2016年10月24日 星期一

分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯


資料要在 EvernoteOnenote 之間轉移,是相對簡單的一件事情。Evernote 內建了匯入 Onenote 筆記的功能, Onenote 也提供了可以匯入 Evernote 筆記的工具

要在這兩種知識工具之間轉換,困難點主要在於 Evernote 與 Onenote 之間「整理分類方法」上有極大的差異,甚至可以說是「混沌」或「秩序」基本精神上的不同,而這個不同主要體現在「標籤」與「搜尋」兩大功能應用上。

了解這兩種工具在「整理思維」上的不同,或許可以幫你選擇出更適合自己需求與風格的服務。

對我來說,這個差異正是我個人選擇 Evernote 的原因,但也有可能是你更適合選擇 Onenote 的理由。總之,「整理邏輯」足以超越其他次要功能差異,成為你更適合哪種知識工具的決定性力量。

你還可以延伸參考:Evernote, Onenote, Google keep 雲端筆記完整比較表




1. 「標籤」的不同


物有定位,每一份資料放入一個資料夾,這似乎是理所當然的整理邏輯。但「真實世界」真的是這麽有秩序且條理分明嗎?或者當我們要整理的不是物品,而是「想法」、「資料」時,分類會這麼簡單嗎?

今天我有一則筆記記錄了我讀某本時間管理方法書籍的「讀書心得」,我想在「這本筆記術新書」裡引用這個心得,我也想在「那本專案管理新書」裡使用該書資料,那這份「讀書心得」我要放在「筆記術新書」資料夾還是「專案管理新書」資料夾呢?可不可以一份資料放在兩個資料夾?甚至再放到第三個我專門存放「讀書心得」的資料夾?

在真實的世界中,一份資料、一個想法往往因為要「用在多種需求上」、「擁有多種屬性」,而可以有多種分類方式,但如果我們用「一物一定位」的邏輯去整理,可能就會變得很焦慮,因為怎麼放都不對勁,尤其在需要知識企劃的世界更是如此。

這時候 Evernote 與 Onenote 對於標籤的區別,就有決定性的影響。



Evernote 在電腦版、網頁版與手機版中都可以利用「標籤」這種形式來進行分類,而且一則筆記可以「加上多個標籤」,這個意思就是任何資料都可以「同時放入多個標籤資料夾」,突破現實世界的侷限,讓一物可以有多個位置。

你可以參考我的標籤教學:




而 Onenote 的標籤功能比較像是在筆記中貼標籤紙,方便辨識的意思。

例如我覺得這則筆記裡的這一段很重要,可以打上個星星的標籤,覺得另一則筆記的另一段也很重要,也可以在那裡打上星星標籤。但是 Onenote 目前只有 Windows 裡的最新電腦版可以過濾標籤(但也不完全像 Evernote 那樣是把標籤當作分類),其他版本與平台都不能搜尋過濾標籤,讓標籤只能當作一種標記來使用。




Evernote 的整理是善用標籤,一物可以有多種位置、多種利用

而 Onenote 的整理是善用記事本與小節和頁面,一物在嚴謹多層的分類中出現在他應有的獨特位置上




2. 「搜尋」的不同


分類,是為了滿足某種使用的需求,但問題是,你永遠不知道未來會有何新需要,所以這也是我們很難手動做出最佳分類的原因。

今天我有上百則講座課程的任務筆記,我要依據課程主題是 Google、 Evernote、 時間管理來分類嗎?還是依據地區來分類?還是依據主辦單位來分類?如果我依據主題來分類了,那麼下次我要使用透過「A顧問公司」幫我接洽的所有講座時怎麼辦?

分類只能滿足當下分類的那種需求,可是真實世界裡我們的需求不斷變化、不斷新增,只為了一種需求做的分類,很可能不適合以後的另外九十九種需求。這時候「搜尋」就派上用場了,搜尋才是最好的分類。



而 Evernote 的搜尋邏輯,就是每一次搜尋,都是一種新分類。

怎麼說呢?你用 Evernote 搜尋關鍵字看看就知道,當我搜尋「 Google 課程」,自然列出所有包含關鍵字的筆記,當我搜尋「A顧問公司」,自然列出所有包含該顧問公司關鍵字的筆記。而且 Evernote 的搜尋結果是「展開的」、「固定的」、「可整理的」,就像是打開一個記事本看到的一樣,我可以在搜尋結果裡慢慢修改筆記、合併筆記、整理筆記。

