Espanso 免費版 Text Expander 自動輸入字句、語法、公式、範本



如果你需要常常「重複輸入」大量相同的制式文書、程式碼語法、公式語句,或是在撰寫郵件、報告時有許多可以套用的固定範例內容,但卻還是自己動手一個字一個字的輸入,那麼可能在執行這些工作的過程中,光是這些瑣碎的步驟就造成了我們工作時間的大量增加,一點一點的累積,我們的工作時間就變得更少了,也更沒有時間去處理更重要的事情。

如何節省這些瑣碎工作步驟的時間,一直是電腦玩物中我非常關注的主題,善用數位工具,也往往是為了讓這些步驟變得更簡單、自動化。

今天要為大家進行完整教學的「 Espanso 」,就是節省上述文書工作、程式碼作業,乃至於許多研究報告流程中瑣碎步驟的利器。他可以自動化那些重複輸入的過程,只要輸入簡單的關鍵字,就能替換成完整的文句、程式碼、各種公式等等,還能建立各種範本自動套用到報告、文書、郵件中。

類似「 Espanso 」這類工具,雖然看起來就是幫助我們設定好自動化的模板,只要輸入最少的關鍵字,就能套用固定重複的內容。但簡單功能卻可以帶來兩大幫助,其一是節省許多重複輸入的時間,每次少打一些字,就是直接傳換成效率的提升。其二是增加內容的正確度,因為自動替換與套用,絕對比自己一個一個打字更少錯誤。



有興趣研究看看的朋友,可以下載「 Espanso 」這款免費、開源軟體,他可以安裝在 Windows、 Linux、 MacOS 中。(建議還可搭配這個功能一起使用,效果加倍:開啟Windows 10自帶雲端同步多重剪貼簿教學,免裝其他軟體

同類工具中還有像是「 Text Expander 」這樣的付費工具,是更經典也更強大的選擇,因為像是「 Text Expander 」還有自動追蹤你的常用內容,幫你自動建立關鍵字替換的功能。

而「 Espanso 」目前免費、開源,也適合想試試看這類工具是否可以幫助自己的朋友,來體驗看看這類工具的效果。





「 Espanso 」使用情境

在講解「 Espanso 」的設定教學之前,我們先來看看「 Espanso 」的利用情境。

以結論來說,如果你是常常撰寫大量郵件、大量報告文章、大量程式碼工作等等,或是老師、學生要撰寫大量重複公式。那麼「 Espanso 」都很適合你。

我來舉幾個自己實際利用案例。

例如我最近會把「間歇式日記」技巧結合到我的「每週子彈行動清單」中,這時候,會常常需要在行動清單中輸入「當下時間」,利用「 Espanso 」,我就可以利用簡單的關鍵字快速把當下時間輸入,節省了輸入時間,也節省了查看時間的動作。

我設定成輸入 :now 就能替換成當下時間。輸入 :date 就能輸入當天日期。




或者像是我要撰寫許多文章、報告,這時候會有很多常用的專有名詞、個人資料出現,也會有很多固定的開場、結尾語句等等。

如果你平常要撰寫程式碼,這時候可能有許多重複但很長的語法。或者你平常做研究工作,寫報告時有大量重複的長串公式、固定用語要輸入。

這時候,都可以利用「 Espanso 」自動輸入,一方面節省輸入時間,只要輸入少數關鍵字就能替換成一長串文句。另一方面也增加正確性,因為自己一個字一個字重新輸入一定比較容易出錯。

例如下圖中,我常常會在許多地方要輸入自己開設的課程名稱,這時候我只要設定簡單關鍵字,就可以自動替換成一長串的課程名稱:
如果你有很多這類常用的關鍵句、專有名詞文句、程式碼語法、特別公式等等,都可以利用「 Espanso 」建立自動替換規則。




我也常常要撰寫許多有類似內容的郵件,例如我常常要回信給提供課程心得的學員,這時候我會有一些固定的郵件格式範本,但也需要替換其中的某些關鍵字,例如學員名稱、學員問題。

這時候,利用「 Espanso 」,我可以在撰寫回信時,輸入 :classmail ,會彈出一個設定好的範本視窗,並且幫助我像是填空一樣,替換某些關鍵內容,但可以快速套用其他範本,直接插入郵件中。

這樣也可以節省許多重複工作的時間。(當然你也可以試試看 Gmail 的郵件範本相關功能




最後一種我自己常常利用的情境,是透過「 Espanso 」快速輸入我在各種任務筆記中需要的待辦清單。

例如在 Evernote 中,我設定成只要輸入 :blogtodo ,就可以幫我自動輸入下圖中那一串待辦清單,而這往往是我撰寫一篇部落格文章基本的行動拆解。

你可能會問 Evernote 也有筆記範本功能,我怎麼不用呢?因為我覺得套用一整則筆記範本都要從新筆記開始,但是我往往是先有一些草稿筆記,然後才需要套用某些固定內容(例如上述的待辦清單結果)。這時候「 Espanso 」可以快速輸入常用待辦清單的方式反而更適合我。





「 Espanso 」自動輸入規則設定教學

「 Espanso 」使用起來不複雜,功能簡單好上手。但是,一開始我們需要「慢慢建立」自己的自動輸入規則,累積一段時間,擁有更多可以自動替換的關鍵字與內容後,「 Espanso 」才會愈來愈強大。

