Google 文件推出「分頁」，高效整理專案文件、論文研究資料庫

當你在使用 Google 文件處理報告和整理資料的過程中，是否曾經遇到下面這些困擾呢？在協作中容易因不同文件分散導致找不到最新版本或相關資料？長文檔中難以快速找到不同章節或重點內容，影響效率？花費時間整理資料夾，卻還是沒辦法更高效地整理專案、報告、書稿等文件資料？

當我們在 Google 雲端硬碟多人協作專案時，專案一複雜，文件就變多，常常需要花費額外的時間去整理資料夾，但最後大家也容易搞不清楚最新版本的文件到底在哪裡，搞不清楚到底應該處理哪一份文件才好。

或者，在我和作者一起撰寫書籍的過程中，一本書可能有十萬字以上的內容，我們希望能夠在同一份 Google 文件中共同編輯與協作，然而，文件過於冗長的時候，即使有大綱目錄功能，還是會載入速度變慢，影響我們的工作效率。

不管是你正在進行一項專案、處理論文研究報告，還是撰寫書稿，如果能夠集中管理所有文件內容，又能清楚分類、排序，那麼整個管理過程就會變得輕鬆很多。

Google 文件最新推出的「分頁功能」就可以更有效解決上述的問題，讓我們在處理大量專案文件、整理研究資料庫時，不再需要多次切換文件，透過集中管理與協作，並做出簡單直接的分層排序，從而大幅提升工作效率。

Google 文件的「分頁功能」目前開始逐步對所有用戶開放，你可以看看自己的文件是否獲得相關新功能。

「分頁」有這些功能特性：

• 一份文件中可以建立分頁（類似子文件頁面，當資料都在一份文件中，但可以分層管理）
• 分頁清單本身還可以分層、排序（於是可以設計專案的輕重緩急邏輯）
• 每個分頁有專屬連結（所以可以分享單獨分頁，連結到其他文件、檔案中使用）
• 可以收合分頁與分頁大綱（讓整理清單可長、可短，方便瀏覽與使用）
• 分頁標題可以命名、加上表情符號（讓每個分頁的用途、重點更明顯）

我目前開始把 Google 文件的「分頁」用在下面用途，你也可以試試看：

• 把一個專案的所有文件統一管理（例如：目標文件、規格文件、進度文件、銷售文件等等，全部在一份協作文件中用分業管理）（例如：一個課程的所有教學相關文件統一在一份文件管理）
• 讓超長文件有更好的分層管理（例如：一本書、一篇論文的不同章節）
• 例行文件的統一管理（例如：一個專案的多次會議記錄，可以在一份文件中排序）（例如：用一個文件建立內部資料手冊與知識庫管理）
• 專案、報告任務的分配（例如：用一份文件建立每個協作者的任務文件並統一管理）

如果再把這樣的 Google 文件，連結到「Google NotebookLM 免費中文 AI 筆記實例教學，老師、學生、創作者利器」建立 AI 資料庫，那麼工作流程的效率就有更大幅度的提升。

下面我就用一個模擬案例，實際示範看看 Google 文件「分頁」的功能與效用。

例如有了「分頁」，我可以把《高效人生工作法圖解》這本書的文稿協作、目標企劃、行銷方案等等文件，「統一」在一個文件中進行管理，只要用「分頁」來區隔即可。

每一個「分頁」就像是一份獨立的 Google 文件，只是現在集中在一個專案頁面中一起管理。點進某一個分頁，我們可以編輯、瀏覽該分頁的內容，在左邊切換分頁，才能看到不同子頁面中的內容。

「分頁」本身可以分層，排序，這個簡單功能有很大的效用，我可以拖曳移動左方的分頁清單，自由調整每個分頁的排序，可以視作調整論文章節順序、專案處理次序的概念。

透過「分頁」的分層，則可以建立章節層次、主從任務的結構。這要比通常雜亂的資料夾有效得多，

「分頁」的標題可以自己重新命名，或是加上表情符號，這樣可以更清楚的標示分頁的重點。

有一個很棒的特性是，每一個分頁都有一個「專屬連結」。

於是我可以分享這個分頁的專屬連結給其他人，或是放入其他工具中，這樣一來，到時候點擊連結便可以直接跳到相應分頁，不會在龐大的文件中亂掉。

原本的標題大綱還是存在的，可以直接在分頁清單中打開、關閉大綱，方便自己快速跳轉到需要的段落，或是精簡自己的瀏覽清單。

我還額外測試了一些「分頁」功能的限制，包含：

• 匯出、下載文件時會怎樣（例如要下載成 PDF）？只能匯出當下這個分頁，沒辦法匯出所有分頁的總文件。
• 計算字數時會怎樣？只會計算當下這個分頁的字數。
• 建立 Google 文件副本時？則會建立完整文件，所有分頁的副本。
• 不同分頁是否可以設定不同協作權限？目前無法，共用時只能一次共用整份文件（所有分頁）。

我自己是希望 Google 文件的「分頁」在後面這些限制上可以更有彈性，例如有時候我會想要繪出整份文件，或是想要計算所有分頁的總字數，希望以後這些功能會慢慢調整。

但無論如何，平常用 Google 文件管理專案、撰寫報告的朋友，現在值得用「分頁」，更集中有效的管理你的分散文件。

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