你有需要但沒發現的 Evernote 電腦軟體 19 個好用筆記小技巧



這一年來,我平均每個月都會有兩堂以上與 Evernote 密切相關的課程,密集帶領許多朋友進行各種練習的過程,也發現即使已經使用 Evernote 一段時間的朋友,都可能沒發現某些好用的功能與操作技巧。

畢竟不是每位朋友都有時間、有興趣深入研究一個軟體的功能細節(像我一樣)。

有些對我來說可能是習以為常的 Evernote 功能,但不少朋友其實沒有發現,於是也在某些需求上無法展開更有效率的使用方法。




而我在一邊講課的過程中,也一邊筆記著這些即使對已經用了 Evernote 一段時間的朋友來說,都可能「有需要,但是沒發現」的這些小功能。

今天這篇文章,就將其中 Evernote 電腦端軟體( Windows、 Mac )的技巧整理出來。(因為如果再加上 Android 或 iOS ,這篇文章就寫不完了。)

事實上,我也建議 Evernote 使用者,無論如何應該要在起碼一台筆電(或桌上電腦)安裝 Evernote 的電腦軟體,可以帶來更強大的筆記整理、任務安排、資料庫管理的優點。

如果你尚未在電腦端安裝過 Evernote 軟體,可以點擊「 Evernote 電腦端軟體下載」,進行下載與安裝。




一,自訂你的工具列按鈕


在 Evernote 的 Winodws 與 Mac 電腦端軟體,都可以調整軟體上方的「工具列」,把自己常用的功能擺上去,方便隨時開啟。而 Windows 軟體可以調整的選項又多於 Mac 版。

在上方工具列的空白處,點擊滑鼠右鍵,選擇[自訂工具列],就能調整擺放按鈕、移動按鈕位置。

下面是我喜歡的工具列擺放法,提供大家參考:

  • 把語音、相機、螢幕截圖、手寫筆記等常用新增筆記功能,直接擺放在按鈕列。就能更快新增相應的新筆記內容。
  • Work Chat 按鈕擺上來,可以快速打開和他人共用筆記的對話畫面。
  • 建議擺上「活動」按鈕,可以看到共用筆記時他人更新了筆記的通知。
  • 把「同步處理」按鈕擺在容易點選的位置,隨時點一下,確保筆記同步到雲端。
  • 建議加上「上一頁、下一頁」按鈕,可以快速在剛剛開啟過的前後則筆記、前後搜尋結果、前後分類中切換。




在右方單則筆記編輯畫面的上方,也可以自訂單則筆記的工具列按鈕。

在[...]選單選擇[自訂],就能把常用的單則筆記功能擺放到直接點選的工具列,我的建議如下:

  • 「提醒」按鈕,讓我們快速設定筆記提醒時間。
  • 「簡報」按鈕,可以快速在開會時把筆記開啟到簡報模式(專業版功能)。
  • 儲存範本」按鈕,快速把目前筆記儲存成可重複利用的範本(專業版功能)。
  • 「i」資訊按鈕,快速查看這則筆記的更新、建立時間、地點等等資訊。





二,設定你想要的檢視、排序筆記模式


Evernote 中可以根據不同類型筆記,切換不同的「檢視模式」,可以在中間記事清單的最上方,如下圖所示的按鈕上做切換:

  • 摘要檢視:
    • 適合瀏覽一則一則都是重要專案、任務的筆記。會有筆記標題、圖文預覽,但呈現為上下排列的清單。
  • 卡片檢視:
    • 適合快速搜尋靈感、瀏覽圖文並茂生活筆記。會以便利貼的樣貌,呈現更大的圖片預覽,以及標題、內文預覽。
  • 置頂清單、側邊清單:
    • 適合習慣 outlook 郵件瀏覽模式、檔案總管資料夾模式的工作者,只會顯示筆記標題,但可以快速利用時間、標題等細節重新排序。我老婆特別喜歡用這個模式查看工作上的大量資料筆記。
  • 縮圖檢視:
    • 適合查看以圖片為主體的筆記分類。

Evernote 設計成可以根據目前的需要、筆記的類型,快速切換不同的檢視模式。

不需一直使用同一種,隨時切換才能達到最佳瀏覽效果。

而在 Evernote Windows 版中,還可以儲存特定記事本、標籤分類的檢視模式,以後打開這個分類,會自動切換到最適合的檢視方式。




除了不同的檢視模式, Evernote 筆記也有五花八門的排序方式:

