待辦清單到底有用無用?避開完成焦慮,符合人性的使用待辦清單


待辦清單的效率陷阱?

待辦清單」幾乎成了一講到時間管理就好像不可或缺的工具,它不僅是一張簡單的紙條或是數位清單,更是許多人記住與管理無數工作生活事務的方式。然而,這個看似有用的工具真的就是時間管理的最佳解藥嗎?或者它更常是一個讓我們陷入無止境焦慮的效率陷阱?

在時間管理課程中,我最常被問的一種問題是:「如何把待辦清單做完?」或是「如何列出做得完的待辦清單?」比起帶來安定與動力,待辦清單似乎更常帶來做不完的恐懼。

不斷累積而總是過長的待辦事項往往使人感到壓力山大,因為它提醒我們還有多少事情待做,而時間卻總是不夠用 。

我自己的體悟是,直覺上很容易把待辦清單當作時間管理中心,

同時把下面三種事情交給待辦清單來做:「記住交辦」、「提醒去做」、與「要求做完」,這反而會讓待辦清單變成效率陷阱,甚至成為工作上的干擾!

  • 「記住交辦」:
    • 當我們把所有通知都放入待辦清單,例如被提醒要買個東西、接到一個電話指示,最後就會獲得一個非常瑣碎,又缺乏目標的流水帳,表面上幫我記住,事實上永遠不可能做完,也難以再管理。甚至可能開始避而不看待辦清單。
  • 「提醒去做」:
    • 有時候我們會在待辦清單上設定無數提醒,希望自己不要忘記那些要做的各種事項,但過度的提醒,尤其是對各種瑣事的提醒,可能轉移了我們對真正重要事項的注意力,反而降低了我們的整體生產力。提醒變成干擾的情況,可能更常發生。
  • 「要求做完」:
    • 打勾完成事項,好像是使用待辦清單必然的功能。"完成"雖然是時間管理中很重要的指標,但是如果把"做完"當作待辦清單的指標,似乎太過高估自己做計劃的能力,以及低估環境變動的彈性,當我們覺得自己可以設計出明天、後天完美完成的待辦清單,事實上那往往會是一個做不到的清單。

所以現在的我隨然還是規畫每週、每日的待辦清單,但我不是把他們當作記住交辦、提醒一定要做完的清單。我讓待辦清單回歸他最基本的功能:

就是指引今日空檔時可以選擇的行動而已。

不打勾沒關係,只要能夠告訴我今日方向,反而給我更自由去調配自己的時間、喜好、動力、重要與緊急任務的彈性。

延伸閱讀:


區分任務筆記、待辦清單,從被動交辦,到主動選擇

把被交辦的事情全部都列上待辦清單,不是很直覺的做法嗎?但是這樣一來,待辦清單上就會充滿著:

  • 還不確定為什麼要做、做了有什麼效益的事情。
  • 還很模糊不確定要怎麼展開行動的事情。
  • 不需要現在就開始做的事情。
  • 根本不需要做的事情。

然後這些交辦如果全部都擠在待辦清單上,更會把待辦清單中那些真正重要的事情淹沒。最後待辦清單反而失去了判斷輕重緩急的功能。

那要怎麼辦比較好呢?

我自己的流程是這樣:

  • 任何交辦,第一時間先寫進兩種筆記:(參考:防彈筆記法
    • 暫存箱:收集那些跟其他專案、任務無關,也還不知道如何執行的臨時交辦。
    • 專案、任務筆記:如果交辦跟特定任務有關,直接寫進任務筆記中。
  • 專案、任務筆記逐漸累積,會整合出任務陸續被交辦的細節,這時候可以從專案、任務目標的角度,調整這些交辦的執行順序。
    • 也可以在專案、任務筆記中,針對交辦拆解我需要執行的下一步行動。

不記錄交辦,那「待辦清單」還要用來幹嘛呢?待辦清單對我來說,應該是過濾出不同專案、任務筆記中,那些需要今天、這週執行的行動。

這樣一來:

  • 專案、任務筆記是各種交辦、資料有序整理後的記錄,真正幫助我們不要忘記,可以快速找到。
  • 而「待辦清單」則是「主動選擇」出我決定要做的行動。

透過第一步先做出任務筆記、待辦清單的區分,我們可以把待辦清單變成一個主動的清單,而不是被動接收的清單。




有些時候,待辦清單反而不能有嚴格提醒

回顧我們真正的工作流程,有些時刻當下溝通就會成為下一步行動的依據(例如每天臨時但重要的意外需要處理),有些時刻則是自己心中很明確的知道要做什麼、想做什麼。這時候,還需要回到待辦清單確認?不在待辦清單上的就不做?還是趕快執行當下這個重要行動再說?

