[整理術-1] 爆量數位資料時代的五個整理術新思維


我們面臨著一個資料與資訊量都非常龐大的工作環境,面對爆炸的數位資料,應該如何整理才好呢?

幸運的是,我們也身處一個數位科技持續發展的時代,在這樣的時代裡,有更好的數位工具,可以幫助我們用「不一樣的思維」完成有效的數位資料整理

這篇文章,我想從自己的經驗出發,提供五個整理思考角度和具體作法。我自己的工作經驗是需要大量的文件整理、靈感整理、素材整理與經驗整理,所以下面的整理方法,也會和我的工作方式息息相關。




1. 一物沒有定位:


一個素材與想法,對我來說有可能用在 A 設計上,也有可能用到 B 文章中。一份文件可以被 A 專案使用,也可能被 B 專案使用。我的經驗是一個資料常常有很多用途,但是資料夾分類強迫資料只能出現在一個位置上,這就不太符合我的實際使用經驗。

而這也造成怎麼分類都不對,怎麼分類都不完美的窘境,如果硬要分類,就造成分類的焦慮,但實際上並非我們不善於分類,而是知識與訊息本來就難以完美分類,因為他們是沒有單一定位的,同時具有多種用途的。

這時候,一個具備「 Tag 標籤」的工具,會更適合數位時代的分類需求,例如 Firefox 書籤上的標籤、 Evernote 筆記上的標籤、 Trello 卡片上的標籤、 Flickr 相簿中的標籤,讓我可以在一則筆記上,用標籤標註他的所有用途,讓一則資料可以出現在多個位子上。

我的實際做法,可以參考這篇文章的說明:分析 Evernote 與 Onenote 兩種截然不同的筆記整理邏輯




2. 整理就是幫事物決定行動:


整理有兩個取向,一個是整理得很整齊,另一個是整理得「很有用」。在家裡大掃除時,把所有東西都收納好,讓整個家非常乾淨,這是整理得很整齊。但如果考量到方便取用、方便找到,讓物品在他應該被使用的地方出現,那麼或許就會有不同的整理方式。(可以參考我的作法:[年終整理術3] Evernote 家居收納整理方法一年後心得

分類不是為了把東西擺整齊而已,應該是為了使用他,所以要從使用它的角度來分類:

  • 一方面是把東西擺在我會使用他的地方。
  • 一方面是把東西本身變得有用。

例如我在 Windows 上很喜歡使用「 Fences 」這個桌面整理軟體,我喜歡把要處理的檔案擺在桌面上,這或許違反了一些桌面乾淨的原則,但是卻可以讓東西出現在我更容易使用到他的地方。

又或者我曾經寫過自己的 Google 雲端硬碟整理方法:「一看就能採取行動的檔案命名技巧:我的兩大檔名規則」,我會把過去幾年的專案收納到裡層資料夾,但是會把今年正在準備執行的專案放在根目錄,用數字讓其依照使用進度排序,不把它們隱藏到樹狀資料夾中,這也是為了更方便使用而整理。

還有收納知識資料時,我慣用的「三層筆記方法」,第一層就是行動。在收集資料當下就要把資料變成有用的行動,例如我寫下一則讀書心得,那麼這則心得要指引我去採取什麼行動呢?把這些變成筆記的內容,讓筆記本身就是行動索引,我認為沒有行動的資料都是無效的資料:

因為在 Google 時代,誰都能在網路上搜尋到這些無效資料,重要的是我採取什麼行動。




3. 整理就是幫事物判斷價值:


事物自身的屬性、資料內容的特徵,不是不重要,而是在數位工具裡擁有「搜尋關鍵字」這個功能,「搜尋」往往可以幫我找到指定屬性、內容的事物,就像 Google 關鍵字搜尋取代早期網路的分類目錄一樣,既然可以搜尋就找到,我何必多花時間去針對屬性和內容分類。

