圖解 Gmail 13條高效率工作流程,自動整理、快速處理、排程提醒



雖然我在電腦玩物介紹 Gmail 各種功能已經很多年了,讀過相關文章的朋友也不少。不過這兩年講有關 Google 工具、郵件整理的課程時,卻發現很多讀者可能知道這些功能,卻還是沒有把它們串連起來,變成一套真正可以提升效率的工作流程。

而在聽過我的課程,並在課程中跟著我實際演練後,往往 Gmail 整理這一段練習,都能獲得很高分的回饋,許多朋友說終於搞懂郵件整理最輕鬆、最有效的流程到底是什麼。

所以我覺得,自己應該在電腦玩物中,根據自己真正整理 Gmail 、大量郵件的流程,撰寫一篇循序漸進的教學。

我要先說明的是,雖然看似有 13 個步驟,但其實很多就只是「設定一次就好」的工夫,所以只要這條工作流程能建立起來,那麼 Gmail 將會很難回到混亂的狀態,並且可以用最輕鬆的方式,有效的管理大大小小的任務郵件、資料郵件。




之前我也拍過 Gmail 教學的影片,不過那時候剛剛練習拍影片,所以許多地方還不盡完善,但依然可以看到具體的操作流程。





Gmail 快速處理法:

01. 「封存」「不需要處理」的所有郵件

雜亂的電子郵件信箱,除了帶給我們壓力外,也會「增加」許多額外的工作時間,例如要翻找確認重要郵件在哪裡、容易分心處理次要郵件、會漏掉當下需要優先處理的郵件等等,這些小動作時間累積在一起,很有可能就造成了數十分鐘以上的時間浪費。

所以要打造 Gmail 高效率工作流程(或者所有郵件系統也一樣)的第一步驟,就是:

不需要處理的郵件,不要留在收件匣,讓收件匣變成待辦清單,只出現真正要處理的郵件。

但是這些郵件也不能刪掉,因為之後需要追蹤或查資料,所以最好的辦法就是「封存」。

所有「不需要處理」的郵件,按下「封存」,他們就會離開收件匣,但沒有刪掉,而是存在 Gmail 的倉庫(所有郵件)當中,以後真的需要回看時還能搜尋找到。

至於什麼是不需要處理的郵件呢?

  • 已經處理完成的郵件:
    • 例如已經回信給對方,需要等對方再答覆,這時候可以先封存。對方回信後自然這封郵件又回到收件匣。
  • 查看用的資料型郵件:
    • 例如公司的行政公告,當下不需要處理,而是以後某一天要用到時才需要查看,這時候也可以先封存,需要時搜尋找到就好(就算留在收件匣,累積一大堆行政公告後還是一樣要用搜尋找)。


你還可以在 Gmail 設定中,開啟「傳送並封存」,當你回覆一封郵件時,傳送按鈕可以同時完成封存的動作(因為回信了,就是不需要處理的意思)。





02. 「延後」「當下不能處理」、「之後才要處理」的所有郵件

但是在需要處理(需要回信或下一步動作)的郵件中,還可以區分為:真正當下要處理的(例如這個早上要處理完,或是更精實一點可以設定為這一個小時要處理的),以及不是當下要處理的。

「不是當下要處理的郵件」是工作效率最大的敵人,因為他們會嚴重干擾我們真正當下要處理的任務,造成工作流程的混亂,以及更大量的時間浪費。

那麼所有「不是當下要處理的郵件」,都可以用 Gmail 的「延後」功能,延後到一個你指定的更好、更適合的處理時間。(你還可以用這個方法調整預設的延後時間:改變 Gmail 預設延後郵件時間,聰明排除瑣事郵件的工作干擾

「延後」的功能有幾個特色:

  • 可以指定一個之後才要處理的時間。
  • 延後後,郵件會先從收件匣消失,避免干擾。
    • 可以在「已延後」分類中找到。
  • 指定時間到達,郵件會重新出現在收件匣,並置頂在收件匣頂端。

其實工作中有非常大量「不是當下要處理的郵件」,包含:

  • 明確就是之後某個時間點才要處理的郵件:
    • 例如下周的會議,下個月才啟動的任務,可以延後到確定的時間再啟動。
  • 當下真的沒時間處理的郵件:
    • 例如次要郵件,或者雖然是重要郵件但更需要等到我有空檔好好思考處理(或要等等某種確認資訊),這時候可以延後到下次有更好空檔的時間。

好好善用「延後」,結合前面的「封存」,我們的收件匣就可以當作一個有效的待辦清單,不再被郵件干擾,而且:

那些之後才要處理的郵件,更加不會忘記,因為他們反而會在指定時間重新出現在收件匣頂端,提醒我優先處理。




03. 固定時間批次處理郵件,快速答覆並推進下一封郵件

建立前面兩條處理流程後,我有一個習慣:「固定時間,一次處理目前需要處理的郵件。」

比起隨時都在看新通知回信,不如先完成一段正式任務,可能一兩個小時(或更久)的間隔,統一看一次收件匣,並處理一批當下需要處理的郵件。這樣的習慣可以節省很多工作分散、分心的時間,但也不會漏掉即時重要的問題處理。