這時候直接執行當下要做、想做的那件事,不一定就比跟著待辦清單執行不好,因為無論我們怎麼使用待辦清單,無非就是希望自己在單位時間內有優質的產出,這也是生產力真正的定義。

而至於這個產出有沒有需要被待辦清單嚴格限制?好像是不需要的。

就以我自己的寫作習慣為例,寫作這樣的創意思考流程,用列出待辦清單或設計一大堆行動提醒,反而往往是做不到的。我哪有辦法事先規劃自己什麼時候有靈感要完成什麼寫作步驟?什麼時候有想法要思考哪個寫作題目呢?或者應該說,就算我這樣規劃,事後往往大多數都不可能照著規劃去執行。

所以在規劃寫作這類創意思考任務時,我會這樣做:

  • 先設定出有機會完成的「寫作成果」即可:例如兩到三個題目覺得應該有機會寫成完整的心得文章,就先把這三個成果的任務筆記開設出來。
  • 很多時候各種想法就是在執行別的任務時被刺激出來的,反而不是在刻意執行寫作任務時產生,有想法就記錄到寫作成果筆記,累積久了,其實也就推進不少
  • 不是用提醒的方式去寫作,通常創意思考的工作愈被提醒愈不想做、做不了。而是設定「寫作時空」,預設進入特定的時間或空間,就可以開始寫作。
  • 當開始寫作時,不被待辦清單所侷限,而是寫自己當下想寫的,甚至有可能在兩三個題目之間跳躍,能夠產出內容往前推進,都是有效的累積。


這時候,我還是會把要推進的寫作題目設定在待辦清單上,但跟傳統「一定要做」的待辦清單有了不一樣的提醒意義。

因為平常我累積了很多正在研究、想要撰寫的題目,有些可能還在很初期的測試與累積想法的階段,這些我不會放入待辦清單,而是收集在自己的寫作筆記中即可,有想法就隨時補充進去。

但是我通常會在今天的待辦清單中列出2~3個寫作題目(近期最想寫的),每當進入寫作時空,這幫助我先聚焦在這2~3個寫作題目優先推進,不一定要寫哪一個,也不一定要寫完,甚至有可能最後真正產出內容的題目都不在這3個之中。

但是這樣的待辦清單,可以幫助我減少猶豫迷惑的時間,更快進入可以推進的任務切入點,我不要求要照章行事完成,甚至更多時候都保持彈性,目的只是有一個指引,可以更快進入產出狀態即可。




有些時候,待辦清單不一定要全部做完

其實工作上的很多任務也可以這樣安排待辦清單,例如我今天可能要想個企劃案、回覆某個客戶提案、撰寫某活動文案。當我把這三件事情列在今天待辦清單時,不會刻意去設定幾點幾分做的提醒,也不會刻意去安排前後執行順序,就是讓他們經過「主動選擇」後,出現在今日待辦清單上即可。

而在實際工作流程中,遇到空檔又一下子不知道做什麼(腦中這時沒有出現任何強力提示,甚至開始覺得迷惑),那就打開待辦清單:

「挑一個現在最想做」的任務來做,能不能做到打勾完成也不是那麼重要,有持續累積成果、往前推進就是好事。

這樣一來,在保留彈性與自由的同時,也聚焦在真正需要做的事情上,反而更能有效利用時間。
要不然,強制性的待辦清單讓自己一打開就做不下去第一步行動,一旦提醒時間過了又開始重新安排,甚至陷入焦慮後悔的循環,反而無法成為有用的待辦清單。





