宅在家工作與生活如何平衡的時間管理,試試看這 9 個小技巧



這段疫情期間,如果你也身處長期在家工作與生活的情況,那麼或許在時間管理上需要一些調整來適應。

因為在家工作與生活的場域改變了,原本工作有公司安排好的作息與任務,外出旅遊有行程活動可忙碌,但宅在家裡時:
  • 沒有(不一定有)專門用來處理工作或休閒的空間。
  • 在家的時間、空間反而更需要跟人(家人)共用。
  • 在家的空間與時間之前並不一定習慣如何為其創造成就與樂趣。
  • 自己需要掌控的時間更多,但我們不一定習慣如何操控。

可以如何設計在家任務,讓時間不只是打發掉。如何能夠有效地拒絕干擾來處理工作,但也不要都被工作佔滿,更能好好利用時間創造在家生活的價值,平衡各種不同情境的時間利用呢?




今天這篇文章,跟大家分享在家工作與生活如何平衡的時間管理技巧,幫助大家解決下面這些問題。

在家玩手機、上網;看電視等分心與時間浪費問題:
  • 以前比較少時間在家,週末可以規劃外出活動,於是在家時很可能就是習慣賴在沙發看電視或滑手機,但當長時間在家如果還維持這個習慣,時間就會變得浪費。
  • 另外,我們可能也沒有仔細想過在家中生活如何也能創造有動力、有樂趣的目標。
在家空間與時間的規劃,工作生活之間專注、平衡的問題:
  • 當沒有什麼辦法進行太多外出的活動,可能要在小小空間的家中,和自己,或是和家人長時間共處,又要用怎麼樣的方式,達到一個更有動力的時間管理流程。
  • 可能自己的在家上班時間,和孩子在家停課的時間重疊,同樣的的小空間要同時處理不同類型的活動。沒有專業的空間場域讓我們專注處理專門的事情。




01. 列出下一週「有具體工作、生活成果」的行動清單

無論是有外在壓力與要求的辦公室工作、戶外活動行程,還是在家更需要自己管理的工作與生活,其實「為自己先做好計畫」都是最好的時間管理方法。

我依然會像之前一樣,每週日晚上先規劃「下一週的每日行動清單」(詳細教學可參考:我如何安排每日行動清單的步驟拆解?2020 版 7 個關鍵 Tips),規劃時當然有很多技巧,但最關鍵的重點是:
  • 設定每一週工作上要完成的「重要成果」,安排每日行動去推進、完成這些成果。
  • 評估每一週要完成的「進度應該到哪裡」,鎖定每天足夠的行動,逐步推進,不過多,不過少。
  • 每一天也要有為自己、家人設計的「有價值任務」,週末更要主動安排「生活任務」

上述三個重點,背後又為了解決在家時間管理的三大問題:
  • 上面的所謂行動清單,都不是瑣事清單,不是每天打雜的活動或習慣,而是真正要推進有價值成果的工作、生活任務。(延伸閱讀:一個有效待辦清單,不是記得買牛奶就好
  • 主動設定成果,雖然在家工作也不用感到懷疑或空虛
  • 進度的推算,以免在家工作過頭,當然也免工作不足




02. 用協作、短視訊,取代更瑣碎的即時通溝通

延續前面的每週行動清單規劃,既然核心在完成有價值的成果,而非瑣碎行動,那麼這些成果就應該要跟人確認。家庭的任務自然是跟家人即時確認,工作的任務則因為在家工作無法即時和同事確認,這其實會造成很多動力降低的問題。

所以我會利用兩種工具,和工作上的夥伴建立成果的溝通與確認:
  • 多人協作工具:例如用 Google 文件直接合作撰寫企畫案、簡報。
  • 視訊會議工具:但不要開長時間會議,而是短時間內快速視訊討論成果,確認後續修改或補充行動即可。

在家工作與生活時,因為與人隔離,建立同步的聯繫確實很重要。

不過跟在辦公室工作時其實一樣,即時通、郵件的瑣碎溝通不一定是好的任務合作方法。反而太瑣碎的即時溝通,會造成彼此的效率降低。而在家工作時如果團隊沒有好的合作機制,更會造成大量更瑣碎的即時通溝通,甚至更多休息、晚上時間的即時通溝通。於是,在家反而永遠停不了工作。

這時候:
  • 多人協作工具:反而是一種更有效率的非同步溝通,大家在各自有時間的時候上去編修文檔,不會彼此干擾,又會看到彼此同步的進度。
  • 短視訊會議:約定一個限制的短時間,快速視訊面對面交換成果,擬定下一步行動,也是避免瑣碎的、時間不對的溝通。




