2021覆盤：圖解我的 Evernote 任務提醒系統，不遺漏下一步行動

當 Evernote 中的筆記整理邏輯，以一則一則專案任務筆記的方式建立起來了，那麼接下來如何做時間管理、時間提醒呢？在每一則任務筆記中規劃該任務的行動清單，但是如何統整在不同筆記中的待辦清單呢？如何看出當下應該優先推進的任務呢？如何提醒自己這個時間點最關鍵的下一步行動在哪裡？

關於如何建立一則專案、任務筆記，可參考我近期的兩篇文章：

• [高效能職場筆記法-1] 為什麼要改變一天一頁、隨手記錄的習慣？
• 架構愈簡單，整理愈簡單：談專案不斷變動時的工作系統整理方法

但是有時候我們確實需要在一份清單中，看到來自不同專案任務的關鍵時間提醒，看到未來幾天需要完成的不同專案的不同進度成果，幫助我們做好規劃。

這時候，Evernote的任務筆記就可以用筆記時間提醒功能（免費版），搭配工作事項提醒功能（付費版）來完成。

這樣的搭配，在Evernote推出「工作事項」新功能後，我已經使用了將近半年，於是也有了一套基本確定的規劃邏輯。今天這篇 2021 年的覆盤，就來分享這套我目前持續使用的工作任務提醒系統，確保我明確掌握，不遺漏大小要事。

2024/2/8 我拍攝了一段解說影片，分享如何利用 Notion Calendar 打造時間管理入口，同時也對比一樣具備「行事曆中心」功能的 Evernote Calendar 與 Google 日曆 ，看看可以有哪些打造生產力入口的方法。

從建立任務統整筆記開始

• 我在 Evernote 中的基本邏輯是：一個任務一則筆記
• 規劃任務的行動清單
• 根據行動清單的邏輯，整理下一步需要的資料
• 在一則筆記中，封存或連結任務所有資料，方便查找
• 什麼不是一則任務一則筆記？
• 每次開會都新增一則筆記（這樣不行）
• 每個資料單獨新增一則筆記（這樣不行）
• 一個任務的待辦與想法，散落在不同筆記中（這樣不行）
• 一則任務一則筆記的邏輯，基本上可以幫助我快速找到任務，快速整理任務。只要找到任務筆記、專案筆記，就能準確且快速確認這個任務的下一步行動與需要的資料。
• 可沿嵾參考：一分鐘學會幫你理出頭緒的筆記 3 層空間格式法

任務與專案的開始啟動時間

• 在早期使用 Evernote 的過程中，我甚至覺得不需要特別的時間提醒也沒關係，只要利用標籤鎖定當下重要任務，自然可以確認每個任務的下一步行動。
• 而且我一直認為，彈出式的特定時間提醒通知，大多時候是無效的：
• 在任務與行動中，透過一種理想性的規劃安排，提醒自己哪一天幾點幾分要去做哪一個行動，但是如果到了那一天臨時要開會、臨時沒動力怎麼辦？
• 而那些確定的會議行程的時間提醒，則應該是行事曆的工作。
• 關於通知的設定技巧，可參考：適當安靜與專注的手機整理術，回歸 Android 後的設定經驗談

• 所以，後來Evernote推出「一則任務筆記的時間提醒功能」，我便如下這樣利用：
• 針對任務、專案要「準備開始執行」的日期，設定一個開始日提醒。
• 例如這是一個五個月後才要開始執行的課程，就設定一個四個月後的開始提醒（有一個月時間準備）。
• 例如這是一個現在要開始的書籍專案，就設定今天做為開始日提醒。

用一個比較有趣的例子舉例，我最近每年中秋節都會做蛋黃酥，於是我將［蛋黃酥食譜筆記］設定了一個「2022/9/4」的提醒，那是一個中秋節之前，我需要開始準備蛋黃酥食材的日期。這就是「準備開始執行」的日期。

• 這樣的「開始日提醒」，我不是要提醒自己哪一天要做哪一個行動，而是利用 Evernote 獨有的「提醒事項」清單，把那些開始日已經到達的筆記，列在清單中。
• 這樣我就可以知道「目前應該開始推進的任務與專案」，而每一則任務、專案的下一步行動都在他們各自的筆記中規劃好了。而我的提醒目的也達到的了。

