[下班後時間管理] 設計好下班後待辦清單, 5 個常忽略卻重要的技巧



時間管理上,更困難但也更重要的,其實是下班後的待辦清單設計。

最近有次上時間管理課程,課後有位朋友來問我,她說自己目前是全職的家庭主婦,也應該為自己做時間管理、設計待辦清單嗎?我說,當然要,因為待辦清單並非只是為了記住該做的事情,真正的「設計」待辦清單,是要讓生活得更有成就感,更懂得為自己創造價值。

工作上的待辦清單,即使我不做,不知道怎麼做,都可能有別人會逼我做。

但下班後的待辦清單,需要自己設計,反而不知道如何下手。設計得太煩瑣,覺得在逼自己而更不想做。設計得太寬鬆或沒有設計,最後可能下班時間不知不覺就消失了。

怎麼列出一個下班後有動力、做得到、做完有價值的下班後行動清單呢?今天這篇文章,跟大家分享 5 個很重要但容易被忽略的技巧




01. 刻意一開始就為自己加上時間限制


  • 現象與我們的慣性行動:

下班後沒有趕快完成的時間意識,生活中的任務誤以為有的是時間,於是許多自己的目標,雖然想做,卻做得很慢,缺乏進度,甚至永遠不會開始做。

生活中的瑣事與意外,其實跟工作上一樣,永遠都會一直出現。於是那些「以為有時間可以做」的目標,只會一直被延後。

當下班後自己的個人目標遲遲無法推進時,無力感更會讓我們陷入「想到等有時間,但更沒有時間完成」的惡性循環。



  • 可以採取的改善行動:

先為下班後的任務設定截止時間,這不是給自己壓力,其實反而是給自己動力。
  • 想要閱讀學習,變成想辦法一個禮拜讀完一本書。
  • 想要養成運動習慣,變成想辦法這個禮拜運動三次。

技巧是,「先限制」一個截止時間,例如一個禮拜之後截止。不是問完成目標需要多少時間,而是反過來做,直接先限制一個截止時間

於是我們有了明確的截止時間,以及在這個截止時間前要交付的明確結果。
  • 這時候才會開始思考如何利用零碎時間。例如每天都有午休空檔,每天下班後有通勤時間,這些或許都可以變成運動、閱讀時間的利用。
  • 開始思考這個階段要交付到什麼程度就好,重要的是能夠完成一些成果,而不是想得很大卻什麼都完成不了。有了時間與成果的限制,就可以擺脫一些完美主義的糾纏。

有興趣的朋友還可參考我的影片解說版本。




  • 要改變的信念:

自己的目標有時候會不小心想得很大,或是想得很模糊,於是反而很難推進,看不到成果。只是待辦清單上有很多理想化的目標而已。

反過來做,先設定時間限制,再決定目標設定,於是目標變得現實,也才能推動目標往前邁進。

別忘了工作上被要求時間限制的任務,其實也在激發我們找到效率提升的技巧和更適合的做法。




02. 為自己要做的事情設定價值


  • 現象與我們的慣性行動:

不知道應該做什麼好,當空檔出現,卻不清楚自己可以做哪些選擇,時間就容易淪為打發時間,時間過去了,但心裡還是空虛。

或者做一些鎖事,忙碌卻沒有好體驗。(例如我有一個反思是,待辦清單上不應該是記得買牛奶這種事情:一個有效待辦清單,不是記得買牛奶就好

或者做一些分散時間與精力的事,下班後時間是自己的,往往想要做一大堆事情,東做西做,結果每個事情都沒做好



  • 可以採取的改善行動:

那麼要如何集中火力去做最有價值的事情呢?我認為也可以反向思考,不是要去做最有價值的事情,而是為要做的事情「主動設定價值」。

什麼是「主動設定價值」呢?