03. 建立每日專注、休息時間盒

之前在剛剛開始停課停學、在家上班時,我分享過一份「設計一份 Google 日曆範本,建立在家工作與學習的時間盒習慣」,繼續用了兩個多禮拜,對我來說很有幫助。

在辦公室時有公司設計好的上班時間、休息時間,在學校也有規定好的上下課時間,週末的旅遊行程活動也是另一種強制的時間規劃。

但是,偏偏在家工作與生活,正是缺少這種「什麼時候該專注、什麼時候該休息」的時間表提醒。

所以一份另類的在家時間行事曆,其實重點是在幫自己規劃出「專注時間有哪些」、「休息時間有哪些」,跟自己的工作行事曆結合,提醒自己:
  • 無論有什麼家中瑣事,接下來都該進入專注工作時間了。
  • 無論工作還有哪些瑣事,接下來都要趕快收尾,準備進入休息時間。

之前那篇文章有朋友問說,工作時間要規劃自然知道,但休息時間、喝咖啡時間也要規劃嗎?是的,更應該規劃,主動提醒自己,因為人往往在時間管理上最不會的管理就是「如何休息」。




04. 設計工作、生活切換的簡單規律儀式

當上班與生活、孩子的學習與自己的工作、週間的任務與週末的休閒等等,都混合在同一個居家場域,空間、時間上已經混雜不分,那麼我們更應該設計一些「更主動」的工作、生活切換儀式。

這些切換儀式不需太複雜,簡單可行更好,例如我會做下面的設計:
  • 早起鬧鐘依然持續
    • 千萬不要覺得少了通勤時間,就開始讓自己晚一點起床、睡到自然醒與放棄晨間鬧鐘。
  • 在工作時間換上工作服
    • 最好能讓自己與孩子依然在正確的時間換上適合的服裝,開啟上班、上學的儀式。
  • 下午固定時間煮咖啡
    • 這是為了讓中午休息與工作時間,有一個明確的切換儀式。雖然不像在辦公室可以外出吃飯做切換,但可以給自己一個明確的不同切換點。而且咖啡也有助於下午提神。
  • 設定下班打卡鬧鐘、換下工作服
    • 當然有了早起鬧鐘,更要提醒自己什麼時候要下班休息了,順便這時脫下上班、上學服裝,進入在家生活模式。
  • 晚上設定睡眠提醒鬧鐘
    • 平常要出門上班、上學,我們會警覺到不能太晚睡覺。現在很有可能覺得無所謂,晚上頂多明天晚一點起床,但久了就會變成惡性循環,更重要的是工作與生活時間就開始不分。甚至週末、週間的時間也會開始模糊了。




05. 利用時間追蹤計時器,了解自己的時間利用

在辦公室與學校時,反正時間怎麼利用都不脫「外部控制」的時間。而一旦在家工作與自學,那麼之前如果不熟悉自己的時間利用時間的朋友,一時之間很有可能失去控制。

而如果要開始做內部(自我)控制,首先就應該先從「記錄」自己的時間利用開始,利用任何一款我在電腦玩物介紹過的「時間追蹤記錄工具」,都可以滿足這樣的需求。

事實上,這類工具一開始正是用在接案工作者的身上,這些工作者通常也就是在家工作者,需要內部控制自己的時間利用數據。

這樣的追蹤記錄有兩個好處:
  • 一方面提醒自己要好好利用每一小段時間。
  • 另一方面有明確的數據,才有重新反省安排的依據。




06. 寫生活計畫與覆盤筆記

我們或許很習慣外部來的任務,包含公司給的任務,也包含週末旅遊行程的任務。但是,我們不習慣自己給自己的任務、不熟悉如何設計平凡生活中的任務、不熟練居家空間中的任務。

在家工作、自學、生活時真正的問題,其實是在一個自我掌控的時間、在一個小小的居家空間中,我們很少練習過向內的時間管理,為這樣的內在時間、空間創造價值。

而現在正是我們練習這種重要的時間管理的時刻:
  • 為自己的生活設計任務、為居家的空間設計目標
  • 用專案管理的方法去拆解在家生活的有效成果與行動。
  • 用產品管理的概念去創造在家工作與生活的價值。

這邊後續有機會,我再來撰寫更進一步的相關文章,推薦大家可以先參考我之前的一系列分享:
 



