GTD 實踐者對 Evernote 子彈時間管理系統 6 個執行疑問解答



這篇文章來自一位讀者讀完《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》一書後,寫給我的一篇很長的心得回饋與提問。這位讀者其實我也熟識,雖然沒有見過面,但是多年來偶爾會跟我通信,討論他對我的方法論贊同、不贊同之處。

他是一位 GTD 時間管理方法的長年實踐者,我們常常有許多思考上的交流,但這次的新書,收到了他最特別也最深入的一次來信提問。

在來回幾次針對書中問題的討論後,我也想將自己的回饋寫成一篇文章,提供給也讀過我的新書的讀者們參考。

我隱去個人資料,稍作修改讓描述更簡潔聚焦,將他的心得與提問,還有我的回饋,整理如下。




讀者提到:「在近一年多沒有通訊的時間裡,我還是繼續使用 GTD 處理日常事務,平常慣用的工具是 Todoist 與 Google Calendar 。最近買了你的新書,但是卻被你大膽的思維給嚇到了,尤其是建立自己的系統,不依靠現有工具如待辦清單的想法。這導致我在閱讀你的新書的過程中,腦中一直出現許多反對的聲音。如果不是因為我本來就一直關注你的網頁與書籍,可能就要半途放棄了。」

讀者說他最終還是把全書讀完,並且開始想要真的去實踐這樣一套系統,是因為:

「我可以把你的書看完,來自於內心深處的一個渴望,一個要求改變目前生活模式的渴望。」

因為讀者提到,我在書中確實提出了他在多年實踐時間管理方法的過程中所曾遭遇到的問題,而書中的時間管理系統,就是為了解決這些問題而設計的:

  • 一直有衝動換工具與技巧,總覺得目前的方法有缺陷。
  • 一直整理再整理,但常常是把一堆雜亂的東西丟到一個資料夾,但每次打開資料夾都還要再整理一次思維。
  • 一直忘記瑣碎事情,直到它們變成緊急待辦事項。
  • 很多時候安排好事情在某個時間去做,但卻都沒做,只是看網頁或影片。
  • 週末很多安排好的事情只做一半就被逼放在一旁,到星期天晚上有內疚的感覺。
  • 看到待辦清單上的行動,結果不能實行,因為她好像是書中所說的任務或專案,有幾次看到自己待辦清單上的行動,都還要摸索一段時間才可以整理出行動排序。

所以這位朋友在讀完這本書後, 因為確實想要實踐,於是在改造自己時間管理系統的過程中,產生了六個執行上疑惑與卡關之處,下面就是問題與我的解答。




一,電子郵件任務如何處理?大部分人的任務都是從郵件開始,在你的時間管理系統中,如何處理郵件任務呢?


在這本書的「3-1 一個任務,一則筆記,一顆子彈」、「3-2 如何在 Evernote 中拆解、整理任務」中,我有附帶提到自己整理電子郵件的原則。

電子郵件確實是現代很多工作者的任務起點,但郵件本身其實不是真正的「任務」,只是處理任務過程中產生的行動碎片之一,他可能是某次客戶的任務討論,可能是某個過程的資料交換,但不是完整的「工作任務」。這些資料與行動處在一個碎片化、未整理的狀態。單純整理郵件不行,因為那只是在碎片上整理,但是單純放入 Evernote 當作資料儲存也不行,因為那也還是碎片化。

我的方法是,在 Evernote 上為真正的任務建立一則「任務筆記」,在任務筆記中詳細拆解任務的目標、行動清單,然後把任務需要的相關碎片,例如郵件,也整合到同一則任務筆記中。

假如我有一個「設計封面」的任務,那麼我就會先建立這一則任務筆記(在 Evernote ),接著我跟設計者溝通封面的某封郵件內容、設計過程的重要封面版本圖檔,我都會整合到同一則任務筆記中,或者把那則資料筆記連結到這個任務筆記中。如果有相關的檔案,因為我的檔案都存在 Google 雲端硬碟,我會把雲端硬碟的檔案直接連結到 Evernote 任務筆記我需要那個檔案的位置。

