如何用永久筆記管理變動資訊?我的疫情期間健康生活筆記經驗談



通常一個專案或任務只要執行的時間一長,一定不斷的有新變動,一直都會有新的資料出現,這時候我們可能開始在自己的資料夾、筆記本中堆積這些新內容,但時間一久,這些資料、檔案、文件、筆記開始變得錯亂、重複,雖然資料都儲存下來了,但我們卻無法高效率的找到相關的資料?也沒辦法快速準確的使用需要的資料?明明我都很努力地記下來,為什麼還會變成這樣呢?

我希望能只用一則簡單清楚的筆記,就能夠管理不斷變動的資訊,我們也就能夠更輕鬆應付不斷變動的專案與任務。

今天這篇文章,就用一個很實際的例子:「疫情期間的健康、生活、居家工作上課管理筆記」,跟大家分享我是如何在這兩年的期間,不斷在這則筆記上更新不斷變動的資訊,從而幫助我透過這則筆記,更快速的找到疫情期間我與家人需要的相關資料,並更有目標的進行這段期間的健康與生活管理。

當然,還有我為什麼會這樣整理的思考邏輯。




一,定義我的管理目標,從暫時資料筆記,進化成目標筆記

在 2020 年疫情剛剛開始的時候為了準備一些可以應變的物資,我開始建立了第一則跟疫情有關的筆記。這時候其實只是一個很簡單的針對要準備的東西列出清單,也可以算一則簡單的「暫時筆記」、「資料筆記」(對應最近在台灣很流行的卡片盒筆記法來看的話)。




到了 2021 年台灣有了更多遠距工作、居家上課的需求時,我開始把原本只是準備物品清單的這則筆記,「進化」成同時管理遠距工作、居家上課資料的筆記。我的想法是因為這都是關於「疫情期間如何調整自己與家人的生活,並做好各種管理」,他們是在「共同目標」下的不同內容,所以直接在這則筆記開始加入這期間孩子居家上課的資料與規劃等等。




後來開始陸續要讓自己與家人接種疫苗時,在「共同目標」的原則下,我也在同樣這則筆記加入了家人疫苗接種排程的管理資料。




到了 2022 年台灣疫情開始擴散,於是有了如果隔離或確診時要怎麼做的健康醫療管理目標,開始規劃可能的應變流程,以及需要知道的處理方法的圖卡資料,但也同樣新增在這個「共同目標」的筆記中




於是在這兩年來在同樣這則筆記中的不斷更新、增補,一開始從只是簡單的物品準備清單,到現在變成所有疫情期間生活管理目標的筆記,也就從暫時、資料筆記,「進化」成永久目標筆記。

有的朋友可以會問我,要不要把上面的不同階段資料,分割成「不同的筆記」呢?我的經驗與建議是:「可以不要就不要」,我覺得筆記切得太破碎不是好事,後面一段我就會解釋原因。

除非有時候真的資料量太大,或是單純就是參考資料,那就切割成另外一則筆記,但「連結」回這則永久目標筆記中。




這樣的一則筆記持續進化的過程中,讓目標筆記是一則統整的長青筆記(參考:維護一則長青筆記,而非不斷新增拋棄式筆記),有很多好處:
  • 以目標為單位,筆記愈統整愈好,這樣就可以讓我們明確知道各種不斷出現的新資料要去哪裡找。
    • 這兩年來,總之我要找任何上述問題的資料,就搜尋「疫情」兩個字,就能找到這則目標統整筆記,而上面一定有我要的資料
  • 要解決的具體問題一個一個出現,但都統整在這則目標筆記,於是這則目標筆記可以成為這兩年來各種經驗與成果的最佳管理中心。
    • 例如今年(2022)又開始小孩要停課在家、我要居家上班,我就在這則目標筆記中稍微調整一下去年(2021)的規劃,直接在依照調整後的規劃執行時間安排,同一則筆記就在這兩年的不同階段都能解決問題。




二,定義目標下的階段性成果,讓資料有定位

但是為什麼用筆記統整資料更好管理呢?因為任何資料本身都是死的,甚至任何想法與規劃如果零散混亂也通常會失去使用的生命:

用「目標結構」才能帶出這些資料與想法的生命力。而筆記則可以編排出我的目標需求與行動結構,讓資料放入我的需求與行動情境中。

從上面例子可以看到,在這則筆記下我關注的大概是幾個成果,於是我就將其整理成這則目標筆記的需求結構:
  • 為了因應居家防疫,可能要準備那些東西?
  • 為了因應孩子遠距上課,我要居家上班,要如何規劃安排?
  • 為了幫助家人都盡快接種疫苗,需要哪些資料?
  • 為了對應如果家人要隔離或確診,需要知道哪些資訊?
這些需求結構可以根據需要隨時調整結構的順序(用簡單複製貼上即可),例如目前的順序是:
  • 為了因應孩子遠距上課,我要居家上班,要如何規劃安排?
  • 為了對應如果家人要隔離或確診,需要知道哪些資訊?
  • 為了因應居家防疫,可能要準備那些東西?
  • 為了幫助家人都盡快接種疫苗,需要哪些資料?(因為已經解決,所以排在最後,之前則排在最開頭)



這時候,只要這段期間又發現了什麼可以讓孩子停課在家時學習或遊戲的資料,或是學校提供了一個線上教材影音網站、給了一個遠距上課資料,這些資訊就可以放入前面對應的「遠距上課」成果中。

