每天新增30則筆記？還是更新30則筆記？兩步驟建立穩定筆記系統

有一次課程中有學員問我：「如果收到一份文件或一封郵件，裡面的內容跟四個專案有關，老師會怎麼整理呢？」我說，我會把內容根據四個專案的不同需要拆成四個部分，更新到每一個專案專屬的筆記或管理頁面中。

我通常不會因此就新增一則文件或郵件筆記，然後想辦法跟四個專案做連結（除非這份文件有必要保存原本的完整性）。我通常也不會複製成四份文件或四則筆記，放入四個不同專案去管理。我的實際做法比較常出現的是：「沒有新增任何筆記或文件，而是"更新、修改"原本就有的四則專案的管理筆記。」

這時候學員進一步的追問我，這樣老師是不是每天一直在更新舊有的筆記呢？我說，是的，後來我仔細算了一下，我每天平均會更新 30 則以上的舊有筆記內容。（那麼我每天新增幾則筆記呢？我算了一下自己 Evernote 有 14000 多則筆記，但已經使用了超過15年時間，所以每天我大概只有新增2~3則筆記而已。）

不是每天新增 30 則筆記，而是每天「更新」30 則舊有的筆記，我想這是多年來我運用自己的個人知識庫、專案任務筆記系統可以維持一個穩定、有效、容易使用的關鍵原因。

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兩個小步驟，就能建立穩定、有效、容易使用的筆記系統：

傳統的寫筆記方法可能像每天寫日記，每天列待辦清單那樣，雖然似乎記下了所有事情、各種資料、腦中想法，但如果這些內容分散在一則一則不同筆記，我們沒有當下主動去建立有機的連結的話，最後我們往往要花更多時間整理這些雜亂的筆記。而當「同一個專案任務需要的內容」是分散在不同日期的日記與待辦清單筆記中，我們也很難有效的歸納出這個專案的輕重緩急執行結構。（延伸閱讀：為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？）

多年前我曾經在一門筆記課程中，回答了一位朋友的問題：「把筆記系統從日記模式，改成任務或主題模式。」那時候我記錄了一段自己與該位朋友的思考過程：

• 前幾天上一堂筆記課，有學員問到她在推進許多目標時，都會認真的把每天的想法記錄下來，但常常不知道如何分類管理。我看了她的筆記整理方法，發現她是用日期來分類。
• 就像每天寫日記，每天列待辦清單，雖然記下了所有事情與思考，但「相同專案、相關任務」反而是分散在不同日期的日記與待辦清單筆記中。
• 這樣雖然感覺當下做了記錄，最近幾天的事情可以搞定，但時間拉長，要完成長時間的專案就會開始混亂，之前的資料未來無法有效使用。
• 所以我建議她，要用專案、任務來建立筆記，當腦袋出現想法時不是隨手又建立一則今日筆記，而是應該集中補充到同一則任務筆記中，或是和相關任務筆記建立關連。
• 當我們要管理的是眼前事情時，日記模式的筆記系統不會有問題。
• 但當我們想要實現的是一個長期的目標時，或者同時要處理很多複雜專案時，日記型態的筆記系統問題就會很大，應該要轉換成專案任務整理原則的筆記系統。
• 這是我的核心整理原則，簡單卻有效。

我隨時都會筆記下自己學習到的新知識、思考問題時產生的新想法、執行事情時發現的新經驗，不過並非是用不斷新增筆記的方式去紀錄，而是不斷的去更新、修改舊有的筆記。

但是這要怎麼做到呢？我要怎麼知道自己現在這個新想法，是可以跟某個舊有的筆記串連在一起呢？說穿了其實不需要太複雜的步驟，只需要兩個小技巧：

• 我會問自己：現在要寫下來的內容，是要解決什麼問題？完成什麼任務？完善哪個知識主題？需要的。
• 我會「搜尋」一下跟前述問題有關的關鍵字，看看之前有沒有既有的筆記，這時候就可以把這個新內容寫進該則筆記（或者內容很多，就寫成另外一則筆記但建立連結）。

真的只要這麼簡單的步驟就可以，因為關鍵在於我們做筆記的時候，常常都是新增、收集的概念，所以很少有意識的去問自己「這個資料我想要怎麼使用」，並且更少主動地去「搜尋原本就有的東西」。所以真的不難，只要養成這兩個原本我們忽略而沒有去做的小動作即可。

而這樣不斷的把新內容跟舊有內容進行整合（更新原有筆記，或是連結舊有筆記），為什麼可以讓筆記系統變得穩定、有效、容易使用呢？

• 穩定：筆記系統不再是不斷新增東西，但卻愈來愈雜亂。而是不斷為「原本已經在做的事」補充材料，於是筆記系統反而愈來愈目標導向。
• 有效：筆記不再是整理各種新資料，而是在修改原本專案、任務並且讓他們變得更有價值、更好執行，於是筆記系統愈來愈真正幫助我們解決問題。
• 容易使用：更新舊有筆記，意思就是不用花很多時間整理新筆記，這樣一來，這個系統就不用花太多時間整理，也就變得更容易使用。