如何設計符合人性的待辦清單?我的待辦清單使用步驟

我也會使用待辦清單作為時間管理的輔助,不是把待辦清單當作牢不可破的時間管理中心,而是幫助自己減少迷惑、看到目標、增加彈性的選擇清單、指引清單。

以下是我自己實現待辦清單的步驟:

  • 1. 主動選擇
    • 我會在週日晚上快速瀏覽一遍重要的專案、任務筆記,搭配進攻行事曆,「過濾」「選擇」出下週我需要推進的任務,列上下週的待辦清單。
  • 2. 簡化焦點:
    • 我自己有個選擇的小法則:「每天起碼一個長期目標,三個近期專案,保留一些空間給臨時出現的瑣事」,每天不是要列出很多待辦清單,反而發現太多時可以先移動到其他日期。
    • 待辦清單在這個階段是幫我確認每天最重要任務的清單,而不是所有要做的事情的清單。
    • 延伸閱讀:比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧
  • 3. 保持彈性:
    • 我幾乎不會在待辦清單上設定任何時間提醒,也不太做精密的排序,這也節省很多不必要的規劃待辦清單時間。(千萬不要時間都花在規劃,反而沒有時間執行。)
    • 每一天的清單不需要告訴我什麼時候做什麼事,我更喜歡:「當我有一個空檔,打開今天的待辦清單,可以挑得出一件當下想做的事情來做,而且這件事情還足夠重要。」
  • 4. 記錄成果:
    • 我不會把隨時跑出來的「臨時交辦」記錄在待辦清單,但相對的,我會把自己不在預期中「完成的成果」記錄到待辦清單。
    • 例如,客戶傳來一個課程調整需求,這樣的臨時交辦,先記錄回課程任務筆記中,而非直接寫上待辦清單。
    • 例如,我忽然有了靈感,意外地完成了一個課程演練設計,這樣的臨時完成成果,我反而會記錄到今天的待辦清單上。
    • 為什麼呢?因為今日的待辦清單上愈多完成的成果,會讓我更有動力去推進剩下的成果。並且一天回顧時,也會更清楚看到自己把時間花費在哪些成果上,更有成就感,也更有辦法做修正。
    • 延伸閱讀:用寫「間歇式日記」取代規劃待辦清單,不會再寫了一堆卻做不到
  • 5. 每日調整:
    • 待辦清單上會不會有今天做不完的事情?會。待辦清單上會不會有些事情一直沒有在空檔被挑出來做?會。待辦清單上會不會臨時有重要任務需要插入進來?當然也會。
    • 當我們待辦清單足夠簡化、彈性,調整其實也不用花掉太多時間,我自己習慣每天早上調整一下,把昨天沒做完的適度改寫行動,看看今天是否能找到方法推進?把可能變得比較不重要或重要的,在接下來幾天的待辦清單調換一下位置?
    • 讓待辦清單可以成為我今日空檔時有效的指引即可。
    • 延伸閱讀:5分鐘的晨間待辦清單整理,從混亂到掌控的生產力習慣




比起完成清單,把待辦清單當作是減輕壓力的檢查清單

如果你常常覺得待辦清單變成自己的壓力來源,而自己總是管理不好待辦清單,但又需要待辦清單的指引,否則每天的工作就像是無頭蒼蠅?

那麼,或許可以試試看上面分享的方法,讓待辦清單跳脫完成清單的思維,變成:

以主動選擇、記錄成果的角度,讓待辦清單成為我的輔助指引,而不是我的強制管理。

那麼,或許在待辦清單的幫忙下,我們可以有更多完成,更有滿足感,也減輕原本不必要的心理壓力。畢竟,專案、任務已經夠有壓力,何必讓待辦清單反而帶給我們更多壓力呢?



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留言

  1. 這不是許久以前就已經說過的概念嗎(文章和播客),這篇和以前的說法,主要差異(修正或進化)是什麼!覺得esor的文章蠻容易重複內容的(收穫很多,沒有不敬的意思)!

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    1. 其實就是課堂中被重複問了幾次類似問題,就想說把自己的回答,以及之前到現在的完整想法統整起來而已^^

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  2. 愈來愈像心靈雞湯網站.....

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    1. 我以為已經提供一些具體的操作步驟^^ 之後再思考如何加入更多實做的分享

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