EP2 如果沒人管我,我要自己管理時間時,有哪 4 個可行技巧?



大家好,這是我(電腦玩物 Esor )和趙胤丞老師合作的 Podcast 節目第二集:「個人高效能遠距工作技巧」的文字稿。我自己一方面工作上遭遇到居家上班、遠距工作的需要,另一方面平常為了經營自己的斜槓(部落格、課程、講座等)也需要大量利用自己業餘時間。而趙胤丞老師作為創業者、自雇者,多年來一直需要有效的管理自己的時間去推進工作。所以我們這一集想從彼此如何管理自己時間的經驗,分享在目前許多人可能還是要在家工作時,可以執行的時間管理技巧。

歡迎收聽:
雖然 Podcast 節目我們定名為「個人高效能遠距工作技巧」,我自己重聽幾次後,覺得這一次我們兩位主持人想要談論的主題更像是:如果沒有人管我,我要自己管理時間時,有哪些可行技巧?

在日常辦公室工作,可能環境中很多人會隨時提醒彼此該做什麼,或是起碼在那個環境中有一個要抓緊工作的緊張感。但是一個人在家時,可能那個隨時有人確認任務的緊張感就消失了。或者你是一個自雇者,或是想要掌控自己的閒暇時間。這時候如何在沒有人會管理我的情況下,我們可以有動力、有意識、有技巧的去把時間做出更好的安排呢?




設計自己要交付的任務成果,而非一般待辦清單,給自己帶來動力與壓力:

當我更能自由的掌控自己的時間,其實我反而是更加戒慎恐懼,因為一旦缺乏外在的督促,我們很有可能不知不覺就耗掉一整天。這時候,我會更有意識的明確去設計自己要交付的任務成果。(可以搭配參考「EP1 小孩停課、爸媽在家遠距工作怎麼辦?我們的時間管理經驗談」)

我會把自己一天之內要完成的任務成果做出明確的設定,並且列在我的每日行動清單上(參考:比較持續 5 年的列每週行動清單習慣,復盤我的待辦清單筆記技巧)。
  • 例如我今天一定要完成一份企劃案大綱,今天要提供客戶一份市場分析數據。
  • 有時候很長期的專案,我也會切出每一個階段要先產出的任務成果,例如幾個月之後的專案,這個禮拜要產出什麼任務成果。
  • 回過頭來,如果我帶領的是一個團隊,或是要跟他人合作,這時候也應該一起定義每個禮拜,或每幾天要彼此交付的任務成果是什麼。
最後這些要交付的任務成果,就成為我的待辦清單。要注意的是,這和一般的待辦清單有點不一樣。

一般的待辦清單,可能有一個行動像是:「做市場分析」。但這很可能是一個似是而非的行動,這樣的行動,很容易東找西找資料,一天的時間就不見了。而居家上班、自雇者管理自己的時間時如果少了要交付什麼任務成果的緊迫感,就很容易不知不覺浪費了一天的時間。
  • 我應該要把像是做市場分析這樣的行動,改成「我希望這禮拜交付的是市場A產品的銷售數據的統計報告」,這樣就從不知道要產出什麼樣的分析,變成有一個明確要交付的任務成果。
  • 甚至有這樣的交付成果後,我還會主動跟客戶約定一個時間,跟他說禮拜四要給你一個市場產品銷售數據報告,這樣一來,其實就給自己一個有一點適度壓力的提醒。
這樣的任務成果設計,可以讓自己每一天自己管理時間時,帶來下面的好處:
  • 明確知道自己要完成、交付什麼,才不會東摸西摸。
  • 累積明確的成果,自己也看得見成就感
  • 可以帶來適度且明確的壓力,提醒自己聚焦成果來推進。
  • 定義好明確任務成果,大家知道彼此要交付什麼具體東西,這樣就算遠距工作,也能方便追蹤大家的任務成果,並且減少不必要的溝通
    • 因為擔心大家進度、常常有多餘會議、做完之後改了又改,往往都是彼此對任務成果缺乏明確設計。




