[下班後時間管理] 設計好下班後待辦清單， 5 個常忽略卻重要的技巧
最近有次上時間管理課程，課後有位朋友來問我，她說自己目前是全職的家庭主婦，也應該為自己做時間管理、設計待辦清單嗎？我說，當然要，因為待辦清單並非只是為了記住該做的事情，真正的「設計」待辦清單，是要讓生活得更有成就感，更懂得為自己創造價值。
工作上的待辦清單，即使我不做，不知道怎麼做，都可能有別人會逼我做。
但下班後的待辦清單，需要自己設計，反而不知道如何下手。設計得太煩瑣，覺得在逼自己而更不想做。設計得太寬鬆或沒有設計，最後可能下班時間不知不覺就消失了。
怎麼列出一個下班後有動力、做得到、做完有價值的下班後行動清單呢？今天這篇文章，跟大家分享 5 個很重要但容易被忽略的技巧。
01. 刻意一開始就為自己加上時間限制
- 現象與我們的慣性行動：
下班後沒有趕快完成的時間意識，生活中的任務誤以為有的是時間，於是許多自己的目標，雖然想做，卻做得很慢，缺乏進度，甚至永遠不會開始做。生活中的瑣事與意外，其實跟工作上一樣，永遠都會一直出現。於是那些「以為有時間可以做」的目標，只會一直被延後。
當下班後自己的個人目標遲遲無法推進時，無力感更會讓我們陷入「想到等有時間，但更沒有時間完成」的惡性循環。
- 可以採取的改善行動：
先為下班後的任務設定截止時間，這不是給自己壓力，其實反而是給自己動力。- 想要閱讀學習，變成想辦法一個禮拜讀完一本書。
- 想要養成運動習慣，變成想辦法這個禮拜運動三次。
- 然後問自己「這個截止時間前可以做到什麼程度？」例如只有一個禮拜，所以設定起碼運動三次的目標。
- （可延伸參考：固定時間邊界：不是問工作需多久時間，先問我想花多少時間）
- 這時候才會開始思考如何利用零碎時間。例如每天都有午休空檔，每天下班後有通勤時間，這些或許都可以變成運動、閱讀時間的利用。
- 開始思考這個階段要交付到什麼程度就好，重要的是能夠完成一些成果，而不是想得很大卻什麼都完成不了。有了時間與成果的限制，就可以擺脫一些完美主義的糾纏。
有興趣的朋友還可參考我的影片解說版本。
- 要改變的信念：
自己的目標有時候會不小心想得很大，或是想得很模糊，於是反而很難推進，看不到成果。只是待辦清單上有很多理想化的目標而已。反過來做，先設定時間限制，再決定目標設定，於是目標變得現實，也才能推動目標往前邁進。
別忘了工作上被要求時間限制的任務，其實也在激發我們找到效率提升的技巧和更適合的做法。
02. 為自己要做的事情設定價值
- 現象與我們的慣性行動：
不知道應該做什麼好，當空檔出現，卻不清楚自己可以做哪些選擇，時間就容易淪為打發時間，時間過去了，但心裡還是空虛。或者做一些分散時間與精力的事，下班後時間是自己的，往往想要做一大堆事情，東做西做，結果每個事情都沒做好
- 可以採取的改善行動：
那麼要如何集中火力去做最有價值的事情呢？我認為也可以反向思考，不是要去做最有價值的事情，而是為要做的事情「主動設定價值」。什麼是「主動設定價值」呢？
例如有一個打掃家務的任務，比起單純的列上待辦清單去做，其實應該可以先「主動設定價值」。例如和孩子一起打掃家務來練習家庭團隊合作。
於是或許我可以把打掃家務變成一個闖關遊戲，和孩子一起計畫如何打掃，然後最後和孩子一起享受打掃的成果。
其實在工作上，我們被交付的任務背後，都是有某種價值的（只是我們不一定知道）。而回到下班後的待辦清單，我們反而有可能只是在做事，或者誤以為只是要做生活瑣事，卻沒發現其實我們可以主動設定價值。（可延伸閱讀：把 OKR 用在生活與家庭目標管理，學會設定要事）
- 要改變的信念：
價值是我們自己要為自己設定出來的，不只是要做什麼事情，而是我如何為這些事情設定價值。就像工作上的任務其實背後有產品、企業的價值存在一樣，我們身為一般工作者或許不一定感受到，但其實每個任務都有價值設定。
