需要意志力來實踐 Evernote 子彈時間管理系統嗎?剛好相反


不是依靠意志力讓我們去實踐一種管理系統,而應該是系統幫助我們更有意志力。

在新書《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》推出後,因為我舉辦了「回寄心得與提問,抽出與 Esor 免費一對一顧問對談」的活動(到 4/28 禮拜天截止),目前為止累積了許多提問郵件。

加上至今每個月都持續開設的實體課程:「 Evernote 子彈筆記術」(目前有 5、 6 月場次可以報名),課程中也累積了許多提問。後續我也準備一一撰寫成文章跟大家分享。

其中有一個問題常常出現:「要為自己打造一個快狠準的 Evernote 子彈筆記系統,是不是要很刻意的強迫自己去執行,要依靠很強大的意志力?」 

剛好前幾天一封讀者的新書回饋與提問中,這位讀者很完整的提出了上述的類似問題,在寫信回答給他之後,我也決定將我的回答分享在文章中,給其他想要實踐 Evernote 子彈時間管理系統,或是任何時間管理系統的朋友參考。




一,讀者提問:「我認為 Evernote 的系統需要靠人的意志力去「主動」使用才會真正發揮效用,舉例來說,我必須在每個有空檔的時間,都要去按下建立的情境標籤篩選器開始執行任務。」


任何時間管理系統,或是任何工作流程,都需要意志力。不過,意志力是行動之後產生的累積成果,而非一開始就要依靠意志力啟動。

可不可以讓系統的設定是符合人性的呢?對我來說這個時間管理系統的用意應該是「輔助」我們更有意志力。所以我的起心動念,並非是強制自己:「在每個有空檔的時間,都要去按下建立的篩選器開始執行任務。」

反而我是這樣的想法:原本許多的空檔時間,我可能很容易就浪費掉,例如工作壓力大時的空檔跑去看看新聞打發時間,生活中的空檔看看電視就浪費掉了(為何休息後更焦慮更沒動力?可能我只是在打發時間)。但這時候,在 Evernote 子彈時間管理系統中,我會針對這些「有問題」的空檔,設計出一些符合自己個性的情境標籤提醒,例如「思考想解決的問題」、「測試感興趣的工具」、「研究園藝」、「研究沖泡咖啡」、「想和老婆一起看的電視電影」、「 想要玩的遊戲」。

現在有了這些情境標籤(用情境而非時間排任務,我的情境排程技巧分享),我可以在遇到空檔時,知道自己有一個系統可以支援我做出選擇。於是剛剛開始的時候,我偶爾記得就會點開適合的情境標籤來看一下,慢慢去了解在這些空檔情境有更好的行動選擇,例如在和老婆的兩人時間中與其各自玩手機,不如好好一起看一部想看的電影。

有了一個這樣預先設定好的選擇系統,就增加去做出這些選擇的可能機率。能夠提升這樣的機率,就會進入一個正向循環,以後就更想要在空檔體驗這樣完成有價值任務的感覺。

所以其實流程是「反過來」。

不是一開始要用意志力去強迫自己「都要去按下某個情境,並徹底執行任務」。而是反過來,一開始只是一個支援系統,讓這個選擇系統先在那邊,於是偶爾我就會啟動他,漸漸的更想去啟動,最後成為習慣。

養成習慣就是一個人的自動化系統,不再單靠意志力去做。前提就是逐漸習慣,讓系統只是支援,才不會一開始就進入拒絕與反抗的狀態。




二,讀者提問:「然而人是感性的動物,如果當自己心情不好的時候,對於這些「主動的習慣」應該如何調適自己,讓自己能夠順暢去執行任務?」


或者試著反過來思考,何不設計一個心情不好可以提醒自己去做的情境與時間管理系統?

我的 Evernote 子彈時間管理系統有一個核心的方法論,就是「先做出選擇,才能做出更好的選擇」。

人是感性的動物,一定會有心情不好的時候,那麼有沒有可能我們在心情好的時候,先把系統建立起來,先把心情不好時可以輔助提醒的選擇設定好,這樣當心情起伏之際,我們依然可以依靠系統的幫忙,走在相對正確的道路上呢?

