[下班後時間管理] 打破這 3 個行動預設值,生出更多工作生活時間



生時間》是一本讀起來輕鬆有趣,但也可以帶來很多啟發的生產力專書,由喜歡研究各種時間管理技巧的作者所撰寫,在裡面談論了很多他們在實踐過程中產生的特殊觀念,以及可以如何落實的具體作法。其中我覺得整本書中最讓我印象深刻的一句話就是:「不要讓生活、工作、時間被預設值影響。」

換句話說,我們很多時候的決定、行動其實沒有經過足夠思辨,甚至是沒有足夠的自覺,而是在不知不覺間採取了某種「習以為常」的模式,但正是這樣的「預設值」,導致衍伸出許多總是重複出現的生產力問題,就算我們套用了再多的時間管理技巧,只要這樣的「預設值」沒有打破,那麼往往還是陷入同樣的低效能循環中。

但只要能夠打破這些「預設值」,其實我們就能在工作、生活中生出更多的生產力時間。

在《生時間》整本書中討論了許多這樣的預設值,其中有三大預設值很值得我們檢視一下自己的工作流程是否也有被影響。(延伸閱讀:找回時間掌控權的 15 個小習慣,我在時間管理、生活管理、科技管理上實踐多年




預設值 1. 馬不停蹄的偽勝利

  • 現象與我們的慣性行動:

《生時間》中提到一個概念叫做:「馬不停蹄」,我們習慣有事情進來就去做,無論這些事情來自於什麼人、出自於什麼事、透過什麼管道,我們習慣把所有進入的事情列上待辦清單,然後更習慣馬上去處理才是有效率。

但往往這樣的馬不停蹄,最終導致我們忙個不停,卻沒有在忙碌中帶來滿足的勝利感,反而很有可能因此陷入 burnout 的狀態。

我們要小心這種「馬不停蹄」的預設值所帶來短暫的「偽勝利」,因為在暫時的處理完成的快感後,很快的我們會發現事情好像永遠忙不完,而自己似乎沒有累積任何真正有長期價值的勝利。

這樣的預設值其實還包含了幾種風險:

有些事情讓你感覺做了行動,但卻犧牲了處理那些真正精華事情的時間。例如花很多時間整理資料,整理了老半天之後,才發現任務本身反而沒有進度。

有些事情反而因為我們馬上去做,造成後續還要反覆修改,導致更多重工。例如在即時通中臨時且不完整的交辦工作,後續修改反而變得更破碎,也導致工作不斷調整變得更頻繁。

有些事情沒有先判斷輕重緩急,最後就會所有事情都看起緊急,於是最終覺得自己只能每天追著郵件與即時通跑。

這時候可以做些什麼,來改變這樣的慣性行動呢?


  • 可以採取的改善行動:

01.「先做」自己的目標設定
  • 要克服馬不停蹄的預設值,關鍵的第一步驟就是要先有自己的目標與成果的設定。首先,每個禮拜花一點時間設定下一週的目標,或是起碼每一天開始前花一點時間先設定今日要完成的重要成果。只要多做這個小步驟,無論你可以每週開始前就做,還是每一天開始前就做,都可以帶來顯著的影響。
  • 你可能會說,可是我的工作變動性很大,就算我先自己做了設定,還是有可能因為接下來的郵件、即時通的變動而更改啊?但我們正是期待這樣的效果!只要自己先做了設定,接下來的修改就只是在自己的設定上調整,並且是知道方向的調整。但如果自己沒有先做設定,接下來就不是調整,而是只能跟著郵件與即時通的預設值跑得筋疲力盡了。(延伸閱讀:比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧
02.設定「明確的」每週目標成果與每日重要成果:
  • 不過,在設定時我們可以多思考一下「這個階段要產出的成果」是什麼?很多時候我們不知不覺犧牲了處理精華事情的時間,或是事情反覆修改,乃至於無法判斷輕重緩急,往往都是我們只是列了一個模糊的目標或行動,而沒有真正拆解與設定「要產出的成果」。
  • 例如一個好幾個月的長期專案,我們每週要設定的是這個禮拜我要產出的是一份市場分析報告嗎?還是要做出一個產品原型?還是要訪談5位客戶並做成分析?後面這些選項,是我為自己設定的明確成果,要在這個禮拜、這一天交付(即使只是交付給自己)。
  • 先做目標設定只是有一個方向,但有明確的要交付成果設定,才能克服馬不停蹄的預設值,因為現在我從不知道馬上要產出什麼的情況,轉變成知道自己馬上要產出什麼成果。我們的勝利會是更明確的成果產出,我們也知道馬要停在哪一個目的地。
03.事情進來「先連結」目標與成果,決定執行順序才去做
  • 有了前面兩個步驟,現在我們來克服「馬不停蹄的偽勝利」。當即時通、電子郵件,或任何會出現新事項的管道進來了一個新行動,我們就執行第三個步驟,把他們連結到自己設定好的目標與成果。這時候會發生幾個情況:
    • 這個行動連結到目標與成果後,發現不是這禮拜應該優先推進的成果,但是和之後的成果相關的,於是我明確知道可以把這件事情挪到之後再做。
    • 這個行動連結到目標與成果時,發現跟任何目標都不相關,那可能我甚至應該拋棄他、暫緩他。
    • 這個行動雖然跟任何目標成果不相關,卻因為其他原因被要求一定要完成,現在我知道需要分配一些時間給這個行動,但也一定要保留更足夠時間給原本設定的重要成果。


