Sheetgo 多份記帳表「自動同步彙整」到一張 Google 試算表


在工作上難免會有很多「瑣碎煩人」的事情,這些事情可能是重複、單調的步驟,但不得不做,可是做起來又很花時間,容易讓人疲倦,消磨我們的動力,而且手動去做還很有可能常常出錯,檢查、彌補錯誤又更花時間。

這時候要減少瑣碎煩人事情的方法之一,就是建立更自動化的工作流程。

今天要介紹一個最近簡單研究的工具:「 Sheetgo 」,如果你有很多報表、試算表需要管理,並且常常需要追蹤、統計會整的數據資料,那麼可以利用「 Sheetgo 」來建立一個彙整報表的自動化流程。




簡單舉例來說,假設我喜歡用 Google 表單來設計不同需求的家庭記帳工具,例如旅遊記帳表開車記帳表家庭日常開銷記帳表,三個表單都有各自特別的紀錄項目,也都會持續更新,但也有需要常常彙整管理的項目,那就是:「實際開銷金額」。

如果我需要每週、每月統計這三大記帳表中的開銷,我就可以利用「 Sheetgo 」建立一個自動化的彙整流程。

讓「 Sheetgo 」自動幫我把三張記帳表中我想要統合的資料,直接彙整到一份試算表中,這樣我就省去了那些手動複製、貼上、對比的瑣碎動作,直接查看自動彙整的試算表即可。

免費版的「 Sheetgo 」就能達到上述需求,而付費版的「 Sheetgo 」則可以在辦公室中滿足更多更複雜的資料自動彙整流程。





讓我來介紹一下「 Sheetgo 」最簡單的應用方式,也就是把多張表格資料,自動彙整到一張試算表。

首先,「 Sheetgo 」要用 Google 帳號註冊登入,並授權其讀取 Google 雲端硬碟上的資料。要彙整的報表,可以是 Office 的 Excel ,也可以是 Google 試算表,但是都要先存在 Google 雲端硬碟中。




接著,假設我要把會持續更新的兩張記帳表中的關鍵資料,自動彙整到統一的 Google 試算表,方便追蹤管理。那麼我接下來可以這樣一步一步設定。

在「 Sheetgo 」中我先建立一個自動化工作流程專案:「 Workflows 」,這部分只是建立一個專案名稱,以及設定是否要跟其他人分享即可。

一開始看起來可以設定自動更新資料的頻率,不過那是試用版與付費版的功能,免費版最後需要手動按下[同步]來做更新(但也比自己去多份資料複製表格要快速)。




有了工作流程專案( Workflow )後,可以到[ Connection ]設定要把那些試算表連結彙整。

第一步是在[ Data Source ]設定來源試算表,例如我的例子是要彙整兩張不同項目記帳表的內容,我就在這裡新增這兩張已經在 Google 雲端硬碟的試算表即可。

連結來源試算表時,也要選擇要彙整的是試算表中哪一個分頁的內容。




第二步,就是到[ Data destionation ]中,設定要把多份試算表的資料彙整到哪一個目的地試算表。

可以讓「 Sheetgo 」幫我新建一個試算表,也可以選擇已經在我的 Google 雲端硬碟中的試算表。




做好前面兩步的連結後,基本上「 Sheetgo 」就可以自動把我設定的兩張試算表中的所有資料,彙整到目的地的整合試算表了。

但有時候,我不是想要所有內容都彙整過去,那麼我可以到進階設定的[ Filter by ],設定哪些欄位才要匯出,這樣就可以確保資料的精簡有效。




全部設定完成後,如果是免費版,未來需要手動按下同步,這時候可以到[ Connection ]的連結任務上,按一下任務右方的[同步按鈕]即可。




同步後,來到彙整的試算表,就可以看到前面兩份試算表指定的內容,都已經統整到這份最終的試算表中囉!




「 Sheetgo 」的免費版除了需要手動按下同步按鈕外,其他的彙整工作流程則是可以自動化完成。

免費版能就建立五個連結任務,一個任務一次最多彙整三份試算表。

當然,付費版的「 Sheetgo 」就有更多額度可以使用。

這是一個滿有意思的自動化工具,最近做了一些研究,也分享給大家參考。有興趣的朋友,還可參考:[Google 表單不是只能做問卷, 你沒想到的10個活用案例教學]、[不用再整理春節出遊家庭照片:開啟 Google 相簿「自動」整理]、[Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載]等文章。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Sheetgo 多份記帳表「自動同步彙整」到一張 Google 試算表

留言

  1. esor大大您好,剛剛我試google sheet app已經可插入「儲存格内圖片」(image in cell),這應該是最近才加入的功能,之前3月20日我試的時候還沒有此功能。(據我以前試的,以前google sheet app要儲存格要插入圖片要用插入url的方式。)

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    1. 剛剛試microsoft excel app插入圖片的功能只有google sheep app的「圖片在儲存格上方」,沒有「儲存格内圖片」。

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    2. 另外我提供我個人小經驗:

      可安裝inputting plus app,這樣在google sheep app底下的輸入框打字時,由於google sheet app的輸入框無法像microsoft excel app有個箭頭可展開以便比較好輸入,此時可點擊inputting plus app的bubble(setting裡面的style可選floating bubble),即可改在inputting plus的輸入框來編輯。

      以上是我的經驗,如有更好的作法請各位網友補充,感謝。

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    3. esor大您好,我也有在mobile01分享此文,告知您一聲,感謝您。

      https://www.mobile01.com/topicdetail.php?f=423&t=5765327&p=1#72754993

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  2. 作者已經移除這則留言。

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  3. 作者已經移除這則留言。

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  4. Google已經有提供類似的功能了。

    我剛剛做了兩帳本:
    帳本A:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1iYZ5w5izG6Y2tJsi2W-04a8s68cFdhRY823B3fApGvA/edit?usp=sharing
    帳本B:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1scG9Dd5ZP61Sipspu_MaD_9ORUXWz38YgMKzk6JGbsM/edit?usp=sharing

    然後再將兩帳本彙總:
    https://docs.google.com/spreadsheets/d/1s4WlWJOrpzXTlBiygDKdmuPB3gybrE7d_8ZPyf7Wu5Y/edit?usp=sharing

    只用兩個試算表公式:
    一個是 IMPORTRANGE,用來匯入指定試算表中特定儲存格的範圍。

    =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1iYZ5w5izG6Y2tJsi2W-04a8s68cFdhRY823B3fApGvA","A:F")

    =IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1scG9Dd5ZP61Sipspu_MaD_9ORUXWz38YgMKzk6JGbsM","A:F")

    另一個是把兩個試算表的值匯到另一工作表:
    =UNIQUE({'帳本A'!A:F;'帳本B'!A:F})

    以上是我的經驗,Esor大與各網上高手若有更好的作法請補充,感謝!

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    1. 感謝這位大大,有空我再來研究看看。

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    2. 嘗試成功 不過有點麻煩

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    3. 只是讓C從A的指定範圍和B的指定範圍擷取資料,應該很難再簡單了。不用安裝第三方的程式,沒有額外的安全疑慮。

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