[整理術-6] 不整理,有時是一個更高效率的選擇



常常有讀者問我現在會怎麼在瀏覽器中整理網頁書籤?就讓我先從這個小故事說起。


書籤:


我自己很久以前會很用心的幫每一個網頁書籤分門別類,公司用、部落格用、電影類、音樂類、電腦遊戲類線上工具免費圖庫等等,總之有無數的分類,收藏無數的網站。我的書籤分類表非常豐富,我也覺得很有成就感。

但是後來我發現,這樣的整理對我使用那些網站並沒有幫助,事實上,90%收在書籤的網站我都沒有打開過,而大多數分類我甚至沒有進去過。只是,我「習慣性的」在收集與分類。

為什麼會這樣?

一來我一個人並沒有時間去常常使用上百個網站,二來真正會常用就是那十幾個。

一開始,那十幾個網站我還很認真的跟著其他上百個網站分門別類,放到屬於他們的各自資料夾中,但後來我發現,這反而讓我打開這些網站更慢。要打開常用的 YouTube 要先到影音資料夾,要打開常去的電腦玩物網站要打開學習知識資料夾。開來開去,很多時間都花在一層層打開資料夾上。

於是我知道,要讓常用網站脫離資料夾整理,一起放到「書籤列」(我的最愛),無論他是什麼分類,只有「打破分類」,我才能更快速直接使用

不過更後來,我們開始知道「搜尋是比整理找東西更快的方法」,我開始連書籤列也不打開,當然幾乎沒有再進去過我的書籤資料夾,因為我在網址列搜尋關鍵字(用部分網址或部分網站名),總能搜尋到我常用、偶爾用的網站,直接開啟即可

於是後來我收納的書籤都再也不管資料夾分類,再也不整理,到時候要用,就是統一在瀏覽器網址列搜尋,有找到書籤就用書籤開啟,沒找到書籤也可以到 Google 開啟。

如此一來,反而節省了大量整理書籤的時間,也節省了大量要在書籤資料夾翻翻找找的時間。


郵件:


這讓我想到另外一個例子:郵件,以前我也是想說要用標籤或資料夾來好好分類電子郵件,這是 A 專案的郵件、這是 B 客戶的郵件,整理了好多分類,看起來好像井然有序。

但事實上,要找 A 專案的郵件,就在 Gmail 輸入 A 專案的關鍵字。要找 B 客戶的郵件,就輸入 B 客戶的名字或信箱。在 Gmail 中都是幾秒鐘就能找到。

根本不需要依靠我之前的分類,而之前的整理其實是浪費時間。


小結:


不整理,難免會犧牲一些什麼。例如沒有更整齊的資料夾了。但「不整理」可能本質上對我們找到東西沒有影響,換回的,卻可能是更多的時間,更輕鬆的使用。反而整理是個讓人焦慮的行動,我們怎麼整理都覺得不夠完美。而不整理,海闊天空。

所以像是「斷捨離方法」就是換個角度告訴我們,不擁有不需要的東西,那麼就獲得許多不用整理的高效率選擇。

我在電腦玩物上雖然常常講數位工作的整理技巧,但其實裡面都包含著「簡化整理」的減法工作思考,我推薦對這個主題有興趣的讀者,可以回頭閱讀我在 2013 年撰寫的這篇:「最好的整理就是最少的整理」。而我善用數位工具的目的之一正是不想整理,例如我在「不再找不到東西的整理術」這篇文章裡的分享。最後這就歸納出了我的「不辦清單哲學」,我很喜歡這篇文章中我自己寫下的這段話:

「從不要做的犧牲,換回工作效率」。

當然,不是說所有東西都不整理就好,但哪些工作與生活上的事情,你也會覺得「不整理」才是最高效率的選擇呢?歡迎一起來翻轉思考看看。


  • 你或許還對下列的議題有興趣:
1.手機上的斷捨離:我的手機斷捨離計畫,找回生活九步驟 

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留言

  1. 前兩段,站長寫的真TMD的中肯...... (原來這世界不是只有我這樣 XD)

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    1. 我現在還是會分類書籤,只是android chrome比pc chrome在分類書籤上會比較麻煩一點。

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    2. 每個人的工作選擇,重點在自己怎麼使用,方法應該是多元的

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  2. 能搜尋的前題是記得關鍵字。
    問題是有些網頁的標題是用比較天馬行空的命名,
    用搜尋會漏掉。
    好的分類能讓你用自己的邏輯思考方式去定位出需要的網頁。

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    1. 我的一個連帶的技巧,就是我會在收入書籤時改掉網頁的標題,變成我自己的話,這是一個節省分類時間的另類整理方法。

      當然,我絕對同意:好的分類能讓你用自己的邏輯思考方式去定位出需要的網頁。

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    2. Firefox書籤可以打上關鍵字。利於搜索的。

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    3. 我記得早期我在推薦 Firefox 時也常常推薦這個功能^^ 標籤我也覺得是比分類更有效地整理方法,也彈性一些、簡單一些,不過同樣的要符合:「好的分類能讓你用自己的邏輯思考方式去定位出需要的網頁」

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  3. 我個人雖然也不喜歡整理。

    倒是喜歡在手機桌面根據情境來建立資料夾,像是早上出門前要開的 App 放一個資料夾,開車前放一個資料夾,不同情境的資料夾就放會用到的 App。

    不過這也是最近一年來看幾個時間管理網站開始分類的。

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    1. 用情境正是時間管理一個關鍵的任務分類技巧。

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  4. 看個人,整理有時候是為了方便分享給別人

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    1. 確實是「有時」,我文章標題就特別用了這個詞,意思就是在一般來說認為要整理的情況下,其實有時候是可以不用整理的,換句話說,還是很多時候需要整理。

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  5. 稍微離題...
    最近在尋找怎樣建立一個有效率的個人圖片資料庫。
    使用單純的資料夾分類往往難以滿足多樣化搜尋的需求,
    但是建立符合需求的個人標籤又是一個龐大的工程...
    雖然正在試用站長推薦的Eagle以及標籤分類系統XYplorer,
    都難免費心費力...~"~
    持續試用與研究節省心力的整理法中。

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    1. 標籤會是一個更能滿足複雜索引的方式,但建立確實需要時間,卻值得為自己的重要資料建立一套標籤索引系統

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    2. 管理圖片最強大的莫過於LIGHTROOM.色標;星標;旗標;關鍵字非常強大。

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    3. 回站長:確實如此,只好踏實的建立資料庫。
      回ming shi: 感謝您的分享.

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