用 Google 日曆和家人一起管好家庭計劃，強化感情的7個技巧

好朋友問我說：

「有沒有可以和家人一起管理行程、規劃活動、共享重要資料，增進家人彼此感情的好工具？」

我自己和老婆之間，是透過 Google 日曆、 Evernote 與 Google 相簿來彼此共享生活中需要的各種家庭計劃和文件（可參考：共享數位溫情：我和老婆喜歡這樣一起做的數位應用）。但如果只能選一個簡單易用並且統一解決上述問題的管理工具，那麼或許「 Google 日曆」是個簡單易用的好選擇。

其實也有專門的工具來解決上述的問題，例如一款日本開發，叫做「 TimeTree 」的行事曆服務，他有漂亮的介面，專門針對「家庭朋友共享」而設計的行事曆功能，像是可以根據好友圈、家人圈、特殊私密圈建立不同行事曆，在行程底下好友們可以一起留言討論、張貼照片等等。

不過我跟老婆多年來都透過 Google 日曆就能把上述問題全部解決，所以這篇文章，就來分享透過 Google 日曆管理家庭生活與計畫的心得經驗，並總結看看有什麼優點與必備的技巧。

2017/7/2 新增：最簡單的專案管理工具： Google 日曆，專案團隊應用實例教學

1.家庭日常瑣事同步管理與提醒，避免誤會

在 Google 日曆網頁版中同樣可以建立「多個行事曆」，並且這些行事曆可以「跟不同的人共用」，例如我們可以建立一個跟家人共用的行事曆，把家人邀請進來，以後在這個行事曆上新增的行程，所有的家人都可以在自己的 Google 日曆上看到。

方法很簡單，在 Google 日曆的網頁版左方，新增一個行事曆，選擇要「共用這個行事曆」。

然後在共用設定中，把家人的 Google 帳號輸入，就可以開始共用行事曆了。

於是，我和老婆就會把需要讓彼此知道的行程，都放入這個共用行事曆中，彼此提醒。例如我太太預約了來家裡幫忙洗洗衣機的服務，她就會直接把這個行程加入我們共用的家庭行事曆中，我就會看到。

這樣一來，家庭生活裡大大小小的生活瑣事，例如什麼時候要繳費、什麼時候要去申請什麼手續、什麼時候要去採買什麼、什麼時候要去拜訪哪個親友等等，都可以在共用的 Google 行事曆上一清二楚。

我和老婆都感受到這樣做的好處就是，避免很多時間上的誤會與吵架：

不用一直去跟另一半確認與提醒事情，也不用怕忘記哪件瑣事然後彼此責怪。

只要把事情寫上共用的行事曆，那麼這件事情就一定會被兩個人記得。

2.互相知道彼此私人行程，時間不再難喬

而且我和老婆也都有一個習慣，就是我們不只會把家庭瑣事寫入這個共用行事曆，我們還會把「各自工作上、私人朋友間的行程」，第一時間也都寫上這個共用行事曆。

例如我週末常常有講座、課程邀約，我都會把這些活動寫入我和老婆的共用行事曆中。我的老婆也會把像是她要出國出差，或是要跟朋友一起喝下午茶的活動，寫入我們的家庭共用日曆。

我們不會覺得這是彼此監視，因為這樣做更大的好處是：讓共同的家庭生活時間更好喬、更豐富。

例如老婆想要跟我約一個時間去幫我的岳父處理搬家，老婆就會先看一下我們的共用行事曆，知道哪些時間我已經安排了行程，可以更快安排出我可以的時間。或是我們想安排一次家庭旅遊，就可以很簡單的避開我或老婆有事情的時間，找一個我們都有空的時間事先約定。

所以我和老婆幾乎不會為了對方為什麼沒時間而吵架，也不會為了對方為什麼臨時有事而吵架，因為我們都會「事先」把自己的行程寫入我們的共用行事曆，讓我們彼此知道對方什麼時候有事、什麼時間有空？