如果我要找到 A 客戶的郵件,郵件裡總會出現 A 客戶的名稱,那麼我搜尋 A 客戶名稱就可以找到這些郵件。如果我要找汽車保險的文件,文件裡一定會出現汽車保險的關鍵字,無論 Google 雲端硬碟或 Evernote 的搜尋一樣可以找到他們。

甚至如果像是 Google 相簿,人工智慧幫你自動辨識出照片的「內容」了,要找櫻花、煙火、台北 101 ,輸入關鍵字,辨識出內容的 Google 相簿就能找到。這時候如果我們還在花很多時間對屬性、內容做分類,就很有可能多浪費時間。

因此,到了數位科技時代,或許只有「我的價值判斷」會是有用分類。

例如整個郵件信箱裡哪些郵件是「重要」郵件?哪些郵件是「要追蹤」?哪些郵件是「等待處理」?這些「價值判斷」沒辦法自動用關鍵字搜尋,因為那是我自己的判斷,所以我就必須自己分類。(可以參考我的郵件分類方法:Google GTD 方法教學:用 Inbox、 Keep、日曆搞定時間管理




4. 思考並創造資料間的連結:


資料與知識不僅一物沒有定位(因為同時適合多個位子),而且事物之間彼此有關聯,這張名片和某個合約有關,這份合約和某一次的會議紀錄有關,那次會議記錄又和某個專案計畫有關。

資料與知識難以分類的另一個重大原因,就是因為他們彼此有千絲萬縷的關聯性,一旦分類了,反而可能阻斷了關聯性,導致尋找、使用、整合資料的麻煩。所以要建立「知識與資料之間的連結」,幫我們以後更容易按圖索驥。

這就是我很推薦像是 EvernoteOnenote 這類真正知識整理工具中的「記事連結」功能的原因,就像維基百科那樣,在每一次紀錄資料時,就要隨時去建立這則資料與其他資料間的記事連結,不只要儲存資料,更要讓「資料彼此間的關係也被保存下來」。

當然,我們不可能把這件事做到完美,也就是我們不可能去建立所有的資料連結,那太可怕,也沒有必要。我們只要盡可能的在每次新增資料時,去建立當下想到的連結就好,因為只要建立起一部分,對未來的索引、整合工作都會有助益。

大腦的運作其實也是這樣的連結,就好像拼圖一樣,從 A 想到 B ,然後產生一個體系。但如果我們只單獨儲存 A 與 B ,時間久了,之間的連結斷了,那麼後面那個重要的體系也就失去了。




5. 破壞分類之牆並產生重組:


但是資料整理最有趣的是,也有很多時刻,連結會產生在我們意想不到的地方。就好像我把好幾個書櫃推倒,讓各種分類的書混在一起,然後我忽然看出原本沒有想到的這本書與那本書的關聯一樣,靈感的火花常常就發生在這些訊息意外會面的時刻。

有意思的新構思,常常產生於意想不到的組合,但太過嚴謹的分類有可能阻礙了這種機會,妨礙了不同資料之間碰面產生連結的機會。

所以我的整理方法是,分類可以搭配行動、判斷價值即可,但不需要為了資料的內容去做太仔細分類,反而應該「開放資料的圍欄」,讓各種類型資料混雜在一起,常常透過搜尋、重組,讓這些四面八方的資料碰撞,產生自己需要的意外火花。(參考:跟過去的自己取經:用第二大腦高效率思考的系統方法)'

這就像 Evernote 裡有一個一直存在,看似平凡,卻很巧妙的設計:「所有記事」,打破分類一次看到所有筆記內容、一次搜尋、隨時進行破壞與重組,這對知識工作者來說,是刺激想法與行動的好方法。

延伸閱讀相關文章:
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留言

  1. 打破分類壁壘是非常棒的觀念!以往將事物作分類,在井井有條的同時無形中也侷限了整理者開發資料其他應用的可能性。在已經習慣(囿於)直線邏輯的思考和整理方式而不知不覺陷入僵固思維模式的當下,看見此文真是醍醐灌頂啊!

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