Sheetgo 多份記帳表「自動同步彙整」到一張 Google 試算表

在工作上難免會有很多「瑣碎煩人」的事情，這些事情可能是重複、單調的步驟，但不得不做，可是做起來又很花時間，容易讓人疲倦，消磨我們的動力，而且手動去做還很有可能常常出錯，檢查、彌補錯誤又更花時間。

這時候要減少瑣碎煩人事情的方法之一，就是建立更自動化的工作流程。

今天要介紹一個最近簡單研究的工具：「 Sheetgo 」，如果你有很多報表、試算表需要管理，並且常常需要追蹤、統計會整的數據資料，那麼可以利用「 Sheetgo 」來建立一個彙整報表的自動化流程。




簡單舉例來說，假設我喜歡用 Google 表單來設計不同需求的家庭記帳工具，例如旅遊記帳表、開車記帳表、家庭日常開銷記帳表，三個表單都有各自特別的紀錄項目，也都會持續更新，但也有需要常常彙整管理的項目，那就是：「實際開銷金額」。

如果我需要每週、每月統計這三大記帳表中的開銷，我就可以利用「 Sheetgo 」建立一個自動化的彙整流程。

讓「 Sheetgo 」自動幫我把三張記帳表中我想要統合的資料，直接彙整到一份試算表中，這樣我就省去了那些手動複製、貼上、對比的瑣碎動作，直接查看自動彙整的試算表即可。

免費版的「 Sheetgo 」就能達到上述需求，而付費版的「 Sheetgo 」則可以在辦公室中滿足更多更複雜的資料自動彙整流程。

讓我來介紹一下「 Sheetgo 」最簡單的應用方式，也就是把多張表格資料，自動彙整到一張試算表。

首先，「 Sheetgo 」要用 Google 帳號註冊登入，並授權其讀取 Google 雲端硬碟上的資料。要彙整的報表，可以是 Office 的 Excel ，也可以是 Google 試算表，但是都要先存在 Google 雲端硬碟中。

接著，假設我要把會持續更新的兩張記帳表中的關鍵資料，自動彙整到統一的 Google 試算表，方便追蹤管理。那麼我接下來可以這樣一步一步設定。

在「 Sheetgo 」中我先建立一個自動化工作流程專案：「 Workflows 」，這部分只是建立一個專案名稱，以及設定是否要跟其他人分享即可。

一開始看起來可以設定自動更新資料的頻率，不過那是試用版與付費版的功能，免費版最後需要手動按下［同步］來做更新（但也比自己去多份資料複製表格要快速）。

有了工作流程專案（ Workflow ）後，可以到［ Connection ］設定要把那些試算表連結彙整。

第一步是在［ Data Source ］設定來源試算表，例如我的例子是要彙整兩張不同項目記帳表的內容，我就在這裡新增這兩張已經在 Google 雲端硬碟的試算表即可。

連結來源試算表時，也要選擇要彙整的是試算表中哪一個分頁的內容。

第二步，就是到［ Data destionation ］中，設定要把多份試算表的資料彙整到哪一個目的地試算表。

可以讓「 Sheetgo 」幫我新建一個試算表，也可以選擇已經在我的 Google 雲端硬碟中的試算表。

做好前面兩步的連結後，基本上「 Sheetgo 」就可以自動把我設定的兩張試算表中的所有資料，彙整到目的地的整合試算表了。

但有時候，我不是想要所有內容都彙整過去，那麼我可以到進階設定的［ Filter by ］，設定哪些欄位才要匯出，這樣就可以確保資料的精簡有效。

全部設定完成後，如果是免費版，未來需要手動按下同步，這時候可以到［ Connection ］的連結任務上，按一下任務右方的［同步按鈕］即可。

同步後，來到彙整的試算表，就可以看到前面兩份試算表指定的內容，都已經統整到這份最終的試算表中囉！

「 Sheetgo 」的免費版除了需要手動按下同步按鈕外，其他的彙整工作流程則是可以自動化完成。

免費版能就建立五個連結任務，一個任務一次最多彙整三份試算表。

當然，付費版的「 Sheetgo 」就有更多額度可以使用。

這是一個滿有意思的自動化工具，最近做了一些研究，也分享給大家參考。有興趣的朋友，還可參考：［Google 表單不是只能做問卷， 你沒想到的10個活用案例教學］、［不用再整理春節出遊家庭照片：開啟 Google 相簿「自動」整理］、［Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機，範本下載］等文章。


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