  • 已更新,反轉排序:預設的排序,最新修改過的筆記排在最前面。
  • 已建立:根據建立時間而非更新時間來前後排序。
  • 標題:如果你的筆記標題有特別的數字設計,可以用這方式排序。





三,把 Evernote 變成螢幕截圖註解工具


Evernote 電腦端內建了很好用的截圖工具,不只可以截圖,也有完整的註解功能。我自己寫文章需要截圖時,都是直接使用 Evernote 的內建功能,並且截好的圖片也能直接在 Evernote 中整理與保存。

Evernote 電腦端軟體要截圖時,可以自訂快捷鍵(到軟體的「選項」-「快捷鍵」自訂),或是按下前面提到的「螢幕截圖按鈕」也可以。

截好的圖片會儲存在 Evernote 筆記,在筆記中的圖片上點擊右鍵,選擇「標註影像」,就能開啟如下圖的「圖片註解工具」。

無論馬賽克、畫箭頭、螢光筆、文字、裁切等等功能都完整具備。





四,利用大綱、待辦清單的拖曳整理模式


Evernote 可以當成待辦清單軟體來使用,利用「數字、項目清單」、「插入核取方塊」,就可以建立樹狀大綱的目錄或清單。

而且 2018 年開始, Evernote Windows 與 Mac 電腦端軟體,可以按住待辦清單、大綱清單的任何一個項目,上下左右拖曳,就能快速重新調整順序、階層,整理上更加方便:Evernote 大綱、待辦清單進化:直接拖曳就能改變排序」。

所以我這一年多以來,也大量利用這個技巧,來快速整理我的行動清單、資料目錄了:「主題樹狀筆記法:上課讀書筆記第一次寫就有條理」。





五,全部核取、全部取消待辦清單


有些任務的待辦清單可以「重複利用」,例如每次旅行的行李清單、每次帶小嬰兒出門的準備清單、定期採買的購物清單、重複性行政流程的確認清單。(可參考:聰明的旅行行李打包清單法,如何用 Evernote 實作與清單分享

這時候,不一定要每次都新增筆記,可以重複利用同一則筆記就好。

那麼上一次已經全部勾選的待辦清單,下一次要利用時如何快速取消勾選?只要在記事上方的[格式],選擇[待辦事項]-[取消全部核取],又可以讓任務筆記成為全新的待辦清單了!





六,簡單、快速的自動格式語法


Evernote 有內建一些「快速建立格式」的語法,在 Windows 與 Mac 上都能操作,熟悉一下,下次要建立格式會快得多:

  • 插入核取方塊
    • []
  • 建立數字清單
    • 1.
  • 建立項目清單
    • *
  • 插入分隔線
    • ---
  • 插入表格
    • [][][]x3
    • 這是插入一個三乘三表格的意思。

只要輸入上述的對應語法,然後按下[空格鍵],就會自動產生相應的筆記格式了。





七,簡單、有用的表情符號語法


你會不會想要利用「表情符號」來做一些筆記內的識別呢?像是其他工具這樣的例子:


Evernote 雖然在編輯列上沒有看到表情符號的按鈕,但是其實內建了在筆記中快速插入表情符號的特殊語法。這個語法在 Windows 與 Mac 上都能使用。

插入表情符號的語法很簡單:

:物品英文關鍵字:

用兩個半形的冒號,中間加上英文關鍵字,最後按下[空白鍵]ˊ`,就會自動替換成相應的表情符號。

例如:

  • :)
  • :book:
  • :house:

就分別替換成下圖的表情符號。





八,手繪筆記


雖然 Onenote 電腦端有更強大的手繪筆記功能,但 Evernote Windows 電腦端也有內建可用的手繪筆記。

我們要先在第一步的工具列自訂中,把[手寫筆記]按鈕放到工具列,這樣就可以快速建立一則單純手寫的筆記。

如果擁有觸控螢幕(例如我使用的微軟 Surface),那麼也可以在筆電上快速完成簡單的手繪、手寫內容。





九,簡化筆記格式


有時候從網頁擷取文章,或是從另外一個地方複製內容到 Evernote ,導致 Evernote 筆記格式變得難以編輯時,可以在筆記內點擊右鍵,選擇[簡化格式],這時候可以保留圖文內容,並盡可能還原到最精簡的格式,讓我要整理內容、新增筆記更簡單。





