Google 文件推出「分頁」,高效整理專案文件、論文研究資料庫



當你在使用 Google 文件處理報告和整理資料的過程中,是否曾經遇到下面這些困擾呢?在協作中容易因不同文件分散導致找不到最新版本或相關資料?長文檔中難以快速找到不同章節或重點內容,影響效率?花費時間整理資料夾,卻還是沒辦法更高效地整理專案、報告、書稿等文件資料?

當我們在 Google 雲端硬碟多人協作專案時,專案一複雜,文件就變多,常常需要花費額外的時間去整理資料夾,但最後大家也容易搞不清楚最新版本的文件到底在哪裡,搞不清楚到底應該處理哪一份文件才好。

或者,在我和作者一起撰寫書籍的過程中,一本書可能有十萬字以上的內容,我們希望能夠在同一份 Google 文件中共同編輯與協作,然而,文件過於冗長的時候,即使有大綱目錄功能,還是會載入速度變慢,影響我們的工作效率。

不管是你正在進行一項專案、處理論文研究報告,還是撰寫書稿,如果能夠集中管理所有文件內容,又能清楚分類、排序,那麼整個管理過程就會變得輕鬆很多。

Google 文件最新推出的「分頁功能」就可以更有效解決上述的問題,讓我們在處理大量專案文件、整理研究資料庫時,不再需要多次切換文件,透過集中管理與協作,並做出簡單直接的分層排序,從而大幅提升工作效率。




Google 文件的「分頁功能」目前開始逐步對所有用戶開放,你可以看看自己的文件是否獲得相關新功能。

「分頁」有這些功能特性:

  • 一份文件中可以建立分頁(類似子文件頁面,當資料都在一份文件中,但可以分層管理)
  • 分頁清單本身還可以分層、排序(於是可以設計專案的輕重緩急邏輯)
  • 每個分頁有專屬連結(所以可以分享單獨分頁,連結到其他文件、檔案中使用)
  • 可以收合分頁與分頁大綱(讓整理清單可長、可短,方便瀏覽與使用)
  • 分頁標題可以命名、加上表情符號(讓每個分頁的用途、重點更明顯)

我目前開始把 Google 文件的「分頁」用在下面用途,你也可以試試看:

  • 把一個專案的所有文件統一管理(例如:目標文件、規格文件、進度文件、銷售文件等等,全部在一份協作文件中用分業管理)(例如:一個課程的所有教學相關文件統一在一份文件管理)
  • 讓超長文件有更好的分層管理(例如:一本書、一篇論文的不同章節)
  • 例行文件的統一管理(例如:一個專案的多次會議記錄,可以在一份文件中排序)(例如:用一個文件建立內部資料手冊與知識庫管理)
  • 專案、報告任務的分配(例如:用一份文件建立每個協作者的任務文件並統一管理)

如果再把這樣的 Google 文件,連結到「Google NotebookLM 免費中文 AI 筆記實例教學,老師、學生、創作者利器」建立 AI 資料庫,那麼工作流程的效率就有更大幅度的提升。




下面我就用一個模擬案例,實際示範看看 Google 文件「分頁」的功能與效用。

例如有了「分頁」,我可以把《高效人生工作法圖解》這本書的文稿協作、目標企劃、行銷方案等等文件,「統一」在一個文件中進行管理,只要用「分頁」來區隔即可。

每一個「分頁」就像是一份獨立的 Google 文件,只是現在集中在一個專案頁面中一起管理。點進某一個分頁,我們可以編輯、瀏覽該分頁的內容,在左邊切換分頁,才能看到不同子頁面中的內容。




「分頁」本身可以分層,排序,這個簡單功能有很大的效用,我可以拖曳移動左方的分頁清單,自由調整每個分頁的排序,可以視作調整論文章節順序、專案處理次序的概念。

透過「分頁」的分層,則可以建立章節層次、主從任務的結構。這要比通常雜亂的資料夾有效得多,




「分頁」的標題可以自己重新命名,或是加上表情符號,這樣可以更清楚的標示分頁的重點




有一個很棒的特性是,每一個分頁都有一個「專屬連結」。

於是我可以分享這個分頁的專屬連結給其他人,或是放入其他工具中,這樣一來,到時候點擊連結便可以直接跳到相應分頁,不會在龐大的文件中亂掉。




原本的標題大綱還是存在的,可以直接在分頁清單中打開、關閉大綱,方便自己快速跳轉到需要的段落,或是精簡自己的瀏覽清單。




我還額外測試了一些「分頁」功能的限制,包含:

  • 匯出、下載文件時會怎樣(例如要下載成 PDF)?只能匯出當下這個分頁,沒辦法匯出所有分頁的總文件。
  • 計算字數時會怎樣?只會計算當下這個分頁的字數。
  • 建立 Google 文件副本時?則會建立完整文件,所有分頁的副本。
  • 不同分頁是否可以設定不同協作權限?目前無法,共用時只能一次共用整份文件(所有分頁)。

我自己是希望 Google 文件的「分頁」在後面這些限制上可以更有彈性,例如有時候我會想要繪出整份文件,或是想要計算所有分頁的總字數,希望以後這些功能會慢慢調整。

但無論如何,平常用 Google 文件管理專案、撰寫報告的朋友,現在值得用「分頁」,更集中有效的管理你的分散文件。



大家好,我是電腦玩物站長 Esor ,歡迎參考我的系列課程與書籍:


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 文件推出「分頁」,高效整理專案文件、論文研究資料庫

留言

  1. https://support.google.com/docs/answer/15499791
    如果下載或列印 Google 文件,系統只會下載或列印目前分頁中的內容。如要一次下載或列印所有分頁,請透過 Google 雲端硬碟執行以下操作:

    在電腦上前往 Google 雲端硬碟。
    在所需文件上按一下滑鼠右鍵。
    選取「下載」圖示 。
    選用:從電腦列印下載的檔案。

    回覆刪除
  2. 請問如何取消此分頁功能

    回覆刪除
  3. 請問如果我想移動文件分頁中的標題該如何移動呢(換上下順序,比如說文中中標與簡介互換)?

    回覆刪除

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