利用下圖所示，我常常會打開 Evernote 的「提醒事項」清單，這裡會根據提醒時間排序（提醒時間愈早的在愈前面），看到我現在應該推進的專案與任務。

因為我前面有說到，我的整理原則是「一個任務一則筆記，一個專案一則筆記」：

所以我在提醒清單看到的也不是凌亂的待辦事項，而是聚焦「現在要推進的專案要事」。

一個專案、任務中的階段性進度、交付小成果日期

• 而在 2021 年 6 月後， Evernote 推出「工作事項與提醒」（目前只有付費版用戶可以使用），並沒有改變我上述的規劃提醒邏輯，我在實作中依然認為太瑣碎的行動時間點提醒，反而會讓我們每天的行動清單變得很瑣碎。
• 功能教學請參考：Evernote 10.15 推出最適合任務筆記邏輯的「待辦清單管理」全新功能！

• 所以在前面「設定一則專案、任務筆記的開始準備時間」的提醒邏輯下，我會如下這樣利用「工作事項與提醒」，讓提醒更細緻：
• 針對一個專案、任務內，某些階段性成果的預設完成日期，或是需要在特定時間交付的小成果，設定工作事項提醒。
• 例如這個書籍專案筆記中，10/1 要完成第一章的潤稿並交付給作者，10/8 要完成第二章的潤稿並交付給作者，就在這個書籍專案的筆記中，分別插入 10/1 、 10/8 這兩個工作進度的工作事項提醒。
• 至於這整個書籍專案的筆記提醒時間，可能是 9/1 ，那時候是這個專案的啟動日。
• 例如一則課程任務筆記中，雖然課程是 10/9 上課，但是 10/2 要交付企業一份課程簡報，那麼我就針對 10/2 要交付簡報這件事設定一個工作事項提醒。

• 設定這樣的「工作事項提醒」，我的目的也不是要彈出通知（前面有說，大多彈出通知的提醒是無效的），而是希望能有一份統整清單，可以更細緻地看到「來自不同專案、任務」中，「這個階段要優先推進的階段進度」。
• 這時候，打開 Evernote 左方「工作事項」的清單，選取「到期日」排序，就能看到這些來自不同專案筆記之中，即將到期（或已經到期）的工作事項提醒清單。

某個專案任務中有明確執行時段的事情

• 還有一種特殊情況，跟行事曆的功能有點像，但有時候又有點不一樣，那就是一個專案、任務中，有時候有些事情是明確要在某一天執行的，這時候我也會利用「工作事項」在筆記內插入明確時間提醒。
• 例如跟某個企業約好一系列課程，10/1 要上第一次課，10/11 要上第二次課，10/21 要上第三次課，這時候，我目前也是會特別設定工作事項的提醒。
• 但是，這個時候你就會發現，其實這種「有明確執行時段」的事情，大多跟行事曆上的會議、行程功能重複，所以像上面的例子，我也一定同時在 Google 日曆上有安排好行程。
• 這時候，我也會利用 Evernote 最新的連結行事曆功能，把 Google 日曆的資訊插入到筆記中。
• 功能教學可參考：Evernote 連結 Google 日曆新功能推出，初步測試與新專業版分析
• 這一個地方確實有點重複管理，但我目前也尚未修正出更好的做法，而目前這樣的做法，其實可以雙重確認這麼重要的執行時間不會被遺漏。

工作事項跟核取清單的搭配利用

• 一個要交付的進度成果之前，一定有要完成的一系列行動清單，這樣成果才能交付。
• 這時候， Evernote 的工作事項與核取清單，我會做如下的利用搭配：
• 例如在一個要交付排版的第一章編輯完成日期的工作事項之前，列出需要完成的一系列行動清單。
• 這樣我就知道在完成這個工作事項之前，必須先完成哪些行動。

工作事項清單與到期日排序

• 到了最後這個階段，打開「提醒事項」的清單，可以看到到達開始準備日期的任務、專案筆記，點進去可以隨時做修改，因為這些筆記就是當下隨時在推進與執行的筆記。

• 打開「工作事項」清單，通常我只看「到期日」這個排序，這時候我就可以更聚焦在「即將要交付某個進度成果」的任務上。

就像我前面提到的，我「大多數時候」不是利用提醒來看當天該做什麼事情，這種提醒很干擾，而且當天提醒才做就來不及了！

所以透過工作事項清單，我不只關注當天要交付的工作事項，更關注未來七天或近期要交付的工作事項，並安排要做的行動到我的每週子彈行動清單中。

是的，上述筆記提醒、工作事項提醒的目的，其實是幫助我在每個周日晚上，要規劃下個禮拜的一整週行動清單時，可以更準確、不遺漏、更專注的安排下個禮拜要推進的關鍵進度與成果。（關於如何規劃每週的行動清單，可以參考：比較持續 5 年的列每週行動清單習慣，復盤我的待辦清單筆記技巧）

這樣的 Evernote 筆記提醒、工作事項提醒，幫助我建立了不會遺漏下一步行動的系統，並且在實際工作中發揮效用，利用這篇文章，做為 2021 的總結之一，跟大家分享。

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