[整理術-4] 你如何記得寫過什麼文章?我建立大腦輔助搜尋系統


這是一個在「電腦玩物部落格」中,起碼被讀者問過十幾次以上的問題:

Esor,你寫的文章裡常常有很多參考連結,跟你之前寫的文章串連在一起,你寫的文章起碼數千篇,你是怎麼記得自己寫過這些文章的呢?

其實,這確實是一個整理資料時很需要的技能:「你要如何記得收集過什麼資料?」更重要的是:

你要如何在未來工作時,很快很輕鬆的用上自己收集過的資料、寫過的筆記?

這個技能不只在我寫文章時每一次都用得到,他還會在下面這些情況派上用場:整理一份公司報告,很快的歸納出可能是很久之前收集或研究的資料。準備「電腦玩物的各種課程」簡報,很快地條列出可用的案例和筆記。寫一本「 Google 或 Evernote 工作方法新書」,只花一點時間就完成所需資料的重新整理。




大腦和資料分類都並非完全可靠:


因為這個技能對我來說是如此重要,所以我很早就發現「為什麼找不到資料」、「為什麼要花很多時間重新找回資料」的兩大問題所在,或者說兩大錯誤:

  • 錯誤一:我誤以為可以只依賴大腦去找回資料,誤以為當工作時我會自己自動想起我有什麼資料可用。
  • 錯誤二:我誤以為可以依賴自己的分類方法去找回資料,誤以為資料每一次都會自己出現在我需要他的位子上。

但真相是:

  • 真相一:大多數我收集過的資料,我都會忘記,所以我不會在需要時想起我有這些資料。
  • 真相二:因為我的需求一直在變化,所以資料不可能每一次都出現在我需要他的位子上,因為當我分類他時,我可能還沒想到我有什麼需求。

所以,大腦不可靠,想要按圖索驥從資料分類整理中找回資料,也一樣不可靠!如果你只依賴這兩種方法,就會發現找資料、用資料變成一個效率很低的事情。




建立大腦輔助搜尋系統:


在紐約時報的一篇文章中:「人為什麼需要睡眠?為了遺忘」中提到,《科學》(Science)期刊裡的論文研究提出一個說法:「我們睡覺是為了忘記每天所學到的一些東西。」因為我們每天大腦新增的資訊量太多,所以睡眠時會自動忘記大多雜訊,這樣才能有些記憶被真正的保存下來。

(上面是一篇我在2017年2月看過並收集起來的文章資料,過了四個月後,我引用到我的這篇2017年6月的文章中,正是利用了我的「大腦輔助搜尋系統」。)

事實上我們接收與產生的訊號很多,而我們真正記住的少,忘記的則是大多數

雖然這其實是一個合理的生理機制,我們只要優先記住那些可以影響我們生活、幫助我們生存,對我們在個人處世、專業工作上有幫助的內容就夠了。

然而,現代人的生活環境可能不是只有生存那麼簡單,因為現在的生存不再只是單純的食衣住行,為了生存,職場上的「知識工作」的技能很重要,專業之外的「跨領域知識」也很重要,面對龐大的資料量,就「不是」原本大腦「記住重點的事情就好」可以解決的!

這時候方法無他,大腦不是沒用,而只是需要有東西來「輔助」他,所以我要建立「大腦輔助搜尋系統」,這有分「內功」和「外功」兩個層面。




大腦輔助搜尋系統的「內功」:


因為大腦只會記住他覺得真正重要的事情,並且自動幫我們忘掉雜訊,所以如果真的想要記住什麼東西,那麼就要「幫助大腦覺得這件事情很重要」,並且「告訴大腦這不是雜訊」。

要怎麼做?絕對不是自己在腦袋裡面跟大腦說:「這很重要」,或是在這個資料上貼個紅色標籤,打個星星,這都是不夠的!

真正的做法是,順應大腦的機制,「騙」大腦自己認為這件事情很重要,然後大腦就會特別「保留」他們,讓他們變成長期記憶,而這樣以後我需要時,就「更容易從大腦自動想起他們」。

我有三個做法:



  • 1.嘗試做系統化的串連:

當我想要記住一個資訊時,我會想想:這件事情和我目前的工作與人生系統有什麼關聯?

例如你看我電腦玩物中所寫的文章,無論從「遊戲心得」,還是「新鮮工具評論」,還是寫「時間管理方法」,我都會回歸到:

這對我的生活習慣、工作方法、人生態度可以有什麼改變。

這就是一個「系統化的串連」,關鍵是:「把我想記住的資訊,變成我個人系統的一部分。」當我在研究時建立了這樣的連結,以後就很容易「想起他們」,因為他們已經和我的人生息息相關。

而那些你只是收集、看過,卻「跟你不相干」的東西,就會被當作雜訊忘記。(可延伸閱讀:為什麼用 Evernote 收集的餐廳、好書資料都沒用?



