待辦清單不是用來列零散行動,別讓清單只是解決眼前問題


朋友問我,如果我的事情很簡單,可能每天重複,可能腦袋就能記住行動,那麼還需要待辦清單這樣的工具或方法嗎?

當然,如果每天事情都重複,已經變成習以為常的事。如果要做的行動就是當下那幾個,所以用腦袋就能記得住。那麼或許不需要待辦清單等管理工具。

但這樣的情況下,卻有兩個更大的可能問題。

第一個問題,為什麼人生的事情每天都重複?難道我都沒有任何要去挑戰、改變、成長的事情嗎?

第二個問題,為什麼行動用腦袋就能記住?難道我只是解決眼前問題,而沒有想要去解決一個長遠、高價值的目標嗎?如果有,這樣的目標難道不需要長期的紀錄、計畫與拆解,於是必須使用額外的管理工具嗎?




不要讓自己的待辦清單上,只有零散、孤立的,解決眼前問題的行動。

更不要讓自己只是解決眼前行動就好的人。

真正的待辦清單,應該是能夠把相關行動聚焦在一起,建立更有價值的任務。(可參考:Evernote 子彈筆記術-2:四個步驟先準備真正的子彈任務




有兩個方法,第一個方法是「讓行動具有連續性」。

有時候我們因為生活必需,因為意外機緣,會採取一些行動。一旦行動發生了,或許不一定只是做過就好,我們可以進一步去規劃,還可以採取哪些連續的行動,讓這個機緣創造出更大的價值。(可延伸閱讀:待辦清單不要完成就劃掉,日記不要只寫昨日反省

例如我之前寫過的「生活現實,總是還有最佳化下一步行動的空間」。提到因為生活必需,我的作息變成更早出門,要帶老婆到台北上班。這個行動產生了,甚至是必然發生,那麼我有沒有辦法為他創造更多連續的行動,從而製造更好的價值呢?

於是我思考如何找到最省時間的開車路線?規劃最佳停車位置?空出和老婆早餐約會時間。並且從那篇文章到現在,我們在早餐約會過程中,探訪了老婆公司附近將近 20 家早餐店,挑出我們心目中最喜愛的 10 加,每天根據心情去選擇和替換。

雖然一開始只是一個小行動,但如果能讓「行動連續」,而非每個做完都中斷,那麼更大價值就會自然產生。




第二個方法是「讓行動有目標指引」。

在時間之河中,我們有各式各樣的行動可以選擇,但是如果選擇得很分散、沒有方向,那麼雖然行動很多,最後卻似乎難以成就什麼,也就是所謂的瞎忙。

就像閱讀網路新聞,每天都有各式各樣不同的新聞,各種主題、各種新鮮事。我們確實「不愁」沒有東西可以行動,不用擔心沒東西可看。但問題是,東看西看,時間流過去了,好像做了什麼,產生的水花卻很微弱。

相對的,如果有個強力目標指引,那麼原本零散的行動也可以朝著共同方向用力,更容易有突破。

例如前陣子我對跑步運動很有興趣,當我在上臉書閒逛時,就會自然被一些跟運動相關的訊息、文章吸引,也不會隨便行動,但這樣的閱讀有助於我深化自己在這個目標上的知識,這就讓日常行動也自然地成為自己更大目標的一部分。




行動的價值很低,任務的價值更高。

我們要做的不是把零散的行動,像是填空一樣填入待辦清單。

而是要利用待辦清單,去把相關的行動連續在一起,組合成一個更高價值的任務。

或是利用待辦清單,去拆解一個複雜任務,建立一個更強力的目標,然後讓它自然去吸引各種零散行動,把行動收集進來為目標服務。



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