Google日曆 變身時間塊統計工具，追蹤養成習慣與工作時數

「 time blocking （時間保護、時間塊、時間盒）」是這幾年頗流行的時間管理技巧，在行事曆上，預先把自己的時間保護下來，去做那些更有價值的事情。

今天要介紹的這款工具：「 Calendarist 」，正是一個「 time blocking 」的追蹤統計工具，幫助我們追蹤運動、閱讀，或是工作、家庭的時間。聽起來很常見？

但最有意思的是，「 Calendarist 」搭配 Google 日曆，幫我們統計的是在 Google 日曆上的時間利用！

這就讓「 Calendarist 」不同於一般的時間追蹤工具，例如「「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App」或「RescueTime 拯救時間利器上手教學，自動時間記錄與生產力評分」。

這樣的時間盒具體操作方法，歡迎查看我的影片解說。以及我實踐這個方法幾個月後的心得統整：「規劃行事曆很頭痛？試試看「單純記錄」一樣有時間管理功效！」。

相信有許多朋友，平常已經使用 Google 日曆來同步管理日常行程，但是 Google 日曆可以安排時間，卻沒有內建可以「統計時間如何花費」的功能，你有沒有想過，希望 Google 日曆加上這樣的功能呢？

而搭配「 Calendarist 」，就可以完成這樣的統計報告。並且，可以更進一步的把 Google 日曆就此變成習慣養成、時間管理的追蹤統計工具。

• 例如我們開始在 Google 日曆記錄自己的專注時間：
• 哪一段時間在專心寫稿？哪一段時間在研究個人興趣？哪一段時間在處理工作雜務？
• 最後，利用「 Calendarist 」進行時間分配利用的追蹤統計。
• 或者我們開始在 Google 日曆記錄自己的習慣：
• 例如今天幾點幾分去跑步？今天睡了多久？每週運動幾次？
• 最後，同樣透過「 Calendarist 」進行習慣養成的目標設定。

很有意思的輔助工具，下面我們就來看看他如何操作。

一，登入 Calendarist ，授權 Google 日曆

這是一個免費工具，不過，必須授權他讀取 Google 日曆上的資料。

打開「 Calendarist 」網站，選擇用 Google 帳號登入，就會出現要授權讀取 Google 日曆資料的詢問視窗，必須允許，才能統計 Google 日曆上的活動時間。

進入「 Calendarist 」後，建議先到［齒輪設定］的頁面中，勾選自己想要同步出現在「 Calendarist 」上的行事曆。

因為 Google 日曆可以設定多個行事曆，你的行程可能分散在不同行事曆上，例如你有一個運動紀錄專屬的行事曆，這時候就要勾選他。

「 Calendarist 」的同步很即時， Google 日曆上一週內的行程，只要新增，都會立刻出現在「 Calendarist 」上（或是重新整理一下網頁就會出現）。

二，在 Google 日曆上記錄自己的時間花費

那麼，如何讓「 Calendarist 」成為 Google 日曆的時間統計工具呢？

首先，我們要使用 Google 日曆記錄自己的時間花費，看你要統計什麼，就隨時在 Google 日曆畫出自己做了什麼的時間塊：

• 各種工作時數。
• 運動時數。
• 學習時數。
• 家庭休閒活動時數。
• 等等

你可以有兩種利用方式：

• 把所有時間花費，都記錄在 Google 日曆上，最後可以進行全部時間分配的統計。
• 只記錄目前想追蹤的項目，例如每天運動時間，最後可以單獨成為運動習慣追蹤工具。

或者你可以參考看看我之前追蹤「優質時間」的方法：「練習記錄「優質的時間」，而非記錄工時：一年實作統計與心得」。

只要 Google 日曆上有新增紀錄，「 Calendarist 」上就會出現「 Tag new events 」，一個一個日曆上的行程，即時同步到這裡讓我們進行時間追蹤統計。

