2015年6月29日 星期一

[簡化工作] 減少郵件量,就能減少工作的雜亂與失誤


我倒不是一個反對郵件溝通的人,事實上我認為愈重要的事情我愈想用正式的郵件來溝通,一方面給對方考慮思索的時間空間,一方面讓雙方可以留下有憑有據可以查詢的資料。

但是我也發現大家對於太瑣碎的郵件溝通,以及常常出錯的郵件溝通缺乏耐性。

大量多餘的郵件,以及失誤率提高的工作狀態常常是互為表裡的。當我們為了確認一份文件內容而反反覆覆的郵件往來修改,以為改完了,又臨時想到什麼再改一下,當你以為把最新版本文件寄給大家了,但這時候就很有可能有人漏失了最新版本的確認,因為太繁雜了。

這些大量的郵件不僅增加了失誤率,也增加同事處理雜務的時間,他們不僅要為每封郵件做確認、做整理,還要被常常不知道是不是重點的郵件通知打斷工作節奏。

在這個雲端工作時代,我們可以更聰明的進行郵件溝通,就從減少不必要郵件通知,增加溝通正確率與傳達率,也增加同事處理重要事情的時間開始吧!

下面我整理自己工作經驗中 8 個可以有效「減少郵件數量」的具體做法,提供大家參考。

(這是電腦玩物新開啟的簡化工作術系列文章,歡迎大家提供這個主題下想探討的問題,可以來信與作者 esor 討論: esorhjy@gmail.com )




  • 團隊方面
  • 1. 協同合作

比起用電子郵件在多人之間寄來寄去交換編輯檔案,不如使用雲端協同合作的方式,把要多人一起確認、編輯的文件共享給整個團隊,讓團隊裡每一個人都能即時線上同步編輯,這樣就省去了彼此郵件往來確認檔案、更新文件的時間。

而且當多人共同編輯一份文件時,每一個人打開文件就是最新版本的文件,裡面有最新的修改,或是最新的註解、建議,與討論,這樣也避免有人還是只有舊版檔案的失誤。

我推薦大家兩個值得嘗試的團隊文件協作平台,一個是 Google Drive(註1) ,一個是 Quip (註2)。

(註1)Google Drive 超工作術:16招雲端硬碟變最強辦公桌
(註2)Quip 比 Google Docs 更適合團隊會議的文件協作平台




  • 2. 完整計畫

寄送郵件之前,我會先在自己的筆記中擬好完整的郵件內容,如果沒有那麼急,那麼我會先擱著,過一下子後再看一次,看看有沒有可以補充得更完整,修改得更簡潔的地方。尤其如果是要交代任務,或是要詢問問題的郵件,更要清楚的把任務與問題具體的列舉出來,讓對方一看就懂,並且準確接收到所有事項。

如果沒有事先想好完整計畫,就隨手想到什麼就寄出郵件,那麼很容易要再補充第二封、第三封說明,這都增加了遺失與漏看的風險,也增加彼此的工作時間,如果整個團隊都這樣寄信,那麼就很難保持工作的效率。

不要想著趕時間就寄出郵件,避免即時帶來的瑣碎(註3),想好完整計畫再寄出,也是減少郵件數量並且讓任務準確傳達的方法。

(註3)我們真要用 LINE 談論公事嗎?小心即時反害了工作效率




  • 3. 共用資料

如果團隊常常要交換情報、互通工作資料,甚至有一些團隊必備的文件檔案時,比起每一次有新資料就發郵件寄給大家,不如利用一個雲端硬碟,開一個團隊共享的資料夾,把所有團隊需要的共用檔案、文件集中放在這裡,大家有需要就上去取用最新版的資料,會比寄送郵件給大家,要大家自己收集整理要有效率得多,也讓團隊工作統一。

只是有時候需要交換的可能不只是檔案、文件,也可能是團隊之間需要常常互通企劃想法、共享會議紀錄、交換重要情報,這時候與其每次都寄信給大家,但是要擔心有沒有人沒有收到信,不如利用像是 Evernote 這樣的共用筆記本功能(註4),更適合用來共享與交換各式各樣不同類型的資料。

(註4)進擊的 Evernote 協作平台:免費版共用記事本無限制!




