Google 雲端硬碟共用檔案連結更新,將導致某些已共享網址失效



前幾天 Google 宣布推出一項將影響所有 Google 雲端硬碟使用者的更新(涉及 Google Workspace 企業版、教育版使用者,也會影響一般的 Google 個人帳號使用者), Google Drive 雲端硬碟將會在 2021 年 9 月 13 號針對「檔案共用連結」進行安全性更新,具體的改變是:

完成更新後,部分 Google 雲端硬碟共用檔案和資料夾的網址「將會異動」。新的檔案網址連結中會含有資源金鑰。

也就是說,我們以前設定為公開分享的 Google 雲端硬碟檔案網址將會變動,未來如果新的使用者開啟「舊的(不包含金鑰)的共用檔案網址」,那麼將可能無法直接讀取原本已經公開分享的檔案、文件、資料夾。(可參考 Google 官方部落格說明:Update to some Google Drive file links, admin decision recommended before July 23, 2021

這篇文章,幫大家整理 Google 具體的官方說明,以及會造成什麼影響的案例解說,並加上使用者可以在什麼時間、做些什麼設定的教學。




2021/7/27 更新:

今天我的 Google 雲端硬碟接收到了「共用連結的安全性更新」通知,會在 Google 雲端硬碟網頁版上方彈出。




選擇「查看檔案」,會列出所有受影響的檔案,可以「個別移除某些檔案的安全性更新」,也就是讓這些想要公開的檔案的網址不受影響。

也可以在右上方的「...」選單,一次性選擇所有受影響檔案都「移除安全性更新」。





會造成什麼影響?

相信常常使用 Google 雲端硬碟的朋友,可能都應用過這樣的檔案分享方式:在 Google 雲端硬碟上的檔案、資料夾開啟「共用」,選擇「開啟連結共用設定」,這樣一來只要把連結網址分享給任何人,對方就能直接開啟、下載,甚至編輯檔案。(可參考:Google Drive 共用檔案潛規則,與救回他人誤刪檔案

或許你還會用來快速產生一個「可以公開分享的文件公告或檔案下載連結」,可能還會把這些公開分享的網址張貼到不同管道上,甚至可能是製作成你的海報、網頁上的短網址、 QR Code。

那麼這時候,我們確實需要擔心與思考,一旦前述的安全性網址更新後,未來新的使用者打開那些已經公開發佈到不同管道的舊網址時,會面臨哪些問題?

這邊我整理會發生的重要影響,皆來自 Google 官方的說明,加上我理解的案例補充:

  • 之後還是可以共用檔案、公開分享,只是在安全性更新後,網址會加上一個金鑰。
  • 本次更新後,部分檔案的共用連結會產生異動。但是,如果使用者曾查看受影響的檔案,或是可以直接存取這些檔案,他們的存取權將維持不變。
    • 白話來說,如果我公開分享了一個 A 檔案給甲,甲在 2021/9/13 之前已經開啟過這個 A 檔案的共用連結,那麼即使 9/13 之後網址變動了,甲還是可以繼續打開舊的檔案共用連結。
    • 另一個案例,如果我授權了 A 檔案給乙的 Google 帳號,那麼 9/13 之後的網址變更,對於乙來說不會有任何影響,他還是可以根據他的授權權限使用 A 檔案。
  • 但如果是其他不在上述條件下的使用者要存取這些共用檔案,可能就必須提出存取權要求。
    • 白話說,如果我公開分享了 A 檔案,並把共用連結網址發佈到不同管道, 2021/9/13 更新後共用網址變動了,但其他管道中有新的人打開了我以前分享的舊網址,這時候他就會出現類似下方需要「要求存取權」的畫面。
      • 對方必須登入 Google 帳號,提出要求存取權,我們才能重新授權給對方。




使用者可以做的設定:

如果擔心上述的更新會影響到自己「之前已經公開共用的檔案連結」,我們可以在更新前做些什麼設定呢?

首先,無論企業或個人使用者,都可以手動調整或移除上述更新對檔案的影響。

根據 Google 官方的說法,有幾個重點:

  • 從 2021 年 7 月 26 日開始,Google 雲端硬碟將透過電子郵件向受影響的用戶發送上述安全更新的消息。並且這時候在郵件中,會有連結允許用戶去自己的雲端硬碟管理受影響的檔案。
    • 但是 Google Workspace for Education 使用者無法移除這個安全更新。
  • 使用者可以手動選擇針對之前已經共用的檔案,移除這項安全更新,讓其舊的網址不會受影響。

所以意思就是,如果你之前會利用 Google 雲端硬碟共用檔案,而且是採取共用連結、公開分享的方式,那麼一定要注意「從 2021 年 7 月 26 日開始寄送的通知郵件」,在郵件中會引導你去管理自己受影響的檔案文件,並且會「提供選項讓你移除這項更新( have the option to remove the security update.)」。




如果是 Google Workspace 的管理員,現在開始就可以到管理員後台,去設定自己的企業是否要套用這項更新。

設定的地方在「應用程式」-「 Google Workspace 」-「雲端硬碟與文件」-「共用設定」,該頁面最下方會新增「檔案專用安全性更新」,這裡可以調整設定:
  • 套用安全性更新,且不讓使用者移除:
    • 這是 Education 版本的預設選項,也就是所有使用者的共用檔案都必須更新到有加上金鑰的新網址。
  • 套用安全性更新,但允許使用者針對特定檔案移除更新設定:
    • 這是 Education 以外,其他企業版本的預設選項,會發通知郵件讓企業內的使用者自己決定哪些檔案要套用、哪些檔案不要套用更新。
  • 移除安全性更新 (不建議):
    • 檔案連結會維持不變,資料夾的安全性更新則無法移除。




所以會在 Google 雲端硬碟共用檔案、公開分享檔案的使用者,要注意三個時間點:

  • 2021/9/13 之後,共用檔案的連結將會陸續進行安全性更新,更新完成後檔案網址可能會產生變動,舊的網址會無法直接開啟檔案。
  • 2021/7/26 之後,使用者會陸續收到更新通知,這時候可以手動選擇哪些共用檔案要移除更新,不要受到網址變動的影響。
  • 今天開始, Google Workspace 的管理員都可以進入後台調整這項設定。

以上是我目前整理的相關資訊與設定方法,因為正式的更新也尚未推出,實際的影響或許也要等到之後實際發生時,再跟大家追蹤報告。

你還可以參考幾項 Google 雲端工具近期的重大更新:

(歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 雲端硬碟共用檔案連結更新,將導致某些已共享網址失效

留言

  1. 作者已經移除這則留言。

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  2. 「從 2021 年 7 月 26 日開始,Google 雲端硬碟將〝通過〞電子郵件向受影響的用戶發送上述安全更新的消息。」在台灣我們比較用的詞語是〝透過〞喔

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