不完美，效率大加倍：雜亂拖延少做點讓你更有生產力

完美主義不一定會讓結果完美，有時放棄完美主義，做得愈少反而愈有力量，不一定要試著去做完所有事情，才能專注在真正重要的事情，無論是生活或工作上擁有更多彈性可以喘口氣，反而會讓我長久保持生產活力，享受每件「留下來」的任務，並且完成得更好。

在很多次的挫折後，我發現有時突破盲點的關鍵不在於去找到新的道路，也不是要改變現在的道路，而是想辦法去掉原本路上的遮蔽物，讓隱藏的捷徑入口浮現。在工作或生活上這就是必須在抉擇中捨棄掉一些東西，選擇後的克制能夠帶來專注，而專注就能讓結果美好。

就像工作來不及時我會避免優先考慮：「我只要多花一些時間就能完成工作。」當然只要給我無限的時間，絕對可以完成無限多的工作，但這比科幻故事還要不現實。所以要考慮的是有沒有更直接解決問題的路徑，有沒有哪些次要任務是可以捨棄的，而不是：我只要晚上加班就能完成它。

 

 

今天這篇文章，讓我分享自己實際經驗中關於「不完美，效率大加倍」的心得。當然我的個人經驗不會適合所有人，但從每個情境中帶來的反思，希望也能提供大家一個關於生產力的不同角度思索。

 

 

• 花時間在重點上，簡報簡單就好：

我製作簡報時都很簡單，單純標語、圖片串連出我想報告的流程，不使用簡報軟體其他的特效動畫製作功能。雖然加上動畫、音效或許更完美，但沒有也不會影響這個簡報本身的目的。

因為一旦有了動畫、音效，後續編輯與播放時就有了限制，就少了彈性，而當我使用單純簡報設計時，我可以輕鬆在雲端的 Google Drive、電腦端的 Office、 行動端的 Keynote 或各種簡報播放軟體轉換，不會有相容問題。

少了「美化」的時間，我也有更多時間專注在自己報告的練習上，內容流程的調整上，如果說我只有四個小時可以準備簡報，只花一個小時完成簡單但內容有表達出來的簡報，然後花三個小時練習，而不是用來美化，反而效果更好。

 

 

• 雜亂一點也無妨，筆記不一定要排版精美：

或許你的筆記有美化、排版的需要，所以有些朋友會在意 Evernote 的編輯功能不夠強大，但是對我來說則是很少對筆記進行排版編輯，除了偶爾要區隔段落時使用一下水平分隔線，要不然打開我的 Evernote 筆記看，不會看到精美的筆記：

只有記下重點內容但找得到、用得到的流水帳。

尤其在 Evernote 行動 App 記錄筆記時我幾乎沒有利用過編輯功能列，因為記下事情最重要，快速記錄最重要，而排出美美的版面則對工作本身無太大益處，甚至排版有點不整齊也沒關係，我又不是要把 Evernote 筆記直接印成書來出版。

• 參考：最好的整理就是最少的整理，不需要整理的整理術

 

 

• 沒做完就算了，限制我的作業時間：

我確實也想每封信都仔細回覆，我也希望能把每一篇新聞、文章都仔細讀過，我也期待能把一本書好好看完，但現實情況確實就是：時間有限。

整體的時間有限，所以我更會去限制自己處理每一件事情的時間。例如我會限制自己閱讀每日新聞的時間，或許我常常推廣新聞閱讀器，所以你誤以為我會花很多時間讀新聞，其實剛好相反，我會限制用最少的時間來處理新聞。

但也因為有所節制，所以才可以練習如何在閱讀新文章的過程去抓出重點。大多數文章我都不會從頭到尾讀完，但我會依據我的需求抓出我想要的。

不管是讀新聞、處理郵件、整理雜務，這些次要工作都應該嚴格做好時間的使用限制，畫出界線、適可而止，少做一點、簡單抓住重點，才能把時間留給更重要的事情。

• 參考：練習和時間賽跑，活用計時器快速進入工作狀態的方法

 

 

• 拖延戰術？有時不需要把所有瑣事完成：

大家可能會認為「拖延」是個壞習慣，但是在工作管理上「正確的拖延」卻常常是一記妙招，因為每天的時間有限，如果你不拖延一下瑣事，反而會干擾了優先執行重要工作的效率。

在工作進度的執行上，下一次進度之前我可能列出了10件要做的事情，但這裡其實有些事情是一定要做，有些事情只是覺得要做。這時候在執行的過程中，優先處理非做不可的事情，其他任務則拖延一下。

等到進度截止前，無法再拖延了，這時我也會發現那些被我一直拖延的瑣事其實不影響成果目標，就可以直接移除，不需要做這些事情。

當然，我這裡講的是我對自己工作目標的執行計畫，如果是和他人合作，那麼就要趁早說明什麼事情我無法做、做不完，但又不影響主要目標，盡可能的把瑣事簡化、延後，甚至取消。

• 參考：抓出時間之賊，是誰偷走了你我的時間？

 

 

• 接受現況，更能擁有執行力：

前面提到的「不完美」、「雜亂」、「未完成」、「拖延」，看起來這些似乎都是工作方法、時間管理上最討厭的事情，但是把這些現象當做敵人來對抗，真的可以有效的提高生產力嗎？還是只能帶來放棄、逃避的結果？

我從自己「改變習慣」的經驗反省，最重要的開始並不是憑著一股熱血製訂一個習慣改變計畫（因為那通常是學別人的），更不是在行事曆上安排複雜艱難的習慣養成步驟（因為那通常只獲得當下的自我滿足）。愈多習慣改造計畫，就愈容易失敗，那是一種計畫病。

後來我發現「改變習慣」的第一步是深入了解自己的弱點、慾望，了解自己已經行之有年的生活習慣、思維習慣到底是什麼？然後不要試著對抗他們，而是承認他們，找出和平共處又可以讓我變好的方法。

就像是運動這件事，以前覺得要跟別人一樣堅持跑步、騎腳踏車，但我明明回家後更喜歡寫部落格文章，那讓我更有成就感，所以那樣的運動堅持反而沒有辦法持續，後來我改變策略，選擇一個不完美方案：「每天下班多走一點路回家」，雖是不完美鍛鍊，但起碼還讓我具體產生了一些健康的效果。

• 參考：養成好習慣之前，如何建立真的做得到的習慣養成目標？

 

 

• 小結：

當然，完美的執行會讓成果更美好，但問題是要求完美執行的下場常常是累死自己或放棄執行。這時候，做不來、少做一點、什麼都不做之間，「少做一點」就是平衡的選擇。

而增加生產力，絕對不是拿條鞭子去逼迫自己做不想做、做不到的事情，或是抱怨為什麼沒有更好的執行條件，而是應該接受自己或現狀的不完美，找到最有效果的平衡作法。

只要去執行，也才有改變現況的可能性。