臨時工作加不停，重要專案都卡關，我能怎麼辦的七個步驟

這是我很常被詢問的問題：「 Esor ，雖然我知道時間管理就是自我管理，就是專注自己的重要事情。但問題我的工作上就是無法專注，因為每天都有老闆、客戶臨時加入的大量工作，而且每件意外工作都說是緊急又重要，導致就算我想專注重要工作，最後重要專案還是都卡關。」

這時候，應該怎麼辦呢？

雖然我目前也依然是上班族，有正職工作，部落格只是副業。我的職場上也會遇到類似上述的情況，我的工作流程也有需要接受他人管理的時刻，也有必須因為意外而改變的時候。頻率雖不低，但我想我的職場，應該沒有像是上面情形所描述的那麼極端與誇張。

所以，雖然我無法以親身經驗，來探索上面最嚴重情況的解答。但從多年來的職場經驗，我也想跟大家分享一下我的做法，也趁此機會，我對自己工作流程做一個反思。




工作流程上，還是要以完成重要有價值的專案為優先。

不過職場上，重要專案不一定是我個人專案，也可能是團隊的目標、重要的產品，是從整個公司角度判斷的重要專案，要以這樣的專案為優先。

這時候，如果面臨有許多臨時工作插入，導致這樣的重要專案卡關，那麼我會嘗試下面七種方法，看看哪種方法可以解決這個問題。

1. 判斷

時間管理不是排程，而是一種選擇（參考：主觀選擇，打破「我需要」的人生工作整理困局），而選擇前需要有所判斷。

我會判斷這件被插入的工作，是不是跟目前專案有關，如果是，應該排在專案的哪個流程做更好。無論對方說得有多麼緊急，我還是必須有自己專案流程的判斷，這樣就算要跟主管討價還價（或是請求給我一點時間時），才有準確的談判選擇。

雖然我也不喜歡工作不照我安排，不喜歡有臨時意外的事情，但我也會判斷這件被插入的工作，會不會真的是目前重要專案中的緊急意外呢？被加入的臨時事件，也可能從整個專案的角度來看很重要，因為專案有可能有意外，不可能完全不變動。

那麼如果判斷後，發現這件臨時工作真的不重要，真的跟目前重要專案無關，真的是瑣事，那要怎麼辦呢？

2. 集中

我其實也很討厭做行政庶務，也討厭跟重要專案無關的雜事，但職場上不得不有些時候要幫忙。

這時候，我會適當的「集中」處理這些次要的雜事。

先判斷對方說的緊急有多緊急，例如是不是今天給他就可以？或是明天給他就可以？如果是，那麼我還是可以先處理重要專案的進度，只要在上班的下午選擇一個時間，集中把早上以來陸陸續續出現的臨時工作，一次處理完成就好。這樣也是今天就給他，事實上，對方還不一定今天就確認。

或是對方真的很緊急，希望愈快給他愈好，那我也可以晚個一兩個小時吧？先把預排好的今日專案進度，用兩個小時全力完成，兩個小時後，把前面出現的一些瑣事集中處理完成，這樣通常也不一定是太大的延誤，甚至不是延誤。

而一旦能「集中」，那麼我就能優先專注在全力衝刺重要專案，先讓真正有價值的進度產出，並且節省下切換的干擾時間。

3. 精熟

如果連集中也沒辦法，對方真的就說：請立刻給我。

那麼我會嘗試用「效率的提升」來解決這種困擾。什麼是效率的提升呢？

例如對方說：立刻給我一個檔案。但我有準備好雲端儲存與搜尋系統，只要一個關鍵字搜尋，不用去翻找資料夾，就能立刻傳送檔案，甚至是紙本檔案也都已經這樣數位化處理，可搜尋、可直接轉傳分享，這樣就節省了好幾分鐘找資料、轉資料的時間。

例如對方說：立刻申請一個行政流程。但我有準備好這個偶爾會做到的工作流程的筆記，筆記中有詳細的步驟清單，每個步驟需要什麼資料與操作，都有經驗筆記，這樣一來，我就能用更快的速度完成這個流程。

利用練習，利用工具，利用方法，讓執行的速度變得更快，這就是精熟。（可參考：開始練習讓一次經驗有10倍效力）

而一旦精熟，那麼就算有很多臨時工作，其中可能很多都能順手快速解決，那麼就不至於造成那麼大的干擾與時間浪費了。

4. 預防

除了讓自己面對這些臨時瑣事，可以愈做愈快，我還會思考，有沒有可能預防這些臨時瑣事呢？

雖然看起來臨時工作好像是別人臨時給我的，但我不會只是這樣想，我也會回頭思考，有沒有可能是我的工作流程規劃有問題，導致我做的事情會出現很多意外，於是別人只好一直插入需要快速解決的臨時需求呢？

那麼，有沒有可能我的工作流程可以更謹慎、更少犯錯、更完整，於是減少別人臨時要回應給我的工作呢？

我在這篇文章：「為什麼例行工作還是常犯錯？不是依靠認真、反省、細心就好」，有仔細討論過這個可能性與預防方法。

5. 多工

雖然現在很多研究都說應該要專注，多工是不好的。不過，這也要看我們這裡所說的多工事什麼意思。

如果說，我每天都有重要專案要推進，但每天也會有大量臨時工作加入，這時候，說不定下面的多工流程會是有效的。

例如，可不可以把一件重要的工作拆解成多個行動，原本寫一篇文章要兩個小時，但分解成寫大綱、寫案例、寫方法、寫結論，每個只要三十分鐘。這樣一來，是不是就能在處理臨時工作之間，也能分段完成重要的進度呢？

例如，反過來想，把那些臨時瑣事變成不用動腦的行動清單，只要照著一步一步做就好。這樣我還是可以專注在重要專案的處理上，但是需要喘口氣時，就去做一兩步瑣事的待辦清單，做為緩衝，但不用動腦，也降低干擾。於是重要專案與臨時工作也能同時進行。

不要忽視拆解出行動清單的力量，無論是重要的事，或是瑣事，都能幫助我們大幅度的提升效率：「準備好瑣事清單，幫你不費力進入決定性工作狀態」。

6. 拒絕

有沒有其他足夠重要的事情，可以讓我有足夠的勇氣，在工作上拒絕他人的某些臨時而又不重要的要求呢？

拒絕，當然也會是一個選擇，當然職場上我們也很難拒絕，甚至絕大多數都無法拒絕。

不過，當真的已經來當極端情況時，如果我確認了真正整個團隊最重要的專案，並且我也真的無力負荷，那麼從這樣的角度，提出拒絕，也是一個必須考慮的辦法。

7. 正視

當然，拒絕也不一定有效。

這時候，如果真的瑣事已經嚴重干擾原本計畫工作流程，那麼我會正視這個情況。

正視的意思是，如果瑣事就是每天需要佔用我大量工作時間，那麼在我可以安排的專案進度、工作時間上，就要把這個時間考慮進去，不能理想化的安排專案進度，必須知道我每天只會有兩三個小時（或更少？或許可以精算一下？）能推動專案，那麼我應該如何預估更準確的專案流程與時間呢？

小結：

以上，是我的經驗與方法。

問我類似問題的朋友很多，或許我的經驗還無法完美解答您的問題，但提出我的想法，提供大家一個參考與討論的起點。

有興趣的朋友，還可參考：［如何處理工作常常被打斷問題？五種解決方法］、［連假後雜事大爆炸，試試 GTD 四個最簡單上手的無壓工作技術］、［如何記住今天要做的瑣事？給健忘朋友的三個好建議］。


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