如何設計 Evernote 與 Trello 的標籤提醒?幫你上手的邏輯解析


在我的 Evernote 子彈筆記術新書與課程中(歡迎追蹤與報名我的最新課程),最多朋友感到驚艷,但也總會進一步詢問問題的地方,就是:

如何利用「標籤」來幫助自己專注有價值任務的技巧。

最近也收到好幾封新書心得回饋裡,都提到了希望我進一步說明一下標籤設計的邏輯,於是這篇文章就誕生了。

在這篇文章裡,我嘗試從另外一個角度來切入怎麼設計標籤?為什麼要設計標籤?

並且這套方法,Evernote Trello 等擁有標籤分類的工具上都能適用。




標籤的設計邏輯:


讓我這樣解釋標籤的利用:

把標籤看做一種對於有價值任務的「提醒」,提醒我什麼時候、什麼情況下應該做什麼事情。

而這樣的提醒,可以解決「單純時間提醒」所面臨的問題:有些事情不是哪個時間做的問題、大多事情無法準確定義要做的時間。

這時候只是設定一個時間提醒,就會變成無效的提醒。所以時間管理系統不能只有時間提醒。

一個有效的時間管理系統,還需要下面兩種提醒:

  • 進度提醒
    • 這類專案有哪幾個進度?某個任務在哪個進度上?我現在應該執行哪個進度?
  • 情境提醒
    • 這類任務適合(需要)在我的哪種空檔做?現在我處於哪個空檔?該做哪件事?
    • 這類任務適合(需要)在哪種情境下做?現在我處理哪種情境?做哪件事最好?

但先不要憑空設計標籤,而是從自己要做什麼專案、任務出發,然後問自己上面關於「進度提醒」、「情境提醒」的問題,從自己的回答裡找出標籤設計的邏輯。

這個方法,在 Evernote 與 Trello 皆可運用,下面我會具體舉例示範。




這個任務處在什麼專案「進度」?我目前應該處理哪個「進度」?


有時候專案的時程可能一直有變動,或是還無法確認時程,於是任務需要的不只是日期的提醒,還要一種「進度」提醒。

既然我們不能確知幾月幾號會推進到什麼進度,那就反過來做:只要知道到了某個進度要做什麼任務就好了!



例如購物進度:

我和老婆會需要、想要買很多東西,可能是關於家電、料理、布置、娛樂、小孩等各種物品。

而這時候我要解決的問題就是:「在需要買東西獎勵自己或提升生活時,我要執行哪個購物任務?」這時候就需要一種進度提醒,我在 Evernote 的購物任務筆記上設計了下面三種標籤。(可參考我的心法:面對購物旺季與瘋狂折扣的四個斷捨離心法

  • $想要:
    • 還在構思中,只是單純心癢癢,但還沒確認自己、家人、孩子真的需要。
    • 第一時間先把所有想買的東西放入這個「進度」,幫助自己克制衝動,先好好想清楚,或者放一段時間慢慢想清楚,是否值得進入下一個進度。
  • $需要
    • 已經確認了自己真正需要,並且安排好使用計畫的東西。
    • 當需要獎勵自己、家人(可能有之前規劃想送給老婆的禮物)、孩子(可能有決定要獎勵孩子的玩具)時,直接打開這個進度的提醒,直接去完成這些最有價值的任務。
  • $滿足
    • 已經買下來,要執行使用計畫,在這個進度提醒自己好好利用這些已經購買的東西,並且可以寫下使用的心得與技巧。

如果沒有上面三個標籤提醒,那麼購物清單可能只是一堆中性的分類,卻沒辦法變成一個真正有效推動專案,達成有品質購買的流程。




例如工作進度:

我把工作、生活上的重要目標,都當做一個一個專案來處理,工作上可能是一本新書專案,生活中可能是計畫如何陪孩子玩的專案。

書中我也不斷提到,每一個專案都有一則專案目錄管理筆記,做為這個大專案下各種資料的總管理。

而這些專案管理筆記,我會加上下列的進度標籤提醒。

  • !01重要
    • 緊鑼密鼓,或持之以恆在執行中的專案。例如兩個後月要完結的新書專案,或是我最近一直練習的園藝專案。
    • 這個進度標籤會提醒我,每天在無數的任務中,優先專注有加上「!01重要」標籤的事情,那麼就能夠產生好的結果。這是不是一種更有效地提醒呢?
  • !02計畫
    • 準備階段、討論企畫中的專案,例如明年要出的一本書,或是明年想規劃的一次大型自助旅行。
    • 這個進度標籤會提醒我,每個禮拜、每個月有空檔的時候,可以關注一下這裡的專案,他們雖然不是正在做,但偶爾做一點準備,未來有可能變成重要的專案。
  • !03追蹤
    • 剛完成、暫停中的任務,雖然完成但過一段時間要追蹤一下。雖然暫停但過一段時間可以再關注一下。但那個時間並不確知,所以利用「追蹤」的標籤來完成提醒。




上面是我在 Evernote 設計的幾種「進度」標籤提醒,但如果換到 Trello 上,也可以有類似的設計。

假設我用 Trello 規劃了一個新書專案,其中有各式各樣的任務卡片,其中哪些任務是現階段應該優先完成的呢?哪些任務可以先放在準備進度?哪些又是完成後要追蹤一下成果呢?

也可以利用標籤,來設計一個和列表工作分類相輔相成的「提醒」,幫助自己掌握最佳進度流程。( Trello 標籤操作可參考:如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長?專案管理的5個關鍵技巧





我們會有哪些有時間的「空檔」?並且這「情境」我們要做什麼?


很多時候我們設計好幾點幾分要做什麼事情,但是往往事與願違,很多的意外導致我們時間的排程亂掉。

這時候我們需要的或許不是「時間點提醒」,而是「情境提醒」。

我們不能知道自己什麼時候有時間,那就反過來做:只要知道我們遇到某種時間的時候適合做什麼就好了!

你可以用下面這個關鍵問句來拆解可以設計的情境提醒:

我有某一類重要任務,我覺得某情境適合執行他。



生活情境:個人空閑

我想玩很經典的遊戲,我有幾本想看的書,我想去某個地方跑步。這些任務,我覺得很適合在我「有一個人空檔」的時候來做。

我不知道自己一個人的空檔什麼時候會出現,但我知道他其實每天總會有出現的時刻,於是我設計「!個人空閑」這個標籤提醒。

等到一個人的空檔出現,就打開這個標籤,執行當下適合的任務:

  • 一個人的空檔在捷運上?那麼適合看電子書
  • 一個人的空檔出現在晚上的家裡?可以玩一款遊戲
  • 一個人的空檔出現在假日早晨?可以去跑步




生活情境:兩人時間

我有很多想和老婆一起看的電影、劇集,或是我們想一起做的某道料理。

我知道我們常常會有兩人時間出現,只是不固定在哪些時間,於是我設計「!兩人時間」這個標籤提醒。

等到兩個人可以一起掌控的時間出現,就打開這個標籤,執行當下適合的任務:

  • 晚上孩子睡了,兩個人還有點精神?那麼可看個一集的劇集
  • 周末早上兩個人想要做點什麼?那麼可以一起研究料理
  • 周末下午孩子去睡午覺了?那麼可以一起來看一部電影




生活情境:處理家事

有些旅行計畫希望跟家人一起討論,有些接下來的生活計畫需要告知家人。

我知道總會有家人聚會時間,但不確定是什麼時間。於是設計了「處理家事」這個標籤提醒。

等到家族聚會時,打開這個標籤,看看有沒有什麼事情漏掉:

  • 發現要記得跟家人討論明年的家族旅行計畫。
  • 想起要跟家人討論接下來的房屋裝修計畫。




生活情境:想和孩子一起做

有些買了的玩具,有些很棒的童書,有些想跟孩子一起練習的事情。

我知道一定有陪伴孩子的時間,但不一定每天都固定,於是我設計了「想和孩子一起做」這個標籤提醒。

每天要陪孩子前,打開這個標籤,幫助我專注投入在某一個想要試試看的玩具、閱讀、練習任務中。

而這讓陪伴孩子的過程中每天都有新鮮事。




生活情境:採購

有時候家裡缺了什麼東西,老婆跟我說下次要買。有時候想要做什麼料理,心裡想說下次採購要記得買某個食材。

我知道我們一定會去超市採購,但不一定是什麼時候,於是我設計了「採購」這個標籤。

那些想到下次要買的東西、下次要做的食譜,把他們的任務筆記加上「採購」這個標籤。

下次遇到要去採購前,先把開這個標籤看一下,就不會漏掉要買的東西了。




我們也可以試試看在同樣邏輯下,為 Trello 的專案任務設定情境的提醒標籤。

例如一個專案中有些任務卡片遇到問題,需要在下一次的專案會議,或是可以討論問題的時機提出討論。

這時候可以把這些任務加上「開會討論」這樣的標籤。

那麼下一次這樣的討論時機出現時,過濾出「開會討論」標籤,就不會漏掉需要討論的任務了。





小結:


時間管理系統只有時間提醒與排程是不夠的,還需要進度提醒、情境提醒。

而擁有「標籤」的工具,例如 Evernote、Trello等等,可以幫助我們設計出自己更有效的提醒。

把標籤當作一種提醒。

你也可以從這樣的邏輯出發,打造一個對自己更有效的系統。

對這樣的時間管理技巧有興趣,推薦可以繼續延伸閱讀:[用情境而非時間排任務,我的情境排程技巧分享]、[練習規劃新一年的專注簡化數位生活,我的思考心智圖分享]、[Evernote 整理3部曲-1:建立多層樹狀分類的知識結構]。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何設計 Evernote 與 Trello 的標籤提醒?幫你上手的邏輯解析

留言

  1. 版主你好,請問你知道重新安裝Evernote軟體後,重新恢復本機資料庫的方法嗎?譬如重灌前,資料庫如果放在D槽,重灌後是否只要進到「選項」修改路徑就好?還是不能這樣做?因為我透過修改路徑這個方法,結果Evernote居然把我2GB的資料庫完全覆蓋掉,甚麼都沒了。究竟重灌後,該如何恢復本機資料庫呢?

    回覆刪除
  2. 请问“$需要”与“采购”这两者的情景区别是在哪里呢?

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

3000 多部古老童書繪本免費線上閱讀,橫跨三百年的童書收藏

OpenShot 免費中文版影片剪輯軟體,何必用精簡版的威力導演

掌中澳:免費手機版澳門觀光地圖指南,最輕便的旅遊電子書

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略

自動化圖片去背教學!只需 Word 或 PowerPoint 搞定

2萬多個兒童紙上習作免費下載列印,從著色、迷宮到摺紙練習

DaVinci Resolve 免費中文影片製作軟體,好萊塢電影特效也用

立體摺紙地球儀 Mapscaping 免費12款地球摺紙模型下載列印

Glaze 簡報文章商用插畫免費圖庫,不過時原創插圖ICON下載