甚至我也能儲存某個最近常用的搜尋結果,也就是讓搜尋直接變成一種自動分類。

你可以參考:Evernote 搜尋語法十大進階技巧教學:活用搜尋不只是找筆記




但 Onenote 的搜尋邏輯就很不相同, Onenote 的搜尋結果就是一個簡易的清單,目標就是找出我們要找的那一則筆記,搜尋完了,搜尋清單很快就被清除了,而不是像 Evernote 那樣更偏向用搜尋形成一種分類。(雖然 Onenote Windows 版可以釘選搜尋結果,但跟 Evernote 還是有差別)




Evernote 的搜尋本身就是一種自動分類的概念,搜尋可以有多少種,分類就可以有多少種

而 Onenote 的搜尋則是讓我們快速找到最明確需要的那一則或幾則筆記




結論:沒有誰比較好,而是兩種截然不同的風格


上次在微軟舉辦的 Onenote 講座中,有朋友再次問我 Evernote 和 Onenote 有何不同?我那時候大概是這樣說的:

「先想想你的辦公桌是呈現乾淨有條不紊的狀態,還是呈現不時有資料堆積的狀態。如果是前者,你適合 Onenote 。如果是後者,你適合 Evernote。」

現場或許很多朋友以為我開玩笑,或者以為我因為是微軟的講座場合才那麼說,但其實不是:

  • Onenote 真的非常適合有辦法精密整理的人
  • Evernote 適合不太會、不太愛整理,甚至整理有點混亂的人

Onenote 的邏輯很好理解,那就是我們一般認為的工作邏輯。

但是我們必須思考一個問題:這個真實的世界是「被整理」的狀態,還是「混亂」的狀態?有需要花那麼多精力整理嗎?有些事情真的可以被整理的很好嗎?

還是說,對有些人的風格,對有些事情的工作狀態來說,其實「混沌」才是最好的狀態!例如創意與靈感的生成和組織。

延伸閱讀相關文章:

轉貼本文時禁止修改,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang(異塵行者),及附上原文連結:分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯

26 則留言 :

  1. 偷笑,看来我是个案。

    我的物件必须井井有条、工作和学习按部就班,但是我依然放弃了使用一年多的OneNote,转投Evernote。

    原因是:

    1.我毕业了,不再需要整齐的课堂笔记,而工作笔记回归纸笔;
    2.树状结构过于死板,面对我工作以外的知识管理很局促;
    3.Gmail管理邮件的思路和Evernote如出一辙,对我而言无任何学习成本。

    回覆刪除
  2. 我现在基本上就用OneNote和google keep了,一个记重要的,一个记生活的,主要是他们都和系统结合的比较好,不想单独下载软件。

    回覆刪除
  3. 試用OneNote一段時間,後來還是用回Evernote。
    一個原因是先入為主,習慣了Evernote的操作方式,分類方法等等。
    另一個原因是OneNote太“規矩”了,“真的非常適合有辦法精密整理的人”,也適合分類已經基本固定和數量不多的情況。我還是比較適合“混沌”狀態。

    還有一個原因,異大的分享大部份都是關於Evernote的,大家也就使用Evernote會比較上手了。
    利申一下,我是從電腦玩物網站得知和開始使用Evernote的。^_^

    回覆刪除
  4. 在這裏留了兩次留言都不見了,請問是否我的留言有不妥之處,被異大刪除了?

    回覆刪除
    回覆
    1. 哈哈,不是,我不會刪留言的,只是 Blogger 有內建留言過濾系統,有時候會誤把正常留言當成廣告留言

      刪除
    2. 原來如此,我錯怪異大了,請見諒!
      我以前也用過OneNote一段時間,當時看中它豐富而且與Word相似的文字編輯功能。
      不過後來覺得還是Evernote簡單的基本文字編輯功能比較適合記筆記。

      刪除
  5. Onenote比較適合傳統資料夾邏輯的整理方式。我覺得Evernote的搜尋和標籤很棒,但是真要當作知識資料庫來用的話,真的需要大量練習和參考來提昇熟悉度,學習曲線相對較高。我之前的作法是:讀書筆記全部都放onenote,工作記事放在evernote,但現在也漸漸全轉到evernote。

    回覆刪除
  6. 作爲Onenote的重度使用者,覺得有必要補充一點;以上Evernote功能,onenote也可以實現,因爲onenote支持宏命令;但onenote的致命缺點是,手機終端支持差;所以,onenote好比個人家中的獨立藏書中的大布頭,evernote就是衛生間,沙發邊隨時可以拿起閱讀的雜誌

    回覆刪除
    回覆
    1. 宏命令 我倒是沒有特別研究,不知是否有相關資料可以參考?

