2016年11月21日 星期一

[筆記術-5] KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌


在我的「筆記術」系列文章中,介紹一些具體、有效的「筆記格式」、「筆記方法」,解決我們工作或生活中面對的各種問題。而今天想要跟大家介紹的,是很多年前在日本曾經蔚為流行的「 KPT 方法」。

「 KPT 方法」其實並非專門針對做筆記的方法,他是一種類似「看板管理」的公司管理方法,日本還出了幾本相關的書籍,所謂的「 KPT 」,是 Keep(保持)、 Problem(問題)、 Try(嘗試) 三個關鍵字的縮寫,利用這個方法聚焦在生產流程的改進,提升每一次產品的競爭力。

不過既然「 KPT 方法」可以用在公司流程的改進,那麼運用到「個人的改進」上,也無不可,我自己的實驗,就覺得「 KPT 方法」很適合用來寫個人的工作日誌,在作為思考與學習的筆記時也很有幫助。

因為筆記有一個核心的目的是「改進」,而 KPT 正是以「 Try 」的下一步改進為核心來運轉。




@什麼是 KPT 法?核心精神是「下一次如何更好? 」


「 KPT 方法」的精神是幫助我們有技巧的「釐清」與「聚焦」下面三個反省關鍵:

  • Keep(保持):歸納哪些部分是下一次要繼續維持的。
  • Problem(問題):找出哪些部分是這一次還有疑問的。
  • Try(嘗試):提出哪些下一次可以改進的測試?

我們一般工作日誌或許會簡單歸納優缺點,但「 KPT 方法」 並非是寫出優缺點,而是在思考「讓下一次變得更好」的方法。

所以「 KPT 方法」 的自我提問都跟「下一次怎麼做會更好」有關,「 Keep 」就是下一次還可以繼續這樣做的地方(而不是單純的指優點或成功),「 Problem 」則是這一次發現但尚未解答的疑問(也非單純就是指缺點)。

最重要的是全力集中在「 Try 」上面,所謂的「 Try 」就是根據 Keep 與 Problem 的反省結果,提出下一次如果怎麼做「有可能」更好的改進測試!要注意的是,這並非是構想真正的解決辦法,因為事實上我們通常不知道哪個方法才是最佳解法,唯有「先測試後才知道」。

所以一個有效的 KPT 法,通常會畫成下面這樣的表格,填寫內容的方式大概如下:


Keep(保持)
Try(嘗試)
電腦玩物主題很專注在數位工作。
Esor每天早起寫草稿。
Esor每天晚上整理今日的新思考。

每天晚上先把新資訊清空,讓早上可以有效接收真正的少量新資訊。

整理目前的接收清單,讓有效聚焦在少數優質的資訊來源上。
Problem(問題)
應該什麼時間接收新資訊?早上接收好像有點浪費時間?但不接收可能錯過重要即時消息?





另外也要提醒大家的是,「 KPT 方法」 核心是「流動,關鍵行動是「 Try 」的「測試」。

為什麼是流動的呢?因為這一次的測試,如果發現了某些值得保持( Keep )的方法,那麼就會進入下一次 KPT 反省的 Keep 中。同樣的,如果這次測試發現新的疑惑,就會進入下一次 KPT 的 Problem 中。因此這裡面的內容會是流動的。




@為什麼要使用 KPT 法?


「 KPT 方法」有幾個地方值得我們借鏡,首先就是他「不問優缺點」的特色,我們在過去的反省中常常陷入討論優缺點的迷失,容易隱惡揚善,或是陷入自我否定,卻忘記其實這一次的優缺點不重要,重要的是下一次怎麼做才會更好,而「 KPT 方法」的反省方式全部聚焦在下一次行動。

所以「 KPT 方法」 的紀錄方式,可以幫助我們有效的自我理清,快速建立架構,一方面能累積能力中值得保持的部分,一方面又能聚焦在改進能力上。

如果用 KPT 法來寫日記,我覺得對工作反省、個人反省也是會有幫助的,因為這樣的反省日記更可以幫助我們「累積自信」並「自我成長」。

自信不是來自於相信自己很好,因為你很快就會發現還有更多比自己更好的人,這種虛假的自信就會毀滅。真正的自信,來自於「相信自己可以改變」,小改變也沒關係,愈常實現這種改變的人,就會愈相信,於是就擁有了很難被毀滅的自信。

而 KPT 日記法正是聚焦在這些小改變上。




@KPT 法的應用:


上面是 KPT 的基本方法,我們當然可以自由調整裡面的一些細節,應用在不同工作或生活需求中,下面我就來做一些舉例。


  • 1.用 KPT 討論會議:

