工作愈忙愈要練習放下很急的事,世界越快心則慢的核心方法



我們的情緒、感覺,有時候和「事情真正的面貌」是有距離的。當我們被自己的情緒綁架,很有可能被與事實不符的情況中,不僅距離事實愈來愈遠,也讓自己陷入焦慮之中。

這時候如果我們懂得辨識出情緒與事實,那麼可以放下的東西更多。例如現在很流行的正念方法,正是在幫助我們練習自我覺察,而覺察的目的只是在辨識出事實與現象,讓自己不要被表面現象情緒綁架。

個人的心靈可以這樣練習,那麼工作上有沒有類似的方法呢?

在忙碌的職場中,不僅任務多,我們也會承受許多來自他人與自己的情緒,像是很多朋友常常覺得自己被永遠做不完的事情追著跑,所有的事情都處在很急的狀態,讓自己完全無法掌控時間。

「世界越快,心則慢。」這樣的廣告詞,只是一種自我感傷的想像,還是真的可以在實際的工作流程中做到呢?今天這篇文章,試著來分享我的經驗與做法。




回想我自己十幾年前剛剛進入職場的時候,一開始真的面臨許多加班的地獄,記得每個月都會在專案要截止期,需要在公司加班到第二天!後來也有好幾年的時間,雖然不再留在公司加班,但每到專案截止期,自己回家都的晚上、週末時間,其實也都在自己加班。

一直到和老婆結婚組成家庭,到兩年前有了家庭新成員,反而我的加班情況愈來愈少,甚至也不用回到家裡自己加班了。(所以之前我也曾寫過這樣的心得分享: 時間愈少,我們能創造的時間價值愈大

但是更重要的是,這樣的結果並不是開始老鳥心態覺得無所謂,或是放棄競爭力而來,反而最近幾年我自己職場上的專案成果一直持續進步,工作上被賦予的任務更多。

在現實更殘酷之下,我可以為自己掌控的時間反而更多,仔細自我分析,我認為其實就是下這個一個關鍵方法對我產生了幫助:

開始學會預先規劃專案的流程。




關鍵方法其實很簡單,就是我把工作、生活上的重要事情都視為「專案」,要開始專案前,我會理性分析這個專案要達到的成果、排出要完成的任務,以及拆解要執行的一步一步行動。

很多朋友會想要跳過這一步,直接開始做再說。我以前也是。但漸漸的,我發現多了這一步「預先規畫專案」,更重要的是要把工作、生活上重要的事情視為專案來管理,就可以大幅改善自己總是被很急的事情追著跑,導致完全無法自己掌控時間的問題。(可參考:「專案」「管理」我的生活,才是及時行樂的幸福方法



預先規劃專案流程,可以幫助我們減少變得很急的重要事情。

什麼情況下我們會無法掌控時間?就是那些事情都非常重要並且又非常緊急(立刻需要完成),這樣的情況下,我們只能硬著頭皮去做,沒有任何轉圜的餘地。但是,重要的事情一開始其實還沒有「緊急」這個屬性,只是重要而已,這時候如果我們先把整個專案規劃出來,就能明確知道自己應該「多久之前提前開始做」、「未來要為自己留下多少時間」,才能讓這些重要事情不要進入緊急而無可轉圜的情況。這就是我的「進攻型行事曆」方法。



預先規劃專案流程,可以很大程度避免很急的意外。

意外有兩種,一種是別人給我的意外。在職場上每天都有這種意外,有些意外也確實真的很緊急。但是如果前面一步,我先讓自己的重要事情相對不要進入緊急狀態來處理,能夠提前開始做,那這個意思就是我幫自己預留了更多處理臨時意外的時間!如果同一天,重要又緊急的事情、臨時緊急意外都卡在一起,那麼時間沒有任何轉圜餘地,但假如重要事情因為提前開始而有轉圜餘地,那麼意外事件也有更多處理時間。

另一種意外是我自己不小心造成的意外。因為事先沒有規劃好專案流程,導致不知道可能遇到哪些問題,沒有去做事先的預防或準備,結果到時候真的每個意外都發生了,那麼最後當然時間就變得完全無法掌控。這時候,其實在事先規劃階段,我們可以一定程度的去預防那些很急的意外出現(可參考:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好



預先規劃專案流程,讓自己敢於放下很急的事情。

如果能夠把那些重要的事情用專案的視野來管理,那麼就能幫助自己先鎖定好真正重要的目標,確認自己真正有價值的事情。於是當每天都有大量事情湧入的情況下,才會知道哪些不在目標的流程上,是可以取捨的。其實,很多時候是我們自己把所有事情都當作重要的排入待辦清單,而沒有做到真正的選擇,於是先把時間花在不重要的事情上,最後重要的事情只好逼自己再擠出時間來完成。只要可以反過來做,那麼放下次要事情就會簡單得多。

另外,如果能夠預先規劃好專案流程,那麼當屬於這個目標的各種瑣事出現時,我們不用擔心怕忘記而立即處理,反而可以輕鬆的把瑣事放入專案未來的流程中,到時候再處理更有效率。很多時候事情之所以很急,是因為我們不知道該把事情安排在哪個流程好,而這又是因為我們沒有先規劃好專案流程。




當然,我們還可以透過善用自動化工具、建立工作知識庫等方式,讓自己事情愈做愈快,瑣事愈處理愈順暢,這些我在另外這篇:「臨時工作加不停,重要專案都卡關,我能怎麼辦的七個步驟」都有補充。

但最關鍵的方法其實就是:預先規劃專案流程,這個簡單但其實常常被忽略的步驟。

當有了生活、工作上重要事情的專案預先規劃,那麼即使世界的變動、意外再快,我們的心卻能慢下來一一處理。

那麼應該做出怎麼樣的專案規劃流程呢?我之前有些文章也有類似舉例,例如當我和老婆都工作繁忙時,我們如何慢下來處理婚禮規劃:「我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃?複雜專案輕鬆做的方法」。當我們工作專案、育兒專案都忙得不可開交時,我們如何慢下來一一處理好搬家計畫:「如何用 Evernote 完成高效率搬家計畫?我的真實案例分享」。

對忙碌的工作者,也推薦可以延伸閱讀下面文章:[PIANO 慢慢來,義大利口頭禪教我的五個工作哲學]、[有效解決工作分心問題:我嘗試過的 7 個實用小技巧與工具]。


或是參考工作愈忙系列文章:

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