2023/11 最新文章分享：如何在繁忙中打造高執行力、長持久性的個人知識管理系統？

三個案例，解析我如何更新筆記而非新增：

工作上的大專案、小任務更新：

• 這應該是比較好理解的，例如當我開了一場會議，會議當中有一些重點交辦，或是拿到一些有用的文件，這時候不是另外開一則會議紀錄的筆記，而是要利用前面說的兩個小步驟：
• 這是哪一個任務需要的交辦與文件？
• 搜尋該任務的關鍵字，找到該任務之前既有的筆記。
• 然後我就直接開啟該則任務筆記，把重點交辦或文件更新到筆記中適合的位置。例如這項交辦是該任務後期行政流程要注意的事項，就更新到筆記中原本拆解行政流程的位置中。（延伸閱讀：職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘？）
• 利用這樣的更新（而非新增）的筆記法，工作上的專案、任務筆記中的架構就會愈來愈完善。在執行過程中出現的臨時細節、雜亂資料，都會變成是完善我們這個專案的輔助，而我們用一則簡單清楚的專案、任務筆記就能管理好他們。
• 我常常說一個口訣是：「資料本身是什麼屬性不重要，資料來自於哪裡也不一定那麼重要，最重要的是這個資料要幫助我們完成哪一個任務，以及在這個任務的哪一個步驟使用。」所以，這個資料一定要跟那個任務連結，並且最後就是放在那個需要的任務行動步驟後。
• 甚至在這樣的過程中，我不斷把新出現的碎片、想法，每一次都主動更新到他們要解決的專案、任務筆記中，也會幫助我就算一開始沒辦法規畫好這個專案，也會在這樣的過程中逐步調整好這個專案更有效的執行架構。

生活中的經驗更新：

• 工作上有明確的專案、任務可能好理解，但生活中的累積與學習，有時候感覺就是每天隨機發生的，這時候又怎麼更新回既有的筆記呢？
• 這時候可能會出現這樣的情況，例如我可能想要協助還在幼兒階段的孩子練習如何自己上廁所、如何自己整理上學用具與穿好衣服、如何自己整理好玩具等等，一開始，我可能也會分散寫成好幾則不同的筆記。
• 每次想要跟孩子一起練習什麼新習慣，就開始新增一則筆記，一開始有點像是一種生活日記。但是慢慢的，某一個時候我看著這些筆記，可能會意識到「這其實是在練習幫助小孩可以有獨立自主的習慣」，我發現這些不同的練習，背後可能有一個自己更想協助孩子解決的大問題。
• 於是在這一刻，我會把之前那些分散的新習慣筆記統整起來，或許合併成同一則，或是連結到一則管理筆記，於是現在我有了一則「讓孩子練習獨立自主習慣」的統整筆記，上面有過去筆記的內容或連結，而未來任何跟獨立自主有關的新習慣、新想法、新發現、新問題，都開始在這則統整筆記上優先更新。
• 「生活不一定是零散的雜事，可能只是我們沒有為自己的生活找到目標與任務。」或許還是可以從零散的日記筆記開始，但是心中要一直記得那兩個關鍵步驟：
• 背後要解決的真正問題是什麼？想在生活中創造價值的任務是什麼？
• 搜尋相關的筆記，做出連結或統整。
• 而當擁有一則「讓孩子練習獨立自主習慣」的統整筆記，和寫下各種習慣的分散日記之間的區隔在於幾點：
• 在各種生活瑣事中累積系統性的觀點、想法與方法，而不是一直在新增零散的瑣事。
• 讓生活中的突發想法有目標化的落腳處，要不然在零散筆記中的想法以後也用不到。
• 有了目標化的統整筆記，可以提醒我們有意識的去注意這個問題，有了問題意識，這時候，你才會發現生活中很多細節都跟我們解決問題有關，於是筆記又可以不斷更新。
• 可以延伸參考：如何設計有效的生活習慣，從數字思維到目標思維、我如何在 Evernote 持續 4 年寫下與管理 500 篇孩子成長日記？