      刪除
  7. 中國現在有個「為知筆記」很火,自由度也很大,esor 大有興趣也可以玩玩:)

    回覆刪除
    回覆
    1. Wiz 為知筆記我從很多年前(應該是六七年前了)就有開始接觸,也偶爾都會裝來看看他目前的改進喔^^

      刪除
  8. 請問作者,目前是使用Evernote為主還是OneNote,因為我覺得Onenote跟iOS內建的備忘錄同步性很差,尤其是相片… 但Evernote 不同所有裝置同步,而且要收費不便宜,那費用可以架一個Wordpress了!

    回覆刪除
    回覆
    1. 請用金錢支持喜歡的服務

      刪除
    2. 我個人是全部使用 Evernote 為主

      刪除
  9. OneNote是2000年微軟第一波推出平板電腦時的產品,由於當時理念就是把實際生活用數位方式記錄,所以推出了OneNote,那個PDA盛行的年代,尤其是促使了數位墨水和數位筆等技術的發展,因此OneNote在技術層面是比較困難的。OneNote如同紙本筆記,不需要學習就可以上手,但是這也是它的隱憂,記得當時電腦玩物版主就反思一句話:都已經進入數位時代,究竟是要把傳統習慣帶進數位生活,還是試著改變自己學習數位生活?我想這也是後來版主持續推廣Evernote的動力之一。做為數位式筆記,Evernote是最佳代表,尤其樹狀概念、搜尋概念、標籤概念、插入附件等功能,如同檔案總管般,將數位功能發揮淋漓盡致,所以如果原本習慣數位管理的人就會很快上手。Onenote沒有說好或不好,它是以紙本筆記為依歸,所以可能需要搭配平板電腦、手寫筆等工具才會完善,Evernote則只要滑鼠鍵盤就可以了,就好像機械相機與數位相機哪個好,各有利弊見仁見智,不過時代似乎靠近數位的一端就是了。

    回覆刪除
    回覆
    1. 我自己早年也是從先使用 Onenote 開始,大概是十多年前的時候

      刪除
  10. 可是evernote在新的android版本不能直接更改那些从网上拿下来的资料,只可以在电脑版編輯。我记得旧版是可以的。

    回覆刪除
  11. 請問我的onenote的是2016版,我想要在裡面嵌入youtube的播放器,但是我怎麼找都找不到"線上視訊"這個選項,可以請您幫我解答嗎?

    回覆刪除
    回覆
    1. 在上方的[插入]分頁理,可以看到[線上視訊]的選項喔,以我的 WIndows 版為例

      刪除
    2. 在我的onenote裡面還是找不到這個選項,我會再想辦法找找看,謝謝您^^

      刪除
  12. 最近我都一直使用 notion.so ,不知道 esor 有沒有使用過

    回覆刪除
    回覆
    1. 這個服務有在我的研究清單中,但還沒有深入去觸碰

      刪除
  13. 我是工程師,覺得雖然 onenote 和 evernote 功能不錯,但是常常要程式碼與文字交叉輸入,總覺得卡卡的,wiz 不錯不過介面有點陽春,直到這個月初看到一個義大利團隊開發出叫 Bear 的 pkm ,它有 markdown compatible mode 書寫程式碼非常愉悅,非常美,而且它拔除了 evernote 的兩層筆記本、 onenote 的筆記本/分頁的概念,直接在筆記裡面輸入 hashtag,比如 #todo/today ,側邊欄馬上就幫你建好 todo/today 的分類,而且可以輸入數個,我馬上訂了 pro 了,推薦給您。不過他月初才 1.0 版,對於工作(pdf, web clipper等)的支援還不是很全,不過我認為很有前景

    回覆刪除

相關文章: