[LifeHack-20] 我如何用「有效」企劃進行高效率會議討論？

常常有客戶和我開會結束時都會跟我說：「這次會議好快！」「比他們原本以為的時間要短！」「好有效率的一次討論。」其實我也沒有什麼訣竅，就是在開會前會多做幾步準備工夫，而且這幾步工夫不會多花太多時間，甚至可能花更少時間，因為找對方向，其實可以省下許多步驟，無論開會前還是開會時。

開會的目的很簡單，不外乎要討論某種現況，做出一個選擇（行動），而且有時候我要說服對方進行某種選擇。要怎麼達成這個開會的目的呢？我會在開會前進行下面四個步驟的「有效」企劃：（延伸閱讀：開會浪費時間？用特製會議記錄格式開一次有效會議）

• 1. 收集：了解概況
• 2. 整理（第一步分析）：分析現況
• 3. 判斷（第二步分析）：導出「詮釋」
• 4. 推論（第三步分析）：做出選擇或列出選擇

「開會時」沒有效率，很多時候是開會前只做了第一步：「收集資料」，於是開會時沒有人知道應該討論什麼？應該朝哪個方向進行？便會花上很多時間繞圈圈。

「開會前」準備得沒有效率也可能在於只做第一步，也就是只有收集，沒有後面的「三步驟分析」，於是不斷的羅列資料，覺得好像怎麼樣都還不夠完整，好像還要繼續找，不斷花時間在找資料。但其實只要懂得「去分析」，其實只要有一點點程度的資料，就可以整理出現況、判斷出詮釋，並可以推論選擇了。

1. 收集：了解概況就好

開會要討論一個問題，或是要促成一個企劃，首先當然要有一些可以說服對方的資料，所以一開始還是從「收集」步驟開始，但我通常會「只收集重點資料」然後就「適可而止」。（延伸閱讀：如何有效收集資料？給知識工作與學習者的建議流程）

不是說不應該收集完整資料，而是說：「你其實在這個階段還不知道什麼叫做完整資料」，因為你「尚未分析」，所以如果一開始就盲目的收集，只會愈找愈多，永遠找不夠，但大多是無用資料。

2. 整理（第一步分析）：分析現況

所以當有了一點點重點資料後，我就立刻開始分析現況，什麼是分析現況？其實沒那麼難，就是把資料做整理分類，「分類」代表了你的第一步分析，為這個問題現象劃分出幾個範疇，我開始知道這個問題的思考層面可以有ABC三點，或是這個市場概況大概分成四種主流等等。

把資料都列出來，那什麼都不是。但是幫資料做分類，變成重點列表，變成範疇表格，這時候就叫「分析」，分析現況後，你就能用「有效的語言」去說明這個問題或這個市場。這將會幫助對方聽懂你的話，也幫助你們開會不是看資料而是討論資料。（延伸參考：[筆記術-1] 六種表格式思考法，讓筆記效果立即加分）

另外，當你把資料整理成現況分析後，你才會開始知道「自己真正還缺少甚麼資料」，這時候再去找，會找得更有效率。

3. 判斷（第二步分析）：導出「詮釋」

接著第三步更重要，不要害怕去「詮釋」你分析出來的現況，也就是給這個問題與現象一個或一些「理由」，看著自己的現況分析表，問自己每一個現象「為什麼」會出現？為什麼？為什麼？（延伸閱讀：如何開始一場寫作風暴？編輯給任何人寫不出東西時的建議）

有很多時候開會導不出結論，就是卡在這一步，沒有人問「為什麼」？於是討論都沒有「詮釋」，找不到理由，就找不到怎麼行動的方法。

但有時候開會也可能會「過度詮釋」，心中有某種結論，找到了一些現象，然後兩者直接相加，但中間沒有經過「為什麼」這個橋樑，一但用「為什麼會這樣」去檢視，就會發現這個跳躍不堪一擊。這樣的討論也是危險的。

4. 推論（第三步分析）：做出選擇

於是我有了資料，有了現況分析，有了我的詮釋（現況的理由），這時候就是做出「推論」「選擇」的時候，這時候可以發揮一點想像力，用邏輯去想像可能性，以前面的詮釋為基礎，找出問題的各種可能解決辦法。

會議大多時候都是要「做選擇」，會議會開很久通常是沒人敢做選擇，或不知道怎麼做選擇，這常常是因為沒有去做或不敢做最後這步「推論」。

沒有做過的事情沒人知道會怎樣？沒解決過的問題誰知道哪個方法最好？這一段是最刺激的，但也是最有趣的，因為一次會議要讓人回味再三，就是要能「決定出讓大家興奮的選擇」，這些選擇通常都有一些突破性、有可期待價值，也可能有風險，但大多數人都被說服。

你不可能全面了解現況，你的判斷也可能有偏離，但判斷再怎麼偏離，只要符合人性，那麼他有可能只是「未出現的可能性」，而起碼你可以確保你的「整理」、「判斷」與「推論」這三步的邏輯是可信的，這時候別人就相對容易被你說服。

小結：

以上，就是我每次開會、報告、討論前一定會做的四個步驟，這幫助我可以有效並快速的提出我的企劃，也幫助大家在會議上更容易完成最後的選擇，並且這個選擇的基礎是建立在合理的收集、整理、判斷與推論四個步驟上的。

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