為了讓這個批次處理一批郵件的流程更順暢,我會在設定中開啟「自動推進:前往下一個較新的會話群組」。

因為透過前面的設定,每次我打開收件匣,基本上只會看到當下要處理的、新出現的郵件,清單不會很長,所以我習慣從最下面一封(最早寄來)開始回頭處理,那麼開啟這個功能後,處理完一封就會自動切換到下一封,節省時間。




04. 「拆解」「困難郵件任務」放入待辦清單

但是還有一種郵件,沒辦法只利用前面的封存、延後就完成整理,因為這類郵件可能是一個困難任務,例如要提交一份簡報,我需要花很多個步驟才能完成檔案並回信。

這種郵件我「個人」的真實處理步驟如下:

  • 把郵件資料轉貼到 Evernote ,在一則任務筆記中拆解行動步驟、處理資料內容、追蹤後續郵件更新、設定提醒時間,完成之後回信。
  • Gmail 中那封任務郵件則用「延後」,設定一個簡單提醒,提醒我什麼時候要回信交付成果。


如果上述步驟要在 Gmail 中完成呢?

那麼可以利用 Gmail 的 Google Tasks 來處理:


在 Gmail 中隨時打開右方的 Tasks ,看到哪些困難重要任務,看到需要執行哪些行動,目前又還剩下哪些步驟,依序推進。




05. 30 秒內「收回」問題郵件動作

在快速處理郵件的過程中,有個功能一定要知道,可以在設定的「取消傳送」設定最多 30 秒的反悔時間。

這時候,如果我們太快按下傳送(結果發現忘記附件),太快按下封存(但其實還沒處理完),都可以利用「取消傳送」的通知收回郵件。

這個設定可以節省很多麻煩。





Gmail 排程提醒法:

06. 「排定」郵件「傳送」時間

前面的「延後」功能,幫助我們自己把郵件設定到一個真正需要處理的時間,真正有空檔的時間去處理。

這樣的概念,可以應用在我要傳送郵件給他人時,把傳送時間設定在對方相對會處理的時間。

例如我週五下班前想要一件事情,打好一份任務說明,雖然可以現在傳給對方,但說不定對方準備下班了根本不會現在就處理,這樣等到下禮拜一之後,這封郵件就會跑到對方信箱的後端,被其他更新的信件掩蓋。

所以這時候在傳送時,就利用「排定傳送時間」的功能,排定一個對方真正需要處理、有空檔處理的時間寄出,反向讓這封郵件出現在對方可能打開信箱時的收件匣最開頭(愈新的郵件在愈開頭)。(延伸教學:Gmail 排定傳送時間教學!郵件跨時區、假期後最佳時間送達




07. 任務進度郵件「排入」行事曆

如果像是會議、行程時需要查看的郵件,我建議用前面的「延後」功能,到時候在收件匣彈出提醒,進入收件匣頂端即可。

但如果是比較重要的任務進度郵件,例如下禮拜五要提交一個階段性成果,這時候可以結合前面的 Google Tasks 功能,把郵件與待辦清單放入 Google 日曆中。

方法也很簡單,在放入 Google Tasks 的郵件任務上,設定一個提醒時間。這個時間就會出現在我們的 Google 日曆上。(操作細節可以參考:全新 Gmail、 Google Tasks 與日曆的時間管理系統實作教學





08. 需要追蹤某些寄出的郵件進度?用「延後」提醒

如果說,有些郵件我已經回信了,但是下禮拜我想要「提醒自己」記得追蹤看看對方有沒有進度,尤其當對方一直沒再次回信而我又忘記。

這時候,還是可以用前面的「延後」功能,到「寄件備份」找到要後續追蹤的郵件,設定一個延後時間。

等到時間到達,這封郵件同樣會出現在收件匣頂端提醒我,而我就可以看看對方是否有進一步的回信與處理(當然,對方提前回信的話,這封郵件就會自然出現在收件匣了)。





Gmail 自動整理法:

09. 訓練自動分類郵件,統一刪除不需要的郵件

Gmail 預設的郵件分類方式,可以開啟幫我們自動分類社交網路、促銷內容、最新快訊、論壇等通知類郵件。(參考:Gmail 收件匣自動分類活用,不需手動懶人整理郵件方法

通過自動分類,我就可以建立更快速的處理流程:
  • 主要收件匣:利用前面的處理步驟整理。
  • 社交網路、促銷內容、最新快訊、論壇:通常就是掃一眼標題,沒有重要的就「全選」然後「刪除」。
    • 因為就算是銀行來信,現在也都可以用網路銀行查詢,這些通知郵件不一定有必要留下來。
這樣一來,就可以大量節省我們處理郵件的時間,也就是不用處理那些通知型的郵件。


但是,如果 Gmail 自動分類有時候不準確怎麼辦?

