EP4 很難養成覆盤、每週檢視習慣?三個有效步驟,一個關鍵心法



經典 GTD 時間管理方法中有一個關鍵步驟是做「每週檢視」,很多高生產力的專家也往往會提到「覆盤」的重要,但光是要實踐這樣的習慣,似乎就已經是特別困難的事情。所以經過多年的許多客戶案例分析,常常發現最終大家是卡在「知道」每週檢視、復盤的好處,但卻在「執行」上無法養成習慣。

那麼,是什麼樣的原因造成每週檢視、覆盤好像很難真的執行?更難每個禮拜養成持續覆盤的習慣呢?

今天第四集的「高效人生商學院」節目,我和照胤丞老師就要一起聊一聊這個問題,並分享我們如何實踐的具體技巧。

有興趣的朋友,也歡迎聆聽我們的節目:
以下則是我轉化成的文字稿。




Esor 認為有效覆盤的關鍵第一步是?先建立隨時記錄的統整任務筆記

這次節目由我(Esor)先開始聊聊看可能無法做到覆盤的原因。一般人很難做到覆盤,或者覺得覆盤沒有效果,可能是下面三個環環相扣的因素。
  • 第一個原因:執行過程資料與行動太分散
    • 很多時候我們的待辦清單都是雜亂瑣事,一件重要的事情的行動分散在不同日期的待辦清單,結果我們的事情變得很分散,於是最後每個禮拜看著這樣的待辦清單,當然就難以覆盤。
    • 甚至有時候我們沒有待辦清單,我們的任務執行都在郵件、即時通的分散管道中處理完成,那麼當我花了一兩個禮拜完成了一個任務,但這個任務執行過程中分散的步驟與資料都在不同的地方,我要找回之前的資料變成難度超高的事情,很多真正執行過的步驟也想不起來了,這樣我們要怎麼做有效的覆盤?
    • 參考:為什麼我會避免在郵件、即時通,甚至待辦清單中直接完成工作?
  • 第二個原因:失去細節,只剩空泛反省
    • 這時候如果硬要做覆盤,往往會變成像是下次要更努力、下次要提早一點、下是要更專注一點,這種每次都一樣但沒什麼效果的覆盤結論。
    • 真正的覆盤其實應該是在我們的行動步驟上修正,是行動流程的調整。但因為我已經失去行動細節了,找不回當時的思考細節了,所以最後只能做出其實不是真正覆盤的反省。
  • 第三個原因:做錯覆盤,陷入惡性循環
    • 而這樣的覆盤當然就無效,久了我們就覺得好像覆盤其實沒有用,久了也就沒有覆盤的動力,很難養成每週覆盤的習慣。但其實是我們覆盤的方式有問題。
如果從上面的原因拆解出發,我們要解決問題,就要回到第一個原因中去處理,也就是「執行過程資料與行動太分散」,導致我們最後以為覆盤很花心力與時間,甚至即使這樣做了卻還是無法產生有效的覆盤結果。

那麼要解決「執行過程資料與行動太分散」的問題,就是在我們收到什麼資訊、做了什麼行動、收到什麼交辦的當下,就要要把這些碎片當下收集下來,並統一在一個筆記頁面中,這樣子一邊做一邊收集,等到做完,那一則隨時追蹤記錄的筆記就是最好的覆盤材料,因為前面說的難以覆盤的細節,都累積在這則筆記中了。

關鍵的第一步:找一個簡單的工具,以任務、專案為單位隨時收集破碎分散的行動與資料,收集在該任務、專案的統一頁面。這樣之後才有更有效覆盤的可能性。




胤丞認為有效覆盤的關鍵是?用逆向工程問問題,建立不犯錯的SOP

趙胤丞老師則認為,應該要把「覆盤」從單純的反省、檢視,更積極的定義為:覆盤是把工作職場中遇到不好的事情,當作一種禮物,思考如何讓自己下次避免犯第二次同樣的錯誤。(延伸閱讀:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好