你可以在白板上畫出 KPT 的表格,然後針對三個方向討論:

Keep:我們應該維持的競爭力。
Problem:我們目前的問題點。
Try:我們下次要嘗試的改變點。

這個表格對於鳥瞰和歸納很有幫助。


  • 2.工作總結報告:

我們可以嘗試用 KPT 法,當作公司裡團隊成員回報工作日誌的「格式」,如果以每日工作回報來看,可以這樣做:

Keep:今日執行的任務
Problem:任務中未解決的問題
Try:之後要嘗試解決問題的方案

這個格式幫助主管可以有效評估每個員工的生產力,也同時知道每個員工是否有真正在思考自己的工作。相對的,這個格式也幫助員工在寫自己工作回報時少一些隱惡揚善,多一些真正對工作改進的探索。


  • 3. 個人反省日記:

而我很推薦大家可以試試看用 KPT 方法來寫日記,或是寫自己的工作反省:

Keep:覺得自己應該繼續維持的習慣。
Problem:反省可能有問題的某些習慣與步驟。
Try:思考如何解決問題的具體方法,並下一次實際測試看看。

我上面舉例的表格,就是在這個概念下完成的。


  • 4.學習研究:

其實我們也不一定侷限現在方法上,如果靈活運用 KPT 法,那麼做為學習研究時的筆記方法也很有幫助:

Try:把任何想要測試看看的步驟都寫出來。
Try 確認過的:進入 Keep
Try 後有疑問但未解決的:進入 Problem
從 Keep進入Try:繼續思考就算是既有方法還有沒有可以改善的?
從 Problem 進入Try:繼續測試來解決那些未解決的問題?

所以說 KPT 法是一個流動的筆記法,他不是分析出固定不變的優缺點,而是在不斷測試中,去找出更好還要更好的做法。大家可以參考我之前分析學習筆記方法的文章一起比較:「做好大人的學習筆記:如何開始建立你的技能系統?

這才是寫筆記、寫日記的目的。




@適合 KPT 法的工具:


那麼有沒有哪些工具適合做 KPT 筆記呢?

首先你可以在紙本筆記中畫出 KPT 的表格,如果用來寫日記,可以每天一個 KPT 反省表,而且最好今天的 KPT ,是昨日 KPT 測試結果的延續,這樣就能非常有效的累積與成長。

另外你當然也可以在各種數位筆記裡做 KPT ,如果你想保持表格的格式,我也提供我的「 Evernote KPT 表格範本」給大家參考與下載使用。

或者其實你不一定要用表格,例如我自己常常使用的「三層筆記法」,也可以把三層架構改成 KPT 架構來使用。

還是你用 Trello 的話,可以做出 KPT 三個列表,來管理隨時流動的三種思考或任務。

以上,就是跟大家分享我實驗了一段時間的 KPT 筆記法,希望對大家有幫助。

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12 則留言 :

  1. 完全認同聚焦在下一次怎麼做會更好,是比情緒低落或自信不足的狀況下檢討自己的缺點忘記優點,是來得有意義呢。

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  2. 或者,版大寫個故事?怎樣就某次工作,經過怎樣的思考過程生出 K P T 的項目?怎樣明白自己成功了?

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    1. 這是個好建議,最近也在思考要不要在文章裡多放一些完整的故事

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    2. GOOD! 正是我所需要~ 太棒了

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    3. 作者已經移除這則留言。

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    4. 感謝 esor 聽取建議嘿,個人是覺得,就是故事中能看出一些細節。從這些細節當中,比較容易看得出某種方法跟其他方法的差異。也就是說,為什麼KPT方法(或某種其他方法)在某方面特別有成效?進而判斷:這種方法適合用在我的任務上嗎?這樣。謝囉~

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  3. 非常感谢,把Try调到Problem下面,好像更便于手机上浏览。

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    1. 我自己平常實際的做法是用我文末提到的[三層筆記],第一層放 Try ,第二層放 Keep ,第三層放 Problem ,在手機上也很好瀏覽

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  4. Evernote怎麼做到合併儲存格啊?還是這其實是從word複製過去的?

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    1. 哈哈,這個表格是我從 Google Docs 做好複製到筆記中,建立成範本的

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  5. 看到這篇好激動。長久以來喜歡寫下工作經驗上有缺失的地方,自以為這樣可以幫助自己持續進步。但實際上每次回頭看自己的紀錄時總是因回想起當初的"失敗"而陷入懊惱自我厭惡中,被情緒干擾反而沒法客觀檢討得失。一直在想該怎麼辦呢!謝謝esor這篇文!

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