EP1 小孩停課、爸媽在家遠距工作怎麼辦?我們的時間管理經驗談



從去年開始的這段疫情期間,在遠距上班的過程中,可能又同時要面對孩子停課在家自學,有時候我們會覺得時間被切割得更破碎,要花更多心力同時關注孩子的狀況,結果工作時間變得更少更焦慮,這時候如何才能有效的完成時間管理呢?

在「高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱Google Podcast 訂閱)第一集 Podcast 中,我(Esor)與趙胤丞老師會一起從自己真實的經驗出發,分享在這個過程中兼顧親子相處,與個人效能的方法。




在經過了幾次 Podcast 的測試後,決定透過電腦玩物站長 Esor 與趙胤丞老師一起合作的模式,來展開我們的正式 Podcast 節目:「高效人生商學院」。

電腦玩物的讀者相信對我都相對熟悉,而趙胤丞老師是我合作多年的作者,一起合作出版過《拆解問題的技術》、《拆解考試的技術》、《拆解心智圖的技術》等書,也是職場生產力、專案管理等領域的專家。

我們一起合作節目,是想要透過合作多年的默契,互相訪談,彼此挖掘各自的經驗與技巧,但透過比較輕鬆有趣的聊天互動模式,讓氣氛就像朋友交流,但一起腦力激盪出更深入、更具體的想法與做法。希望這樣的節目形式,可以有更豐富多元的內容提供給各位朋友。

我自己其實更喜歡讀文章,但也想要試試看 Podcast 的語音分享模式,所以我會把 Podcast 單元內我們討論的重點,重新整理成文章的重點摘要形式,不是逐字稿,甚至轉成文字後會加上一些新的解讀,讓喜歡讀文章的朋友,也能透過文字來了解內容。

以下,就是「高效人生商學院」 Podcast 節目的第一集文字摘要,也歡迎大家訂閱追蹤。(「高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱))




不是安排時間表,而是練習設計任務成果

當同時遇到孩子停課在家(尤其是小小孩),自己也要遠距在家工作時,如何把家人之間的時間管理安排好呢?我自己面對的問題是,孩子停課在家時就算學校有線上課程,但孩子還是會有很多的空檔時間,我不希望他們變成去看電視或無所事事的打發掉時間,但我在居家上班也無法像是假日一樣陪伴著他們,這時候可以怎麼辦呢?

我這時候會用上自己常常使用的時間管理技巧:「設計任務成果」,也就是我會在一天開始之前,透過跟孩子討論溝通的方式,一起設計出我們今天要產出的任務成果,我有幾個設計這樣任務成果的經驗談:(延伸閱讀:我如何和孩子一起練習「生活任務板」,為生活設定目標的技巧
  • 提前和孩子一起討論,一定要事先溝通,而不是父母直接強制設定。(即使我的孩子目前只有幼兒園中班,我也覺得溝通並尊重他的想法很重要。)
  • 但不是去強制安排孩子的作息時間表,例如幾點幾分要幹嘛,這樣的時間表我覺得很缺乏人性與彈性,孩子不喜歡,做了也不一定就代表今天過得很滿意。
  • 而是設計今天要「產出」什麼任務成果,例如今天要練習好某一頁數學或語言,如果練習好可以來找爸爸挑戰,挑戰成功可以獲得一些小獎勵。
  • 每天都提前想一些新的挑戰,與幾個要產出的任務成果,讓孩子自己試試看如何利用時間、找到方法去達成任務。
    • 並且,我也會跟孩子先溝通好,今天爸爸也需要完成某些屬於爸爸的任務成果,所以爸爸也會需要時間去完成他們, 讓孩子看到爸爸自己的時間管理安排方法。
  • 如果孩子有興趣去執行這個任務,那麼過程中父母不需要干預太多(甚至孩子一開始會有點拖延也不須立刻干預,讓孩子自己去找時間完成),這樣父母也會有時間專注去做自己工作上的任務。
  • 只要今天設定的任務做完之後,父母跟孩子可以一起覆盤,然後討論明天可以如何推進新的任務成果即可。
我自己在這一年多來常常發生的居家上班以及孩子也停課在家的時間,反而透過上面我們溝通討論的「設計任務成果」方式,建立起親子彼此都更獨立自主的習慣,也會產生彼此都懂得給對方時間,也為對方留下時間的習慣。

如果你發現跟孩子同時在上班時間一起在家時,就算排出孩子的時間表,還是無法有效執行,最後時間一團混亂,那麼可以重新思考看看上面的做法。時間的利用其實是從多個任務成果的累積而來的,所以利用時間的第一步並非安排時間表,而是主動設計自己、對方要產出的任務成果,這樣做甚至可以讓彼此執行這個成果時有動力,做完這個成果時更有成就感。