一則 Evernote 任務筆記,就是我管理這個任務所有相關資料的中心。我會在這裡看到任務目標、行動清單、相關資料,我可以在這一則任務筆記中做好管理、安排行動。

這樣一來,我的搜索永遠在 Evernote,但 Evernote 可以同時找到電子郵件、網路硬碟,甚至紙本文件,還有本來就會在 Evernote 上的各種筆記、行動清單。這反而是我覺得最方便最快速的做法。

更關鍵的就是,我不會讓自己陷入在電子郵件裡處理 A 任務的一部分行動,又在網路硬碟處理 A 任務的另外一部分資料,這樣會陷入破碎行動的處理當中,反而更加沒有效率、更加混亂。但是如果可以聚焦在「一個真正的任務」本身,那麼我就可以在一則任務筆記有條理的管理好所有行動與資料碎片




二,我有很多固定的瑣碎行動,例如生活中要繳交電話費、信用卡、稅單,工作上要同時處理四五家不同公司的應付款項。這些瑣碎、定期需要處理的事情,不記錄下來會忘記,記錄下來又很零散,要如何建立系統?


在書中我一直提到一個重點:以前我們很容易在「待辦清單」的層面做時間管理,列了一大堆行動,但感覺行動都很瑣碎、混亂、缺乏動力。

而我在書中提議的系統的關鍵之一,就是不要先列待辦清單,不要在原本就很碎片化的行動上管理,因為那樣怎麼管理都還是混亂的。

就像前面的電子郵件案例一樣,我們要找出行動之間的關聯,聚焦在「真正的任務」、「真正的專案」的視野,這可以幫助我們:

  • 去做真正有效的事情
  • 真正有目標驅動
  • 真正知道如何採取目前的最佳行動

例如我如何管理個人帳單、稅務呢?

同樣的我不會在那些零散的每次付款行動上做管理,我會先建立一則「個人理財目標」的專案主筆記,這則筆記裡有我「每一個年度的收支、預算規劃」(這是目標),並且記錄一些重大的開支。而且我會在這則專案筆記中去連結相關的帳單、稅務筆記(這是整合行動與資料)。這就是先從年度理財目標的視野,去管理我對各種單獨帳單、稅務的資料,讓我知道自己的收支有哪些類別、怎麼規劃比較好。

在「個人理財目標」的專案主筆記之下,另外像是「信用卡管理」會有一則任務筆記,在這則任務筆記中去規劃特定信用卡帳單如何支付,管理這張信用卡和哪些付款帳戶連結。如果信用卡有固定付款日期,我就把這則任務筆記加上時間提醒(例如付款前一個禮拜提醒),讓我有時間把這個付款行動排入下一週的行動清單。(但我通常的做法,則是讓信用卡自動從銀行付款,因為這樣的瑣事最好自動化,我只要定期去查看即可)

每年我的稅務資料也有一則固定任務筆記,上面有所有繳稅的方法、行動清單、相關資料。於是我可以快速對照去年的方法,規劃或整理今年的稅務資料、行動。因為有固定的任務筆記,所以每年整理稅務資料時,可以很快地整理、比較去年的資料與行動,於是今年的處理流程就會更快速、更簡單。

其實,這個個人的理財、稅務管理方法,我有在部落格寫過一篇案例分享:「如何用 Evernote 提醒、管理好我的所有定期支出與付費訂閱?」。

而針對讀者提到他工作上有許多定期行政流程,我自己的工作經驗則是如何管理定期的大量作者版稅付款事宜呢?

這時候,同樣的我不是在零散的付款行動上去管理,而是我有一則「版稅專案筆記」,這則筆記裡有下面資料:

  • 進行版稅付款的最佳執行步驟
  • 跟版稅付款有關的資料整理
  • 所有要付版稅的書籍的書籍專案筆記連結(讓我快速查詢每本書目前的銷售與版稅狀況)

我同樣會為這則筆記設定提醒,當要付版稅的前一週提醒我,讓我根據筆記內的最佳執行步驟,把步驟排入下一週的行動清單。

這些方法,不只讓我可以把這些瑣事「記得做」,而且還能「做得快」,最後也能「做得好」。因為有專案管理的視野,讓我知道管理的大方向、核心目的在哪裡,幫助我持續最佳化自己的理財專案、行政工作專案的效率。




三,對於你提到的「情境清單」讓我懷疑是不是每個人都做得到,你把時間掌控得太完美了吧?我要如何排出生活中每一種情境要做的任務呢?


