Claap 非同步視訊會議減少開會時間,異步影片討論提升工作效率



這兩年來很流行這類「Asynchronous video meetings」工具,幫助我們減少面對面視訊會議時間,增加自己真正用來專注完成工作的時間。讓我們更能自由安排自己的工作時段,減少打斷干擾,但又能保持即時直接的溝通。連知名的溝通協作平台 Slack ,今年年初也發表過一篇文章推薦「Asynchronous video meetings」這樣的非同步視訊會議方式,並稱其為未來的工作模式。

「async video meetings」(異步同步影片會議)工具大致上都有下面的功能:報告者拍好自己的報告說明影片上傳,其他夥伴可以隨時在雲端影片中討論、註解,而雙方就能同步接收到這些更新。

這是為了因應更多遠距工作的問題,之前在辦公室中,有些面對面要請對方幫忙解決或討論的問題,現在可能變成在視訊會議中解決,但這些視訊會議要大家同時面對面上線,卻干擾了每個人各自的時間安排,一起視訊、輪流報告的過程也會消耗不少時間。

所以「async video」(異步同步影片)工具的用意是,我們拍好自己報告的影片,裡面有我要展示的文件、工具或產品畫面,也有我本人的解說鏡頭,但是其他夥伴不一定要同步收看、不用同步開會,反而可以事後等夥伴有空的時間,讓他們自己到這段影片中點評回饋,達到會議效果,卻給彼此自己調配時間的彈性




而「 Claap 」是這類工具中功能相對完整、流暢的選擇,目前免費帳號就能使用大多數功能,以及擁有每個用戶 5 GB 影片上傳空間。所以今天這篇文章,就透過介紹「 Claap 」這個線上服務,來看看這類「Asynchronous video meetings」(異步同步影片會議)工具可以解決什麼問題。


想像一下我們要開一個工作報告會議,會議中要讓幾位同事輪流簡報一下自己負責的專案,然後主管與大家提供意見與提問。假設有4位同事要報告,往往這些流程就要耗上一個半小時到兩個小時,這時候所有會議參與者都要在座(或在線上),等於大家的時間都被耗費在這。

這時候如果使用「 Claap 」這樣的工具可以怎麼做呢?首先可以開一個討論頻道,讓 4 位要報告的同事,分別錄製 10~15 分鐘的短影片,影片中可以同步錄製自己的報告內容,並做口頭簡報,還可以主動加上一些重點註解。(如上圖)

這些影片上傳到討論頻道中,那麼大家都能看到,並且提供建議。可是,這時候並不需要約定一到兩個小時的會議時間,也不用要求大家同時上線或在座。

相反的,所有有討論權限的人,可以先完成自己原本的工作,有空檔時,在到討論頻道看一下報告者的影片,並且用內建的簡單工具在需要的地方加上自己的提問與註解

原本報告的人,同樣可以先去處理自己的工作,有空檔時,回到討論頻道看看有沒有新的意見與提問,然後在上面進行回饋

於是,利用「 Claap 」這樣的平台,大家可以透過影片來同步討論:

但不需要「大家都同一時間上線」,而是可以「在相異時間點」各自回應,完成異步的同步討論。

這其實反而是更能幫助大家掌控好各自時間(不用被要求一個固定時間要開會),並且利用更短時間完成關鍵討論(不需要大家被強制一起聽所有內容),於是就能節省會議時間,把更多時間花在真正的執行上。

我之前在「高效人生商學院 Podcast 」節目的第一集最後,也有談到這樣的「異步協作」(非同步協作)可以節省許多會議時間的方法,歡迎大家來收聽。




建立「 Claap 」帳號,安裝外掛,錄製影片報告:

我們可以把「 Claap 」想像成像是一個影片溝通版本的 Slack,上面可以建立許多主題(會議)的討論頻道,但溝通過程完全在各自拍好的報告影片中進行。

首先需要申請一個「 Claap 」帳號,然後安裝其 Claap Chrome 外掛,這個外掛是幫助我們隨時在電腦上錄製報告影片用的。

接著,假設我們有一份報告要跟同事溝通,就開啟「 Claap Chrome 外掛」,把自己的報告過程、文件內容錄製下來。錄製前,可以決定這則影片訊息的「題目」、「頻道分類」,然後就像一般螢幕錄影工具一樣開始錄製。




錄製完成後,只要關閉螢幕錄影,該則報告影片就會存入「 Claap 」。




這時候,身為報告人,我還可以在影片上先做一些註解加工。

「 Claap 」做得很棒的一點就是,上傳後的影片,我可以隨意在影片上的特定段落「框選」,然後在右方加上報告註解。這些被註解的段落都會成為影片下方的標記,以及右方的討論串,方便之後要「非同步開會」的夥伴進行討論。





多人進行非同步會議,在影片上異步討論:

在「 Claap 」中我可以把團隊成員加入頻道(就像 Slack 的討論群組),也可以透過「 Share 」把影片分享給任何人(外部會議),只要獲得網址的人,註冊帳號後也都可以在影片上一起註解討論。




參與會議的人,在自己有空的時間觀看影片,可以留言答覆,或是也能在影片中直接框選特定段落,發起註解討論。




在這個影片、註解、討論的過程中,「 Claap 」設計成只要我們點擊任何註解、討論串,都會自動跳到該影片段落,方便我們快速找到重點。

進行任何留言、註解時,影片也會自動暫停。

然後為了節省大家觀看報告影片的時間,甚至預設了「快轉」的選項。




進行討論時,因為不是「面對面」,為了增加互動性,「 Claap 」也提供了表情回應、鼓掌、標示為解決等等功能。





而在這些報告影片的管理上,「 Claap 」基本上和 Slack 的模式一樣,可以分類不同的討論頻道,在裡面用各種影片訊息報告各種工作內容。

另外也有一個「 My Claaps 」分類可以管理自己錄製的所有報告影片。或是在「 Inbox 」中收到別人指定要交付給我討論的報告影片。


如果你想試試看,利用這樣的非同步視訊會議方式,減少開會時間,找回大家自主的工作時間,但又能兼顧即時直接的報告,那麼或許可以試試看這類「Asynchronous video meetings」工具。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

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有興趣的朋友還可以進一步研究:
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留言

  1. 感覺一份Google Doc 協作+Youtube就可以做到一樣的事了

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    1. 我自己喜歡用 Google 文件,加上錄影檔案存在Google Drive 雲端硬碟^^ 很推薦多試試看這樣的工作流程,就算不是用像是 Claap 這樣的專門工具,也可以如這樣自己搭配幾個工具打造

      刪除

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