「覆盤」、「每週檢視」的目的是讓自己可以愈做愈好,而這時候需要的是建立最佳化的行動流程:
  1. 用逆向工程把做這件事的流程拆解出來
  2. 看看是哪一個步驟卡關,找出來並修正
  3. 下次就用這個新的流程來做同樣的事情
  4. 這樣的流程迭代幾遍,就會產生不二錯、更有效能的SOP

利用覆盤來建立 SOP ,用建立 SOP 的思考來執行覆盤,會產生兩個關鍵的好處:
  • 這樣產生的SOP,讓自己知道每一個環節到底有什麼風險、問題、要怎麼解決,於是也能知道哪些步驟可以跳過,哪些步驟一定要做。這是單純的心態反省做不到的效果,也是高生產力真正的關鍵。
  • 未來當你可以把一件事情做好,老闆、主管可能就會要你去做更高層級的事情,這時候你原本做的這件事就需要交付出去給其他人做。而如果有覆盤出來的最佳化流程,未來老闆要你把這件事情交接給別人時,你也可以輕鬆的交付,因為你已經有SOP了。
    • 胤丞老師說他曾經透過這樣的方式把任務的SOP交付給後續的同事,結果十幾年後,回去公司看,發現這樣的SOP居然沒有被動過。

胤丞老師舉了兩個例子,來說明這樣覆盤產生的效果:
  • 之前有一個機會要跟一家日商的高階主管做報告,過程中透過日文翻譯,講一句、翻譯一句,結果會議很花時間。於是會議結束後,胤丞老師開始覆盤思考,可不可以改變流程?例如會議前先跟一位日文口譯作內容的交流,這樣到時候會議現場,我們只要用中文直接講,但有一位專屬口譯人員在日本的總經理旁邊直接翻譯,而其他主管可以聽中文即可。然後也重新思考我們的簡報是不是要做中日對照版本。於是這樣的覆盤,產生了幾個「我下次要這樣試試看」的迭代版本,這就是可能可好的 SOP。
  • 胤丞老師說自己也常常在做完企業內訓後,就會立刻就做剛剛課程的覆盤,看看有沒有流程、活動需要調整,而且最晚第二天就調整到原本課程的版本中,這樣下次就可以試試看這個新版本,然後看看這樣的流程是否效果更好。常常這樣一個課程,會迭代出數個、十數個版本,都是在課後立刻覆盤產生的不同版本,讓胤丞老師更能應付更多不同的情境,未來備課其實也更加輕鬆。




有效覆盤,可以分成三個步驟

於是在 Esor 與胤丞老師各自分享後,我們做了一個統合。

很多朋友可能把覆盤變成寫日記、寫心得,但覆盤不是寫日記,而是拆解我們的工作流程,或是拆解人生中做某件事情的流程。

覆盤其實是要回到我原本的行動流程中,看看有沒有哪些步驟可以改變、調整,然後讓自己下一次的流程可以解決問題、應付變化。

而為什麼讓覆盤可以確實做到流程的拆解、調整,我們歸納出三個有效覆盤的執行步驟。
  • 第一步:我要追蹤自己到底做了什麼
    • 不用什麼複雜的步驟、工具、時間,打開一個白紙黑字的工具,把自己做一件事情當下做了什麼,當下記錄下來。
  • 第二步:當下問自己發現的問題,以及下次的解決辦法
    • 事情有一個段落或結束後,甚至事情每次執行後當下就要做,把現在想到下次的解決步驟,立刻寫到筆記。如果能想到這次有什麼問題,或者還想到之後可能怎麼解決,其實就已經完成覆盤。
  • 第三步:做任何事情不要從零開始
    • 做任何事情,不要從零開始,要從自己覆盤過的筆記開始,把之前兩步驟完成的覆盤筆記拿出來,相信自己之前的累積,照著做即可。
第三步可以循環回第一步,當這次新的執行時,如果有出現新的行動,就像是第一步一樣記錄下來。完成後,同樣來到第二步看看有沒有新的問題與步驟,也筆記下來。然後下下次回到第三步,從現階段最好的行動流程繼續做。




