使用 Trello 整理 Evernote 技巧，最佳資料收集＋最佳任務排程

這是我之前在電腦玩物寫完「如何用 Trello 規劃自助旅行？我的 Trello 行程計畫使用技巧教學」一文後，有一位愛用 Evernote 也愛用 Trello 的朋友進一步來信詢問的方法：「請問 Esor， 如果我已經用 Evernote 收集了很多旅遊必備資料，那我可以用 Trello 來排程 Evernote 筆記做旅程計畫嗎？」當然可以！今天就來介紹這個方法。

這其實是我一直想好好介紹的利用方式，結合兩大便利工具，組合出滿足完整需求的工作流程：

• 收集工作上的各種資料格式、企劃想法、討論紀錄：用 Evernote
• 排程任務並連結之前在 Evernote 收集的資料：用 Trello

如果以「 GTD 時間管理」的經典步驟來說，就是：

利用 Evernote 處理他更擅長的「捕捉」與「理清」。然後利用 Trello 處理他更擅長的「整理」和「檢視」。而「執行」就在兩者間透過連結順暢流動。

• 這篇文章的前因後果：

「前因」：我們也可以單獨使用其中一個工具，同時滿足 GTD 五大步驟，我之前都有寫過文章分享實作經驗，例如使用 Evernote 的話可以參考「Evernote GTD 方法教學：我的「搞定」時間管理實踐 2016 版」。使用 Trello 的話可以閱讀：「 Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧 」一文。但我也常常說，方法不會只有一種，今天這篇文章就是另一種方法。

「後果」：如果你對一個高效率的任務處理流程工具有興趣，推薦你還可以看看我的待辦清單 App 推薦：「20 種待辦清單 App 軟體推薦：評論不同需求時間管理利器 」，與專案管理軟體推薦：「免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具 」。

用 Evernote 收集任務，用 Trello 任務排程：

那麼，我設想的 Evernote 搭配 Trello 的最佳化工作流程，以及設定步驟如下。

• 0. 在 Evernote 捕捉任務內容、企劃想法、專案資料：

Evernote 的強項之一就是「捕捉」各種資料，從郵件、網頁、圖片、錄音到文字記錄，都可以用更有效率的方法立即捕捉，例如一封重要郵件剪輯到 Evernote ，會議聽到的重點筆記在 Evernote ，看到專案需要的書籍與網路文章收集到 Evernote 。

並且在 Evernote 中可以合併多封郵件、插入執行計畫、重新整理任務細節，並且把各種任務資料整併成一則筆記，這就是「理清」的步驟。

關於 Evernote 如何收集與理清任務，我很推薦還不熟悉的朋友可以參考：「關於 Evernote 網頁擷取的 9 條收集心法與教學 」、「如何有效收集資料？給知識工作與學習者的建議流程」。

例如我之前提到用 Trello 規劃自助旅行時，可以用 Trello 收集旅遊資料，但一定沒有 Evernote 收集那麼方便與完美，可參考：「如何用 Evernote 規劃一次完美旅遊？我的20個筆記攻略 」。

• 1. 開啟 Trello 的 Evernote 強化功能

接著，我們就來利用 Trello 的排程強項，整理 Evernote 中的筆記資料。

這時候，我們要在 Trello 看板中，開啟「 Evernote 強化功能」，教學請參考：Trello 開放「強化功能」讓免費用戶串聯 Evernote 等雲端服務 。

• 2. 用 Trello 排程 Evernote 任務

如此一來，每一張 Trello 卡片中，都會出現「 Evernote 」按鈕，可以快速在卡片中插入 Evernote 筆記。

而善用 Trello 可以建立列表、排程專案進度的優點，「整理」需要的任務情境分配，「檢視」需要的進度檢討，就能在 Trello 原本的卡片與列表排序中進行。

排程這部分，我很推薦參考這篇文章的示範：「 Trello 團隊如何使用 Trello？ 8個專案排程協作重點技巧 」。

• 3. 一張卡片多則筆記，一個任務的多則資料

如此一來，就等於是用 Trello 的卡片來重新排序所有需要的 Evernote 筆記資料了。

例如下圖中，我有一個任務是「測試用 Trello 整理 Evernote 」，這在 Trello 中用一張任務卡片來管理，但這個任務需要很多參考資料，這些參考資料在 Evernote 中，我就可以把需要的筆記插入這張 Trello 卡片。

在 Evernote 中，有任務需要的資料、想法、會議、郵件、照片、網頁、錄音。而在 Trello 中就可以用一張卡片把這些資料整理成「一個任務」。

接著回到 Trello 看板，我把這個「測試用 Trello 整理 Evernote 」卡片，排入「今日要事」列表，這樣就等於同時幫裡面的那幾則 Evernote 筆記資料做好排程囉！

• 4. 插入多則筆記可以排序

還可以注意幾個 Trello 卡片插入 Evernote 筆記後的延伸功能。

當卡片中有多則筆記時，可以拖曳調整筆記的排序，把重要的排前面，次要的排在後面。

• 5. 討論時可以提及筆記

在 Trello 卡片中可以進行留言討論，而當插入 Evernote 筆記時，可以看到每則筆記右下方有一個「註解」功能，點擊這個按鈕，就可以在卡片留言中「提及」這個筆記資料。

• 6. 手機上也可使用

當我在 Trello 卡片中連結 Evernote 筆記，使用 Trello 手機 App 時也可以看到這些 Evernote 筆記附件，並且點擊這些附件，也可以直接用手機上的 Evernote 筆記軟體開啟，使用過程很順暢。

• 7. 協同合作時會不會有問題？

最後，當我們在 Trello 協同合作時，如果我自己在 Trello 卡片裡插入 Evernote 筆記，而我的團隊成員有人沒有使用 Evernote ，這時候也沒關係，他點擊附件，一樣會用網頁的形式看到 Evernote 筆記內容。

但這裡又要特別注意，這樣做等於讓插入卡片的筆記都開啟了「公開連結」的功能，也就知道這則 Evernote 筆記網址的人就能看到筆記內容，當然 Google 是搜尋不到的，專屬網址就像這則筆記的密碼一樣。但大家也要注意如果真的私密的資料，使用時就要小心。

這就是用 Trello 整理 Evernote 的流程與實作結果了。

• 如果你是搜尋而來，說不定你想找的，還想學的是：

1. Evernote 的最佳整理技巧：Evernote 整理3部曲-2：應該優先採用目錄清單分類法

2. 同時結合資料收集與專案整理的新工具：Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具

3. 資料整理的新思維：[整理術-1] 爆量數位資料時代的五個整理術新思維 

其他進一步的延伸，就是利用各種 Trello 技巧，來達到在看板中更高效率的 Evernote 排程，這部分還請回頭參考我的「為什麼大家愛用 Trello ？最佳整理教學讓事情井然有序 」一文。

不知道是否已經有電腦玩物的讀者，早就開始這樣利用了呢？歡迎分享你的心得。

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