瑣事不一定是干擾工作效率元兇,是我們自己讓瑣事變麻煩


當工作特別忙碌的時候,苦惱於工作已經很多了,卻還是常常東跑出一件瑣事、西跑出一件瑣事。明明重要的事情都已經做不完了,為什麼零散的意外還那麼多,且不斷的干擾著我們的工作流程與效率?

(在這裡,把瑣事定義為那些常常臨時跑出來的額外任務,不是無法完成,但看起來也不是那麼重要,卻會不斷吃掉我們工作時間的事情。)

我記得自己剛剛進職場的時候,也覺得瑣事真的是干擾工作效率的元凶。

但更多年的職場經驗累積後,雖然還是不喜歡瑣事(應該沒人喜歡),但是我漸漸體悟到,真正的元兇並非層出不窮的瑣事,常常真正的問題還是在我自己的工作流程上:

  • 瑣事本來就是這個專案的一部分,只是我不理他,於是她就變成意外臨時、更難掌控的瑣事。
  • 抗拒瑣事但每次還是要花上許多時間處理,不如找到更快完成、更自動化完成瑣事的流程。
  • 瑣事的麻煩常常在於我的工作流程沒有做好有效的整理、記錄,所以很多事情發生時都要花上大量時間重新組織。
  • 有些瑣事在符合目標的前提下,其實是可以多花一點點時間,而讓目標做得更好的方法。

很多時候,瑣事出現的原因在於我們太想趕快去做那些自己以為重要的事情,想到什麼就做什麼。

這樣子的方法,反而不會避開瑣事,而是很容易導致更多的瑣事發生,最後就搞得工作上的時間、任務都一團混亂。




最近一位讀者來信詢問的問題,讓我想寫一篇文章,再次跟大家分享自己的一些經驗與想法。

假設一個這樣的情況:「如果老闆忽然在下班前丟給我一件瑣事,要我給他一份統計明天會議參與人員名單的相關資料,面對工作上這樣臨時出現的要求,不在原本的專案規劃中,要如何讓其不干擾我們的工作流程?」

常常覺得瑣事是「多加給我的額外事情」,但真的都是這樣嗎?

這件瑣事真的不在專案中,是額外多出來的事情嗎?還是說這個會議其實是進行中的一個專案的一部分,或者我的工作就是專門負責規劃會議,那麼這就很難說是一件額外的瑣事。

但是這件事情會忽然「多出來」的原因,不只是老闆臨時交代我,也可能是因為「我沒有計畫到這是工作的一部分」。

所以雖然我負責規劃了這個會議,但是我卻忽略了準備好可能會用到的各種資料,例如一開始就準備好會議人員名單與資料。

或是我明明常常需要協調各種會議,卻沒有去建立一個可以更快速處理各種臨時需求的工作流程、資料庫。

如果上述的工作流程可以建立,那麼有可能瑣事不一定都是麻煩事,反而是可以建立「更快速工作流程」、「更有效工作品質」的機會。




一,有些事原本就在工作流程中,只是我沒有安排到,才變成意外瑣事:


所以,當我每次要展開一個專案時,無論工作或生活上,我都會先做一個詳細的拆解與規劃,這個規劃的主要目的「不是排出完美計畫」,而是「要找出必須注意到的細節、問題」。如果可以提前注意到關鍵細節與問題,並且提前做好準備,那麼就可以大量減少意外瑣事的出現,甚至瑣事出現後也可輕鬆處理。

我舉一個生活上的例子,我記得自己第一次要到國外自駕旅行時,找了一個時間,把這次開車會經過的路線,上 Google 地圖街景好好看過一遍,思考如果自己在這個路口應該如何應變。把遇到各種交通狀況時如何用國外交通規則處理(例如右駕等),在腦袋模擬一遍。這時發現一些尚未能立即解決的問題(例如國外停車場的特殊規則),就可以提前去查資料。

於是這樣一來,等到我真的在國外開車時,意外瑣事的數量就會大幅降低,雖然很多情況出現,但大多情況我都有模擬過應變方法,即使不是熟記,但當下也能快速反應,並做出相對適當的處理。

其實工作流程也是一樣,不是規劃一個照著去做的計畫,而是規劃一個「可以應變」的計畫,注意到那些可能會遇到的細節與問題,沒有遇到當然最好,但是一旦遇到:

  • 我可能已經為其預留時間,沒遇到就是時間多出來,遇到了也有時間處理。
  • 我可能已經先做好應變準備,可能是資料的準備,行動的預演,這樣就算在忙碌工作中也能快速處理。
  • 我可能已經透過一些先備手段,把最能造成傷害的瑣事程度降到最低,於是那些「發生了我的專案就會失控」的瑣事很難出現,而出現的就會是那些其實還可以應變的事情。

我在這篇文章:「為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好」就有提到,最後一個好的計劃,其實在於可以幫助我們看出問題與風險。




二, 有些在工作流程中可能出現的意外、瑣事,靠經驗可以讓他們愈做愈快:


當然,人的規劃不可能完美,不可能掌握到所有的意外,每一次專案都會有新的意外瑣事出現。但我們接下來採用的方法是哪一種呢?