設計情境確實是最難的部分,但很值得開始。

因為單純的時間提醒,很難成功,人無法掌控有各種意外的時間,所以如果我設定早上 10 點想要閱讀,但 10 點忽然要陪小孩玩怎麼辦?

但是如果改成情境,就是人可以「做選擇」的。例如我設定「通勤時」就閱讀,有「私人空檔」時可以選擇閱讀。這樣一來,就不是什麼時間點要做什麼,而是情境出現時,就去做什麼。

時間提醒是強制某個時間點做什麼事,而情境提醒的目的是先做出選擇,那麼當情境出現時更知道應該採取什麼行動。

以上面我有一個閱讀目標專案為例,我可以利用 Evernote 的「標籤」,設計出「通勤時」、「私人空檔」兩個標籤。然後我有一則某某書的閱讀筆記,這是我正在讀某本書的任務,我把這則筆記加上上述兩個標籤。當我在通勤時,我就打開「通勤時」標籤,看看有哪些任務可做,去執行這個情境下最適合的最佳任務。

當然,情境不需要設定得很完整、很完美,這倒是人做不到的。

但我希望提出的重點是,我們需要「知道自己在什麼情境下想要做出什麼選擇」,我想增進自己學習嗎?我想多陪伴家人嗎?在什麼情境下做?要做什麼任務?

然後,我希望這套時間管理系統,幫助我們的不只是一直提醒我們幾點去做什麼,而是提醒我們,這個當下選擇什麼行動,能夠真正實現我們的目標,或者單純一點,能夠讓我們快樂而有成就感。




四,在 GTD 裡有六個高度的概念,提及人生更高層次的追求。但你建立的系統只有行動、任務、專案三個層次。這時候如何去處理更高層次追求的部分呢?


GTD 的六個高度分別是:

  • 地面層:日曆與行動
  • 第一層:專案
  • 第二層:專注及責任範圍
  • 第三層:目標
  • 第四層:願景
  • 第五層:人生目的及原則

GTD 有提到六個高度,但我在自己的系統中想要簡化思考。

這是我實踐的心得,有時候想著很遙遠的人生目標雖然有幫助,但人是一個變動的過程,專注當下對自己有價值的目標,自然就是在推進最高層次的人生目標。而且這樣的專注更快樂、更有成就感。

所以我只區分了「行動、任務、專案」三個層次,我思考的是不能在行動中管理,因為行動太分散,而且我們沒有找出行動的關聯,那就會變成東做一點、西做一點的瞎忙。

所以所有行動、任務都應該去跟某個專案關聯,不能關聯的,代表那是不重要的行動或任務,這是我的一個很簡單的判準。

而我的「專案」,不是只有指工作專案,也包含家庭、生活、自我實現。

我定義的專案是說,有一個我想要達到的目標、願景,我用具體的行動規劃來逐步實現他。並且我每天都專注在那些當下最重要的各種專案上。

在書中我架構的時間管理系統,不是分散的待辦清單,而是聚焦在從一個一個金字塔頂端的專案出發,去推進工作、生活中對我重要的事情,就是這個道理。

如果能這樣,那麼我認為就是在往人生的最高層次推進了。(可延伸閱讀:「專案」「管理」我的生活,才是及時行樂的幸福方法




五,如何與行事曆結合?在行事曆上有許多開會、出差行程、家人活動,這些是否也要跟你的任務系統、行動清單結合呢?


我如何處理Google日曆上的行程,與我所說的規劃每週子彈行動清單呢?

