時間管理前先建好工作整理系統,避免5大浪費才有時間做時間管理



兩年前我在《大腦減壓的子彈筆記術》書中說:「很多時候不是我們不會時間管理,而是我們沒有先把系統建立起來。」經過了這兩年更多的工作經驗、更多的課程討論,我更確定這個重要的前提是有效的。

「如果只是處理眼前的東西,那麼當新的東西出現後,因為沒有系統,東西沒有決定他們應該擺放的位置,於是就會繼續累積多餘的東西,更多東西開始回覆更多雜亂,最後只好又在混亂中重新整理一次,日復一日。但是如果我們有建立『一套整理系統』,就可以很大程度避免恢復混亂的問題。」




前陣子接受一個時間管理採訪,問我說針對職場的時間管理,有沒有什麼上手的建議?我的回答就是:「先把自己的工作整理系統建立起來。」

如果我們不能先妥善的管理好那些職場上的突發狀況、臨時瑣事、意外要事,如果我們不能先整理一個讓自己可以一覽無遺、快速下決定、神速找資料的架構。那麼,我們將會在每天的工作中出現很多「時間浪費」,這些浪費會一點一滴的侵蝕工作時間,最後我們就覺得自己「沒有時間」去做那些更高層次的目標設定、專案管理,也會發現自己排出的待辦清單總是混亂、瞎忙但缺乏效能。




關於我的這套工作整理系統,無論是用在 Evernote ,還是 Notion 、 Trello 等工具中,之前在電腦玩物我都做過不少分享:

今天這篇文章,我就不再重述這套結合數位筆記、資料整理、專案管理的整理流程。

而是反過來跟大家分享,如果建立這套「工作整理系統」,就算時間管理的目標設定、行動拆解還做得不夠好,但已經可以立即帶來哪些節省時間的效果。

或者應該說,是先有這套「工作整理系統」,所以我們才能減少下面這些時間的浪費,從而有時間去做目標設定、行動拆解,並做出更好的行動決定。




一,捕捉碎片,節省找資料的時間

相信電腦玩物的老讀者都知道,我一直很強調要捕捉工作上所有的碎片,並且集中整理到一個統一的系統中,並且最好用一個任務為單位來彙整碎片。(參考:突破四個效率盲點,建立工作碎片不爆炸的工作流)(參考:如何辨識任務單位?4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理

回想我們正常的工作流程中,會有許多資料碎片分散出現在電子郵件、即時通、電腦(雲端)硬碟、紙本筆記、網頁等等不同工作管道中,甚至在郵件、即時通中還會不斷有工作碎片的更新、迭代。這時候如果我們讓工作碎片就這樣分散在不同的工作管道,那麼光是處理一個任務時要找到、確認資料,就要花掉很多的時間。

如果我們在處理一個任務時,還要回去郵件確認一下任務交代的版本,還要去即時通找一個文件,還要打開不同雲端工具確認資料,那麼「都還沒開始做這個任務」,光是找到資料、彙整資料就已經過去十幾、二十分鐘了。

而我們每天要做多少個任務?又在這中間有多少的時間浪費呢?這些時間省下來,才有時間去做時間管理。




二,集中下一步行動,節省分心的時間

不只是前面所說的任務碎片、資料迭代要統一整理,任務要處理、被交辦的下一步行動,也應該統一整理到工作系統中。這些工作系統最好能夠做到:

打開一個任務單元,這個任務要做的下一步行動,所有行動需要的資料,都可以在這個任務單元完整看到。

為什麼呢?這中間的關鍵在於「可能的分心所造成的時間浪費」。

現在我們很多的任務交辦、下一步行動確認,都是出現在即時通、電子郵件中,但是這兩類工具最麻煩的就是「很容易讓人分心」。一旦我們打開即時通、電子郵件想要確認之前交代的行動,很有可能被新訊息、新郵件吸引,結果一分心,可能20~30分鐘後才能回到原本的重要任務。

無論是分散的資料、分散的行動清單,或是行動和資料分散,都會導致工作時容易分心到另外一個工作管道中,而這中間往往也有許多時間浪費的產生。同樣的,把這些時間省下來,才有更多時間去做所謂的管理。(參考:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?