學習筆記的想法更新：

• 我想自己有點幸運的是多年來一直持續的在部落格中寫作，這個沒有間斷的習慣，幫助我一開始在整理學習筆記時，就是以「輸出」為導向，也就是有了目標化的導向。
• 當我萌生某些想法、方法或可能可以試試看的技巧時，或是當我閱讀某些書籍看到重點、產生新的思考時，如果這些內容無法跟前面的工作、生活任務進行連結（例如一時之間不知道要運用在哪個工作上，或是要解決哪個生活問題），那麼起碼可以跟我要輸出的「文章」產生連結，我的文章通常是要解決某個問題、探討某種方法、研究某種工具，於是這些新發現的內容就可以更新到這些適合的文章主題的筆記中。（延伸參考：Evernote 數位書櫃整理法，如何打造讀書筆記的活用系統）
• 所以當我在書中、網路上看到一些零散的重點想法時，我並非總是新增一則筆記收集他們，而是我也會做前述的兩個步驟：
• 先問自己，這有沒有跟我最近在思考的某種主題、某種方法、某個問題相關？
• 搜尋關鍵字，找找看之前有沒有累積過相關筆記？
• 如果找到相關筆記，我會把這些新的想法更新到原本的那一則筆記中，讓原本某個問題思考的筆記愈來愈穩固，而非不斷新增新想法而讓筆記愈來愈零散。
• 有時候，也可能像生活任務那樣，一開始累積了兩三則不同情境問題的想法筆記（文章筆記），但後來發現他們背後其實是一個共通的問題，這時候就可以合併或連結在一起，從共通問題的角度重新思考結構，並繼續未來可能的更新與累積。
• 在這樣的過程中，往往一開始不是想得很清楚的內容，透過持續的更新，甚至跟其他筆記進行收斂統整，就產生了一篇自己滿意的文章題目，而背後也是一個自己清楚想過乃至於實踐過的方法系統。
• 延伸參考：[卡片盒筆記法-1] 建立相對無壓力、高產出寫作流程的 4 個步驟

兩個實踐過程可能遭遇到的問題與解決方式

現在，我分享了自己如何每天「更新」30則以上的筆記，而非「新增」30則筆記的觀點與方法。不過在實踐過程中，可能會遭遇到兩個小問題。

• 如果有時候很臨時、緊急，只能先新增一小段內容怎麼辦？
• 這時候我們要有意識的知道這隨手新增的一小段內容，只是暫時的筆記，他還是處在一個非常不穩固的狀態，以後會很難使用，甚至讓我們的專案、想法變得愈來愈雜亂。
• 但是因為當下只有時間隨手新增，所以我就設定一個「收集箱（暫存箱）」，專門用在收集這類筆記，也讓這類筆記有一個暫時的、專門的位置。
• 這時候，我只要每天（或每幾天）找一小段時間，回到這個「收集箱（暫存箱）」看看這些暫時筆記，想想要怎麼把他們更新到既有的專案、任務、生活、問題、想法筆記中。（然後暫存的筆記就可以刪除）
• 但可以的話，不要把暫存筆記當作習以為常的主要工作流程，大多筆記還是直接更新到既有的筆記中更好，暫存筆記只是以備不時之需。
• 延伸閱讀：一張便利貼、一個暫存箱就能改變工作效率

• 如果有時候新的內容，不知道可以放入什麼舊有筆記中怎麼辦？
• 這時候還是推薦試試看前面說的兩個步驟：
• 我會問自己：現在要寫下來的內容，是要解決什麼問題？完成什麼任務？完善哪個知識主題？需要的。
• 我會「搜尋」一下跟前述問題有關的關鍵字，看看之前有沒有既有的筆記，這時候就可以把這個新內容寫進該則筆記（或者內容很多，就寫成另外一則筆記但建立連結）。
• 很多時候不知道現在這個新內容跟既有的筆記有什麼關係，只是因為我們甚至連花個一分鐘思考一下「為什麼」都沒做而已。
• 更多時候找不到關聯，只是我們連動動手指花個幾秒先搜尋一下舊有筆記都沒做而已。
• 如果這樣做過，新的內容還是找不到著落處，那麼或許可以先放進前面說的暫存箱，醞釀幾天看看能不能刺激出哪些關聯。

小結：

• 不是新增30個資料筆記，而是更新30則原有的專案、任務、問題、想法筆記：
• 新增愈多零散資料，就有愈多碎片，最後反而無法有效產出。
• 透過每日持續的修改，原有的筆記才能漸漸產生系統性的執行結構、觀點想法。
• 擁有愈多持續更新的筆記，代表我在工作、生活、學習中有更多目標化的實踐與實驗。
• 還有一點非常重要，當我們開始更多的「更新」既有的筆記時，就代表：
• 我更有意識的關注已經發生在我的生活、工作上的事情。（所以才能更新新內容到舊筆記中）
• 我經過思考才寫下筆記，因為要更新、連結、統整，表示內容一定經過思考才做得到。
• 我開始從目標的角度去解決問題，而不是從資料整理的角度以為能解決問題。

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最近我也開設了新的 podcast 節目，歡迎追蹤：「高效人生商學院」（Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱），歡迎訂閱追蹤。

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