我的處理步驟如下:

  • 每週規劃下週子彈行動清單時,我查看行事曆上有什麼行程。
  • 把某天行程先排入下週子彈筆記的那一天,這代表已經被佔用了一個行動時段。
  • 接著,我才開始排入進度中重要專案、任務所需的行動。

這樣做,就是我把日曆上的行程,也排入我的每週子彈行動清單,有幾個優點:

  • 在行動清單上先掌握我被占用的時間。
  • 知道我大概還能排入哪些行動。
  • 如果我有更重要行動,有沒有需要移動原本行程?
  • 每週行動時,只要看子彈行動清單即可。

另外,因為讀者原本是在行事曆上管理行程之外,也管理了許多任務。而我對任務的管理方式,提供了下面的建議。

舉例:「一年一次保險付款」,你需要的可能是「查看一下付款是否完成」,後者才是真正的行動。而且這個行動可能不一定非得某個時間完成,可能禮拜五晚上或禮拜六有空時都可以。這樣在行事曆上做管理,就常常會不知所措,跟規劃的不一樣。

所以就像前面所說,我有一個年度保險規劃的任務筆記,筆記中有保險相關資料,讓我知道要查看什麼。其實這時候我只要在 Evernote 中為這則筆記設定一個假設 3/27 的提醒,提醒後這則筆記會一直出現在 Evernote 筆記清單最上方的提醒事項中,我「可以找接下來有空的時間去確認」即可,或是排入接下來某一天的子彈行動清單,這樣行動或許更有彈性。




六,關於最後排出的每週子彈行動清單,是所有的行動都要排上去嗎?包含那些定期重複的付款流程?


每月重複行動也要列上去,我前面也有提到自己如何管理了,例如稅務帳單那樣的專案與行動。至於是否無聊,有時要看的是這個行動背後有沒有跟一個有價值目標關聯,如果我可以趁此機會整理這個月的理財規劃專案,那麼瑣事行動也可以很有意義。

重點是,在我每週列出下週子彈行動清單時,其實我是在幫自己打造一個有餘裕去完成重要行動(背後是重要任務與專案)的系統,在這樣的排列中,我知道應該如何調配每天的時間、節奏,並且知道應該優先推進哪些重要專案。






小結:


經過了幾次的來回討論,讀者也跟我回饋了他現階段的實踐心得,其中最有觸動的一段是:

「以前自己的時間管理一直以工作為主,空閒時為了減壓,就看視頻刷手機,很少關心女兒成長。今天開始,從把和太太聊天的內容記錄成任務筆記開始,一個新的家庭管理專案產生。其中有了一則關心女兒成長的任務筆記,規劃了晚上要幫他整理書包,開始發現女兒有一些自己的整理想法,於是又列出了我要嘗試用 GTD 方法幫助女兒學會更多整理技巧的任務,拆出我要先閱讀 GTD 青少年版的書,並簡化成可以跟女兒分享的內容。最後我規劃出午休情境,之後想要在這個情境中去執行這些行動。」

從專案的視野出發,在任務中做管理,然後才知道什麼行動對自己是最好的,可以聚焦、可以不混亂,並且真正去實踐對自己有意義的事情。

讀者也提到,他覺得一開始要全面改變很難,所以他就是先從工作上一件近期重要專案,以及生活中最想實現的專案開始。

其實,真的不用一開始就想要全面的改變,我覺得讀者從家人這個專案開始,其實就是很好的切入點。

專案筆記也不會是一次到位的,我自己到目前為止,其實也都是利用累積、調整的方式,逐步在需要時把一個一個專案累積的完整與有系統。

但這其實是更好的方法,幾個原因:

  • 1. 憑空想像的系統不會是好的系統。
  • 2. 只要之前有累積、有紀錄,後面的調整就更簡單。
  • 3. 透過逐步調整建立某個專案的系統,以後執行這個專案就更輕鬆。以後面對其他類似專案還可複製其中一部份。

我也很高興有這位讀者,和我深入的討論溝通許多方法論上的實踐細節,也將這樣的回饋分享給大家參考。

也歡迎大家可以繼續把閱讀心得與疑問寄給我,有機會獲得我的一對一顧問對談服務:「生日、新書、十二年,寫心得獲得免費一對一顧問對談服務」。

有興趣的朋友還可參考下列文章:Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版關於「時間管理」不是什麼?我的七條反思幫你的時間管理方法健檢,如何挑選時間管理工具?