賦能、放手、覆盤

孩子要做遠距課程、要看線上課程,父母也需要有自己的遠距會議時間,這些需求還可能是出現在同一個時段。往往這時候,我們的工作時間就真的會變得手忙腳亂。

在這樣的問題下,趙胤丞老師提到他的解決辦法是,先教小孩如何自己操作這樣的遠距上課流程,讓他們可以自己完成這樣的操作,其實這樣孩子反而更有成就感。不過這件事情上最重要的技巧是「賦能」:
  • 胤丞說他會一次教孩子一些小動作,明天要上視訊課,今天先練習一下操作。
  • 但真正上課時,他反而會放手讓孩子自己挑戰自己。
  • 這樣,真正把能力交付到孩子身上,並且讓他們自己練習去做到。
最重要的就是,無論是 Esor 和孩子一起設計任務挑戰,或是胤丞讓孩子有能力自己完成視訊課程,關鍵就是父母在過程中要「放手」,讓孩子自己去嘗試,過程中不要太多干預。賦能是發生在事情執行之前,而非在過程中父母一直耳提面命。

Esor也會這麼做,並且我的孩子雖然只有中班,但我會在開始線上課程之前,先跟孩子討論看看等等的線上課程可以做些什麼,應該怎麼做,或是今天要挑戰一個想要進步一點點的小小練習(例如今天練習一次大聲回應老師的問題)。但是等到視訊課程一開始,我就放手讓孩子自己去做,除非發生大狀況我才出手,要不然小狀況我就看在眼裡,但不干預,事後再覆盤。

我們如果覺得孩子在家停課時,自己無法專心工作要一直管著孩子,很可能是我們不放心孩子自己做,但其實就算是幼兒園中小班的朋友,還是有機會自己學會,只要我們願意賦能。這樣反而我們可以把自己的時間多出來。

父母需要做的,可能主要是任務前的一點點練習與設定,任務中則要放手,頂多任務之後做一點覆盤。一旦孩子可以慢慢練習自己去執行任務,那麼父母與孩子之間彼此的時間就能還給彼此自己掌控。




強化關係,而非只是管理

透過我和胤丞老師這樣的討論,我們發現有一個共識是:「父母不要一直待在孩子旁邊提醒他」,反而是一個更健康的方式。父母不需要在這樣的過程中變成只是一個掌控者。

我發現當能夠這樣做,常常孩子自己完成課程後,反而會自己跑過來跟我說:「爸爸,剛剛我自己完成了一個線上課程了耶,而且我有練習更大聲的回答老師。」而所謂的覆盤,就是在這個時機點,我才會問問孩子那有沒有還發生什麼問題,明天有沒有想到如何改進,進一步設計出明天的任務成果,每天就在這樣彼此挑戰練習的過程中,渡過這些在家自主的時間。

我們都發現在這樣的過程中,反而強化親子之間彼此關係的合作與認識。甚至成為彼此時間管理的夥伴。
  • 透過溝通,和孩子對焦我們彼此想像的時間利用成果
  • 但是真正執行時,讓孩子自己去試試看
  • 只要事後去做覆盤就好
我們不需要第一天就做到100分,透過覆盤,慢慢在這樣的停課自學、遠距工作流程中,彼此都開始更懂得利用自己的時間。

甚至到了現在這個階段,孩子有時候還會主動來問我,等等爸爸是否需要一段專注時間工作呢?我可以先去看看自己的書,或玩一下自己的積木。因為我們彼此開始知道彼此需要的時間,這反而是一種關係的強化。




調整心態,接受現實,改變作法

胤丞老師還補充了一個很重要的提醒:放過自己。

先意識到現實已經改變了,這時候我們也需要接受現況,改變作法。如果之前白天時總是能在辦公室專注工作,現在變成孩子停課自學、自己遠距工作,卻還是想要用原本的作法,不願接受現況,這樣反而對自己、對孩子都會更加痛苦。

胤丞老師提到以前可能是在上班時間處理重要工作,但現在需要同時兼顧孩子停課的在家自學時間,不如就讓自己早起,也就是接受這樣的現況,換成早起的時間先把重要工作處理完。

我則回應說,企業在家上班工作者在白天上班時間還是需要保持隨時在線上的狀態,不過如果可以像是胤丞所說的那樣,先利用早起的時間把重要工作處理完成,那麼白天上班時間就真的只需要處理臨時意外、雜務瑣事,那麼也就會真的比較有時間兼顧到孩子停課在家的時間。因為需要專注的重要時間已經完成了,剩下的零碎事情更能利用零碎時間完成。

Esor 還提到,如果我能先接受現況,在同時停課與遠距時,自己的時間勢必會被切割得更加破碎,那麼我就要嘗試改變作法,先把任務分段、切割,在沒有一大段專注時間的情況下,我也能逐步完成工作。

面對破碎化的時間,我們更要能把工作分段,接受現實,也要意識到在這樣的新模式中本來原本的做法就可能無效,所以我們要有工作流程的調整。




調整自己遠距工作時的流程

最後,胤丞老師問我說,除了管理好孩子的時間,我們有沒有什麼技巧來管理好自己的時間安排呢?例如常常有遠距會議時,可以如何管理這樣的遠距會議時間?

