時間管理前先建好工作整理系統,避免5大浪費才有時間做時間管理



兩年前我在《大腦減壓的子彈筆記術》書中說:「很多時候不是我們不會時間管理,而是我們沒有先把系統建立起來。」經過了這兩年更多的工作經驗、更多的課程討論,我更確定這個重要的前提是有效的。

「如果只是處理眼前的東西,那麼當新的東西出現後,因為沒有系統,東西沒有決定他們應該擺放的位置,於是就會繼續累積多餘的東西,更多東西開始回覆更多雜亂,最後只好又在混亂中重新整理一次,日復一日。但是如果我們有建立『一套整理系統』,就可以很大程度避免恢復混亂的問題。」




前陣子接受一個時間管理採訪,問我說針對職場的時間管理,有沒有什麼上手的建議?我的回答就是:「先把自己的工作整理系統建立起來。」

如果我們不能先妥善的管理好那些職場上的突發狀況、臨時瑣事、意外要事,如果我們不能先整理一個讓自己可以一覽無遺、快速下決定、神速找資料的架構。那麼,我們將會在每天的工作中出現很多「時間浪費」,這些浪費會一點一滴的侵蝕工作時間,最後我們就覺得自己「沒有時間」去做那些更高層次的目標設定、專案管理,也會發現自己排出的待辦清單總是混亂、瞎忙但缺乏效能。




關於我的這套工作整理系統,無論是用在 Evernote ,還是 Notion 、 Trello 等工具中,之前在電腦玩物我都做過不少分享:

今天這篇文章,我就不再重述這套結合數位筆記、資料整理、專案管理的整理流程。

而是反過來跟大家分享,如果建立這套「工作整理系統」,就算時間管理的目標設定、行動拆解還做得不夠好,但已經可以立即帶來哪些節省時間的效果。

或者應該說,是先有這套「工作整理系統」,所以我們才能減少下面這些時間的浪費,從而有時間去做目標設定、行動拆解,並做出更好的行動決定。




一,捕捉碎片,節省找資料的時間

相信電腦玩物的老讀者都知道,我一直很強調要捕捉工作上所有的碎片,並且集中整理到一個統一的系統中,並且最好用一個任務為單位來彙整碎片。(參考:突破四個效率盲點,建立工作碎片不爆炸的工作流)(參考:如何辨識任務單位?4個案例分析幫時間管理系統不淪為雜事管理

回想我們正常的工作流程中,會有許多資料碎片分散出現在電子郵件、即時通、電腦(雲端)硬碟、紙本筆記、網頁等等不同工作管道中,甚至在郵件、即時通中還會不斷有工作碎片的更新、迭代。這時候如果我們讓工作碎片就這樣分散在不同的工作管道,那麼光是處理一個任務時要找到、確認資料,就要花掉很多的時間。

如果我們在處理一個任務時,還要回去郵件確認一下任務交代的版本,還要去即時通找一個文件,還要打開不同雲端工具確認資料,那麼「都還沒開始做這個任務」,光是找到資料、彙整資料就已經過去十幾、二十分鐘了。

而我們每天要做多少個任務?又在這中間有多少的時間浪費呢?這些時間省下來,才有時間去做時間管理。




二,集中下一步行動,節省分心的時間

不只是前面所說的任務碎片、資料迭代要統一整理,任務要處理、被交辦的下一步行動,也應該統一整理到工作系統中。這些工作系統最好能夠做到:

打開一個任務單元,這個任務要做的下一步行動,所有行動需要的資料,都可以在這個任務單元完整看到。

為什麼呢?這中間的關鍵在於「可能的分心所造成的時間浪費」。

現在我們很多的任務交辦、下一步行動確認,都是出現在即時通、電子郵件中,但是這兩類工具最麻煩的就是「很容易讓人分心」。一旦我們打開即時通、電子郵件想要確認之前交代的行動,很有可能被新訊息、新郵件吸引,結果一分心,可能20~30分鐘後才能回到原本的重要任務。

無論是分散的資料、分散的行動清單,或是行動和資料分散,都會導致工作時容易分心到另外一個工作管道中,而這中間往往也有許多時間浪費的產生。同樣的,把這些時間省下來,才有更多時間去做所謂的管理。(參考:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?