首先,我們必須在安裝「 Espanso 」的系統中,找到他的規則設定文件(base.yml),在裡面修改自己常用的關鍵字替換規則。不同的系統,這份修改文件在不同的地方:
  • Windows 系統: {FOLDERID_RoamingAppData}\espanso (例如可能是在 C:\Users\user\AppData\Roaming\espanso)
  • Linux 系統: $XDG_CONFIG_HOME/espanso (例如可能是在 /home/user/.config/espanso)
  • macOS 系統: $HOME/Library/Application Support/espanso (例如可能是在 /Users/user/Library/Application Support/espanso)
  • 在上述資料夾中,找到下面子資料夾的 base.yml 文件,用記事本開啟就能修改:
    • $CONFIG/match/base.yml
你可以在「 Espanso 教學文件網頁」中,查看如何修改語法文件的完整說明。下面我則提供幾個常用範例,讓大家也能快速上手。




最簡單的方式,是輸入一個簡單關鍵字(- trigger:),就自動替換成一長串專有名詞、文句、語法、公式(replace:)。

例如我前面舉過的例子,他們的相應的語法如下:

  # 運用數位子彈筆記成為目標管理達人 replacement 
  - trigger: ":goal" 
    replace: "「運用數位子彈筆記成為目標管理達人」(天地人文創)"

  # 時間管理課程 replacement 
  - trigger: ":time" 
    replace: "「電腦玩物Esor的時間管理哲學」(大人學)"

  # 筆記技巧課程 replacement 
  - trigger: ":note" 
    replace: "「Esor防彈筆記術(高效能職場筆記技巧)」(振邦顧問)"

直接把這樣的規則設定,寫入(base.yml)文件中即可,到時候我輸入 :goal ,就會自動替換成「運用數位子彈筆記成為目標管理達人」(天地人文創)。




如果說我想替換的不是簡單的公式、語法,而是「多行文字內容」呢?這時候只要調整一下規則的設定即可。

  # playpc replacement 
  - trigger: ":esor" 
    replace: | 
              電腦玩物站長esor 
              esorhjy@gmail.com 
              https://www.playpcesor.com/

  # playpc replacement 
  - trigger: ":blogtodo" 
    replace: | 
              [] 測試功能與方法 
              設定問題情境 
              列出大綱 
              撰寫開場 
              撰寫教學 
              設計題目

只要在 replace: 後方輸入 | ,然後在下面輸入我想替換的多行內容,到時候,我就只要輸入 :esor ,就能自動替換成:

電腦玩物站長esor



「 Espanso 」還內建了一些自動語法,例如可以快速輸入當天日期、目前時間。

  # Print the current date 
  - trigger: ":date" 
    replace: "{{mydate}}" 
    vars: 
      - name: mydate 
        type: date 
        params: 
          format: "%Y/%m/%d"

  # Print the current time 
  - trigger: ":now" 
    replace: "{{mytime}}" 
    vars: 
      - name: mytime 
        type: date 
        params: 
          format: "%H:%M"

根據上述語法,我就可以在輸入 :date 和 :now 之後,快速替換成目前的日期與時間 2022/05/02 10:15 。




「 Espanso 」 自動套用範本規則設定教學

如果你想要建立一個可以替換關鍵字,但又能自動套用的郵件範本,可以利用下面的規則:

  # 課程回饋郵件範本 replacement 
  - trigger: ":classmail" 
    form: | 
           感謝[[name]]的心得回饋 
           很高興[[class]]課程對你有所幫助 
    
           [[text]]

           以下也提供我的相關課程資料表單,給您進一步參考:

           我是電腦玩物的 esor ,期待之後有進一步的交流討論。 
           esorhjy@gmail.com 
           https://www.playpcesor.com/ 
    form_fields: 
      text: 
        multiline: true

這時候只要輸入 :classmail ,就會彈出下方這樣的視窗:


我只要在空格中輸入要替換的內容,就會自動輸入下面這樣的整份範本內容:

感謝Esor的心得回饋
很高興高效能時間管理課程對你有所幫助

確實時間管理最重要的不是管理時間,而是設計自己的目標、任務與行動。期待你根據這樣的流程繼續練習。

以下也提供我的相關課程資料表單,給您進一步參考:

我是電腦玩物的 esor ,期待之後有進一步的交流討論。
esorhjy@gmail.com
https://www.playpcesor.com/




「 Espanso 」其他相關功能:

如果你設定了愈來愈多關鍵字,最後怕自己記不住怎麼辦?只要呼叫「 Alt 」+「空格鍵」,就能呼叫出搜尋列,搜尋相關的自動輸入規則,快速套用。




如果你輸入了特定關鍵字,但其實「這一次不想自動替換」怎麼辦?也很簡單,這時候只要按一下「倒退刪除鍵」,就會還原到原本輸入的特定關鍵字,例如 :date 。



另外「 Espanso 」還有許多「範本外掛」可以直接安裝,幫你不用自己建立,快速套用別人建立好的程式碼語法、表情符號等等自動輸入規則。

以上就是「 Espanso 」的使用情境,以及自動歸則的設定教學,分享給需要的朋友研究與參考。

有興趣的朋友還可以進一步參考:

留言

  1. 你好~感謝分享這個好用的程式,它的官網有免安裝版
    免安裝版的設定檔路徑在
    \Espanso-Win-Portable-x86_64\espanso-portable\.espanso\match\base.yml
    這裡

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