三步驟循環,讓我們知道時間管理是持續累積才會愈做愈好

這三個步驟其實還有一個延伸效應,就是讓自己更有信心,因為這是我們已經迭代過一遍兩遍、很多遍的某個任務,我們可以相信自己,依照這個版本流程,我們就可以做到一定程度的好品質。

當進入自己熟悉的領域,當自己只需要如常的執行(依照之前的覆盤筆記),其實我們就可以進入自己的完全領域,更有效的、更有信心的執行任務。這樣一來,其實覆盤也帶來讓自己更安心穩定的狀態。

真正的覆盤不是要不要更努力,而是實際流程的步驟調整。我們需要的不是反省,而是我現在可以做到的最好的行動流程是什麼。如果我生活中、工作中有更多的任務是在覆盤的流程,那麼我們的生產力自然就提升。




但是,如何養成覆盤的習慣?一個關鍵心法

可是就算知道什麼是有效的覆盤,但又要如何養成習慣呢?要額外找一個時間養成習慣,其實是逼自己去養成一個難度更高的習慣。(延伸參考:時間管理Q&A:因為我個性拖延,所以就算列待辦清單也不會去做?

或許我們不是要刻意的逼自己去養成一個覆盤的習慣,例如 GTD 可能會說我們要去養成一個每週、每月覆盤的習慣,可是這樣很容易會讓我們在這個禮拜中反而都不做覆盤,沒有隨時去關注自己的行動與發生的問題。這樣到了周末,你反而不知道自己到底做了什麼行動,你也會沒有動力去做覆盤。

如果不是要刻意去做一件新的覆盤習慣,或許我們可以試試看把覆盤融入到原本的工作流程中,例如只要「把當下做了什麼步驟記錄到筆記中」,只要做這麼步驟就好。
  • 為什麼只要做上面這個步驟就好?因為只要先做這一步,這時候往往你也會開始想到這些步驟有什麼問題,或是接下來還可以衍伸什麼新行動。
  • 所以前面雖然說覆盤有三個步驟,但其實如果有做第一步,其實同時也會做好第二步。而有了第二步,下次自然就可以有直接複製使用的第三步。

很多人問我(Esor)是如果養成覆盤習慣的?我常常會想,自己好像也沒有刻意養成覆盤習慣。有人問我會怎麼安排時間做每週、每月檢視?我也會發現自己好像從來沒有養成過這樣的習慣,也沒有刻意安排這樣的時間。
  • 因為我當下就在檢視,當下就在筆記自己的行動與問題,因此不需要另外一個覆盤的時間與動作,我就能相信自己的系統未來其實已經保留了我可以做的最佳行動流程。
  • 會不會這個方法更容易做到?不用刻意養成一個覆盤的時間,反而是在原本的筆記流程中就做到覆盤的結構呢?這是我對如何養成覆盤習慣的想法。

胤丞老師則覺得覆盤的關鍵在於隨時帶有「問題意識」,而非是要刻意養成什麼習慣與步驟。
  • 覆盤就是讓自己對現在做的事情有一個往上調整的思考,累積這樣的思考一段時間,你才會發現自己有成長。不是要養成覆盤習慣,而是養成「帶有問題意識」去做一件事情,不用真的想到很厲害的問題,只要帶有問題意識,那麼一件事情的下一次行動就可能成長、最佳化 1% ,持續累積,也會是很巨大的進步。
  • 因為覆盤的關鍵在於有最佳化,有一點點進步,而不只是心態上的反省而已。是在淬鍊一件事情,讓自己調整出一個最佳的流程。
  • 例如胤丞特別說到,我跟胤丞在做書的過程中,我常常會反問他問題,有時候不是真的有很大的問題,而是反問看看有沒有可能有另外一種可能性,有沒有可能有更好的解法,最後幫助胤丞寫出更多的好書。工作上的任務不斷這樣追問,最後也就完成了一個工作上的最佳化流程。