十,加密筆記內文字


如果你會在筆記中放入一些私密資料,那麼可以圈選這段文字內容(只能是單純文字內容),點擊右鍵,選擇[加密選取的文字],並且設定密碼。

這樣一來,就必須要輸入特殊密碼,才能打開被你加密的文字。





十一,設定標籤的顏色


使用 Evernote Windows 軟體的朋友,非常建議試試看這個技巧。

在你的標籤上,點擊右鍵,可以調整[樣式],幫標籤加上顏色。這樣一來,帶有顏色標籤的筆記,在記事清單上也會出現像是貼上顏色便利貼那樣的色條。

這就幫助我們在大量筆記中,快速辨識出重要的筆記在哪裡。





十二,善用「捷徑」


Evernote 有一個「捷徑」清單,可以把常用的筆記、記事本、標籤、搜尋結果,放到捷徑中,這樣就能快速開啟。而且捷徑清單可以在不同裝置之間同步。

要把一則筆記、一個標籤、一個記事本分類、一個搜尋結果放入捷徑列,只要在該項目上點右鍵,選擇[新增至捷徑]即可。

加上去後,也可以上下拖曳改變排序。

而且我們可以利用快捷鍵來開啟捷徑的項目,例如利用「 Ctrl 」( Mac 上為「 command 」)+「 1 」隨時打開子彈筆記(參考:記住一個 Evernote 快捷鍵切換常用筆記, 標籤, 記事本)。





十三,善用「快速搜尋小視窗」


在 Windows 中,按下[ Ctrl ]+[ Q ],可以呼叫出一個快速搜尋小視窗,這個小視窗和原本的搜尋列有什麼不同呢?

這個快速搜尋小視窗,會自動列出最近的搜尋、儲存的搜尋,並且在輸入部分關鍵字後,會快速列出相應的標籤等搜尋結果。

在呼叫出相關筆記時更加快速有效率。





十四,儲存常用搜尋語法


Evernote 的搜尋很強大,不只可以用一般關鍵字搜尋,還有各種進階搜尋語法:「Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學:活用搜尋不只是找筆記」。

而且我們可以把常用的搜尋語法「儲存下來」,這樣就可以隨時呼叫出來查看。

  • Windows 上:在[檔案]選單中選擇[新儲存的搜尋]。
  • Mac 上:從選單中選取[編輯]- [ 搜尋 ]-[ 儲存搜尋 ]。

這樣儲存了一些常用搜尋語法後,還可以進化成下面這樣的組合技巧:「在 Evernote 建立 OmniFocus 自動任務「透視」:示範教學」。





十五,即使對方沒有 Evernote 也能共用筆記


我們在 Evernote 中整理了許多資料,建立起一則有條理的筆記,例如一則行程規劃筆記、購物清單筆記、任務企劃筆記。而這時候,需要提供給對方參考,但對方又沒有用 Evernote  ,有什麼比較好的分享方法呢?

如果筆記中沒有太機密的資料,可以這樣做,在單則筆記上打開[共用]選單,選擇[複製共用 URL ],直接把複製的網址貼給對方即可。

對方打開後就是一個公開網頁,不需要 Evernote 就能查看。例如我的這則「Evernote 電腦軟體 19 個好用筆記小技巧筆記」。

這樣分享的好處是,只要打開網址就能看到我的筆記內容,而且我的筆記進行了更新,對方打開同一個網址就會看到我的即時更新。

缺點就是這個網址是公開的,也就是知道這個網址的人都可以直接看到我這則筆記的內容。




如果筆記中有比較機密的資料,但需要傳送給特定人看,對方又沒有 Evernote ,這時候就用同樣步驟,但最後選擇[傳送副本]。

這時候會打開一個傳送郵件的畫面,輸入對方 Email ,這則筆記的完整內容就會插入那封郵件,直接寄送給對方。

這樣做的好處是保持私密,但我這邊更改,對方看到的依然是舊版筆記資料。





十六,即使對方沒有 Evernote  也能共用「完整記事本」


如果你需要的是「共用一整個記事本」,但是對方卻沒有 Evernote 。

例如最近有位同學詢問我,他幫同學整理好了某一堂課的筆記,有多則筆記,放在一個課程記事本中,想要分享給同學看,應該如何分享?