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:GTD 實踐者對 Evernote 子彈時間管理系統 6 個執行疑問解答


留言

  1. 受益良多!對於這種自我優化,反思,在調整的過程中更為聚焦自己方向,有時真的會很沈浸在這種自我對話的過程中!

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  2. 专案,任务,行动。专案指的是目标愿景,行动是具体所做的事,那任务是什么呢?或者说它们三者之间的关系是什么?

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    1. 我在書中,根據我自己建立的系統,我是這樣解釋的:

      專案是指長期追求的某個目標,可能是生活的,也可能是工作上的。
      任務是只要完成目標的過程中,我必須完成的一個一個具體成果。
      而行動則是要達成成果,我必須實際採取的一個一個步驟。

      當然,這三者間不一定要強硬地做區隔,會有一些模糊地帶,但是我做這樣的區分,想要解決一些問題:
      1. 我們的待辦清單常常是很多分散的行動步驟,但東做一個行動、西做一個行動,很有可能具體成果都沒有完成。
      2. 但是要完成一個具體成果,我必須要拆解出行動,才能分段的、逐步的執行,所以要有一個任務視野,任務才是時間管理的中心思考。
      3. 但是成果太分散,我們的時間花費也就分散,如果想要創造更大的價值,就必須要有專案的視野,從目標去管理任務。
      4. 最後,如果我們的時間管理系統是從專案的視野來驅動,那麼會更好管理,因為它的數量少、更聚焦,並且創造的價值更大。

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  3. 最近拜讀完新書,也依照書中所述調整我的Evernote使用法,但遇到幾個問題。

    1.時間提醒的部分我究竟是要設在專案目錄的筆記,還是任務的筆記呢?
    2.到底多細的行動要組成任務,比如說如果一個專案裡面工作包含提案收件、審查、簽約等各階段,審查的部分就要規劃成一個任務(一則筆記,裡面行動包含委員邀約、出席廠商通知等,然後委員邀約在行動內繼續拆解),還是審查裡面的委員邀約(包含名單確認、擬定邀約信件、統計回覆等行動)才規劃一個任務呢?

    這是我目前執行中最容易混淆的部分,再請站長協助解惑了,非常感謝~

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    1. 給你一點我實踐的結果,基本上任何的行動都要組成任務,如站長所說,一個不與其他行動相關的行動可能是不重要的(例如回家買包米、去繳信用卡費),如果做了就可以忘了,其實沒有必要寫成筆記。但是,其實實際上很多行動都是會關連到一個任務的(這裡的任務,就是解決一個問題),像買包米可能是要解決煮晚餐的任務、繳卡費可能是解決記帳的任務,所以任務才是核心。
      而我區分任務和專案,主要是以任務為主,專案作為檢視用的目錄清單,和一些整體的構思,舉例而言,我可能想養成很多習慣,這些任務我會用連結在一則專案筆記中讓我可以很快找到,然後下方會有一些整體的構思,像是如果我有兩個習慣想養成,應該先養成哪個之類的。

      至於你所舉的例子,我會這麼建議,可以用具體階段結案的成果來區分任務,以你的例子來說,如果委員邀約完了,還要再做出席廠商通知,審查才算結束,不用管他,可以進行簽約,那麼應該以審查作為一個任務;但是,如果委員邀約完了就結束,那麼就以委員邀約為一個任務。

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    2. 嗨~謝謝您的分享及建議,我覺得非常實用,我會依您的建議試著再操作看看,感謝您:)

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  4. 非常感谢博主的解答。专案是人生目标,愿景等。然后导出需要做哪些阶段性成果或者任务,最后支撑完成任务的具体行动。在这个系统中,所有的东西都变得紧紧有条,然后所有的东西都变得容易管理。非常赞的系统。

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