如何用心智圖拆解專案計畫與規劃行動?實例示範



接受雜誌採訪時,記者問我:「雖然你一直提到要去拆解目標和任務,先列出目標本身的行動清單很重要,但是不一定大家都那麼懂得拆解出行動,有沒有什麼具體的方法呢?」

這讓我想要寫一篇文章,嘗試回答這樣的問題。

我在自己的《電腦玩物站長的筆記思考術》一書中,有提過類似的方法,也常常在自己的時間管理相關課程中帶大家演練。基本上我會用下面的思考邏輯,來拆解出一個大專案需要的行動:

  • 描述我想實現的具體願景:
    • 例:我希望能每天跑步來提升自己的身體,讓保持心情愉快。
  • 從具體願景中,拆解出需要實現的幾個部分
    • 例:每天跑步、身體訓練、心情愉快。
  • 展開每個部分需要解決的問題
    • 例:什麼時間可以跑?如何逐步練習?跑步時可以有什麼變化?
  • 根據問題找出解決行動
    • 例:排出自己每日時間表、閱讀一本跑步書、測試各種跑步配備。
  • 歸納可以一起解決的行動,形成子專案計畫
    • 例:晨間時間計畫、身體鍛煉計劃。




面對一開始茫無頭緒的專案,我們可能不知道自己應該做什麼好?以及在許多混亂的行動步驟中,如何找到這個專案中有價值的進度、任務、子專案?但是經過上面一番梳理,專案就可以從發散慢慢聚焦,最重要的是「理清」最後的「子專案」,因為那才是我們應該聚焦去完成的,對於專案達成最有意義的部分。

當然上面的舉例,有一些簡化,但我人生與工作的重要專案,都經過類似上面這樣的拆解過程,然後找出我真正應該專注的計畫與行動。

例如我最近寫過的「養成跑步習慣」專案,只是我都是做在筆記中,利用「主題樹狀筆記法」,便能完成這樣的拆解與整理。


但是今天這篇文章,我想嘗試利用「心智圖」這個更加視覺化的方法,來演練拆解專案計畫的流程。我對心智圖的利用方式,可以參考:「心智圖方法教學我的真實經驗版,發散到收納複雜思考的9步驟 」,其實也和這篇的邏輯很接近。

不過讓我換個案例來解說,就用我最近正在執行的搬家專案吧!(當然,為了文章閱讀,也有做了一些簡化)




一,描述要實現的具體願景,將願景元素拆解成關鍵字節點


一個專案剛剛誕生,我對要做什麼事情還茫無頭緒,或是不知道應該怎麼整理紛亂的行動好,這時候,我會試著這樣做:「詳細描述我在這個專案上想要達成的具體願景」。

例如專案是搬家,具體願景的描述是:「有效率的從舊家把可用傢俱搬到新家,並採買新的傢俱,最後裝潢佈置一個更溫馨的新家。」

為什麼要描繪自己的具體願景?因為你會在裡面看到可以「具體切入」的幾個環節,這時候,就把願景拆解成像是下圖這樣,心智圖的第一層節點。

茫無頭緒時,不知道怎麼入手,與其隨便亂想,不如先把自己的願景描繪清楚,從願景的具體著力點下手。或是思緒太紛亂時,先描繪出具體願景,那麼就知道自己應該先聚焦在哪些環節上面,因為那是自己最在意的。





二,展開每個關鍵字節點要解決的問題


有了專案的切入點後,接下來我會問自己:「這個環節需要面對哪些問題?」試試看用問題形式,把尚需解決的麻煩?覺得需要解決的需求?都在下一層節點展開。

例如要從舊家搬家具到新家,會有什麼問題呢?可能是要打包東西、要想辦法打包大東西、以及要怎麽運送過去等等。

我會建議,不要一開始就列出行動,而是「先把問題想清楚」,因為行動的目的是解決問題,圍繞著解決問題的行動才更有價值,才不會是零散的行動。





三,根據要解決問題發展出行動


心智圖的優點,就是可以視覺化的發展出一層層脈絡。

現在我們有了具體要解決的問題,那麼就可以開始發展行動,要解決這個問題,會需要哪些行動步驟呢?在心智圖的下一層,開始逐步列出。

我在「Evernote 子彈筆記術-1:關鍵是先放下我的清單 」一文中提到,任務整理的關鍵,不是一開始就列出一大堆行動,因為這樣的行動反而容易失焦,而是要循序漸進,確認願景與問題後,產生的行動才真正有價值。





四,歸納可一起解決的相關行動


但前面都是拆解的部分,接下來,我們要對專案進行真正的計畫。

當我列出可以想到的各種行動後,利用心智圖的連結功能,我會嘗試把相關的行動連結在一起,哪些行動是可以一起解決的呢?哪些行動是有順序關係的呢?

開始歸納,就會逐漸看出行動慢慢聚焦在幾個關鍵的大任務、子專案上,而這些大任務,正是達成專案,最重要的最應該關注的環節。





五,發展出子專案


於是經過一番拆解與整理,最終我歸納出整個搬家計畫,有三個關鍵的子專案:搬家公司任務、大賣場採買任務、線上訂購任務。(當然,這是簡化的示範,實際上會有更多子專案)

於是,這個專案的具體執行方法,就會很清楚地展開在我們面前,我可以專心去照顧這幾個子專案,排序每個子專案的行動進度,然後相對安心且聚焦的將他們一一完成。




這就是我拆解一個專案的方法,我通常不是用心智圖,而是直接在筆記上就能拆解這樣的流程。不過或許有些朋友喜歡利用心智圖這樣的圖像化方法,而這樣解釋時也會清楚得多。

提供大家參考。如果你對我的專案拆解方法、任務管理流程有興趣,推薦你可以參考我的「 Evernote 子彈筆記術」等相關課程,我會在課堂上用不同的方式演練。

或者,可以進一步閱讀我之前提到的專案管理方法:「從這款桌遊學會人生的「目標管理」為什麼很重要? 」、「我的子彈筆記法五個年終進化,做好 2017 時間管理準備 」、「免費專案管理軟體推薦!困難計畫簡單管理 13 種工具 」。


 (歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何用心智圖拆解專案計畫與規劃行動?實例示範

留言

  1. 想問站長是用什麼軟體做的~

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    1. 我是用這個:https://www.playpcesor.com/2017/12/xmind-coggle-mindmap.html

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