如何有效記住要做的事?不是只有時間提醒一種方法


當我們接收到一個任務,主管或客戶要我去做某個步驟,但不是現在要做,那麼為了「記得去做」,你會採取什麼方法呢?

最直覺的第一個方式,可能是為這個任務「加上一個時間提醒」。或許是在行事曆上,在有提醒功能的待辦清單工具上。但是,幫要做的步驟加上時間提醒,不是唯一記住的方法,而且可能是最容易忘記的方法

為什麼呢?雖然有時間提醒,但我們要記得去做的事情通常「不只一件」,如果時間提醒同一時間發生,打架了怎麼辦?先選擇去做 A ?那這樣提醒過後還沒做的 B ,之後不就很容易忘記?還是要再加一次新的時間提醒?

可是如果事情愈來愈多,時間提醒愈來愈多,不僅我們自己的時間節奏被打亂,該專心時反而被一些事先設定的雜事提醒干擾。而且這樣的提醒,通常缺乏先後次序,於是事情提醒了,不一定當下能做,這樣提醒只是讓我們更混亂、更焦慮。

所以雖然我也會利用「時間提醒」,但通常只設定在那些「確定某個時間一定會做」的事情上,例如開會前提醒自己準備某個資料。




第二種記得去做的方式,可能是「列在待辦清單」上。別人跟我說要做什麼,我怕忘記,於是寫上待辦清單。

看似沒問題,但同樣的,當事情愈來愈多,每天待辦清單的事情多到做不完時,過去寫在待辦清單的事情,之後慢慢還是會遺漏與忘記。因為還沒做的事情太多了,而這時我們無法準確掌控什麼時刻該做什麼事情。

當然,把要做的事寫上待辦清單,讓大腦釋放記住的壓力,這是一個好行動。但這個行動還必須有下一個動作才會有效。




第三種記得去做的方式,是不只列上清單,而且是「列到他該做的那一個步驟清單位置」上。

這是什麼意思呢?例如作者臨時希望我在書籍封面「補上一個推薦人」,這時候,我就把這件要記得去做的事情,列到「把封面集檔送印刷」這個步驟之前。這樣一來,就算我忘記這個步驟,但是當作做到真正要送印刷這個步驟前,一定會看到還要補上推薦人,這樣就一定會記得去做。

如果我把「補上一個推薦人」列在隨便的清單上,例如混雜的待辦清單,或是專案清單的錯誤位置,像是隨意插入設計封面的任何步驟中,步驟之間沒有順序關係的話,我還是會很容易地忽略掉這個步驟。

如果我能當下把要做的事,插入他必須要做的下一步驟之前,或是上一步驟之後,那麼,我一樣可以讓大腦徹底忘記這件事,然後照著步驟清單做,做到那一步,就自然看到該做那件事了。




第三種方法,是我覺得「有效記住」任務最好的方法。

他不依靠不準確的時間提醒,身為一個人,真的很難預先想好自己「什麼時間要做什麼事」,因為時間有太多意外。但第三種方法是在我真正該做那個步驟時(做好了前一步,或是準備坐下一步),讓我看到他,記得去做他,這時的時機也是更好的時機。

他也不只是隨意的待辦清單,而是一開始就要把任務,放入真正屬於他的步驟中,決定好步驟,順其自然地去做即可。而不是像隨意的待辦清單,自己還要一直去找記下來的任務在哪裡。

你平常記住事情,也會使用「第三種」方式嗎?

有興趣的朋友,可以參考多年前我撰寫的一篇類似主題文章:「如何記住今天要做的瑣事?給健忘朋友的三個好建議 」、「工作排程如何傷害我的工作效率?挑出待辦清單隱藏的壞習慣 」。或者,歡迎參考我會講解這套流程的「子彈筆記與時間管理方法課程」。


 (歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何有效記住要做的事?不是只有時間提醒一種方法

留言

  1. 請問老師能針對「第三種」方式,提供比較清楚的範例,或是實行方式嗎?謝謝。

    我自己同時使用了行事曆與To Do List。但也正如老師所說,隨著事情的因果關係越來越複雜,原先紀錄的事項變成了難以評估優先的雜物堆。

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    1. 確實,我也打算找時間,好好清楚地講解第三種方式。

      簡單的說,就是任務管理的基礎,對我來說是「一個專案一則筆記」的概念,這樣一來,專案所要做的所有步驟,就會是在這則專案的筆記中,那麼就能做到第三步,也就是出現新步驟時,知道應該插入那一則專案筆記的哪一個步驟之間,就會納入系統。

      如果是單純用行事曆或一份待辦清單管理所有任務,而不是先以專案或任務做分類,就會產生我前面說的,您也遇到的情況。

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    2. 了解,謝謝老師的分享!期待您的新文章喔!!

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    3. 剛剛看到老師在數位時代的這篇文章,決定試用todoist來實行「第三種方式」~
      https://www.bnext.com.tw/article/43762/20-to-do-list

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  2. 我目前就是用博主的“三层空间笔记法”来管理项目(即专案),一则笔记对应一个项目。

    完成该项目所需的任务都放到“行动”空间,任务按前后或附属的逻辑关系排列,日常生活中,一旦想起有关某个项目的新任务,马上就可以打开该篇笔记进行添加。

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