三,理出工作流程,節省出錯的時間

當我們沒有自己的工作整理系統,沒有「為自己」理出屬於自己的工作流程,我們就適必在職場工作時要依靠他人的系統、零散的系統。
  • 他人的系統:
    • 別人寄給我的郵件、即時通,甚至是不同團隊的不同專案管理系統,這些系統確實可以通知我們該做什麼,但是跟著不同人的節奏工作,要不出錯也難。
  • 零散的系統:
    • 有些任務內容在筆記本,有些任務內容在待辦清單,有些任務內容在腦袋,有些任務內容在討論串,這樣要如何不出錯?

沒有自己可以依靠的一套完整、統一、集中的工作整理系統,就變成要依賴上面兩種系統,於是工作節奏無法自己掌控,工作混亂就變得容易出錯,而這樣一來就產生了更多的時間浪費。

常常有學員、讀者問我說,團隊會有共用行事曆、共用專案協作工具,我們還需要自己擁有一個自己的工作管理系統嗎?

我的回答是:「難道我只做一個專案嗎?我只跟著一個團隊做一件事情嗎?我沒有其他屬於自己要管理的事情嗎?我沒有多個團隊、多個專案的屬於我的不同任務要管理嗎?如果有,我們當然還是要有一套只屬於自己的工作整理流程。」




四,連結目標與任務成果,減少低效努力的時間

一套有效的工作整理系統,除了可以收集統整工作碎片、理清任務單元的下一步行動,建立只屬於自己的工作流程之外,還可以幫助自己串連不同的目標、任務成果。

很多時候我們做的事情各自為政,每一個都要花上許多時間,但其實有些事情之間可以有統合綜效,例如:
  • B專案很需要一個新的行銷方案,可以在目前更有把握的A專案先測試一個簡單版本。
  • A課程嘗試了一個很特別的教學流程,其實可以發展到B、C課程的提案中。
  • 和孩子一起閱讀一套C書籍,或許可以關連到我們正在練習的B親子活動,以及某個孩子教養有關的A專案。
如果有一套自己的工作整理系統,可以清楚的看到目標與目標、專案與專案之間的關聯,那麼很多時候我們就能更知道應該優先著力在哪個任務上(當然就是和更多專案有關、更有統合綜效的任務)。

其實這是判斷優先次序最好的方法,不是在每天的待辦清單中的獨立事件判斷重要次序,而是在「哪個任務能夠關連最多專案」上,決定最有效益行動。

而這往往能夠減少許多忙碌卻低效努力的時間。




五,復盤經驗,節省下一次做浪費的時間

其實我自覺自己時間管理的進步,很關鍵的一點就在於認真的做復盤筆記:「煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ,不只是整理記錄而已」。

有時候或許第一次做得跌跌撞撞、心驚膽顫,但是職場上很多工作任務是有重複性的,只要願意在第一次做好工作過程、經驗、修正的「整理」,那麼這個工作整理系統,就會幫助自己在下一次做類似任務的時間,節省大量的時間。

反而是有時候我們太急著去做,沒有先建好工作整理系統,結果每一次做都要重複犯錯、要花一樣甚至更多的時間,這也都是時間浪費。(參考:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好




當我們想說,明明時間管理的基本方法看起來我都會,但在真實的職場上卻難以實踐,因為根本沒有時間去推進目標。這時候,或許可以先想想看,是不是自己「還沒有建立起屬於自己的工作整理系統」,所以導致前面的五大時間浪費,而讓自己沒有時間去做時間管理了呢?