這時候,在該記事本分類上點擊右鍵,選擇[共用記事本]。

打開如下畫面後,點擊[變更記事本權限]。




進入下一個畫面,會看到[發佈記事本]的選項,點擊[發佈]。




這時候,有可能要你設定發佈的網址,把你想要的[關鍵字]輸入[空白欄位],按下儲存即可。

把發佈後獲得的專屬網址,分享給對方,對方打開網頁,看到的就會是這個記事本中完整的每一則筆記內容。並且我更新筆記,對方也會同步獲得更新。

我有分享過很多這樣的公開記事本,例如[新學期課業記事本]這個例子。

那麼如果是要跟也在使用 Evernote 的朋友共用呢?可以參考這篇教學:進擊的 Evernote 協作平台:免費版共用記事本無限制!。或是我的這個真實案例:「我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃?複雜專案輕鬆做的方法」。





十七,設定「預設記事本」


Evernote 有一個「預設記事本」的功能,如果新增筆記時沒有指定要放進哪一個分類,那麼就會全部放入「預設記事本」。

可見預設記事本很重要。

我們可以在 Evernote 電腦端軟體的[選項]中進行設定,在[一般]畫面可以看到[預設記事本]的選項,設定好即可。





十八,可以同步的「垃圾筒」


如果在 Evernote 刪除一則筆記,那麼這則筆記不會立刻刪除,而是會先存入「垃圾筒」,我們還可以隨時去還原、救回。

在 Evernote 的電腦端、 App 上,都可以看到這個垃圾筒的功能,並且所有刪除的筆記會同步到所有裝置的垃圾筒。

所以手機刪掉的筆記,來到 Evernote 電腦端軟體,一樣可以到垃圾筒還原。





十九,電腦端的離線資料庫


最後,如果你在 Windows 或 Mac 上安裝 Evernote 的電腦端軟體,預設會把「所有的筆記」都下載到電腦硬碟中,這其實就是一個最好的離線、備份資料庫。

  • 所以 Evernote 電腦端隨時可以[離線]搜尋所有筆記、編輯所有筆記。
  • 這個下載在電腦端的資料庫檔案,也是最保險的備份之一。

不用太擔心這個資料庫會很大,我自己有一萬兩千多則筆記,這個資料庫頂多 23 GB 而已。以現在的一般硬碟來說,都是綽綽有餘。

以上,就是我整理的 Evernote 電腦軟體的 19 個進階小技巧,希望對大家善用這個工具更有幫助。

有興趣的朋友,還可參考:[如何重新整理 Evernote 筆記?完整教學流程的重新排序分享]、[大掃除結束後,用 Evernote 「標籤」讓生活雜物更有「定位」]、[十年磨劍,新書出鞘:《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》]等文章。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:你有需要但沒發現的 Evernote 電腦軟體 19 個好用筆記小技巧

留言

  1. 从您的博客里学到了不少使用evernote的技巧,感激不尽

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  2. 小小更正一下,插入表格的快捷鍵。要把星號改成小寫的"x"才行
    e.g. [][][]x3

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  3. 請問esor 自訂單則筆記的工具列按鈕,以及設定標籤顏色是不是windows版才有的功能? MAC版的部分找不到;另外想請問不考慮使用場合,單純就mac版跟windows版兩者,請問你覺得哪一邊比較順手呢?謝謝

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  4. Hi esor 您好,謝謝你的大腦減壓 子彈筆記術 一書,非常讓我腦動大開! :D
    想請教一個問題,我看到你在標籤處,有一個 @進行中專案 的分類,請問底下的專案,若結束了,會建議如何處裡呢? 移到什麼地方? 或直接將該專案的標籤刪除?
    謝謝你!

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  5. Hi Esor, 最近看了你的作品《大腦減壓 子彈筆記術》,開始使用evernote,既實用又方便存取資料。想請問evernote可否做到筆記本之間的超連結?謝謝你!

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  6. Esor:

    感謝您分享子彈筆記術,早前一口氣把Esor的幾個Evernote課都上完了,獲益超多! 嘗試改善自己筆記系統一段時間,有一問題,一直想問Esor的:

    上課時,知道有一技巧是一個專案一個標籤,那麼專案裡的任務,不知Esor會否開標籤呢?因發現有時候一個專案(例如開一社會小企業),一開始有很多小任務(例如繳水/電費、設立機構小網站及電郵),跟這些小任務相關的筆記,本來都用加「社會小企業」的專案標籤,後來原來這些小任務都有很多細節,若都只是標籤「社會小企業」,一段時間沒整理筆記到筆記目錄,資料就找不到了。

    於是這些小任務,當他們變成有點大的時候,我就嘗試把它也變成一個專案,放標籤上去(如「社會小企業-設立機構網站」/「會小企業-設立機構電郵」)。不知Esor會這樣做嗎,或者,Esor遇到上述問題會怎麼處理?

    感激不盡。

    Gordon

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  7. 快捷輸入待選口真的好用,學到一招了!

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