[整理術-2] 為什麼用 Evernote 收集的餐廳、好書資料都沒用?


讀者來信詢問我下面的問題:「想要請教 Evernote 的應用問題,我常常是看到不錯的網頁就存下來(例如:美食部落格介紹餐廳、好書推薦、電影推薦...),但每次吃飯要找餐廳時,找 Evernote 看很久還是沒想法,結果都是打開 Google Maps 看附近評價高的餐廳去吃。我有點迷失在自己收集的資訊之中,請問我是不是哪邊觀念有問題?或是要搭配甚麼作法才能建立更有效個人知識庫?希望您能給我一點意見。」

其實這樣的問題不只出現在 Evernote 上,像是我們買了很多書但是大多數都沒有看,在 Pocket 收藏很多稍後閱讀文章但大多數都還沒讀,在 Feedly 訂閱很多網站可是文章多到沒時間看完。

或是,在待辦清單排上很多想做要做的事情,但從來沒有完成待辦清單。這時候怎麼辦呢?

我的方法是,不需要為了自己收集太多而感到焦慮或挫折,收集本身沒有錯。我看到一篇很棒的食記於是想要去吃,我想到一件想要去做的事情,我看到一個很想學習的新技能,我期待自己能去閱讀某一本書,因為有了這樣的「起心動念」,於是把這樣的念頭收集下來,以免自己忘記,並且期許自己以後可以去做,這有什麼錯呢?

而且這樣的收集也「沒有過多的問題」,甚至應該說,如果你跟我一樣是一個對很多事情都很容易感興趣,充滿好奇的人,更應該盡其可能的收集!




一,大量收集本身沒有錯:


這時候,我需要的不是克制自己的收集收藏欲望,我需要的只是幾個步驟的轉念:

  • 1. 認知到我的收集大於我的時間,我不可能去完成所有的收集。
  • 2. 但我還是要先盡可能的收集,因為這是我寶貴的內心「期望」。
  • 3. 收集我的「期望」,可以幫我全面了解自己的欲望與責任。
  • 3. 我唯一需要的,是「提前」「比較」收集的東西之後,根據自己的期待,在整理時就「承諾」一個「行動決定」。

事實上,大量收集了自己感興趣的餐廳,可以幫助自己更了解有哪些好餐廳,但無論時間和金錢上,我們都不可能去吃所有的餐廳,所以這些收集的餐廳裡,哪一間對你來說「更有衝動呢?」

大量收集了自己待辦的事項,看似無法全部完成,但卻能幫助我們了解自己有哪些事情可以做?需要做?並有效地從中「判斷真正重要的事情」(延伸閱讀:明快決策吧!猶豫者的理性感性選擇法):

反而是如果沒有事先大量的收集,有可能漏失了真正重要的事情。




二,只是收集之後,需要以行動主導整理:


但是,如果收集後,我們像是一個儲藏庫一樣把收集的東西都收納起來,如果我們只是根據物品本身來做分類,或者只是為了整齊而分類,那麼收集的東西放久了,當初收集他們的那個「起心動念的期望」會消失或遺忘,於是我失去了當初收集背後的「行動目的」,這樣一來,這些東西就真的變成只能放在儲藏庫裡的東西了。

因此,我在「[整理術-1] 爆量數位資料時代的五個整理術新思維」一文中,有提到分類整理的思維要從「行動、價值」開始,而不是用事物本身的屬性去分類。

以 Evernote 收集了很多好像不錯的餐廳資訊為例,當我大量收集後:

我需要的分類方式,不是根據餐廳的類型去分類,而是一個「對自己承諾以後會怎麼去這些餐廳」的行動分類。

以我為例,我的 Evernote 分類有一個標籤叫做「big day」(大日子),這個標籤用在哪裡呢?我在自己收集的大量餐廳、旅遊、景點筆記中,有一些很特殊但很高價、具有非常意義,當初收集時是期待自己可以在重要的日子(例如和老婆的結婚紀念日)去「完成這個行動」,我就會把這些筆記加上「big day」標籤。( Evernote 標籤教學:現在你會怎麼活用 Evernote 標籤?從我的七個實例開始



這樣的分類,就是一個以「行動」為指引的分類,背後則是我當初收集並判斷後,許下的一個「承諾」。(延伸閱讀:承諾日曆,幫你實現 2017 年願望的有效合約

於是當每一次我遇到「大日子」時,我就打開事先分類好的「big day」標籤,裡面有一份我許下承諾要一一去完成的美食旅遊計畫,我就挑一個來完成,這不僅幫助我減少選擇的困難,也提升我達成計畫的成就感。




三,為什麼有選擇困難?因為忘記當初收集的感動:


收集,幫助我們記住可能會忘記的人事物,但不能只是收集事物本身:

更應該收集的是「自己當下為什麼而收集的內心感動」,通常這些感動代表著某種我對自己期望能夠產生的行動。

例如我很想要帶老婆去吃這家非常高級的餐廳,這時候收集的重點就不會只是這家餐廳,更應該收集「我很想要帶老婆去」這個感動與行動。

因為如果不這樣收集,那麼事後我可能會忘記這個感動,就像我買了一本書、記下一條待辦事項,收集的當下熱情無限,但不用等太久,很快的我遺忘了當初的觸動,於是這些收集而來的東西就變成冷冰冰的死東西了。

