Google 文件變真正專案協作工具,新增進度選單、專案表格範本



當你要管理一大堆任務、文件時,可能會設計一個包含「進度狀態」欄位的表格(像是 NotionAirTable 等專案表格工具都有類似功能),專門用來標記目前每個任務處理到什麼階段,或是每個檔案是否還需要追蹤或修改。

這樣的「進度狀態」欄位對於自己一次要管理大量任務、文件檔案時很有幫助,可以清楚的看到其中特別需要注意的重要項目。這樣的「進度狀態」欄位在「多人協作」過程中更加重要,可以讓每一個協作者用清楚的方式回報自己目前的工作階段。

而現在 Google 文件也在這一年來不斷強化的「 Smart Canvas 」格式中,加入了滿足上述需求的專案管理功能:「專案表格範本」、「進度狀態的下拉選項清單」。

於是,我們可以利用最簡單的多人協作工具:「 Google 文件」,設計出一個對大多數合作者來說都好上手、容易使用的「專案協作文件」,裡面可以連結專案的不同任務、指派專案的不同合作者,並且設定每一個任務、文件項目的進度狀態。





大概也是一年多前,當 Google 文件開始推出「 Smart Canvas 」等各種特殊文件格式時,我提到這是要讓其從單純的文書工具,慢慢變成像是 Notion 那樣的專案任務協作工具。(延伸參考:Google 文件朝 Notion 進化,推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能

這一年來, Google 文件中幾個比較重要的更新包含了:
上述這些功能,都讓 Google 文件慢慢從單純的文書合作,轉變成可以處理更多「專案、任務合作」需要的功能。

而今天開始, Google 文件將會對所有用戶推出下面兩項更新:
  • 製作下拉式選單(dropdown chips)
    • 可以用來設計各種狀態、進度標籤
  • 插入預設表格模板
    • 包含了專案進度追蹤、產品審核追蹤、檔案資料管理、上市狀態管理等等預設範本。
這兩項更新,可以讓 Google 文件更能直接成為一個「多人協作的專案管理工具」,無論是要多人一起處理大量檔案,或是多人合作多個任務進度,都能利用上述功能來滿足。




Google 文件專案協作新功能的使用情境

你可以利用 Google 文件的「下拉式選單(dropdown chips)」,在原本的待辦清單後,除了指定要分配任務給誰之外,還能讓每一個人加入目前處理進度的標籤,這樣的待辦清單更加一目了然。




我們也能直接插入 Google 文件內建的各種專案表格,簡單的修改後,就能變成自己跟團隊夥伴一起管理各種專案、文件進度的表格。

結合 Google 文件中可以插入各種雲端硬碟文件(參考:Google 文件插入超連結隱藏高效率功能:來源標題自動取代、文件簡報預覽),這樣一來,簡單的 Google 文件就能發揮專案統整中心的效果。你可以參考看看我之前寫過的兩種應用案例:





如何設計 Google 文件中的下拉進度選單

如果想要插入或自訂「下拉式選單」,可以在 Google 文件任何位置,透過「插入」功能選單中的「下拉式選單」來建立。




Google 文件預設了「專案狀態」、「審核狀態」兩種進度標籤可以直接套用。例如「專案狀態」中包含了尚未開始、已封鎖、進行中、已完成等狀態。

你也可以透過「新增下拉式選單」,為這份 Google 協作文件設計屬於這個專案的特殊選項。

而這些進度、狀態、標記選項,可以靈活運用在 Google 文件的任何地方。





如何插入 Google 文件預設的專案表格範本

同樣在這一次的更新中, Google 文件的表格也有了進化,加入了多種跟專案進度管理相關的表格範本,我們在插入表格時可以直接套用。




把前述的「下拉式選單」(進度狀態選項),和這邊的專案表格範本結合,那麼就能在 Google 文件中更精準的管理任務。

如果某一欄有設計「下拉選項」,當新增下一列時,該欄位也會自動載入「下拉選項」。

有了「下拉選項」後,也可以利用 Google 文件的表格排序功能,快速排序出進行中、完成中的任務、文件。




Google 文件的新功能,讓其又更向 Notion 、 AitTable 這類專案協作工具邁進了一步,雖然功能還是簡單的,不過也相對的更親切好上手,值得好好利用在多人合作管理中。

那麼,如果你問 Google 試算表有沒有這樣的功能呢?當然有,歡迎參考我的這篇文章:「Google 試算表團隊協作任務清單教學,製作簡易版 Airtable 範本下載」。

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