每天新增30則筆記?還是更新30則筆記?兩步驟建立穩定筆記系統



有一次課程中有學員問我:「如果收到一份文件或一封郵件,裡面的內容跟四個專案有關,老師會怎麼整理呢?」我說,我會把內容根據四個專案的不同需要拆成四個部分,更新到每一個專案專屬的筆記或管理頁面中。

我通常不會因此就新增一則文件或郵件筆記,然後想辦法跟四個專案做連結(除非這份文件有必要保存原本的完整性)。我通常也不會複製成四份文件或四則筆記,放入四個不同專案去管理。我的實際做法比較常出現的是:「沒有新增任何筆記或文件,而是"更新、修改"原本就有的四則專案的管理筆記。

這時候學員進一步的追問我,這樣老師是不是每天一直在更新舊有的筆記呢?我說,是的,後來我仔細算了一下,我每天平均會更新 30 則以上的舊有筆記內容。(那麼我每天新增幾則筆記呢?我算了一下自己 Evernote 有 14000 多則筆記,但已經使用了超過15年時間,所以每天我大概只有新增2~3則筆記而已。)

不是每天新增 30 則筆記,而是每天「更新」30 則舊有的筆記,我想這是多年來我運用自己的個人知識庫、專案任務筆記系統可以維持一個穩定、有效、容易使用的關鍵原因。




兩個小步驟,就能建立穩定、有效、容易使用的筆記系統:

傳統的寫筆記方法可能像每天寫日記,每天列待辦清單那樣,雖然似乎記下了所有事情、各種資料、腦中想法,但如果這些內容分散在一則一則不同筆記,我們沒有當下主動去建立有機的連結的話,最後我們往往要花更多時間整理這些雜亂的筆記。而當「同一個專案任務需要的內容」是分散在不同日期的日記與待辦清單筆記中,我們也很難有效的歸納出這個專案的輕重緩急執行結構。(延伸閱讀:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?

多年前我曾經在一門筆記課程中,回答了一位朋友的問題:「把筆記系統從日記模式,改成任務或主題模式。」那時候我記錄了一段自己與該位朋友的思考過程:
  • 前幾天上一堂筆記課,有學員問到她在推進許多目標時,都會認真的把每天的想法記錄下來,但常常不知道如何分類管理。我看了她的筆記整理方法,發現她是用日期來分類。
  • 就像每天寫日記,每天列待辦清單,雖然記下了所有事情與思考,但「相同專案、相關任務」反而是分散在不同日期的日記與待辦清單筆記中。
  • 這樣雖然感覺當下做了記錄,最近幾天的事情可以搞定,但時間拉長,要完成長時間的專案就會開始混亂,之前的資料未來無法有效使用。
  • 所以我建議她,要用專案、任務來建立筆記,當腦袋出現想法時不是隨手又建立一則今日筆記,而是應該集中補充到同一則任務筆記中,或是和相關任務筆記建立關連。
  • 當我們要管理的是眼前事情時,日記模式的筆記系統不會有問題。
  • 但當我們想要實現的是一個長期的目標時,或者同時要處理很多複雜專案時,日記型態的筆記系統問題就會很大,應該要轉換成專案任務整理原則的筆記系統。
  • 這是我的核心整理原則,簡單卻有效。



我隨時都會筆記下自己學習到的新知識、思考問題時產生的新想法、執行事情時發現的新經驗,不過並非是用不斷新增筆記的方式去紀錄,而是不斷的去更新、修改舊有的筆記。

但是這要怎麼做到呢?我要怎麼知道自己現在這個新想法,是可以跟某個舊有的筆記串連在一起呢?說穿了其實不需要太複雜的步驟,只需要兩個小技巧:
  • 我會問自己:現在要寫下來的內容,是要解決什麼問題?完成什麼任務?完善哪個知識主題?需要的。
  • 我會「搜尋」一下跟前述問題有關的關鍵字,看看之前有沒有既有的筆記,這時候就可以把這個新內容寫進該則筆記(或者內容很多,就寫成另外一則筆記但建立連結)。
真的只要這麼簡單的步驟就可以,因為關鍵在於我們做筆記的時候,常常都是新增、收集的概念,所以很少有意識的去問自己「這個資料我想要怎麼使用」,並且更少主動地去「搜尋原本就有的東西」。所以真的不難,只要養成這兩個原本我們忽略而沒有去做的小動作即可。