分段工作與番茄鐘,在更自由的時間中更能保持專注

當時間真的被我們自己可以完全掌控時,我們真的就可以不受干擾的保持長期專注時間去完成工作嗎?我覺得對大多數人,包含我自己,可能都是很難的,因為往往人的專注無法持續那麼久。就算長時間堅持只做一件事情,也有可能到了後期實際的效能並沒有那麼好,只是逼著自己繼續做這件事而已。

趙胤丞老師提到自己很喜歡利用番茄鐘工作法的概念來限制時間(延伸參考:什麼是番茄鐘工作法?如何實踐?短時間專注衝刺真的有效嗎?),這個方法對胤丞老師的最大幫助是:
  • 分段工作,在每一個短時間內更能保持高度專注。
  • 推進一個任務成果時,提醒自己在這個當下不要分心去做其他的事情。
    • 例如番茄鐘時間中不接電話、郵件,反正真正緊急事情一定會再聯絡。
  • 激勵自己用更短時間去完成一段工作。
  • 適度的在不同工作之間做切換,也是一種調整與休息。
史帝芬科維說:「在單一時間內用最有效率的方式把事情完成。」有時候多工不一定不好,只要每一個單位時間專注把一個動作做好。那麼下一段時間可以切換到另一個工作也無不可。而且轉換工作有時候是一種休息。

不過胤丞老師和我都贊同,番茄工作法應該要搭配「分段工作」的技巧。也就是一個兩小時才能完成的任務,可以分段成4個步驟,在4段番茄鐘完成。

這裡可以參考我之前拍過的影片,完全呼應分段工作與番茄鐘的必要性。





分段工作、切換工作,與時間管理的三個迷思:

接著我和胤丞老師討論了我們都贊同的分段工作為什麼重要,以及可以打破哪些時間管理的迷思。

首先,很多時間管理的書常常說要給自己專注的時間,但可能很多人誤以為要給自己很長的專注時間,誤以為專注力是早上擁有完整5~6個小時去做好一件事情。
  • 但現實中這其實很難辦到,就算在生活中也有許多臨時的雜事會干擾我們。
  • 並且一般人有辦法專注5~6個小時嗎?要安排讓自己專注幾個小時的做法,反而很容易失敗,或是效率開始降低,最後反而變成惡性循環。
  • 因此,不如給自己每個20~30分鐘,一次專注一個小動作、一個小成果。前提是要懂得作任務的分段切割。這樣保持專注的意思,就是每一個分段的時間都能專注做好一小件事。
再者,很多時間管理的書告訴我們不可以多工的工作,於是我們誤以為都是別人干擾我,導致我無法高效率的完成工作。時間管理的書不是告訴我們一次只能做好一件事情嗎?那我的事情那麼多,怎麼可能最好時間管理?
  • 雖然我們確實應該一次做好一件事情,但意思應該是一個短時間內做好一個小行動,而不是一天只做一件事情,或長時間只做一件事情。這對大多數人來說都不現實,因為我們不是某個大師作家或大老闆,我們的日常工作就是要同時管理很多個任務,這時候分段的專注,更有助於把這些同時進行的任務作出更好安排。
  • 番茄鐘的好處是每次做一個小行動,如果A任務的第一個小行動做完了、做累了,就可以做B任務的一個小行動,下一階段換成C任務的一個小行動。這樣半天過後,可能我會A、B、C 這些事情都有進展,對每個任務都有交代,這可能更適合我們真實的職場需求。
最後,時間管理強調休息的重要,但休息階段,很多人以為是不做事情,但有時候有效的休息其實是轉換不同的事情。
  • 胤丞老師說他會前一段是輸入的行動,下一段就做輸出的行動,例如剛剛整理了線上課程的筆記,現在就可以換做做看企劃書的撰寫,這樣大腦有切換,不只不會覺得累,而且產出的效率還變得更高。
  • 這可以印證我多年前提過的「莫法特休息法」,我們常常以為休息是完全的放空,但休息除了放空(我要強調,這也很重要,只是不是全部),還有其他選擇。
  • 我們想想平常自己的休息是做什麼?當工作很累的,我們的休息是趴下來睡覺嗎?也不是,我們常常去滑手機,為什麼?因為大腦要轉換一種輸入方式來休息一下,或是要轉換心情來休息一下。
  • 例如我剛剛做了一個高強度的數據分析工作,現在大腦需要一些休息,剛剛我的大腦都在分析數據,現在是不是可以切換到讓大腦做一些軟性文章的撰寫。
  • 例如我剛剛做了一個有點挫折的任務,這時候要休息也不一定要看YouTube,可以換成做一件自己比較順手的、有成就感的任務來推進一兩步,這時候也是一個休息的轉換。
  • 工作中我們需要的休息,可能不一定是放空,也可以是不同工作的切換,而這可以在我們擁有比較多可以掌控的時間時,可以更有效率的切換工作,並且保持更常時間的動能與專注,讓更多時間創造價值