  • 要改變的信念:

忙碌不一定有價值,有成果才能讓自己滿意,而在他人的角度中其實不會因為我們的忙碌給我們獎勵,只會因為我們交付的成果給我們鼓勵。

馬不停蹄不一定是不好的狀態,但如果忙碌的結果是缺乏有價值成果的偽勝利,那麼最終我們只是更加馬不停蹄的追趕各種事情,於是忙碌變成了我們擺脫不開的預設值。

要改變這樣的預設值,就要改變我們接收事情的第一步,先從設定自己的目標成果開始,而不是先從接收事情直接列成待辦清單開始。




預設值 2. 掉入萬丈深淵的時間隕石坑

  • 現象與我們的慣性行動:

在《生時間》中另一個很棒的概念叫做「時間隕石坑」,意思是有些行動一旦啟動,就是會不知不覺掉入萬丈深淵而消耗掉我們許多時間,而且這些消耗的時間還不一定有效益,我們必須小心這些行動。

例如什麼樣的行動是這樣的隕石坑呢?
  • 看一段新聞就好、翻一頁社群訊息就好,結果不知不覺連結到下一則新聞、下一段訊息,最後消耗掉30~60分鐘時間。
  • 不知道要幹嘛,就看一下即時通、電子郵件,處理一些剛剛出現的雜事,一轉眼又是30分鐘的消耗。
  • 整理一下資料就好;找一下資料就好,結果不知不覺把一些暫時還用不到的也整理,最後一個小時不見了。
那些永遠會有更多新訊息、永遠在更新的工具、行動,就是最需要謹慎啟動的「時間隕石坑」。不是說不使用這些工具,因為有些是必要的行動(例如查看郵件),但不要被這些工具的預設值影響,也要小心這些沒有限制的行動預設值。

那麼如果一定需要這些工具與行動,我們可以做些什麼來改變這樣的預設值呢?


  • 可以採取的改善行動:

01.不可避免,但謹慎啟動這些隕石坑行動:
  • 雖然我們勢必要查看電子郵件,但或許可以在早上工作告一段落後再啟動郵件查看。或是如果一定要一上班就查看郵件,就設定一個倒數計時器來限制時間。然後每天限制啟動郵件查看的次數,例如早上一次、下班前一次。
  • 這些「謹慎啟動」的規劃,都有助於我們減少掉入這些隕石坑的頻率,而不知不覺中把時間都消耗掉。
02.為這些行動加上額外限制:
  • 除了前面說的設定倒數計時器,例如我會在要開會前可能剩下20分鐘空檔,如果有些任務需要找資料,我就利用這個時間去找一下時間,但因為等等就要開會了,這時候就有一個明確的時間範圍限制,讓自己可以避免掉入永遠都在找資料的隕石坑。
03.為這些行動設定明確成果:
  • 這跟前面第一個預設值的改善技巧有點像,因為時間管理的關鍵其實就在設計成果。例如我要收集資料,就要設定成「我要收集到2個案例的資料」。這時候有一個明確要產出的成果範圍,就可以避免自己陷入時間全部花費在找資料,而且永遠找不完的隕石坑。


  • 要改變的信念:

分心、拖延常常是工作流程造成的問題,而非天生個性的問題。(延伸閱讀:時間管理Q&A:因為我個性拖延,所以就算列待辦清單也不會去做?