三,理出工作流程,節省出錯的時間

當我們沒有自己的工作整理系統,沒有「為自己」理出屬於自己的工作流程,我們就適必在職場工作時要依靠他人的系統、零散的系統。
  • 他人的系統:
    • 別人寄給我的郵件、即時通,甚至是不同團隊的不同專案管理系統,這些系統確實可以通知我們該做什麼,但是跟著不同人的節奏工作,要不出錯也難。
  • 零散的系統:
    • 有些任務內容在筆記本,有些任務內容在待辦清單,有些任務內容在腦袋,有些任務內容在討論串,這樣要如何不出錯?

沒有自己可以依靠的一套完整、統一、集中的工作整理系統,就變成要依賴上面兩種系統,於是工作節奏無法自己掌控,工作混亂就變得容易出錯,而這樣一來就產生了更多的時間浪費。

常常有學員、讀者問我說,團隊會有共用行事曆、共用專案協作工具,我們還需要自己擁有一個自己的工作管理系統嗎?

我的回答是:「難道我只做一個專案嗎?我只跟著一個團隊做一件事情嗎?我沒有其他屬於自己要管理的事情嗎?我沒有多個團隊、多個專案的屬於我的不同任務要管理嗎?如果有,我們當然還是要有一套只屬於自己的工作整理流程。」




四,連結目標與任務成果,減少低效努力的時間

一套有效的工作整理系統,除了可以收集統整工作碎片、理清任務單元的下一步行動,建立只屬於自己的工作流程之外,還可以幫助自己串連不同的目標、任務成果。

很多時候我們做的事情各自為政,每一個都要花上許多時間,但其實有些事情之間可以有統合綜效,例如:
  • B專案很需要一個新的行銷方案,可以在目前更有把握的A專案先測試一個簡單版本。
  • A課程嘗試了一個很特別的教學流程,其實可以發展到B、C課程的提案中。
  • 和孩子一起閱讀一套C書籍,或許可以關連到我們正在練習的B親子活動,以及某個孩子教養有關的A專案。
如果有一套自己的工作整理系統,可以清楚的看到目標與目標、專案與專案之間的關聯,那麼很多時候我們就能更知道應該優先著力在哪個任務上(當然就是和更多專案有關、更有統合綜效的任務)。

其實這是判斷優先次序最好的方法,不是在每天的待辦清單中的獨立事件判斷重要次序,而是在「哪個任務能夠關連最多專案」上,決定最有效益行動。

而這往往能夠減少許多忙碌卻低效努力的時間。




五,復盤經驗,節省下一次做浪費的時間

其實我自覺自己時間管理的進步,很關鍵的一點就在於認真的做復盤筆記:「煉成高效率個人工作知識庫的 7 個 Tips ,不只是整理記錄而已」。

有時候或許第一次做得跌跌撞撞、心驚膽顫,但是職場上很多工作任務是有重複性的,只要願意在第一次做好工作過程、經驗、修正的「整理」,那麼這個工作整理系統,就會幫助自己在下一次做類似任務的時間,節省大量的時間。

反而是有時候我們太急著去做,沒有先建好工作整理系統,結果每一次做都要重複犯錯、要花一樣甚至更多的時間,這也都是時間浪費。(參考:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好




當我們想說,明明時間管理的基本方法看起來我都會,但在真實的職場上卻難以實踐,因為根本沒有時間去推進目標。這時候,或許可以先想想看,是不是自己「還沒有建立起屬於自己的工作整理系統」,所以導致前面的五大時間浪費,而讓自己沒有時間去做時間管理了呢?

歡迎參考相關文章:

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也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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