自我時間管理時,記錄自己是很重要的關鍵

前面說到自我時間管理中,任務分段是一個關鍵技巧,但我們往往最不會做的就是把任務分段完成,為什麼呢?因為我們通常執行任務的時候,常常是糊里糊塗的把他們完成了,這樣事後很難拆解這個任務到底做了什麼?於是也很難拆解怎麼做會更好,更無法幫未來的任務分段。

胤丞老師提到了他會做「利用獎勵自己的方式做逆向工程」,為了節省工作的時間,想辦法把分段的任務再逆向拆解出做了什麼步驟,看看可以怎麼調整步驟,然後讓下次做類似任務可以更加節省時間。
  • 胤丞老師身為自顧者與創業者,他會給自己完成任務成果的遊戲小獎勵,例如下次用比預期更短的時間完成一個小成果,如果完成可以給自己一個小點心,這也可以幫助自己更有效率的往前推進。
  • 而有時候為了完成這個小挑戰,也可以幫助自己有意識的進行逆向工程拆解,例如這次完成這個任務做了哪些步驟,下次為了節省時間、獲得獎勵,可以調整什麼步驟。
  • 於是再下一次就可以用迭代之後的任務行動版本來做,做得更有效率。
  • 這樣的結果,也會讓自己更容易幫自己計算未來做這些任務需要多少時間,這都是管理自己時間時需要的資訊。
我提到這倒是一個很棒的作法,如果在這樣的過程,上次做了30分鐘的任務,這次只要做20分鐘,這時候就是一個有效的獎勵,你會感受到一個更明確的成就感,也更有動力去做這個任務。

不過,如果你不會做逆向工程的拆解,也不會幫任務分段,其實還有另外一種作法。我們會有一個迷思是任務在做之前就要拆解清楚,另一個迷思是把任務做好再來回想做了什麼行動。其實更好的方法,並非一定是非A即B,還有第三種選擇:

我們可以準備一個簡單筆記,一邊做這個任務,一邊把做了什麼步驟記下來就好。

  • 例如我查完資料後,打了電話確認客戶這個資料是否正確,任何一個轉換步驟都要記錄下來。
  • 就算這個任務你分次做了好幾次,也不是問題,只要有一個統一的任務筆記,把每次做了什麼行動寫下來就好。
  • 這個任務完成後,你就有一個行動清單了!
    • 就算不做覆盤,你就下次就照著這次的行動清單就好。
    • 如果要做覆盤,就針對這次紀錄的行動,想想要去掉什麼步驟,要加上什麼行動。
  • 這樣的任務行動筆記,不斷的迭代,就會愈來愈好。
  • 而且這樣的過程,其實我們不用花什麼腦力,因為我們只要一邊紀錄就好。
我自己就利用這樣的「記錄自己」的過程,累積了數百則以上這樣的工作覆盤筆記,裏面包含了這些工作的上一次的、最好的行動清單,也包含了之前發生過這個任務各種變化的情況的應變方法。