而這正是擁有一個支援系統的好處。

同樣的,不是逼自己去做完全不想做的事情。問題在於心情不好時,大腦處在一片混亂的狀態,這時候或許不是無法做事情,而是無法做出判斷。

所以如果能夠有一套預先選擇好的流程,例如每週子彈行動清單、各種情境的任務選擇(或許也能包含心情不好的情境)。那麼即使大腦一片空白、心情很混亂時,這個系統會像是一個幫助者一樣,提醒我們這時候還可以做出哪些選擇:或許是工作上簡單的一小步行動慢慢推進,或許去寫一篇自己很想寫的文章,或許讀讀最近很有啟發的一本書。

不是在心情不好時還要逼自己去做那些最困難的任務。

而是讓心情不好時,有個支援提醒,讓大腦不知道應該幹什麼時,支援系統知道自己還有哪些其實可以做到,做到後會帶來成就感的選擇。

這樣的時間管理系統,反而是恢復心情的一個有效的系統(可參考:快樂並投入當下的理性作法:我們會需要的做得到技巧)。




三,讀者提問:「Esor是如何讓自己持續維持「吸收新資訊→測試→撰寫文章」的流程?因為現實生活中我們會「同時得知」許多新工具的資訊,所以我們是要每天「刻意」改變自己的工作習慣來嘗試這些新工具嗎?」


很多時候我們看到一套好方法,就會覺得要逼自己去做。雖然說「刻意練習」是近年大家朗朗上口的關鍵字,但不是這種逼自己的刻意。(可參考:「擁有熱情」不一定是尋找喜歡、興趣與好奇,而是刻意練習

早期我維持寫文章的流程是如讀者所說這樣沒錯:「吸收新資訊→測試→撰寫文章」,但是後來我發現這樣很累,而且容易讓自己迷失。

近幾年我的流程反過來做:

  • 「先發現生活、工作中要解決的問題」
  • →「開始撰寫文章草稿」
  • →「尋找需要測試的方法或工具」
  • →「剛好遇到需要的新資訊」

但是當我這樣反過來做之後,我就發現撰寫文章這件事情不是刻意為之,要依靠意志力的成分也減少很多。找新資訊也不是刻意為之,於是要花在找新資訊的時間也變得經濟節省很多。

因為我的生活與工作中一定有很多值得解決的問題,我開始思考就能開始撰寫文章。我利用解決自己切身問題作為動力去做工具的測試,這就和我原本的工作流程完整的結合在一起。

最後只要我能抱持著上面的問題意識,看到各種資訊,都會變成是有可能解決我的問題的資訊。而不再是刻意去找新資訊。




四,小結:我們需要建立的其實是一個支援系統,而非一個逼自己照著做的管理系統


所以讀過《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》一書的朋友會發現,我最不重視列好像一定要做的待辦清單,反而先去天馬行空的拆解一個任務可能可以做的各種行動:這是在支援自己更容易去做,而不是逼自己一定要做。

上過我的「 Evernote 子彈筆記術課程」的朋友一定聽過我講這一段:我的專案管理筆記,一開始一定都是空白筆記,不是一次做好完整筆記,而只是每一次有想到新行動、有遇到新資料、有分配新任務時,就補充上去。支援系統的意思是,以後大腦忘記沒關係,到這個任務筆記看就好,那就是這個當下最好的可行計畫。而不是一開始就要逼大腦去作出一個超完美計畫。

以上,就是我針對「需要意志力來實踐 Evernote 子彈時間管理系統嗎?」這個問題的回答,而我的回答是:剛好相反。

當然,我不是說這樣一套系統是輕鬆可以做到的,事實上回饋愈大的事情,愈難輕鬆做到。但我的意思是,也不是要靠意志力來逼自己實踐系統,而是反過來,利用系統建立自己的自信、熱情與意志力。


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留言

  1. 你好,無意間在google看到你說evernote第二大腦的文章,我也好想擁有自己的第二大腦^^
    但我從未用過evernote,之前用過很多方式記下了大量有用的資料,如: style notes記事, 書籤, 手機和電腦截屏....... 等等,如果這樣多,應該怎麼開始集合到一起再分類?聽上來要花費很漫長的時間才可以做到而令我卻步

    回覆刪除

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