  • 4. 進度同步

當團隊之間需要協調工作進度,或者需要確認會議時間,你有沒有遇過因為時間一直改動,結果一直有新的郵件寄來通知會議時間的更改,最後導致總會有些人錯過郵件而記錯時間。

這時候,不如團隊之間共用一個 Google 日曆的團隊行事曆(註5),團隊在上面預排好會議時間,如果有所修改,團隊的共用行事曆上就即時更新,而其他人在自己的行事曆上就會看到最新的進度。如果懂得搭配 Google 日曆的團隊協調空檔時間的功能,那麼甚至可以把約訂會議時間這件事情變得更加簡單(註6)。

(註5)我在 Google 日曆上的專案管理思維:心得與方法分享
(註6)不再約錯時間!如何從 Google 日曆即時確認對方有空




  • 5. 任務交代

更進一步的,如果需要常常確認彼此的工作進度,或是需要詢問專案的下一個步驟,那麼比起用郵件溝通回報,不如利用一些雲端的多人專案工具(註7),讓大家同步一起看到整個專案的進度,甚至安排彼此的任務,這也會比用郵件交代要清楚的多。

因為如果沒有做到第二點的事先完整計畫,那麼在用郵件傳達任務時,有可能太瑣碎,導致對方沒有完整接收訊息。而當任務傳達都在郵件中時,大家要找回之前被交代的任務,如果沒有自己做好任務管理,就變成要回郵件裡慢慢找,這也增加很多額外工作時間。

如果利用像是 Trello (註8)這樣的多人共用任務看板,把每個人的任務寫在看板上,要修改時就修改,因為大家只要連上同一個看板,就會看到最新的任務進度、安排與資料狀態,每個人不僅不會錯失自己的任務,也更容易找到任務資料,並且這些都不需要額外用郵件來溝通。

(註7)免費專案管理軟體推薦!困難計畫簡單管理 13 種工具
(註8)為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序




  • 個人方面
  • 6. 節制時間

前面提到的是我自己經驗上團隊合作時可以簡化郵件流程、減少郵件數量的方法。但是有時候團隊工作並不一定能馬上改變原本的郵件工作流程,所以後面讓我補充幾個「個人工作」時可以減少郵件數量的方法。

第一個我自己實作的方法是,如果你的工作允許不用馬上回覆所有郵件的話,那麼幫自己設定每天工作時看郵件的時間限制,例如我自己限制自己只有每天早上把今天最重要工作完成後,中午甚至下午才第一次打開郵件來處理新任務,並且處理完這一批後,下一次就是等下班前再整理一次,作為明日工作的準備(註9)。

如果先限制自己處理郵件的時間,讓自己花更多時間專注在重要任務上,那麼雖然郵件數量不會變少,但你就不會受到一直出現的新郵件的干擾,在每次整理時還能一次大量刪除不需要的郵件,實質意義上也是減少郵件工作時間。

(註9)今天晚上就該做,明天早上不要做的 5 個數位工作習慣




  • 7. 自動分類

很多年以前,我就在電腦玩物中提倡「清空收件匣」(註10)的做法,把處理完或是處理不完的郵件,或是那些不需處理的郵件都移出收件匣,讓收件匣保留今天一定要處理的郵件,並且最好在下班前清空他們,也就是完成他們。這帶來的好處就是郵件裡重要的任務被明確的凸顯出來,讓自己知道應該專注在哪些工作上。

而如何移出那些不重要,或是根本不需要的郵件呢?像是 Gmail 的「自動分類」功能就很有幫助(註11),把那些通知、更新、電子報類的郵件自動移除,讓收件匣只有別人寄給你的真正任務,這也是在意義上減少了郵件的處理數量。

(註10)每天清空 Gmail 收件匣的 10個 待辦郵件清單處理法
(註11)Gmail 收件匣自動分類活用,不需手動懶人整理郵件方法




  • 8. 延遲處理

郵件工作的簡化的最後一步,我建議大家找到一個可以幫我們「延遲處理郵件」的工具,也就是把那些不需要今天馬上處理的郵件先延後,等到晚幾天、晚幾週需要處理時再自動出現,這樣也讓我們的郵件不雜亂,減少個人收件匣裡不相干的郵件,但是又能記得在真正需要時處理他們。

可以幫我們延遲處理郵件的服務,有像是 Google Inbox(註12),或是 Dropbox 旗下的 mailbox(註13),以及微軟最新推出的 Outlook App(註14),這麼多服務都可以幫我們延遲處理郵件?是的,因為「簡化」郵件流程、「減化」郵件數量,正是這個新時代更有效率的工作方法。

雖然我知道在目前實際的職場上,很難上面每一個方法都確實做到,連我自己的工作環境都不一定可以,但這可以當作我們慢慢規劃、改變自己工作方法的目標,持續地往減少郵件溝通的目標邁進,讓工作也減少雜亂與失誤。

(註12)完全解密 Google Inbox !十大功能改造Gmail實測教學
(註13)Dropbox 的郵件系統野望, Mailbox 登陸 Android 預備桌面版
(註14)Outlook Android iOS App 下載!解密微軟暗藏六特色

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