三，在 Calendarist 為事件加上標籤，可自動化

要做好時間追蹤統計，我們需要在「 Calendarist 」上，為同步到這裡的 Google 日曆行程加上標籤（Tag）。

一開始，當然需要先手動設定。

例如家庭活動加上 #family 標籤，撰寫部落格任務加上 #blog 標籤，有了標籤，之後「 Calendarist 」就能進行時間分配的統計。

而且，很棒的一點是「 Calendarist 」會讓標籤過程愈來愈自動化：

• 擁有相同關鍵字的行程，自動加上相同標籤。

這裡還支援中文的行程名稱喔！例如我為「研究某某軟體」加上了「#blog」標籤。之後有另外一個行程叫做「研究某某方法」，就會自動加上「#blog」標籤。

「 Calendarist 」還有子標籤的設計，這可以用來幹嘛呢？

例如，所有辦公室工作的任務，我都加上「#work」的標籤，但是辦公室任務中有些任務價值更高，像是我正在撰寫新書文稿，這時候這個任務可以加上子標籤「#focus」。

到時候統計分析，我就可以看到辦公室任務的總時數，以及其中高價值任務的比例分配。

四，統計你的時間數據

設定好標籤，就可以等著看「 Calendarist 」統計出來的時間分配結果囉！

預設是以每一週為單位，可以看到這個禮拜在 Google 日曆上的工作時數、家庭時間、寫部落格時間的分配。

也有一個長條圖，可以看到每一天的時間，分配在哪些分類的任務上。

如果剛剛有設定子標籤，現在就可以看到 #work 總時數中，有多少比例的任務是屬於 #focus 。

可以切換到「activity」頁面，這裡會列出所有同步到「 Calendarist 」上的行程，他們的標籤設定，這裡也可以透過［ Edit ］修改標籤分類。

五，設定你的時間目標

除了簡單的利用「 Calendarist 」查看時間統計結果外，「 Calendarist 」還提供了目標追蹤的功能。

來到［ Goals ］頁面，我可以設定各種目標：

• 計算工作總時數：看看每週投入工作的時間，是否超過我的要求。
• 計算個人興趣時數：看看有沒有花一點時間來推進自我實現的目標。
• 計算習慣養成次數：不只能算時數，也可以計算次數，例如看看這週有沒有運動五次。

設定目標時，幾個關鍵功能如下：

• Goal name：設定目標名稱
• Tag to track：這個目標要追蹤哪個標籤
• Goal type：目標類型：
• 計算每天、每週、每月時數
• 計算每天、每週、每月次數
• 計算全部的總時數

例如我可以設定一個月閱讀 15 個小時。或是每週閱讀 5 次，或是總念書時數達到 100 個小時。

結論：

「 Calendarist 」透過同步 Google 日曆上的所有行程，進行分類，統計各種目標的時間花費，讓我們可以很清楚看到是否有妥善分配自己的時間資源。

更重要的是可以看到「自己善用了多少時間？」，如果說一個禮拜明明有 168 個小時，我投注在各種目標的總時數，卻連這個時間的 1/3 都不到（畢竟要扣掉吃飯、睡覺），就可以知道有可能我們還沒有充分利用自己的時間，很多時間可能都是在完全不知道做了什麼的事情上打發掉了。

說到時間的善用，這裡也要跟大家分享一個好消息，我最近剛剛撰寫完成自己的時間管理新書：《時間管理的30道難題：為什麼列出待辦清單更拖延？幫你克服拖延、養成習慣、達成目標！》（2020/5/21 開賣，敬請各位讀者多多支持囉！），裡面也討論了這樣的時間保護、時間掌控，以及時間分配問題，當然書裡沒有提到這篇文章的工具，不過倒是深入的分析了相關的方法論，歡迎有興趣的朋友追蹤參考。

我自己會想繼續使用「 Calendarist 」，並且開始嘗試在 Google 日曆記錄自己的時間花費，直接把「 Google 日曆當成時間追蹤工具」使用，這是個我喜歡的點子。

對這個主題想進一步閱讀更多文章的朋友，歡迎參考我推薦的這幾篇：［[影片]這5個時間管理技巧，幫助我在家也能高效率工作，兼顧生活平衡］、［[時間技客-25] 如何評估時間管理夠好？不是把時間表排好排滿］、［如何透過時間追蹤提升時間生產力？4個階段與9個工具］。


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