這其實不是我們收集太多,而是我們收集得還不夠!因為我們忘記去收集真正重要的東西,也就是「我那個當下的行動決定」。

關於收集,還可以參考:
1. 活用資料庫的資料收集法:試試加上這四個關鍵步驟!
2. 如何有效收集資料?給知識工作與學習者的建議流程




四,整理是一種承諾


整理,不僅應該是一個行動與價值的分類,更應該是一種主動的承諾,承諾自己以後要如何使用這個東西:

我之所以這樣分類,代表我承諾自己以後要這樣行動,請試試看用上述的心情來重新分類你的收集。

相信很多電腦玩物的讀者看過我的「欲望清單」分類法,我常常會收集很多「想買的東西」,例如朋友在社群推薦某個最新筆電、看到料理網站推出某個鍋具,但我在收集之後會利用「欲望」來做一個行動整理。

我把所有想買的東西,又分成還在思考的「想要」,已經確定值得購買的「需要」,還有最後買到手的「滿足」,還可以加上一個最後克制購物心魔而沒買的「昇華」。我用這樣的方式去分類所有我想買的東西,於是我的收集一開始就是一種「行動的流程」,東西會從想要變成需要,會從需要變成滿足,並且在每個階段我許下不同的承諾,讓這些收集真正發揮效果。

這就是一種有效的整理術,並不是為了東西看起來很整齊而整理,也不是為了東西本身而收集,而是為了讓東西可以指引行動而整理,為了記住我對自己的期望而收集,那麼我們的整理就會開始變成更有效地整理了。

留言

  1. E大:
    反應一下,您換版後很多舊文章的圖就無法顯示出來了 (例如:http://www.playpcesor.com/2011/02/ditto.html),再請您檢視看看,謝謝!

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    1. 我剛剛打開這個網址,可以看到文章的圖片哩

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    2. 對了,站長有發現Pocket剪輯電腦玩物的文章常常失敗嗎?(排版失效、全部文字連在一起)
      這樣不能用Pocket朗讀很可惜 :(

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    3. 最近確實會這樣,之前則是不會,但這一點目前我也無法解決,因為我也沒有做特殊的設計,就不知道是我使用的 Blogger 平台新版型有哪個地方可能有問題

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    4. 瞭解,謝謝站長。
      我就先用網頁視圖頂替一下吧:D,謝謝站長的文章!

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  2. 一直持續拜讀Esor這類型的文章,也努力練習與實踐中,每次都可以真實體驗到為什麼Esor會有這樣的結論,因為實務上真的就是會遇到類似的情境

    我覺得照著Esor的時間與事物的管理方式,對我最大的幫助是更了解自己,最近的小小體悟,回饋給Esor大大

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    1. 我最近才在我的筆記中寫下這樣一段話:了解自己,是時間管理最重要的技巧,也就是幫自己設計一套符合人性的工作流程

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  3. 我是直接把餐廳標在 google map 裏。

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    1. 我在 Google 地圖和 Evernote 兩方都會收集,地圖上的比較像是[如果剛好到附近可以去吃的餐廳],未來如果 Google 地圖的分類功能正式推出,或許可以有更好的應用。

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    2. 在 Google 地圖加星號與方便撥打電話訂位,在 Evernote 註記重要事項與特色料理,兩相輔助使用

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  4. 我以前也有類似困擾,雖說搜索關鍵字確實方便,但有時記得自己有這篇文章但關鍵字想不起來,又或者搜出一大堆包含關鍵字的筆記,看了就望而卻步...而有時連自己有這篇文章都忘得一乾二淨!種種原因導致資訊利用不足。
    感謝Esor的「Evernote整理3部曲-2」,得到靈感,得以將相同主題的文章都放在一個籃子,喔不,一個表格框裡。這樣表格可無限延伸,成為你私人圖書館的總目錄!這種目錄式尋找和用關鍵字主動搜尋可以相輔相成,根據使用情境有時前者比後者更快速方便。大力推薦3-2介紹的方法,特別是對「回想」比較吃力的朋友,特別有幫助!

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    1. 哈哈,感謝回饋,幫你補上這篇文章的連結:http://www.playpcesor.com/2016/06/evernote-3-2.html

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  5. 感謝esor大大,我也是收集很多。但現在我的evernote還要慢慢改用標籤來分類,因為之前沒去注意記事本有250個的上限xdd~無奈啊~

    且現在android evernote的記事內容若圖文比較長的打字會很lag, ios版的不會有此情形。
    我問evernote的客服(我是買進階版的),客服她說叫我先把記事內容先各自分成一小部分。
    我查英文的evernote forum也是有人反應「evernote type lag」


    以上是目前的處境。

    有空再慢慢看esor大的此篇大作,謝謝esor大。

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    1. Evernote iOS 版最近的改版還不錯,也期待 Android 版本也能有次效能大更新

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  6. https://rocket.cafe/talks/83281


    最近看了一篇蘋果ios10.3的
    最新檔案系統apfs的介紹,裡面有談到檔案夾的方式的缺點


    檔案夾就是最好的整理方式嗎?其實不盡然,因為它的重要缺點之一,就是容易累積重複的檔案、或是同一個檔案的不同版本,浪費許多空間。

    所以我猜為什麼我問evernote的客服希望他們能夠在手機加入標籤的內嵌功能,但客服總是說怕效能問題。


    我個人的案例是,android chrome我曾有遇到有重覆書籤資料夾的情形(可能是在刪除或遷移資料夾時,因為同步時而造成的)

    android opera重複的書籤更嚴重。

    像android firefox的書籤編輯就沒有資料夾。
    google keep只有標籤也沒有資料夾



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