而回到下班後的任務，即使是生活中要做的雜事，也一樣可以主動設定價值。
03. 設計休息行動
- 現象與我們的慣性行動：
上班的時間有固定的午休、下班時間（一般情況），讓上班時間保持精力。但下班後的時間，我們反而沒有好好為自己設計休息，而是誤以為我們要逼自己多擠出一點時間，多熬夜一下，多撐一下。
於是變成自己無法用最有精力的狀態處理生活目標，下班後常常處在精神不濟的狀態，逼自己做某些任務卻往往處在疲勞焦慮，甚至影響到上班時間也是效率不彰。
- 可以採取的改善行動：
推進任務需要足夠的精力，獲得精力則可以透過設計休息的行動，來提升效果。而在一開始練習的階段，我們也應該把這些休息的行動，設計到自己的待辦清單中（就像上班會設定午休時間表一樣）。
例如為了讓自己不要在低精力的情況下緩慢推進任務，不如在待辦清單上設計，晚上 10 點前就陪小孩入睡，這樣可以早上 5 點多充滿精力的起床，有充足時間和最大精力去做自己想做的事情。
例如在待辦清單上設計簡單的運動行動，讓自己可以利用零碎時間運動，強化自己的體力、耐力。（可延伸參考：把休息放入你的待辦清單：在累了之前開始休息）
- 要改變的信念：
擁有活力才能更有效率完成目標，放下捨不得睡，要擠出更多時間的想法。把休息設計到自己的待辦清單，其實我們才會在下班後擁有足夠精力去做自己想做的事情。04. 設計生活中的不做清單
- 現象與我們的慣性行動：
辦公室會規定什麼事情不要做。但下班後，我們往往沒有意識到什麼不要做。
但其實生活中也是跟工作一樣，需要有一份什麼不要做的清單，例如暫時隔絕工作上的事情，才能專心陪伴家人。
- 可以採取的改善行動：
我們可以從下面兩個角度，想想如何設計自己的不要做清單。- 哪些行動其實可以留到工作時間再做？
- 某些下班後的時段、自己放假的時段，不看 LINE 與 email，因為這些事情留到上班再做也可以。
- 哪些行動是體驗生活時間的浪費？
- 例如吃飯時間不看 fb、 ig、不看手機電視，讓家人一起專心吃飯聊天。
還可以延伸閱讀：我的「不辦清單」：如何從不要做的犧牲，換回工作效率？
- 要改變的信念：
隨興沒什麼不好，很多時候我們總覺得生活中就是要隨性，但其實我們想的是隨意，而不是真正的隨興（隨著自己真正感興趣、真正覺得有價值的事情）做選擇。我們可以是在「更有價值的選擇之間」隨興。要保有選擇，其實需要先為自己設定規則，才能做出更有效率也更好的選擇。
05. 和工作上的待辦清單一起規劃
- 現象與我們的慣性行動：
但也不是說生活時間就完全不能拿來工作，如果想要斜槓，或是工作上真的有重要的事情，當然也可以規劃到生活時間。但相對的，工作時間中有些休息的空檔，也不是不能拿來做生活的利用，例如午休時間，與其打發掉，不也是推進自己目標的好時間。
- 可以採取的改善行動：
應該只有一份行事曆，應該只有一份待辦清單。因為我們也只有一個人，也只有一天 24 個小時可以管理，並非工作有 24 小時可用、生活有 24 小時可用，而是共用我們一個人的一天 24 小時。
所以，工作、下班後的事情，都列在同一個行事曆上，都在同一份待辦清單上，一起排優先順序，一起做選擇，這樣就是工作與生活有效的平衡。
- 要改變的信念：
我們管理的是自己的完整人生，我們也只能夠一次關注一份清單，一起規劃，才能看到偏重，才能找到不同時間縫隙中可以利用的機會以上就是跟大家分享，我在設計下班後待辦清單時，幾個關鍵而重要的技巧、原則，幫助我們也可以管理好屬於自己的人生。
我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ，如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題，歡迎寫信跟我討論。
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