我提到管理會議時間有三個層次:
  • 第一個層次:如果是主管、客戶決定的會議,我可能無法改變什麼,這時候我反而更需要工作分段的技巧,讓我可以在可能變得更多、更破碎的會議之間的空檔,我也能分段的推進自己最重要的任務成果。如果我一開始就意識到完成一個企劃案並不一定需要三個小時,而可以是分成六段、每段30分鐘的流程,我就可以好好利用這些被切碎的時間。
  • 第二個層次:線上會議其實大多反而開得更有效率,因為會有一種大家趕快討論完、趕快下線的意識,而且廢話反而變少了,尤其在許多輪流報告的會議中大家反而講得更精簡,這時候我們反而可以利用這樣的環境與工具來「推動有效率會議」,更主動在開會前跟大家限定時間,鼓勵大家講得更精簡,相輔相成,借力導力,去掉那些會議中原本不一定必要的細節,讓會議開得更精準,甚至讓以後實體會議也會變成更有效率。(延伸閱讀:如何提升會議效率、避免時間失控的 7 種開會技巧與案例分析
  • 第三個層次:如果我們有機會向上管理,或是有機會成為那個管理者,這時候可以利用多人協作的工具,不用太複雜,例如就是一份簡單的多人協作文件,邀請團隊成果一起編輯一份企劃案、一起收集一份統計報表,這時候其實大家都能看到彼此今天有沒有更新,那這樣自然就知道彼此的進度,也能收到彼此的進度。這時候,就不一定需要開個會來交換資訊、確認進度,大家都能看到彼此產出,也能節省掉許多這類會議的時間,大家都開心。其實不用太複雜的工具,簡單的 Google 文件其實就能完成很多需求,進階一點才去使用到專門的專案管理工具,例如 Trello、 Notion、 Todoist。(延伸閱讀:如何在遠距工作掌控彼此工作進度?3種不同工具方案快速重點整理




小結:

遠距工作流程的一個關鍵技巧是「非同步溝通」,反而應該更少用電話、即時通、視訊會議,不需要對方一定要馬上回答,但透過協作文件彼此可以在自己需要的時候看到對方的進度。「非同步」的意思是,我不需要對方馬上回我,但透過協作文件我們可以在各自適合的時間,看到彼此即時進度,並更新上自己的進度。這種「非同步溝通」才能真正讓彼此留下時間。

就像在孩子停課、父母遠距的彼此時間管理中,我們也不要成為那個「要一直跟孩子耳提面命」的家長,也要善用非同步溝通:
  • 在事先的討論中設定好每天的任務成果。
  • 給彼此各自的時間去完成任務,當下不一定要干預。
  • 反而後續討論與覆盤。
利用這段在家一起工作、學習的難得機會,讓彼此學會自己為自己做時間管理、家人如何一起時間管理的方法。

在這樣的情況下,反而孩子會看到爸爸原來平常怎麼工作、意識到爸爸原來需要處理哪些工作,也認知到彼此原來需要哪些的時間,想要滿足哪些的需求與成果,這反而是我們可以互相更深入認識與支持的機會。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱)歡迎訂閱追蹤。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

有興趣的朋友可以延伸閱讀:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:EP1 小孩停課、爸媽在家遠距工作怎麼辦?我們的時間管理經驗談

留言

  1. 很高興聽到Esor終於出來開podcast了!

    之前也看過Esor分享過Zettelkasten的文章,可Zettelkasten的實務中,怎麼把fleeting note變成permanent note這段,一直是資料最少的一塊,尤其是「連結」這件事,甚至會有「先有雞還是先有蛋」的問題:fleeting note沒有連結,最終就是沒價值的筆記?那沒有足夠的fleeting note又怎麼會有「連結」可以建?

    不曉得Esor方不方便針對Zettelkasten主題特別做一集,幫我們大家釋疑一下,Zettelkasten系統究竟要怎麼建立?它的效益又是怎麼成立的?謝謝~

    回覆刪除
  2. Esor您好!一直很喜欢您的博客,解答了我很多的困惑。请教您一个问题,如果遇到精神状态或者工作状态不佳的情况,或者是身体有一些小不适,或者是因为前一天没睡好,或者是与他人交往过程中的情绪波动,或者是被别的工作打断,类似这样的情况应该怎么处理呢,我经常会因为这些情况毁掉一天的工作节奏,基本上工作不会有推进,情绪也会很沮丧。但是不可能保证每日一天都是好状态精力满满,所以想请教一下调节的方法,感激不尽,谢谢!

    回覆刪除
    回覆
    1. 剛好很適合最近這篇文章來回答: 時間管理Q&A:和負面情緒和平共處,而非處理掉情緒的5種方法 https://www.playpcesor.com/2022/05/blog-post.html

      刪除

張貼留言

為了避免垃圾廣告留言過多,開始測試「留言管理」機制,讓我可以更容易回應讀者留言,並更簡單過濾掉廣告,但只要不是廣告留言都會通過審核。

這個網誌中的熱門文章

Roam Research 解放思考自由的網絡狀筆記工具,全圖解教學

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

用 Windows 內建時鐘開始番茄鐘工作法,不需安裝其他專注工具

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

Google Maps 我的地圖完全教學!規劃自助旅行攻略