼是「 GTD 任務化管理」呢?這裏指得是把看似無序的資料加上「重要性」相關的排序,讓我們進入資料庫時看到的不再是散亂檔案,而是「我應該處理哪些檔案?」、「我應該關注哪些檔案?」

這樣的 GTD 思維幫助我們進入工作時更有效地完成任務,而且可以運用在像是郵件管理、時間管理、筆記管理上。有興趣的朋友可以延伸閱讀我在電腦玩物上的其他文章:






  • 2. 如何幫檔案加上顏色標記

那麼我會怎麼利用 Mac 中的顏色標記來進行檔案的 GTD 專案管理呢?我使用的方法很簡單,盡可能不複雜,讓我可以輕鬆做到,也讓這樣的習慣可以長長久久。

首先,我可以重新命名顏色標記的名稱,在顏色標記上點擊右鍵選擇重新命名,我主要使用兩種標記:「緊急處理」(今天內一定要編輯、查看的檔案文件)和「重要常用」(最近工作時間裡常常需要打開參考的文件)。

接著,我只要在檔案上點擊右鍵,點選想要加上的顏色標記即可。


一個檔案可以加上多個顏色標記,你也可以想想自己會如何利用這樣的特性?





  • 3. 跳脫制式分類的檔案流程管理

利用標記,檔案就「進入了專案管理流程」。

我們不再是思考檔案儲存在哪裡,而是關注「檔案應該怎麼使用」,這就是 GTD 的精髓,也讓檔案處理更有效率。

每天工作時,我優先打開「緊急處理」這個紅色標記,表示今天我必須把他們「解決」的文件任務,而無論這些文件來自於 Google 雲端硬碟、 Dropbox 或任何資料夾,在「緊急處理」標記中他們被鎖定在「同一條生產線」上。





  • 4.把最重要標記拖曳到 Dock

標記放在 Finder 裏還不夠方便,更進一步的,我們可以從 Finder 裏按住某個標記,將他們拖曳到 Dock 工具列,這樣我就可以更快啟動。





  • 5.最近正在處理的重要檔案

在 Dock 上的標記按鈕點擊右鍵,可以調整自己想要的顯示方式與排列方式,而這樣一個常駐在 Dock 上的按鈕,將會告訴我每次打開電腦我應該首先關注的重要檔案是什麼。





  • 6.不用再進入檔案夾翻找

那些最近隨時要打開,甚至正在處理中的檔案,不需要每次都一層一層檔案夾去翻找,點擊 Dock 上的「緊急處理」標記按鈕就能打開這些需要的文件,無論他們真實情況下被儲存在哪裡。





  • 7.善用 Finder 分頁追蹤重要檔案

另外, Finder 中可以開啟多分頁,這時候我會把「緊急處理」標記打開成一個永遠不會關閉的分頁,讓我同時也能夠在 Finder 中切換到這份清單。





  • 8. Mac 中也有 GTD 的收集箱

在 GTD 裏有一個很重要的概念是「收集箱」,瑣碎任務先收集到收集箱後,才決定何者重要並加上標記,那麼在 Mac 中需要自己建立一個收集箱嗎?不需要,因為 Mac 內建功能就能完成這樣的檔案查詢流程。

在 Finder 中打開「我的所有檔案」,依據製作時間排序就能看到那些最近新增的檔案,也就是我們的「檔案收集箱」,我就會從這裡找到今天新增而明天需要立即處理的重要檔案,加上「緊急處理」標記,開始我的 GTD 流程。

以上就是我在 Mac 中實踐的 GTD 檔案管理方法,提供大家參考,也歡迎提出你的修正意見或實作經驗一起討論。

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轉貼本文請註明來自電腦玩物原創,作者 esor huang(異塵行者),並附上原文連結:Mac 內建 GTD 檔案任務化秘笈:跳脫分類的專案管理


4 則留言 :

  1. 很期待window版本的文章。

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  2. 不需要按右鍵,直接拖到側邊欄的標籤上面就可以了。
    或是也可以在Finder 的分享按鈕旁邊的標籤按鈕有可以。
    如果是剛剛新增好一份檔案在視窗最上面檔案名稱按一下也可以新增標籤
    另外,我個人很推薦這個部落格,講得很棒:http://chris959.blogspot.tw

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    1. 是的,這兩個方法也可以,不過我覺得右鍵比較快阿^^ 也感謝你的推薦

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