而這樣不斷的把新內容跟舊有內容進行整合(更新原有筆記,或是連結舊有筆記),為什麼可以讓筆記系統變得穩定、有效、容易使用呢?
  • 穩定:筆記系統不再是不斷新增東西,但卻愈來愈雜亂。而是不斷為「原本已經在做的事」補充材料,於是筆記系統反而愈來愈目標導向。
  • 有效:筆記不再是整理各種新資料,而是在修改原本專案、任務並且讓他們變得更有價值、更好執行,於是筆記系統愈來愈真正幫助我們解決問題。
  • 容易使用:更新舊有筆記,意思就是不用花很多時間整理新筆記,這樣一來,這個系統就不用花太多時間整理,也就變得更容易使用。




三個案例,解析我如何更新筆記而非新增:

工作上的大專案、小任務更新:
  • 這應該是比較好理解的,例如當我開了一場會議,會議當中有一些重點交辦,或是拿到一些有用的文件,這時候不是另外開一則會議紀錄的筆記,而是要利用前面說的兩個小步驟:
    • 這是哪一個任務需要的交辦與文件?
    • 搜尋該任務的關鍵字,找到該任務之前既有的筆記。
  • 然後我就直接開啟該則任務筆記,把重點交辦或文件更新到筆記中適合的位置。例如這項交辦是該任務後期行政流程要注意的事項,就更新到筆記中原本拆解行政流程的位置中。(延伸閱讀:職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘?
  • 利用這樣的更新(而非新增)的筆記法,工作上的專案、任務筆記中的架構就會愈來愈完善。在執行過程中出現的臨時細節、雜亂資料,都會變成是完善我們這個專案的輔助,而我們用一則簡單清楚的專案、任務筆記就能管理好他們。
  • 我常常說一個口訣是:「資料本身是什麼屬性不重要,資料來自於哪裡也不一定那麼重要,最重要的是這個資料要幫助我們完成哪一個任務,以及在這個任務的哪一個步驟使用。」所以,這個資料一定要跟那個任務連結,並且最後就是放在那個需要的任務行動步驟後。
  • 甚至在這樣的過程中,我不斷把新出現的碎片、想法,每一次都主動更新到他們要解決的專案、任務筆記中,也會幫助我就算一開始沒辦法規畫好這個專案,也會在這樣的過程中逐步調整好這個專案更有效的執行架構。