歡迎參考相關文章:

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:時間管理前先建好工作整理系統,避免5大浪費才有時間做時間管理

留言

  1. 小弟最近約到一個非常嫩的學生妹 顏值很高 本人是大奶控 妹妹有D奶 剛兼職目前比較缺客源 如果有興趣的話可以+她籟04389 妹妹很可愛服務起來非常有fu 第一次約她會有折扣1k

    回覆刪除
  2. 大奶馨外送茶援交妹外約+瀨ppp8863或3p66888優惠無上限.誠心為你挑選
    各行各業純本土兼職(全套服務)
    人妻 空姐 模特 學生妹白虎 OL爆乳護士 混血兒 奶水媽媽 孕婦等類型兼職
    全套服務:洗澡 愛愛 親親 口交 按摩
    特別服務:無套內射 口爆 後門 毒龍 奶炮 69等服務
    外送地區→雙北.新竹.台中.彰化.高雄.台南
    淫液時間:全年24h 在線為你服務
    外約方式:外約/住家/旅館/飯店/酒店
    瀨:ppp8863或3p66888【Telegram:bjbj003】【官網www.jk5822.com】
    大奶馨茶坊省荷包優惠:新客特權優惠1000單月消費兩次以上,第三次折扣2k帶友同行、折扣1k 人人有份 另送折扣卷一次購買兩節、折扣2k 當月生日送絲襪.另有神秘禮物贈送 各類型美眉推出 買一送一、買二送二、買三送三

    大奶小支馬可愛系列【LINE:3p66888】
    寧靜 158.D.45kg.19歲 甜美可愛水嫩肌膚 令很多大哥哥為之傾倒!
    凱麗 166.H.52kg.28歲 大屁股翹起來給哥哥插 肥美鮑魚餵飽你
    熊熊.160.E.46kg.20歲 敏感型.小妹妹緊實蜜多 可以吸舔
    茜茜 161.F.47kg.22歲 可愛小隻馬 臉蛋楚楚可人

    高挑纖細氣質CP值系列【LINE:3p66888】
    小汐 168cm.C奶.26歲氣質的外表 凹凸有型的身材脫下衣服 又是另外一種風姿
    婉瑜 166cm.B杯.19歲妹妹一邊幫你口交一邊含情脈脈的看著你讓你感受到掌控天下的成就感
    千禧 165cm.E奶.24歲妹妹主動淫蕩 欲求不滿 只求被滿足下面很敏感喔
    雅心 170cm.D奶.21歲高檔正妹 #採取預約制清純外貿學生 有兼職主播

    鄉下少婦知性熟女系列【LINE:3p66888】
    欣欣 162 C 46 30歲 單親媽媽兼職 賺奶粉錢咯
    舒舒 161 E 48 28歲 超大奶姐姐 很騷 尺度大 敢玩
    子晴 167 E 50 27歲 便宜大碗耐乾 很騷偷情少婦
    小雅 158 C 44 25歲 vip客人約住家的口碑好妹!嬌小羅莉 很性感!

    肉肉女重量級豐滿系列【LINE:3p66888】
    瑞瑞 163.F奶.53.30歲 好大一顆 皮膚白滑摸起來有手感
    月月 155.G奶.65.27歲下面緊實 肥美的鮑魚會夾著你不放喔
    喵喵 163.H奶.70.23歲 乾淨 青澀 呆萌好控制內裝還是粉嫩嫩滴
    小茹 163.F奶.60.30歲 可預約 全程無套 什麼姿勢都ok

    大奶馨北中南外送選妃網址:【Telegram:bjbj003】【淫妹網:www.jk5822.com】
    北部外送茶選妃官網:【http://jk5822.com/forum.php?mod=forumdisplay&fid=41】
    中部外送茶選妃官網:【http://jk5822.com/forum.php?mod=forumdisplay&fid=42】
    南部外送茶選妃官網:【http://jk5822.com/forum.php?

    回覆刪除

張貼留言

相關文章:

這個網誌中的熱門文章

只需準備一本空白筆記本,讓年度計畫有效實現

內建 Windows 10 螢幕錄影功能:用遊戲列錄製軟體教學影片

全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表

AnyDesk 最快的遠端桌面軟體,免費免安裝中文教學

pyTranscriber 影片自動上字幕免費軟體!10分鐘搞定1小時影片

Draw.io 中文線上製作流程圖首選!專業水準完全免費

SilentNotes 免費開源便利貼筆記軟體,可單機也支援電腦手機同步