例如有一個打掃家務的任務,比起單純的列上待辦清單去做,其實應該可以先「主動設定價值」。例如和孩子一起打掃家務來練習家庭團隊合作。

於是或許我可以把打掃家務變成一個闖關遊戲,和孩子一起計畫如何打掃,然後最後和孩子一起享受打掃的成果。

其實在工作上,我們被交付的任務背後,都是有某種價值的(只是我們不一定知道)。而回到下班後的待辦清單,我們反而有可能只是在做事,或者誤以為只是要做生活瑣事,卻沒發現其實我們可以主動設定價值。(可延伸閱讀:把 OKR 用在生活與家庭目標管理,學會設定要事



  • 要改變的信念:

價值是我們自己要為自己設定出來的,不只是要做什麼事情,而是我如何為這些事情設定價值。

就像工作上的任務其實背後有產品、企業的價值存在一樣,我們身為一般工作者或許不一定感受到,但其實每個任務都有價值設定。

而回到下班後的任務,即使是生活中要做的雜事,也一樣可以主動設定價值。




03. 設計休息行動


  • 現象與我們的慣性行動:

上班的時間有固定的午休、下班時間(一般情況),讓上班時間保持精力。

但下班後的時間,我們反而沒有好好為自己設計休息,而是誤以為我們要逼自己多擠出一點時間,多熬夜一下,多撐一下。

於是變成自己無法用最有精力的狀態處理生活目標,下班後常常處在精神不濟的狀態,逼自己做某些任務卻往往處在疲勞焦慮,甚至影響到上班時間也是效率不彰。



  • 可以採取的改善行動:

推進任務需要足夠的精力,獲得精力則可以透過設計休息的行動,來提升效果。

而在一開始練習的階段,我們也應該把這些休息的行動,設計到自己的待辦清單中(就像上班會設定午休時間表一樣)。

例如為了讓自己不要在低精力的情況下緩慢推進任務,不如在待辦清單上設計,晚上 10 點前就陪小孩入睡,這樣可以早上 5 點多充滿精力的起床,有充足時間和最大精力去做自己想做的事情。

例如在待辦清單上設計簡單的運動行動,讓自己可以利用零碎時間運動,強化自己的體力、耐力。(可延伸參考:把休息放入你的待辦清單:在累了之前開始休息



  • 要改變的信念:

擁有活力才能更有效率完成目標,放下捨不得睡,要擠出更多時間的想法。把休息設計到自己的待辦清單,其實我們才會在下班後擁有足夠精力去做自己想做的事情。




04. 設計生活中的不做清單


  • 現象與我們的慣性行動:

辦公室會規定什麼事情不要做。

但下班後,我們往往沒有意識到什麼不要做。

但其實生活中也是跟工作一樣,需要有一份什麼不要做的清單,例如暫時隔絕工作上的事情,才能專心陪伴家人。



  • 可以採取的改善行動:

我們可以從下面兩個角度,想想如何設計自己的不要做清單。

  • 哪些行動其實可以留到工作時間再做?
    • 某些下班後的時段、自己放假的時段,不看 LINE 與 email,因為這些事情留到上班再做也可以。
  • 哪些行動是體驗生活時間的浪費?
    • 例如吃飯時間不看 fb、 ig、不看手機電視,讓家人一起專心吃飯聊天。




  • 要改變的信念:

隨興沒什麼不好,很多時候我們總覺得生活中就是要隨性,但其實我們想的是隨意,而不是真正的隨興(隨著自己真正感興趣、真正覺得有價值的事情)做選擇。

我們可以是在「更有價值的選擇之間」隨興。要保有選擇,其實需要先為自己設定規則,才能做出更有效率也更好的選擇。




05. 和工作上的待辦清單一起規劃


  • 現象與我們的慣性行動:

但也不是說生活時間就完全不能拿來工作,如果想要斜槓,或是工作上真的有重要的事情,當然也可以規劃到生活時間。

但相對的,工作時間中有些休息的空檔,也不是不能拿來做生活的利用,例如午休時間,與其打發掉,不也是推進自己目標的好時間。



  • 可以採取的改善行動:

應該只有一份行事曆,應該只有一份待辦清單。

因為我們也只有一個人,也只有一天 24 個小時可以管理,並非工作有 24 小時可用、生活有 24 小時可用,而是共用我們一個人的一天 24 小時。

所以,工作、下班後的事情,都列在同一個行事曆上,都在同一份待辦清單上,一起排優先順序,一起做選擇,這樣就是工作與生活有效的平衡。



  • 要改變的信念:

我們管理的是自己的完整人生,我們也只能夠一次關注一份清單,一起規劃,才能看到偏重,才能找到不同時間縫隙中可以利用的機會

以上就是跟大家分享,我在設計下班後待辦清單時,幾個關鍵而重要的技巧、原則,幫助我們也可以管理好屬於自己的人生。


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