遠距工作時,我們都不太想寫工作日誌,但其實在自我時間管理時,自己寫自己的任務行動紀錄,卻是自我時間管理很重要的一點,他還會帶來兩個延伸好處:
  • 有這樣的紀錄,我更知道自己今天完成了什麼行動與任務成果,當沒有人管我時,這種確定感是很重要的。
  • 當記錄了自己現在做了行動,大腦會更容易想到下一步該做什麼,於是明天的自我時間管理又有著落了。
一開始只需要紀錄,但做好今天的紀錄,就知道明天要做什麼。

胤丞老師說他也嘗試用心智圖做過這樣的某週任務拆解,久了就發現有些固定的部分,以後只要複製這部分就好,那麼下次要規劃每週行動,只要思考不一樣的部分即可。

我們用自己腦袋想的時間管理利用方式,往往充滿很多失憶與誤解,所以要有一份真實的紀錄,這樣才能進一步最佳化自己的時間管理利用。

尤其,幫我們需要自己管理自己的時間時。


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留言

  1. spotify 的 Esor 老師聲音都悶著的感覺,聽了好吃力

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    1. 當時第一次錄了前面兩集的時候確實有這個問題,第三集開始應該會改善很多,後面也一直有在調整聲音部份的效果,也歡迎繼續提供回饋喔^^

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  2. 請教Esor老師一個問題:日常我查閲資料或者搜索我想要的東西的時候,總是會出現一個問題,本來只是要搜問題一,但是搜著搜著我就發散了,搜了二三四,浪費很多時間并且會非常焦慮。因爲發現相關資料太多了,自己很多都不懂,然後都想看看,都想知道都想學一下,但是到頭來情緒上來就分不清自己到底想幹嘛了,想搜的問題忘了,自己給自己創造了很多新的問題,然後就耗費很多時間且沒有效果。請教爲什麽會這樣呢,有沒有好的方法避免這種情況發生,我們搜索資料和學習這些資料有哪些好的方法呢?謝謝!

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    1. 這個情況應該說是很正常的,我們本來就希望在搜尋資料的時候,發現更多自己原本沒有發現的、原本不懂的東西,這樣才表示有收穫^^

      不過,當然我們不能在找資料這件事情上把所有時間都耗費上去,還是需要去完成事情,這時候我有幾個建議。

      第一個建議其實就在文章中的第一個方法:「設計自己要交付的任務成果」。我們不要僅僅是覺得自己要搜索資料,而是應該設定一個明確的交付給自己的成果,例如「這一次我要找到問題一的三個專家說法」,從只是找問題一的資料,變成有一個明確的任務成果設計,就是我要找到三個專家說法,這時候可以幫助自己更明確的知道自己的界限在哪裡,以及自己明確要完成的成果是什麼。就相對可以避免東找西找,愈找愈多,反而永遠找不完資料的情況。(甚至忘記自己要搜的問題是什麼)

      第二個可以運用的方法,其實也在這篇文章中的第二個方法,我們可以反過來限制搜尋的時間。有幾種限制方法,例如我知道自己一旦找資料常常沒完沒了,我就避免自己工作時去找資料,把找資料時間變成下班後、重要工作完成後,這時候就算發散也沒關係,或者影響變小。

      或者,我利用番茄鐘限制自己只能找30分鐘資料,這樣就能提醒自己該花的時間已經到了,反正資料永遠找不完,但現在我已經利用30分鐘找到一些可用資料,就先用這些資料去執行吧!

      時間管理有一個技巧是:先限制時間,然後決定要做多少成果。我們再找時間時常常反其道而行,就會變成永遠找不完資料(因為沒有限制只做多少成果就好),然後時間也就被一直吃掉了。

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    2. 感謝Esor老師!會嘗試按照您説的去練習!非常感謝您的解答,在工作學習方法和思路上很多根本性的改變是源自於您的視頻和部落格,很有幫助,感謝!

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