因為我們在沒有意識的預設值下,常常踩進這些萬丈深淵般的時間隕石坑,所以不知不覺一天的時間消耗掉了,卻好像沒有完成真正重要的事情。

不過在工作上或現代生活中,這些隕石坑般的行動不可能完全避免,有時候一定得要踩一下。所以我們能做的就是調整步驟,避免無意識的、頻繁的、優先的踩進這些隕石坑,並且在要踩進去之前做一些額外限制。




預設值 3. 非 A 即 B,要不就這樣、要不就放棄

  • 現象與我們的慣性行動:

我也很喜歡《生時間》這本書中的另外一個正向概念:「我們都可以有自己的不完美配方。」這裡面帶出的某種我們思考、行動的預設值是:「非 A 即 B ,不能如我所想,就只能放棄。」

這種預設值產生的結果像是:
  • 因為我的會議太多,所以只能放棄白天做事的時間,晚上加班才能把重要工作完成。
  • 因為遠距工作時孩子又停課在家,所以無法專心工作,只能晚上加班把事情完成。
  • 因為合作同事都拖延了我們約定的時間,所以專案只能延後。
  • 因為某件事情這裡有一個問題,所以這件事情就只能放棄。
這樣的預設值,不僅會讓我們拖延、放棄許多重要的事情,而且會讓我們花掉很多時間在煩惱、抱怨、焦慮著「為什麼跟我想的不一樣」,導致最後更多時間被吃掉。

要怎麼改變這種「做到、做不到之外沒有其他選擇」的預設值呢?


  • 可以採取的改善行動:

01.把解決問題變成目標
  • 很多時候我們設定的目標計劃都是「理想化」的,他們都很像是「只要我能不拖延、專心、下定決心,我就能在那個時間把那件事情完成」。但這種理想化的目標最容易陷入不是這樣就只能放棄的預設值。
  • 反過來說,如果我們把目標變成「解決問題」呢?例如把計畫變成「如果我很愛拖延,有什麼相對不容易拖延的做法?」「如果我很愛分心,有沒有可以不用專心那麼久就能推僅進的方法?」「如果我那個時間就是很難一次完成,有沒有什麼其他時間可以做的方法?」
  • 避免理想化的預設值,就是坦誠承認自己會遇到的問題,把解決問題變成我們真正的計畫。例如:
    • 因為遠距工作時孩子又停課在家,我就試試看讓孩子更獨立自主,這樣我也就有更多時間推進自己的工作。
    • 因為合作同事都拖延了我們約定的時間,我就試試看詢問同事拖延的原因,下次我們一起解決這些可能造成拖延的原因。
02.把解決辦法變成實驗調整
  • 另一種理想化的預設值就是以為有一種套上去就能馬上看到成效的方法、工具,如果無效,就只能換一種方法工具。但這種預設值,會讓我們不知不覺消耗很多時間在規劃、在換系統、換方法上。但沒有時間花在真正的執行與產出上。
  • 反過來說,如果我們把換一個方法的想法,改成「調整一點點步驟」的實驗心態,例如:
    • 因為我的會議太多,我試試看能不能利用會議之間空檔推進一點點行動?
    • 因為我的會議太多,我試試看能不能每個會議多節省20分鐘完成?
    • 因為我的會議太多,我試試看能不能其中幾個會議變成協作而不用開會?
  • 沒有一種方法可以徹底解決會議太多的問題,甚至愈高層級的主管因為真正的工作就在溝通協調,原本就需要更多的會議。但不同的實驗調整,每一種都可能多節省一點時間,而這些一點點的調整累積下來,也就生出了更大量的時間。


  • 要改變的信念:

我們都很脆弱,但我們都可以改變,我們也都可以有自己的不完美配方。

小心「非 A 即 B ,不能如我所想,就只能放棄。」的預設值,這會阻礙我們做出更有彈性的選擇,也更容易讓我們卡關而停滯不前,而最後就是更多的時間消耗。


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留言

  1. 我們都很脆弱,但我們都可以改變,我們也都可以有自己的不完美配方。

    很溫暖^^

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  2. 首頁的訂閱電腦玩物最新文章圖片跑不出來

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