  • 2.嘗試做有驗證的行動:

而如果有一個方法、知識,我非常非常想要記住時,那麼我會更進一步去「實驗他」,把這個方法實際拿到我的工作與生活上試試看,讓他「不只是資訊,而是變成我的一個經驗」,經驗要被忘記就更難了,大腦也會認為經驗比單純的資訊更重要。

所以為什麼我大多都記得自己在電腦玩物寫過什麼文章?因為我介紹那些數位工具、工作方法時:

「不是轉貼別人的內容」、「不是整理網路資訊」而已,我都是「自己親自實驗過後的心得」,而且大多都起碼實驗好幾天以上。

對你來說,這些是資訊,看過後大多都遺忘。但是對我來說,這些都是「經驗」,要忘掉就沒有那麼簡單,我自然多多少少記得我實際試過什麼工具與方法。(關於如何留下有效經驗,可以延伸參考:如何正確且高效率的犯錯?我做錯時這樣做筆記



  • 3.嘗試做有邏輯的演繹思考:

另外,我在寫文章、做筆記、整理資料時,都是一個非常強調「前後邏輯推理關係」的人,你看我的文章應該就知道,我很在意要把前因後果講清楚。

或許有些朋友會覺得這樣文章變得很長,但是對我來說,這讓我每一篇文章都「思考得很透徹」,並且整篇文章的「邏輯論證站得住腳」,甚至我會把「可能被批評的角度」也都想清楚。不只寫文章,我寫筆記時也都會常常做這樣的「邏輯演繹」思考。

這樣的好處是,因為「演繹法」是一個「連帶推理」關係,從A可以推論到Z,而這對記憶的好處是,只要我能先想到其中一個節點,那麼在演繹下,我可以很快地想到所有推論過程的連帶資料。

這就是我常常可以寫一個重點,就連帶出我的很多其他工作方法的原因,因為在我的思考底下,他們都是有邏輯演繹關係的,自然而然就會想到。(按線索的索引對記憶很有幫助,可以延伸參考這個技巧:編輯教你整理一本書最快的索引筆記法,紙筆記可用




大腦輔助搜尋系統的「外功」:


但是只有大腦輔助搜尋系統的「內功」還不夠,因為我們需要的記憶量遠遠超過大腦可以提供的滿足,所以即使是上面做的那些「內功」,還是有可能因為超過負荷,而漸漸的被淘汰掉一些次要的、少用的內容,所以這時候一定也需要「外功」輔助。

大腦輔助搜尋系統的「外功」,我在電腦玩物就講過非常多次了,也就是我常常說的:「跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法 」。

關鍵字只有一個:搜尋、搜尋、搜尋!(大家都常常忘記這個最簡單但最有效率的做法:不需要搜尋時才要搜尋!這一步徹底改變你的工作效率

我們太習慣「依賴自己」去找到資料,每次需要資料時就想說看看大腦記不記得,或是看看自己手邊的抽屜、記得的資料夾裡面有沒有,但結果都是很難找、找不到,從前面的原因可以發現,想要「靠自己找到資料是最沒有效率的」!

所以有很多讀者「誤以為」我是靠自己找到資料,才以為我很厲害,怎麼都記得自己寫過什麼文章,其實大家都搞錯了:我是靠搜尋找到我寫過什麼文章,而這是一件非常簡單的事情!

我的「電腦玩物」部落格右上方就有一個「搜尋按鈕」,在裡面輸入關鍵字,什麼相關文章找不到呢?當然全部都可以記得,因為「搜尋出來就好」。

所以關鍵就在於:

你有幫自己的資料、知識、經驗、內容「建立一個好搜尋的資料庫」嗎?不是一個好找的資料庫喔!是一個「好搜尋」的資料庫

像我就有,除了「電腦玩物」右上方的搜尋按鈕外,還有我自己的「 Evernote 知識庫」,這部分歡迎參考我一系列的文章:


而且也不要覺得這是因為我很勤勞才會搜尋自己的文章、建立自已的資料庫,我正是「因為懶惰」,因為知道以後要靠自己的大腦來找資料會很麻煩,所以才用輕鬆的「搜尋系統」來建立大腦的索引外功。

只要做好這個「大腦輔助搜尋系統」的內外功,那麼自然可以很輕鬆想起自己寫過什麼文章、找過什麼資料、有過什麼筆記,並且可以隨時利用了。

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留言

  1. 真的很感謝esor 總是無私地分享 ....所學所思考的~

    真的很棒!! 值得學習

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