又可能相關單位發佈了什麼疫苗、確診處理的新資訊,則可以統整到前面的如果隔離確診怎麼辦的對應成果中。

我的方法很簡單,不想複雜,一般人都可以利用,就是在 Evernote 一則目標筆記中區隔出幾個區間,分別對應前面的成果,也區隔每個成果下需要的資料。近期比較需要關注的、重要的、要優先執行的成果排在這則筆記前面,已經完成的或相對不重要了的成果排在後面,就這麼簡單,可以隨時用剪下貼上調動順序即可。





三,拆解我想要的行動流程,讓資料可應用、可取捨、方便更新

但是一則筆記要從暫時的、資料的筆記,真正變成可以拿出來使用的永久的、長青的、具有動能的筆記,那麼下面這個步驟不可或缺(延伸參考:整理任務雜亂資料前,想想我們如何執行任務):

除了聚焦目標、定義成果外,更要拆解出行動流程。然後,讓資料跟著行動流程走。

有許多資料其實是會一直出現新版本要取代舊版本的,也會有許多資料現在出現是為了未來有需要時才要用的。這些資料如果只是疊加上去(這是我看到大多數朋友在收集資料、做筆記時常犯的錯,就是各種資料不斷新增,最後反而失去使用邏輯),就算把這些資料都丟在一個特定的分類結構中,還是會非常混亂,所以我有下面這樣的做法。

例如在管理家人的疫苗接種這一個成果的區間,我利用 Evernote 的「工作事項」功能定義出每一個家人應該準備接種疫苗的項目與時間提醒。接著,跟這位家人接種疫苗有關的資料,就可以直接插入該工作事項下面(例如家人資料、預約資料、相關公告等等)。(延伸參考:圖解我的 Evernote 任務提醒系統,不遺漏下一步行動

這樣做的效果是,透過 Evernote 工作事項的提醒,我可以在需要的時候打開這則筆記,在該行動的下面也就可以找到需要的資料拿出來應用。




又例如最近幾個月,關於隔離、確診後的處理流程常常有變動,我思考的是如果自己或家人需要這個流程時,怎麼最快的應用最新的資料。於是我設計了一個表格,把相關流程與可能狀況轉化成表格項目,然後把相關單位正式的公告圖卡、網站連結等貼入表格。這樣遇到哪一種狀況需要處理時,就到該欄位看相關資料即可。(延伸參考:簡單利用 Evernote 表格、 Google 試算表管理大量檔案文件與版本

而因為這些公告、圖卡又常常更新,所以我每天在看新聞資訊時,就會隨手把新聞中更新的圖卡,「替換」到對應的狀況欄位中(舊的如果用不到我會刪掉),讓每一個欄位的圖卡保持目前適用的最新版本。

也就是在整理資料時,有一個關鍵是我要先拆解出自己需要的行動流程,讓資料跟著行動流程(各種狀況)走,這樣才會方便快速、準確找到需要的資料。





四,重大事件記錄,讓目標筆記除了資料,更有經驗故事

最後,如果要讓永久的、長青的目標筆記真的有反覆利用的價值,那麼別忘了除了上述「外部資料」的整理,更重要的其實是自己的故事與經驗,真正不斷變動的不只是這些外部資料:

更常變動的是我的想法、行動,這些是否也累積在這樣的筆記中,決定了這則目標筆記未來的價值。

例如之前小孩臨時停課的期間,除了參考前面整理好的居家上課、上班的目標結構外,我也會同時記錄一些我稱為「大事記」的重要行動或事件。這不只是寫故事很有趣而已(當然,事後回看真的會很引發很多感覺),而是這樣的追蹤記錄可以作為下一次如果要整理結構時的參考,看看自己做過什麼行動,有什麼需要調整修正的地方。

這些追蹤記錄也會保留下來(如果分量太多,就記錄到另外一則筆記,但連結到目標筆記),跟著前面的目標、成果、行動結構,放在他們行動需要的位置。




  • 一個筆記變化的過程是這樣的:
    • 筆記,是一個不斷進化的生命體,一開始或許只是為了整理一個小資料、解決一個小問題,接著一些類似的資料與問題開始出現,我們就可以開始定義「目標」,鎖定共通的目標,於是筆記與資料開始有了焦點。
    • 接著,我們開始定義一個目標下,我想要解決的不同問題,或是想要達到的不同階段成果,只有自己定義出自己的需求,筆記才能開始出現具有生命的結構,而這時候那些零散片段、不斷變動的資料才會開始有了定位(定位應該是我自己的需求結構)。
    • 而要讓筆記不要淪為記錄,是真正可以使用的永久筆記,那就要展開每一個成果下的行動流程,用「如何最佳化流程」可以讓我把目標、成果完成得更好來思考,那麼這些資料就可以跟著行動流程去整理,也就有了反覆並有效使用的生命力。
    • 最後,把自己真實的故事與經驗寫進去,這是比外部資料更寶貴的東西,他不只會讓我們的筆記更有趣、更有動力,還可以幫助我們更有效的調整自己的流程與結構,最後這則永久目標筆記,變成自己真正反覆使用的長青筆記。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱),歡迎訂閱追蹤。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。或是訂閱「電腦玩物電子報

有興趣的朋友可以延伸閱讀:

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留言

  1. 大約三年前開始學習Esor老師的筆記術,最近回顧最早開始寫下並持續調整更新、關於理財規劃的筆記,真的感觸許多!很認同您對於維護一則長青筆記的哲學,而且並非刻意為之,人生中重要的那些事情正需要不斷復盤、調整與堅持!

    另外,想請問文內手繪風格的架構圖是用什麼工具製作的呢?很喜歡這種風格。

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    1. 感謝您,手繪圖工具是: https://www.playpcesor.com/2022/03/excalidraw.html

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