生活中的經驗更新:
  • 工作上有明確的專案、任務可能好理解,但生活中的累積與學習,有時候感覺就是每天隨機發生的,這時候又怎麼更新回既有的筆記呢?
  • 這時候可能會出現這樣的情況,例如我可能想要協助還在幼兒階段的孩子練習如何自己上廁所、如何自己整理上學用具與穿好衣服、如何自己整理好玩具等等,一開始,我可能也會分散寫成好幾則不同的筆記。
  • 每次想要跟孩子一起練習什麼新習慣,就開始新增一則筆記,一開始有點像是一種生活日記。但是慢慢的,某一個時候我看著這些筆記,可能會意識到「這其實是在練習幫助小孩可以有獨立自主的習慣」,我發現這些不同的練習,背後可能有一個自己更想協助孩子解決的大問題。
  • 於是在這一刻,我會把之前那些分散的新習慣筆記統整起來,或許合併成同一則,或是連結到一則管理筆記,於是現在我有了一則「讓孩子練習獨立自主習慣」的統整筆記,上面有過去筆記的內容或連結,而未來任何跟獨立自主有關的新習慣、新想法、新發現、新問題,都開始在這則統整筆記上優先更新
  • 生活不一定是零散的雜事,可能只是我們沒有為自己的生活找到目標與任務。」或許還是可以從零散的日記筆記開始,但是心中要一直記得那兩個關鍵步驟:
    • 背後要解決的真正問題是什麼?想在生活中創造價值的任務是什麼?
    • 搜尋相關的筆記,做出連結或統整。
  • 而當擁有一則「讓孩子練習獨立自主習慣」的統整筆記,和寫下各種習慣的分散日記之間的區隔在於幾點:
    • 在各種生活瑣事中累積系統性的觀點、想法與方法,而不是一直在新增零散的瑣事。
    • 讓生活中的突發想法有目標化的落腳處,要不然在零散筆記中的想法以後也用不到。
    • 有了目標化的統整筆記,可以提醒我們有意識的去注意這個問題,有了問題意識,這時候,你才會發現生活中很多細節都跟我們解決問題有關,於是筆記又可以不斷更新。
  • 可以延伸參考:如何設計有效的生活習慣,從數字思維到目標思維我如何在 Evernote 持續 4 年寫下與管理 500 篇孩子成長日記?



學習筆記的想法更新:
  • 我想自己有點幸運的是多年來一直持續的在部落格中寫作,這個沒有間斷的習慣,幫助我一開始在整理學習筆記時,就是以「輸出」為導向,也就是有了目標化的導向。
  • 當我萌生某些想法、方法或可能可以試試看的技巧時,或是當我閱讀某些書籍看到重點、產生新的思考時,如果這些內容無法跟前面的工作、生活任務進行連結(例如一時之間不知道要運用在哪個工作上,或是要解決哪個生活問題),那麼起碼可以跟我要輸出的「文章」產生連結,我的文章通常是要解決某個問題、探討某種方法、研究某種工具,於是這些新發現的內容就可以更新到這些適合的文章主題的筆記中。(延伸參考:Evernote 數位書櫃整理法,如何打造讀書筆記的活用系統
  • 所以當我在書中、網路上看到一些零散的重點想法時,我並非總是新增一則筆記收集他們,而是我也會做前述的兩個步驟:
    • 先問自己,這有沒有跟我最近在思考的某種主題、某種方法、某個問題相關?
    • 搜尋關鍵字,找找看之前有沒有累積過相關筆記?
  • 如果找到相關筆記,我會把這些新的想法更新到原本的那一則筆記中,讓原本某個問題思考的筆記愈來愈穩固,而非不斷新增新想法而讓筆記愈來愈零散。
  • 有時候,也可能像生活任務那樣,一開始累積了兩三則不同情境問題的想法筆記(文章筆記),但後來發現他們背後其實是一個共通的問題,這時候就可以合併或連結在一起,從共通問題的角度重新思考結構,並繼續未來可能的更新與累積。
  • 在這樣的過程中,往往一開始不是想得很清楚的內容,透過持續的更新,甚至跟其他筆記進行收斂統整,就產生了一篇自己滿意的文章題目,而背後也是一個自己清楚想過乃至於實踐過的方法系統。
  • 延伸參考:[卡片盒筆記法-1] 建立相對無壓力、高產出寫作流程的 4 個步驟




