時間管理Q&A:因為我個性拖延,所以就算列待辦清單也不會去做?



有時候會收到這樣的來信:「 Esor 您好,因為我的個性就是愛拖延,所以就算列出子彈般的待辦清單,還是很容易把事情拖到最後一刻才做,也因此嘗試了各種時間管理方法但是大多無效,有沒有什麼方法可以解救像是這樣愛拖延的自己呢?」

我們其實不只愛對別人貼標籤(當然這樣是不太好的),更愛對自己貼標籤。但是貼上一個「我的個性就是愛拖延」的標籤,卻往往更加不利於自己去用「更簡單的方式」解決問題,反而會讓自己繞上遠路,甚至在很多關卡陷入惡性循環。

因為當我們把自己貼上「愛拖延」的標籤後,我們會開始陷入一種「是非題困境」:
  • 別人列了待辦清單會立刻去做,是因為他不拖延。
  • 我列了待辦清單還是拖到最後才做,也常常來不及,是因為我愛拖延。
不小心把「待辦清單會不會立刻去做」跟「愛不愛拖延」畫上等號,變成前者的唯一原因。

但如果我們能夠先撕開這層愛拖延的標籤,不要讓它擋住了隱藏在其中的許多真正問題,或許我們就可以為「列了待辦清單還是拖到最後才做,也常常來不及」,找到更多元、更簡單的解套方法。




例如有一次的時間管理課程,我收到這樣的回饋:「(該位學員)每日有很多人員面談會議,結束後要完成記錄回報主管;時常堆積到星期五才將星期一的會議紀錄發出,且花很多時間在整理當初的會議紀錄。」

一開始學員也覺得是自己個性拖延的問題,但是課堂中我特別提醒,很多時候我們把時間管理的問題歸咎在自己拖延、不專注、沒有毅力上,其實反而會蒙蔽了真正解決問題的方法,也讓自己變得更痛苦。

那要怎麼辦呢?我會建議,與其把自己貼上「我就是怎樣」的標籤,不如回到自己「基本的行動步驟」上去尋找問題,調整流程。

就像前面這個案例,如果貼上我就是拖延的標籤,那麼「禮拜一的會議紀錄會拖到禮拜五才發出」,就變成一個自己合理化的理由,也覺得就是因為拖延才讓這樣的待辦清單拖到最後才做。

可是如果從工作流程來檢視問題,可能會發現:「為什麼會議過程中我什麼紀錄都沒有,導致會議結束還要花很多時間整理?於是也導致了我想要拖延?」如果從這個角度來檢視與調整,或許要解決的不是我愛不愛拖延,而是如何讓會議結束後有一個基本記錄,讓我可以更輕鬆完成。

在這樣的溝通後,那位學員把他的工作流程調整為「會議前先準備大綱與問題」、「會議中在大綱中記錄關鍵字句」,這樣會議之後,就不需要擺上一個「從頭完成剛剛面談會議記錄」的待辦清單,而是只要把草稿整理成文件,就可以發送出去。




這時候你會發現,我們很多時候真正要解決的問題,不是我個性愛不愛拖延,每個人其實都有想拖延跟不想拖延的多重面向,並非全部就是愛拖延,或者全部都是不會拖延的。把自己貼上個性拖延的標籤,很容易陷入這種非黑即白的陷阱,但反而是變成自己真的會拖延的理由。

當我們說「因為我的個性就是愛拖延,所以就算列出子彈般的待辦清單,還是很容易把事情拖到最後一刻才做。」我們確定自己列出來的真的是「子彈般的」待辦清單嗎?還是我們把自己貼上的某種標籤,導致我們反而沒看到自己列出來的有可能就是容易拖延的待辦清單、很難執行的待辦清單呢?

要逼自己不要拖延,其實往往是很痛苦的,除了這種個性上的改變很困難,又會讓人心裏不舒服外。也因為真正的問題並非在這裡,真正的問題是「我的會議紀錄整理真的很麻煩又花時間」,但我卻想要逼自己不拖延去做,這樣做起來不僅效率很低,也帶給自己很大的壓力。

但如果我們不要貼上這種標籤,反而老老實實地去檢查工作流程步驟上的問題,結果發現,其實是因為「我在面談會議時沒有採取一些方法做記錄」,於是我調整一下步驟,在會議前先準備方便記錄的大綱,會議中就能快速做關鍵字句的記錄,會議後也就有整理起來更輕鬆的草稿。

那麼,這樣的工作流程與步驟的改變,會不會就讓我們這個禮拜一的面談會議記錄,可以在禮拜二就寄發呢?那位課程中的學員,最後甚至找到了當天的面談記錄,當天就能寄出的工作流程。




歸咎個性,是一種定型心態,(找理由時)比較簡單,但無助於改變。
  • 拖延,其實有可能只是我沒設計簡單可行的下一步行動。
  • 懶惰,可能只是我沒有設計比較省力氣的工作流程。
  • 缺乏專注,可能只是我沒有設計適合專注的任務與環境。
一個問題往往有多種解決辦法,就算是拖延的問題也不一定就是用「不拖延」來解決。就算我真的比一般人更容易拖延、發懶、分心,但只要盡量從步驟流程的角度去解套,我就會發現還有其他可以繞過這個關卡的方法。

要小心別讓自己把自己貼上某些標籤,相信自己是什麼個性的人,往往會陷入下面兩種矛盾情況:
  • 我覺得我是拖延的人,所以面對許多事情,就會開始覺得拖延一下再說。
  • 我覺得我是不會拖延的人,但是面對到真正困難的事情,阻礙與問題很多時,那不是一句「不拖延」就能解決的,一旦困難重重還是很容易陷入再度拖延的情況,而這時候因為自己的行動與自我認知的落差,反而更加痛苦。
為什麼會這樣呢?因為這件事情會不會拖延,其實在個性之前還有很多需要解決的問題,這些問題往往就在我們的步驟流程中,只要去解決這些問題,反而有可能真正幫我們解套。

而且當解決步驟流程的問題之後,我們發現自己「原來可以當天完成會議記錄就寄出」,反而有助於形塑我們想要的那種「不拖延」的個性,甚至在別人的評價裡我們是不容易拖延的人。

如果能夠經歷過幾次這樣解決問題的方式,依靠流程調整、依靠問題解決,而不是依靠個性,反而會開始形塑出那些自己期望的正向性格。

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