所以我們要一邊使用,一邊訓練他。

方法也非常簡單,把郵件按住後拖曳到需要的分類中,並在提示訊息選擇「是」,以後就自動套用你決定的自動分類規則。




10. 盡量不要分類,用搜尋找到郵件

如果我們想要找到以前某個任務、某個客戶、某個行政流程的相關郵件,查看之前的資料,我們應該怎麼做最有效率呢?

我的建議是,用「搜尋」找到就好。

理由很簡單,就算我做了分類,但如果老闆相關的郵件有數百封,某個專案相關的郵件有數十封,我真的能因為分類就快速找到嗎?

而且分類還要手動整理(或手動建立規則),但我真的可以每一次都正確的手動嗎?如果不能,那是不是代表一定有一些東西其實在我做好的分類之外,而那可能往往還正是我需要的?

這些時候,我們還是要用搜尋,那不如一開始就設定有效的搜尋邏輯就好。

我的建議是,把握幾個搜尋關鍵字,就可以快速找到需要的郵件,不用依靠分類:
  • 專案名稱、任務名稱、活動名稱等等:要做什麼事情,那件事情的任務關鍵字就是最好用來搜尋的關鍵字,因為通常都會在郵件標題、內文中提到。
  • 客戶名稱或郵件地址:很簡單的邏輯,有郵件就表示我跟某人合作某件事情,那麼我要找到那件事情的郵件,不就是搜尋那個人就好了嗎?



11. 手動建立過濾規則,自動分類次要但需要處理的常態郵件

不過有一種時候,利用 Gmail 的標籤分類、自動過濾規則來整理是有效的。

那就是我工作上可能有一種常態性郵件(例如某些行政公告、某些要申請的帳單等等),數量還不少,每天都會造成我的信箱干擾,但也不是完全不需要處理,而是只要一段時間快速確認一下即可。

這類型的郵件,我會建立「自動過濾、分類標籤」的規則,把他們統一集中到某一個 Gmail 標籤中,讓我到時候可以統一一次處理。

快速步驟如下:

  • 打開其中一封這類郵件,在右上方的「...」選單選擇「篩選這類郵件」。
    • 通常就是利用該封郵件的寄信來源地址過濾。
  • 建立一個篩選器,可以設定下面規則:
    • 略過收件匣,一開始就封存,不要干擾重要任務,但我之後可以統一查看。
    • 套用標籤:建立一個標籤分類這種郵件,之後我才能統一查看。
    • 將篩選器套用到之前出現的郵件。
  • 最後建立篩選器即可。

但你可以發現,篩選的規則無非也就是利用「寄件來源地址」、「標題或內文的任務關鍵字」進行過濾,其實跟搜尋差不多,只是對於這類常態郵件可以有一個更方便的處理流程而已。





Gmail 清空收件匣:

12. 一次性清空,之後整理絕對輕鬆

如果你之前的收件匣是雜亂的狀態,要實行上述步驟會先面臨一個難題:我的收件匣有數千封、上萬封郵件,要如何慢慢的封存、延後處理呢?

我的建議如下:

  • 針對主要收件匣:花一兩個小時,把近期的郵件快速封存、延後、放入待辦清單。
    • 這時候不是要回信,而是只做上述「判斷」的動作,我相信一兩個小時可以完成數百封郵件判斷。
  • 這時候,近期真正要處理的郵件已經判斷完成了,可以「全選」收件匣中所有剩下的郵件,一次封存。
  • 至於社交網路、促銷訊息等自動分類的郵件,我的建議是全選後全部刪除。

每一天我要下班前,都會完成一次這樣的「清空收件匣」動作,接下來我就能進入一個正向循環:
  • 每次我打開收件匣,只會看到新出現的任務郵件,以及我之前延後的任務郵件。
  • 我只要花更少的時間,判斷這些郵件是要封存、延後,還是當下處理、放入待辦清單處理即可。
  • 整理郵件的時間會變得最少,並且收件匣基本上很難回復混亂的狀態。




13.  統整多個帳戶郵件,執行上述處理流程

最後,我也會把公司信箱(如果系統允許)、個人 Gmail 統整在一起,確保所有郵件都能統一在上述流程完成最有效率的整理。(教學參考:如何整合轉移多個 Gmail 帳號教學:匯入其他 Gmail 信箱郵件



郵件是要「完成任務」之前需要經過的「工作通道」,但不是處理工作本身。我們真正處理的任務可能是客戶的問題解決、簡報文件檔案、最終要完成的產品等等。因為是「工作通道」,雖然重要,但要盡可能愈快通過愈好,不要在上面花掉太多時間。

上述的工作流程,就是幫我的 Gmail 建立一個準確、快速的通道,讓我在上面不需要停留太多時間,但又能準確解決應該解決的問題。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。或是訂閱「電腦玩物電子報」。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

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