這樣一來，要約出有空的時間去一起做某件事，就會變得簡單很多。

3.家庭計畫共同規劃，留下家庭時光

而當共用家庭行事曆後，對於生活裡的一些大計畫，例如一次長途旅行、重要的生日節日（私人的節日），或是像最近我們的小孩剛剛誕生，這些長期的、循環的計畫，都可以在 Google 日曆上留下規劃。

一來可以讓家庭成員們知道共同的目標，二來這樣的紀錄，常常變成我和老婆一起回憶許多重要家庭生活事件的好材料。

多年前的哪一天去了哪裡旅行？
某一次週末利用空檔做了什麼小約會？
某個節日去哪裡吃了大餐？

這些紀錄都留在我們共用的家庭行事曆上，而且真的偶爾我們聊天時就會回憶一下，這樣擁有彼此家庭時光與記憶的感覺是很棒的。

4.彼此預約時間，同心協力

更重要的是，一些重要的家庭計劃，透過共用的 Google 行事曆就能一起「提前」規劃，一起為重要家庭活動「事先預留」時間，大家都能付出，並且知道什麼時候要付出時間，不會到了重要活動時有誰總是無法抽身，這樣家庭同心協力的感覺，對家人的感情有很大的幫助。

時間，是要「預先約定」的承諾。（請參考：承諾日曆，幫你實現 2017 年願望的有效合約）

如果只是等到事情發生了才去幫那件事情找時間，那麼永遠都會沒時間，永遠都是手忙腳亂，而在需要為彼此共同付出時間的家庭生活中，就會變成雙方付出不對等，感覺到對方不夠用心等等的問題。

所以我老婆和我自己，都很服膺我寫過的「進攻型行事曆」的作法，如果家庭生活中即將有什麼大事件要發生，我們一定早早在共用行事曆「把彼此的時間預約下來」，這樣對方就會知道這個時段要空出來，有更重要的家庭生活必須去完成。

5.確認誰要參加家庭活動？

即使是家人的共用行事曆，如果家庭成員很多，那麼也不一定每個活動或計畫每個人都要參加，這時候，要怎麼讓家人知道哪個活動誰要參加呢？

很簡單，假設五個家人一起共用行事曆，我寫上一個行程，這五個家人都會看到，但是這個行程只需要我和老婆參加，這時候我就利用 Google 日曆本來的「邀請對象」功能，單獨把老婆邀請到這個行程，這樣家人看到這個行程時，就知道只有我和老婆需要參加了。

6.彼此留言，溝通細節

若是行程上有一些需要彼此註記、說明、討論的細節，也想要在 Google 共用行事曆上完成的話，就可利用 Google 編輯行程中的「說明」功能，把想仔細說的事情寫下來即可。

7.插入需要文件，誰都不會漏帶資料

還有家庭生活中常常需要處理一些手續，例如要幫小孩辦戶口、要申請什麼保險資料、要買什麼機票等等，如果這些也都想要在 Google 日曆上用家庭共用行事曆規劃，那麼就可以把這些「手續需要的文件」插入你的行程中。

例如要辦戶口需要的出生證明文件，在 Google 行程中選擇「新增附件」，就可以把圖片或文件或各種檔案上傳到 Google 日曆的行程中（其實是存在你的Google 雲端硬碟），這樣到時候無論由誰去辦理這個手續，都可以在這個家人共用行程中（要使用 Google 日曆網頁版或 Google 日曆手機 App ），找到需要的文件資料。

當這樣做，也可以減少許多因為某個失誤而造成的小摩擦。

以上，就是我這幾年和老婆一起利用 Google 日曆經營、管理家庭生活的經驗分享，都是真實發生，並且常常發生的使用案例，透過這樣簡單的合作，不僅是增加效率，更是讓我們「順暢溝通」的好方法，提供給大家參考。

最後，你還可以參考我的其他更完整的 Google 日曆使用技巧（參考：Google日曆不是日曆，你沒想到的10種活用案例教學），也都可以回頭用在家庭共用行事曆上，做出更有效的管理喔！

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