所謂覆盤,就是隨時隨地問問題,對每個行動細節問問題

於是在這集節目的最後,我們總結到:「所謂覆盤,就是隨時隨地問問題,對每個行動細節問問題。」然後,把這些行動、問題、新行動記錄下來。

這樣的過程就是最好的覆盤,他可以隨時隨地發生在我們執行任務、筆記思考的過程。甚至,我們的任務筆記,本質上就是一個不斷在覆盤的筆記。

這樣隨時做一點點覆盤,我們才會真正有辦法覆盤,只有隨時記錄與問自己問題,才有可能做好覆盤。

而且,這樣的覆盤還可以幫助我們更有效掌控新舊任務,即使是全新任務,也可以透過採取行動後的追蹤與提問,反而可以讓新的任務不斷的往前推進上。先透過幾個簡單行動,產生新的問題,然後推演新的行動,於是這個新的任務就可以一直做下去。


我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於筆記術、時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

最近我也開設了新的 podcast 節目,歡迎追蹤:高效人生商學院」(Apple podcast 訂閱、 Google Podcast 訂閱),歡迎訂閱追蹤。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具課程,歡迎報名:「Esor防彈筆記術(高效能職場筆記技巧)」(振邦顧問)」、「電腦玩物Esor的時間管理哲學」(大人學)」。或是訂閱「電腦玩物電子報」。


(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:EP4 很難養成覆盤、每週檢視習慣?三個有效步驟,一個關鍵心法

留言

  1. Esor老師好!想請教一個問題,如何快速進入工作狀態?在日常工作中,我常常發現自己坐在辦公桌前很長時間,很難進入工作狀態,查一下這個,弄一下那個,收個郵件查個資料,好像是在逃避開始工作這件事情,好像總是磨磨蹭蹭好半天才開始工作,請問您關於解決這個問題的建議和方法,感謝!

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    1. 具體來說我會做幾個步驟:
      1. 確認我要交付的任務成果(例如要產出一份簡報、要完成一張統計圖分析等等)
      2. 拆解這個任務成果要做的下一步行動(例如先列出簡報大綱、先設想一個簡報重點)
      3. 把這些關鍵的下一步行動,提前列到今日的待辦清單中。
      4. 做到辦公桌後,優先打開這份待辦清單,從裡面選一個下一步行動去執行。

      會感覺是在逃避工作,做些無關緊要的事情,這其實每個人都會,我有時候也會。但是前面這樣的幾個流程,會讓我更之到現在可以做的、有價值的、相對簡單的下一步行動是什麼。

      雖然說很難100%馬上改變,但會比較容易、提升進入工作心流的頻率。

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    2. 謝謝Esor老師,受益匪淺!每次您都會告訴我我遇到的問題是每個人都會遇到的常見的,而且詳細解答我的疑問,這是很大的安慰,給足我練習和提升的信心和方法!^^

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  2. 我跟胤丞老師是類似的作法,
    會習慣性的問自己有沒有更好作法,或是怎麼解決碰到的問題。
    不過有時候也會遇上,
    雖然知道問題在哪邊,可是想不到好的解決方法。
    又或是問題是在前一步同事的流程上,
    但因為前面(同事)流程出錯,導致後面(我)要幫忙收拾善後。
    想請問如果是ESOR大碰到這兩種情況,會如何進行覆盤?

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    1. 如果是「知道問題在哪邊,可是想不到好的解決方法」,我會有兩種解決辦法:
      1. 存而不論,這不是放棄,而是先把問題寫下來,或許過一段時間因為其他的經驗,我就想到這個問題的解決辦法,到時候補充上去即可。只要先留下覆盤筆記,之後就能補充,而非一定要一次就覆盤好。
      2. 想一個不是那麼好,但可能有效的解決辦法,因為起碼可以比這次好,這樣不就可以了嗎?

      「問題是在前一步同事的流程上」,這時候我的想法是這樣的,我會改問自己:「所以我可以在更前面的流程中,提前採取什麼行動來改變一點點這樣的情況」。當然,如果你能改變同事更好,但如果不行,我則是問自己我能不能改變流程中我原本的步驟。

      例如,我要不要下次跟同事提前要求一個草稿?我要不要下次跟同事提前確認他想的行動步驟是否有遺漏?

      因為覆盤是調整我們的操作流程,意思就是我採取一兩步什麼新的行動,去試試看能不能改變現況,而這也是我們通常能做的。

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