兩個實踐過程可能遭遇到的問題與解決方式

現在,我分享了自己如何每天「更新」30則以上的筆記,而非「新增」30則筆記的觀點與方法。不過在實踐過程中,可能會遭遇到兩個小問題。

  • 如果有時候很臨時、緊急,只能先新增一小段內容怎麼辦?
    • 這時候我們要有意識的知道這隨手新增的一小段內容,只是暫時的筆記,他還是處在一個非常不穩固的狀態,以後會很難使用,甚至讓我們的專案、想法變得愈來愈雜亂。
    • 但是因為當下只有時間隨手新增,所以我就設定一個「收集箱(暫存箱)」,專門用在收集這類筆記,也讓這類筆記有一個暫時的、專門的位置。
    • 這時候,我只要每天(或每幾天)找一小段時間,回到這個「收集箱(暫存箱)」看看這些暫時筆記,想想要怎麼把他們更新到既有的專案、任務、生活、問題、想法筆記中。(然後暫存的筆記就可以刪除)
    • 但可以的話,不要把暫存筆記當作習以為常的主要工作流程,大多筆記還是直接更新到既有的筆記中更好,暫存筆記只是以備不時之需。
    • 延伸閱讀:一張便利貼、一個暫存箱就能改變工作效率



  • 如果有時候新的內容,不知道可以放入什麼舊有筆記中怎麼辦?
    • 這時候還是推薦試試看前面說的兩個步驟:
      • 我會問自己:現在要寫下來的內容,是要解決什麼問題?完成什麼任務?完善哪個知識主題?需要的。
      • 我會「搜尋」一下跟前述問題有關的關鍵字,看看之前有沒有既有的筆記,這時候就可以把這個新內容寫進該則筆記(或者內容很多,就寫成另外一則筆記但建立連結)。
    • 很多時候不知道現在這個新內容跟既有的筆記有什麼關係,只是因為我們甚至連花個一分鐘思考一下「為什麼」都沒做而已。
    • 更多時候找不到關聯,只是我們連動動手指花個幾秒先搜尋一下舊有筆記都沒做而已。
    • 如果這樣做過,新的內容還是找不到著落處,那麼或許可以先放進前面說的暫存箱,醞釀幾天看看能不能刺激出哪些關聯。




小結:

  • 不是新增30個資料筆記,而是更新30則原有的專案、任務、問題、想法筆記
    • 新增愈多零散資料,就有愈多碎片,最後反而無法有效產出。
    • 透過每日持續的修改,原有的筆記才能漸漸產生系統性的執行結構、觀點想法。
    • 擁有愈多持續更新的筆記,代表我在工作、生活、學習中有更多目標化的實踐與實驗。
  • 還有一點非常重要,當我們開始更多的「更新」既有的筆記時,就代表:
    • 我更有意識的關注已經發生在我的生活、工作上的事情。(所以才能更新新內容到舊筆記中)
    • 我經過思考才寫下筆記,因為要更新、連結、統整,表示內容一定經過思考才做得到。
    • 我開始從目標的角度去解決問題,而不是從資料整理的角度以為能解決問題。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱),歡迎訂閱追蹤。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。或是訂閱「電腦玩物電子報

有興趣的朋友可以延伸閱讀:
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留言

  1. 我自己在今年看過ESOR的文章後,
    也試著改採用任務和專案為主軸的方式記錄筆記。
    發現效率比之前好很多,真的很感謝。
    只是在實踐的過程中,也有遇到一些困擾。
    就是感覺工作上很多任務好像彼此都有關聯,
    可是要歸納成一個專案,或是進行統合,卻又找不到合適的連結點。
    導致有些資料擺一起感覺很混亂,分開放又覺得太零碎。
    不知道這個問題,ESOR大有什麼好方法可以解決嗎?

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    1. 這時候,我的建議是可以把「自己」當作那個大專案的流程,
      意思是例如:「我一日的工作流程是什麼」、「我需要處理的各種行政雜務有哪些,以及他們的輕重緩急」、「我工作上通常要解決的問題有哪些」

      選擇其中一種,當作你的專案目錄筆記,把你認為好像有關聯或混亂的任務,都連結到這個專案目錄筆記,然後用自己的工作流程來分類、排序他們。

      因為專案、任務再怎麼混亂,別忘了,要處理的還是「我」這個人,那麼我想要的處理流程是什麼呢?我判斷的優先順序是什麼呢?我想看到的工作流程是什麼呢?只要把這個結構理清即可。

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