  • 這次意外瑣事出現,處理完就不理他們,下次還是用跟這次一樣的計畫去做。然後各種不同的意外瑣事又出現,又再次占用大量時間。
  • 這次意外瑣事出現,處理完後,多花一點時間把他們變成自己的經驗系統,變成下次計畫的一部分。這樣下次就可以在這些瑣事上節省大量時間,而有時間去應付其他又是新出現的事件。

前者,會讓我們一直在惡性循環當中,不改變自己的計劃方式,不建立自己的經驗系統,那麼就是每次都在趕工中把各種瑣事拚命處理。

後者,會讓我們逐步進入正向的循環,不斷調整自己的計劃方式,建立自己的經驗系統,下一次又可以在許多瑣事上節省時間,於是自然事情愈做愈快,真正的意外愈來愈少。

如果不想面對瑣事,希望不要有臨時意外,那麼只有真正面對瑣事才能解決問題:
  • 找到瑣事發生的根源,從工作流程規避發生的可能。(例如傳送單機檔案來修改文件,會造成多版本檔案的整理問題,用協同合作就可以規避整理多版本檔案瑣事)
  • 讓瑣事的處理流程自動化。(例如整理會議名單與資料很麻煩,有沒有可能一開始就用 Google 表單調查,讓大家把自己的資料自動整合到一份試算表中)
  • 讓處理瑣事是不需要額外腦力與精力就可完成。(例如這件事情有很多步驟、有很多相關資料,那麼建立一則知識管理筆記,把這些整合在一起,下次就能直接開始執行,不用再去想步驟、找資料)

我最近這篇文章也講到了知識管理如何成為工作最佳輔助的方法:「工作愈忙愈要花時間做好知識管理,幫自己擺脫忙碌循環 」。




三,有些是我本來就應該準備好的資料,這樣事情發生時才可以快速處理:


前面提到的「規劃好工作流程,事先做好準備」這件事,我想特別提出來再深入討論。

  • 不準備,等到瑣事發生就會變成要花很多時間處理的事。
  • 先準備,等到瑣事發生就有可能是可以輕鬆應付的事。

這是什麼意思呢?

例如回到一開頭的「開會」為例,我負責一個會議的規劃,過程中我要聯繫每一個與會者,確認他們可否出席、規劃時間場地、甚至要些資料。這個過程,我可以走一步算一步,全部都在郵件等處用每天大量的郵件往來處理。但是,等到老闆跟我要明天與會者的資料時,我會變成要花上不少時間回頭在郵件與各種處理片段中重新整合資料,而且這時候心理壓力更大。

但是我也可以這樣做,一開始我就知道如果可以把開會相關資料準備好,那麼隨時有誰有任何臨時需要,我都可以立即應付。所以我會一邊聯繫每一個人,一邊整理一份與會者聯絡資料清單,一邊把它們提供的零散資料也都整理到這份清單上,並且把每個討論的進度同樣註記到清單中。這樣一來,每個碎片片段都在執行時同步整理到統一清單,最後無論需要什麼資料,有什麼臨時瑣事,都可以在這份統一清單上快速處理。

再舉個生活中的小例子,如果在一次出國旅行時有購物需求,你會怎麼做呢?可能我們都會上網去找很多資料,會去跟親朋好友討論經驗與意見,但如果我們沒有把資料「先準備」,那麼當購物時,還要回頭去網頁再看資料?或是再去即時通找當時的討論細節?而這往往反而會讓瑣事要花上更多時間。

但若是我一開始就是以整理出統一的購物清單做準備,剪貼我需要的資料,複製關鍵的朋友意見,但是都統整到一份購物清單。這樣購物時無論遇到哪種情況,都可以在這份準備好的清單上快速解決了。




四,有些其實是讓其他事情可能更好的「有點麻煩」的事情:


有時候,我們甚至就是覺得前面這些步驟是「瑣事」:

  • 例如趕快回信就好,為什麼要把這次回信的想法先整理到任務筆記中呢?
  • 搜尋資料東看西看,為什麼還要每一步都剪貼資料去整理在一起呢?
  • 趕快處理當下重要的事情都來不及,還要把接下來可能遇到的問題與細節想過一遍嗎?
  • 工作完成就趕快接下一個工作,還要花一點時間整理成自己的經驗筆記嗎?

但這些工作流程的調整,卻是可以讓我們未來的工作流程進入正向循環,讓專案更好、更快的關鍵。




小結:


一個專案的執行過程,整個人生的流程中,都不可能沒有意外,所以處理意外其實也就是工作流程的一部分,也是一套工作技巧。

這樣去想,不是讓我們好過一點而已。

而是或許我們可以真正回到工作流程上,去建立一個可以更有效率處理瑣事意外的工作系統。

有興趣的朋友,還可進一步參考相關文章:[如何記住今天要做的瑣事?給健忘朋友的三個好建議]、[準備好瑣事清單,幫你不費力進入決定性工作狀態]、[臨時工作加不停,重要專案都卡關,我能怎麼辦的七個步驟 ]。


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