07. 利用多元任務切換的莫法特休息法


在家的空間雖然單一,但我們可以創造的時間價值卻可以很多元,要提醒自己不要被單一的空間侷限了自己的創造力。

就算是在家工作與生活,也不會只是單一的:工作時間坐在工作桌,下班時間坐在客廳這麼簡單。

我推薦大家更可以在這個時候,試試看「莫法特休息法」,因為大腦與內心需要「多元任務」的切換,才能真正獲得休息與重獲動力。

除了處理工作、處理孩子學習、處理我自己的課程與文章任務外,我還會這樣設計自己的休息任務:

給自己多元的休息任務,也避免陷入休息時只能看電視、滑手機這樣單一的休閒。就算現在的情況需要多追蹤一些新聞,但也不需要總是盯著新聞看,給自己多元的休息任務,讓自己休息時可以好好切換。




08. 建立家庭目標:和家人一起討論與約定

如果你跟我一樣,在家工作與生活的時間是與家人一起,那麼上述的每一種技巧,都應該建基在「和家人一起討論與約定」的前提上。如果沒有先好好溝通,那麼反而會創造更多的衝突。(可延伸參考:如何和家人用 Evernote 溝通合作,7年累積的案例經驗談

但如果從前面的幾種技巧出發,和家人好好討論,那麼這段在家工作與生活的時間,也會是可以好好一起建立家庭目標、調整家庭生活規律的時機:
  • 建立家庭目標
    • 在家一起運動時間
    • 在家一起烘焙時間
    • 在家一起閱讀時間
    • 在家一起手作時間
  • 有特定的工作場所
    • 如果家裡沒有這樣的環境怎麼辦?沒有區隔的房間怎麼辦?
    • 我在大餐桌上工作,孩子在大餐桌上學習,大餐桌是我們的共用工作空間。如果孩子覺得累了,可以到客廳玩
  • 和老婆一起討論彼此的時間合作
    • 一人負責午餐,一人負責早餐
    • 以一個禮拜為單位,討論需要到辦公室工作時的時間協調
  • 如果小孩也在家自學怎麼辦?
    • 那麼孩子也一起加入上述的討論




09. 親子時間的平衡

我的孩子目前四歲多,雖然說還不需要太在意課業,不過當停課在家時,我們還是一起跟他從上述的角度,進行各種時間管理的「共同規劃」:
  • 和孩子一起列出下週計畫
    • 和孩子一起討論:上學時間、下課時間、週末時間是不同的,讓他理解到了什麼時間要做什麼事情。
    • 只要願意溝通討論,小孩子也一樣可以懂,只是需要更多耐心與時間慢慢去調整與練習,但愈早練習那麼效果愈好。
  • 和孩子一起設定共同的時間盒
    • 早起時間
      • 並且我會和孩子一起設定早起鬧鐘與晨間共同活動。
    • 學習時間
      • 並且我和孩子會一起設計進入在家上學的儀式。
    • 休息時間
      • 就跟前述大人的休息時間一樣的設計。
    • 下課時間
      • 給孩子一個明確的下課時間,要固定,不要因為自己的心情換改,讓孩子練習決定與主導自己什麼時間該做什麼事情。
  • 和孩子設計每日的多元新成果
    • 學習成果
    • 休閒成果
    • 四歲孩子當然還不會自己設計,這部分就由我來提供創意,提供各種不同的成果幫助他在家也覺得有動力去學習與休閒。
      • 例如每天練習寫好一個新的字,例如練習說好一個故事,例如學會畫一種動物,例如學會做一件家事等等。
    • 可延伸參考:我如何和孩子一起練習「生活任務板」,為生活設定目標的技巧




小結:

如果在這段疫情期間,您剛好也需要一部分或長時間在家工作,您的孩子也需要在家停課自學,週末當然我們所有人都應該優先保持在家生活模式。那麼,或許正可以利用這段時間,重新建立工作、生活的自我規律。

當常常因為通勤、外出而舟車勞頓時,我們只能趕快切換工作狀態,但現在多了一點點時間,可以讓我們開始靜心觀察,設計一些工作、生活上的休息技巧。

我的電子郵件是 esorhjy@gmail.com ,如果你有任何關於時間管理、提升工作效率的問題,歡迎寫信跟我討論。

也跟大家介紹我開設的一系列時間管理、筆記術、數位工具相關課程相關書籍,歡迎參考。

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:宅在家工作與生活如何平衡的時間管理,試試看這 9 個小技巧

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