一頁 Google 文件專案管理筆記，重整 Google Drive 混亂檔案

我最近進行的幾個專案，都在嘗試用這個新方法，來整理 Google Drive 雲端硬碟上的混亂檔案資料，嘗試了幾個專案後，也覺得應該有效（起碼對我有效）。所以今天這篇文章就來跟大家分享。

其實也不只是 Google Drive ，凡是任何檔案硬碟的整理方式，在不斷地分資料夾、子資料夾、新檔案的過程中，總是會讓一個專案的檔案資料愈來愈混亂。可能是資料分太多層次，開啟起來麻煩。可能是難免有些次要、重要資料混雜，拖慢使用效率。雖然我會搭配「一看就能採取行動的檔案命名技巧：我的兩大檔名規則 」這樣的檔案命名技巧，但也是一項費工夫的事情。

於是我就想嘗試看看解決這樣的問題，找一個新的、簡單的、更高效率的檔案資料整理方法。

用一頁專案管理文件，取代複雜分類資料夾：

首先我先思考，為什麼我覺得怎麼分類資料夾、命名檔案都不順手？

我找到的關鍵問題是，原本的分類方法，很難讓檔案資料「照著我的工作流程去排序」，無法準確讓我知道哪些檔案處理好了？哪些還沒？哪些檔案接下來要用？哪些檔案是哪個工作流程的資料？

於是在實際的工作流程中，就會在分類資料夾裡迷航，就會用起來卡卡的。

這讓我想到自己的「 Evernote 整理方法」，我在整理專案筆記時就有提過，不需要做筆記分類，用一則「專案管理筆記」來統整並「連結」所有筆記，跟著專案筆記裡的流程去用筆記，才是最佳整理方法。（ Evernote 的方法請參考：Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法 ）

那麼 Google Drive 上可不可以這樣整理呢？某個專案資料夾裡有很多子資料夾、檔案文件，但我不用去擔心他的分類，而是另外建立一則「專案管理文件」去「連結」重要資料夾、檔案、文件。在「專案管理文件」中：

• 排出我的任務流程，並連結相關資料夾。
• 排出我什麼時候需要使用哪個文件，並連結相關文件。
• 排出哪個檔案正在處理中？並連結相關檔案。
• 排出哪些檔案已經處理完備查？並連結相關資料。

經過了我自己最近幾個專案的嘗試，我發現確實可以用「 Google 文件」來建立這樣的專案管理筆記（當然你要用 Google 試算表其實也可以）。而這樣的管理法，就讓我準確的知道要去處理什麼檔案，要找重要資料也都統一進入這則文件便能連結到。

因為在「單則專案管理文件」中，我可以自由排序每個檔案的工作進度，這最符合我想要的整理方式。

在 Google 文件如何建立專案管理筆記？

簡單來說，其實也真的很簡單，就是我不再執著於要在某個專案資料夾裡做出完美分類，因為怎麼分類檔案都有缺點。

相對的，我就在這個專案的資料夾中，新增一則「 Google 文件專案管理筆記」，在這份 Google 文件中，我統整這個專案所有資料：

列出這個專案的工作流程、任務清單、資料目錄等大綱，並且利用「連結」，連結到 Google Drive 資料夾中的其他文件檔案。

這樣一來，我透過下面這樣一則「 Google 文件專案管理筆記」，就可以更輕鬆、更有序的去使用每個檔案了。

• 建立文件、檔案、資料夾連結：

要在一則「 Google 文件專案管理筆記」中，連結 Google Drive 的其他檔案文件，有幾種方法。

首先如果要連結的是其他 Google 文件、簡報、試算表的話，相對簡單，選擇「插入」-「連結」，然後在連結欄位直接搜尋檔案名稱，就能快速找到該文件，並插入成為一個連結。

如果要連結到某個「資料夾」，就在 Google Drive 網頁打開這個資料夾，直接複製此時的「瀏覽器網址列上」的「網址」，就可以插入到文件中的連結。

如果要連結到某個圖片、影片、 PDF 或 Office 等檔案，就要在 Google 雲端硬碟的檔案預覽畫面中，選擇右上方的「...」選單，打開「在新視窗中開啟」。然後複製新視窗的「網址」，一樣插入專案管理文件中的連結即可。

如果要整理的是其他任何網頁，或是第三方線上工具的資料，例如我用「 Coggle 心智圖軟體」繪製的專案頭腦風暴圖，那麼也是只要複製其網址即可。

在「 Google 文件專案管理筆記」中，把上述網址插入，變成文件中的一個一個超連結，這樣就可以從這份管理文件，直接打開任何你需要的資料夾與檔案了。

接著你可以在這份「 Google 文件專案管理筆記」裡，用大綱目錄等方式，把所有專案相關的檔案資料，整理成你想要的樣子。

我想任何分類，都沒有大綱目錄來得更加簡單又清楚明白吧！

• 建立核取清單：

而用這份「 Google 文件專案管理筆記」，也可以像是待辦清單一樣工作。

我在建立大綱目錄時，啟用 Google 文件的「項目編號功能」，在項目編號選單裡，有一個樣式就是待辦清單，這樣一來，我還可以去確認哪些文件處理完了？哪些還沒？

如果處理完了，我可以在單個核取方格上點擊右鍵，在彈出的更多符號中，將符號改成「完成的勾勾」，這樣不就有了待辦清單的紀錄效果了嗎？

• 用大綱模式跳轉流程：

如果這個專案很複雜，那麼這份「 Google 文件專案管理筆記」會愈來愈長，為了增加管理與瀏覽的便利，例如可以讓我快速跳到 A 進度，或是快速跳到 D 進度，這時候可以利用「大綱模式」。

在重要進度的標題上設定標題樣式，就可以在左方列出大綱，點擊某一個標題，便能快速跳轉到該工作流程上。（詳細操作可參考：論文報告必備！ Google Docs 新增文件大綱引導模式 ）

• 加入星號，以專案管理文件為主：

最後，就會變成我其實不用在 Google Drive 的資料夾中翻找資料，而是打開這一個專案的「 Google 文件專案管理筆記」，要找的資料檔案就在裡面連結，並且可以根據工作流程清單更快找到。

那麼，其實我就是看著這一則「 Google 文件專案管理筆記」工作就好，所以就把這一個文件「加上星號」，讓我可以專注在已加星號的資料，不用被其他資料干擾。

這就是我最近幾個專案嘗試的 Google Drive 整理方法，我覺得簡單也有效。除了檔案資料都根據我的工作流程、待辦清單做好整理外，還有一些可以搭配的功能。

首先是可以利用「Google 雲端硬碟終於開始支援「搜尋指定資料夾內」的檔案！ 」這個新功能，如果一時之間有的檔案沒有列上「 Google 文件專案管理筆記」，還可以在專案資料夾中直接搜尋找到。

接著是在「 Google 文件專案管理筆記」中，如果有些內容、想法一下子還不知道怎麼整理，可以搭配利用「Google Keep 整合進 Google Docs！ 提升寫作生產力最佳輔助 」，把 Google Keep 當作暫存清單。

透過這樣的實踐， Google Drive 也能夠用「 Google 文件專案管理筆記」的邏輯，來建立類似我的「 Evernote 的專案管理與知識庫」吧！

推薦你可以試試看用這樣的方式，重新整理自己的專案資料夾。如果你有任何心得或延伸想法，也歡迎留言跟我討論。


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