Google 雲端硬碟共用檔案連結更新，將導致某些已共享網址失效

前幾天 Google 宣布推出一項將影響所有 Google 雲端硬碟使用者的更新（涉及 Google Workspace 企業版、教育版使用者，也會影響一般的 Google 個人帳號使用者）， Google Drive 雲端硬碟將會在 2021 年 9 月 13 號針對「檔案共用連結」進行安全性更新，具體的改變是：

完成更新後，部分 Google 雲端硬碟共用檔案和資料夾的網址「將會異動」。新的檔案網址連結中會含有資源金鑰。

也就是說，我們以前設定為公開分享的 Google 雲端硬碟檔案網址將會變動，未來如果新的使用者開啟「舊的（不包含金鑰）的共用檔案網址」，那麼將可能無法直接讀取原本已經公開分享的檔案、文件、資料夾。（可參考 Google 官方部落格說明：Update to some Google Drive file links, admin decision recommended before July 23, 2021）

這篇文章，幫大家整理 Google 具體的官方說明，以及會造成什麼影響的案例解說，並加上使用者可以在什麼時間、做些什麼設定的教學。

2021/7/27 更新：

今天我的 Google 雲端硬碟接收到了「共用連結的安全性更新」通知，會在 Google 雲端硬碟網頁版上方彈出。

選擇「查看檔案」，會列出所有受影響的檔案，可以「個別移除某些檔案的安全性更新」，也就是讓這些想要公開的檔案的網址不受影響。

也可以在右上方的「...」選單，一次性選擇所有受影響檔案都「移除安全性更新」。

會造成什麼影響？

相信常常使用 Google 雲端硬碟的朋友，可能都應用過這樣的檔案分享方式：在 Google 雲端硬碟上的檔案、資料夾開啟「共用」，選擇「開啟連結共用設定」，這樣一來只要把連結網址分享給任何人，對方就能直接開啟、下載，甚至編輯檔案。（可參考：Google Drive 共用檔案潛規則，與救回他人誤刪檔案）

或許你還會用來快速產生一個「可以公開分享的文件公告或檔案下載連結」，可能還會把這些公開分享的網址張貼到不同管道上，甚至可能是製作成你的海報、網頁上的短網址、 QR Code。

那麼這時候，我們確實需要擔心與思考，一旦前述的安全性網址更新後，未來新的使用者打開那些已經公開發佈到不同管道的舊網址時，會面臨哪些問題？

這邊我整理會發生的重要影響，皆來自 Google 官方的說明，加上我理解的案例補充：

• 之後還是可以共用檔案、公開分享，只是在安全性更新後，網址會加上一個金鑰。
• 本次更新後，部分檔案的共用連結會產生異動。但是，如果使用者曾查看受影響的檔案，或是可以直接存取這些檔案，他們的存取權將維持不變。
• 白話來說，如果我公開分享了一個 A 檔案給甲，甲在 2021/9/13 之前已經開啟過這個 A 檔案的共用連結，那麼即使 9/13 之後網址變動了，甲還是可以繼續打開舊的檔案共用連結。
• 另一個案例，如果我授權了 A 檔案給乙的 Google 帳號，那麼 9/13 之後的網址變更，對於乙來說不會有任何影響，他還是可以根據他的授權權限使用 A 檔案。
• 但如果是其他不在上述條件下的使用者要存取這些共用檔案，可能就必須提出存取權要求。
• 白話說，如果我公開分享了 A 檔案，並把共用連結網址發佈到不同管道， 2021/9/13 更新後共用網址變動了，但其他管道中有新的人打開了我以前分享的舊網址，這時候他就會出現類似下方需要「要求存取權」的畫面。
• 對方必須登入 Google 帳號，提出要求存取權，我們才能重新授權給對方。

使用者可以做的設定：

如果擔心上述的更新會影響到自己「之前已經公開共用的檔案連結」，我們可以在更新前做些什麼設定呢？

首先，無論企業或個人使用者，都可以手動調整或移除上述更新對檔案的影響。

根據 Google 官方的說法，有幾個重點：

• 從 2021 年 7 月 26 日開始，Google 雲端硬碟將透過電子郵件向受影響的用戶發送上述安全更新的消息。並且這時候在郵件中，會有連結允許用戶去自己的雲端硬碟管理受影響的檔案。
• 但是 Google Workspace for Education 使用者無法移除這個安全更新。
• 使用者可以手動選擇針對之前已經共用的檔案，移除這項安全更新，讓其舊的網址不會受影響。

所以意思就是，如果你之前會利用 Google 雲端硬碟共用檔案，而且是採取共用連結、公開分享的方式，那麼一定要注意「從 2021 年 7 月 26 日開始寄送的通知郵件」，在郵件中會引導你去管理自己受影響的檔案文件，並且會「提供選項讓你移除這項更新（ have the option to remove the security update.）」。

如果是 Google Workspace 的管理員，現在開始就可以到管理員後台，去設定自己的企業是否要套用這項更新。

設定的地方在「應用程式」－「 Google Workspace 」－「雲端硬碟與文件」－「共用設定」，該頁面最下方會新增「檔案專用安全性更新」，這裡可以調整設定：

• 套用安全性更新，且不讓使用者移除：
• 這是 Education 版本的預設選項，也就是所有使用者的共用檔案都必須更新到有加上金鑰的新網址。
• 套用安全性更新，但允許使用者針對特定檔案移除更新設定：
• 這是 Education 以外，其他企業版本的預設選項，會發通知郵件讓企業內的使用者自己決定哪些檔案要套用、哪些檔案不要套用更新。
• 移除安全性更新 (不建議)：
• 檔案連結會維持不變，資料夾的安全性更新則無法移除。

所以會在 Google 雲端硬碟共用檔案、公開分享檔案的使用者，要注意三個時間點：

• 2021/9/13 之後，共用檔案的連結將會陸續進行安全性更新，更新完成後檔案網址可能會產生變動，舊的網址會無法直接開啟檔案。
• 2021/7/26 之後，使用者會陸續收到更新通知，這時候可以手動選擇哪些共用檔案要移除更新，不要受到網址變動的影響。
• 今天開始， Google Workspace 的管理員都可以進入後台調整這項設定。

以上是我目前整理的相關資訊與設定方法，因為正式的更新也尚未推出，實際的影響或許也要等到之後實際發生時，再跟大家追蹤報告。

你還可以參考幾項 Google 雲端工具近期的重大更新：

• Gmail 開啟 Google Chat 工作聊天室教學，整合文件協作與待辦清單
• Google 文件朝 Notion 進化，推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能
• Google 相簿、文件無限免費空間將在 2021 年 6 月後取消！七大重點需知

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