[筆記術-13] 準備好瑣事清單,幫你不費力進入決定性工作狀態


老婆是我的忠實粉絲,昨天認真聽了兩遍我在年輕人 Show 吧的時間管理專訪,在今天我們開車回基隆的路上,跟我說她聽了專訪裡我談「覆盤系統」後,提醒了她,今天到公司上班時,立刻打開之前完成的幾筆訂單筆記,加上「下一次可能要增改哪幾個步驟」的下一次行動清單。

我們接著聊到最近一次經驗。老婆與我都有一個凡事先列清單再說的習慣(可參考:晚上列待辦清單,養成早起習慣跟你的鬧鐘無關),例如我們列了一份帶小孩外出要準備的物品清單,並且根據每次經驗增改,讓這份清單愈來愈有用,而我們會在外出前打開清單來收拾物品。(類似方法我們還用在: 聰明的旅行行李打包清單法,如何用 Evernote 實作與清單分享

不過最近有一次,我們出門前覺得很自信,想說就根據大腦印象來收拾東西就好。結果,雖然重要物品都記得帶,卻忘了「有準備會更方便的」口水巾和尿布墊。那次經驗我們都覺得,一份「瑣事清單」,隨著經驗累積與增改,可以真的有效地幫助自己把事情完成得更好,只要我們記得去參考他。(畢竟記憶是不可靠的: 跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法




當然,並不是說我們什麼事情都不記住,也不是什麼事都只想依靠一份清單來執行就好,確實有些重要的事情值得養成習慣與直覺。

但是很多「瑣事」如果也依靠直覺,卻可能在重複做錯、額外爭吵,與不必要的焦慮上花費時間。

所以幫自己準備好「瑣事清單」,並且根據「清單」來完成瑣事,是想要幫自己在次要事情上減少時間浪費、降低大腦壓力,並且讓自己更專心在重要的事情上

就像前面我和老婆的那份「孩子外出準備清單」為例,他的實際運用流程是這樣的:

  1. 外出前幾天完全不擔心準備工作,因為有份清單可以參考。
  2. 準備外出行李時可以準確根據清單準備,不需浪費額外思考、清點時間。
  3. 外出前可以有更多心力,專注在照顧孩子的需求上。
  4. 外出前也可以更開心在規劃行程等更重要的事情上。 
  5. 如果出遊時真的發現有新的應該準備的東西,就寫入清單中,繼續累積好經驗。
  6. 不焦慮下次出遊時會不會有遺漏,因為有一份「上次經驗以來最好的清單」可以參考。

一份「持續累積的好經驗清單」 ,確實在節省瑣事時間、降低瑣事焦慮,並且讓我們更專注在重要事情上,會很有幫助。




我自己工作上,也常常利用這樣的「瑣事清單」來快速解決瑣碎但必要的環節,讓我:

更快進入決定性重要步驟。
更快投入高效率工作狀態。

例如我有一份「寫文章架構清單」,在這個架構清單裡,我列舉了寫一篇文章要做的每一個瑣碎步驟,像是研究關鍵字、設計開場、提出要解決的問題、用案例說明,以及解析方法。

這份清單有什麼效果呢?當我每次要開始寫一個新題目,還茫無頭緒時,我就打開這份清單,先照著這個架構,把基本內容列舉出來、填寫進去。這就是「快速解決瑣碎但必要的環節」。

接著我就能有更多時間進入「決定性關鍵內容」的寫作上,例如怎麼把故事寫的更有趣,或是把方法解釋得更有說服力。

而這也幫助我不會在寫文章的「周邊問題」上浪費時間,更快進入核心問題,通常我也會更有動力解決這個問題。很多時候我們就是卡在周邊問題,結果一步都跨不出去,遲遲無法進入難度最高但可能也是最有趣的核心工作狀態,當然工作也就一再拖延,因為瑣事太無趣(還可參考我的克服拖延技巧:克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧)。




而「好經驗清單」的製作沒有什麼特別的技巧,唯一的技巧就是「要記下來」,並且「下次記得使用」,持續的累積自己完成不同事情的必要步驟,為這些事情累積清單,來快速解決那些瑣事:

與其說這是一種技術,不如說是一種習慣。

而這種習慣可以幫助我們減少做事時間、降低瑣事焦慮,而更棒的是更快投入到有價值的工作和心中。

如果你想知道更進一步的經驗筆記技巧,則可以參考「寫出元經驗,不要讓筆記日記變成無用流水帳」 ,或是我在持續累積下一次更好的經驗時,會使用的「KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌」。而要克服瑣事的煩惱,也推薦你閱讀我多年前撰寫的這篇:「 如何記住今天要做的瑣事?給健忘朋友的三個好建議」。

也歡迎你來電腦玩物跟我分享你的相關心得。

筆記術系列文章:
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留言

  1. 一、先做當下能做的,再做需要深入思考的。
    二、讓電腦替你記憶,讓大腦來思考。
    三、積累經驗,不斷優化,使用最佳的流程。

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